淺談鄉(xiāng)鎮(zhèn)社會養(yǎng)老保險檔案管理

劉興民

鄉(xiāng)鎮(zhèn)養(yǎng)老保險是社會保險的主要內容之一，而鄉(xiāng)鎮(zhèn)社會養(yǎng)老保險檔案管理是開展養(yǎng)老保險工作的重要基礎。通過對鄉(xiāng)鎮(zhèn)社會養(yǎng)老檔案的建立，可以對整個業(yè)務辦理流程進行詳細的記載，在為社會養(yǎng)老保險開展各項工作提供依據的同時，又可以為參保人員提供更高層次的服務，尤其是在信息化管理時代，通過信息共享平臺，能提高檔案信息的利用程度，有利于推動養(yǎng)老保險事業(yè)的發(fā)展。

1 鄉(xiāng)鎮(zhèn)社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理

近年來，鄉(xiāng)鎮(zhèn)社會養(yǎng)老保險業(yè)務的檔案管理已經進行了多方面的改善。之所以對鄉(xiāng)鎮(zhèn)社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理不斷地進行完善，是因為最終的目的是要避免養(yǎng)老保險業(yè)務檔案的不真實、不完整和不安全性。鄉(xiāng)鎮(zhèn)社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理是提高養(yǎng)老保險保障性功能的一種重要手段，通過為參保個人及社會有關方面提供優(yōu)質高效服務來促進社會養(yǎng)老保險業(yè)務的發(fā)展。有數據資料表明，在檔案服務工作趨于信息化、網絡化的今天，必須要對鄉(xiāng)鎮(zhèn)社會養(yǎng)老保險檔案管理工作進行改革，才能適應當今時代的需要。因此，在新形勢下，為了不阻礙鄉(xiāng)鎮(zhèn)社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作適應社會保險事業(yè)的發(fā)展，必然要對鄉(xiāng)鎮(zhèn)社會養(yǎng)老保險檔案管理工作提出更高的要求。目前，鄉(xiāng)鎮(zhèn)社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理主要存在以下幾點問題：一是缺少規(guī)范化的檔案管理制度；二是信息化檔案管理水平較低；三是檔案管理人員管理素質有待進一步提高。

2 提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作的對策

（一）完善和規(guī)范檔案管理制度

鄉(xiāng)鎮(zhèn)社會養(yǎng)老保險檔案的保管要做到制度建立、專人負責、安全存放和交接銜接。鄉(xiāng)鎮(zhèn)社保經辦機構應建立鄉(xiāng)鎮(zhèn)社會養(yǎng)老保險檔案管理制度，明確管理人員分工和職責，對檔案建立、維護、交接等環(huán)節(jié)進行制度化管理。檔案紙質材料應當排列整齊有序，儲存在專門的場所，重要材料應復印備份，檔案電子數據應當有比較強的網絡安全性，必須做到異地備份，數據格式要有清晰的說明以便日后升級維護。這里特別要強調交接環(huán)節(jié)一定要尤其重視，嚴防脫節(jié)，否則會給后續(xù)工作帶來無法預計的困難。

（二）對鄉(xiāng)鎮(zhèn)社會養(yǎng)老保險檔案進行科學分類和有序整理

1.科學分類檔案分類不僅是檔案文件整理中的一個工作程序，更重要的是在整個歸檔文件整理工作中具有主導的作用。沒有合理的分類，歸檔文件收集整理工作就無法開展下去。歸檔文件只有賦予鮮明的特征，才能加以區(qū)別和聯系，便于保管和利用。所以，確定鄉(xiāng)鎮(zhèn)養(yǎng)老保險檔案的分類標準，實現科學分類，是檔案歸集、整理和保管的基礎，同時又指導著其他各項工作的有序展開。2.立卷人員應平時歸檔，依照檔案分類與范圍，將已經辦理完畢的文件材料，隨時歸入臨時卷夾（卷盒）內，這就是平時歸檔。平時歸檔要“隨辦隨歸”，不得積累到第二年立卷時再歸卷。這樣，有利于保持文件材料之間的聯系，保證歸檔文件材料的齊全完整。3.有序整理檔案的整理，應按各類檔案的歸檔范圍，由各職能部門負責收集整理。歸檔文件材料的排列，要按照各類文件材料歸檔的范圍、發(fā)生時間、重要程序分門別類地收集和整理，依次進行排列。檔案在整理后，要去掉金屬物，對破損的應按裱糊技術要求進行托裱。4.合理編號整卷裝訂的案卷其全部卷內文件要編統(tǒng)一的順序頁號。并以“件”為單位在文件材料的首面加蓋歸檔章。5.編制目錄歸檔文件目錄包括件號、責任者、文號、題名、日期、所在頁號（或件號）以及備注等項目。件號即文件材料的排列順序號；責任者是指制發(fā)文件材料的組織或個人；文號即發(fā)文的字號；題名即文件材料的標題；日期即文件材料的形成時間；頁數即填寫一件文件材料的總頁數；備注即需要補充和說明的情況，包括密級、缺損、修改、補充、移出和銷毀等。6.標準化裝訂按照國家最新的檔案管理辦法，文書類檔案可以不裝訂，可按件和保管期限直接裝盒。而會計類和養(yǎng)老保險業(yè)務類檔案必須裝訂成冊。裝訂材料，必須選用經檔案行政部門認可，符合檔案保護要求的安全材質。裝訂檔案，一律采用案卷左側裝訂，并將左、下側對齊，采用“三孔一線”的方法裝訂。7.填寫卷面案卷封面項目包括：全宗名稱、案卷標題、起始時間、保管期限、件、頁數和歸檔號。案卷封面項目的填寫，要求內容完整、概括準確、字跡整潔、一目了然。8.檔案裝盒不同類別、不同年度、不同保管期限的歸檔文件材料不能放入同一檔案盒。檔案盒的厚度與歸檔文件材料的厚度相適應，避免歸檔文件材料彎曲受損。9.定期移交按照有關規(guī)定，凡在工作中形成的在歸檔范圍內的文件材料，均由相關責任部門進行整理、立卷、裝訂，并定期移交檔案部門歸檔。各職能部門應在次年初向檔案管理部門移交檔案，交接雙方根據移交目錄清點核對，并履行簽字手續(xù)。應歸檔的文件材料要齊全完整。10.規(guī)范排列案卷移交檔案室后，管理檔案人員要將一個年度、一個類別的案卷進行系統(tǒng)化的排列，使卷與卷之間保持一定聯系，固定順序，便于查找利用。

3 實現鄉(xiāng)鎮(zhèn)社會養(yǎng)老保險信息化、網絡化

鄉(xiāng)鎮(zhèn)社會養(yǎng)老保險檔案要實現數字化、網絡化管理。要充分利用計算機數據庫管理功能和網絡平臺，建立養(yǎng)老保險檔案管理信息系統(tǒng)，實現檔案管理的數字化和網絡化。這是我國社會保障體系建設、社會保障信息化建設和提高社保經辦機構管理服務水平的必然要求，也是現代化社會養(yǎng)老保險檔案管理的發(fā)展方向。檔案管理的數字化和網絡化不僅有存儲量大、檢索方便、數據傳遞快速便捷等優(yōu)點，而且在實現資源共享、提高統(tǒng)籌層次方面也有現實意義。

4 結語

綜上所述，在新形勢下，鄉(xiāng)鎮(zhèn)社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作仍然是需要關注的一個領域。針對鄉(xiāng)鎮(zhèn)社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理中不適應當前時代需求的問題，要通過完善和規(guī)范檔案管理制度、提高信息化檔案管理水平以及提升檔案管理人員素質等途徑進行改革，才能確保鄉(xiāng)鎮(zhèn)社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作的有效性。