從檔案管理制度淺談當(dāng)代人事檔案信息化的管理

秦文光

面對全球信息化的浪潮以及建設(shè)步伐迅速的加快，各大高等院校對人才的需求和利用也日益擴(kuò)大，人員的流動也不斷增加，檔案方面的材料在數(shù)量和種類上也逐步增多。目前，實現(xiàn)檔案信息化的管理，已經(jīng)成為各大高校人事檔案管理工作的一個主要趨勢和途徑。在今后，人事檔案信息化的管理是必將成為時代發(fā)展的需要，也是高校人事檔案工作的主流，更是高校人事檔案管理改革的方向。

回顧以往，人事檔案制度自20世紀(jì)50年代產(chǎn)生以來，作為一項常規(guī)性的公共管理工作對中國的信用建設(shè)、干部管理、國家安全、福利分配等方面作出了不可磨滅的制度性貢獻(xiàn)。人事檔案真實地記載和反映了干部的個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力等等，是干部個人自身成長歷史的真實記載，為學(xué)校黨組織工作、人事工作的決策提供了可靠的依據(jù)，為學(xué)校合理分配使用人力資源提供了可靠的信息參考。但隨著我國政治、經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，以及社會主義市場經(jīng)濟(jì)的縱深推進(jìn)，傳統(tǒng)人事檔案制度的身份性和體制性弊端也顯露無遺。人事檔案工作面臨了不少新的挑戰(zhàn)，“死檔棄檔”、“虛假檔案”、“人質(zhì)檔案”、“人檔脫節(jié)”、“檔案克隆”等現(xiàn)象也日益增多。在一些人的心目中人事檔案已經(jīng)淪為“雞肋”——食之無味卻棄之可惜，其制度性生存愈發(fā)尷尬。同時，學(xué)校人事檔案也出現(xiàn)了許多新情況，新問題。例如：人事檔案內(nèi)容的失真；人事檔案材料不全；人事檔案管理體制不夠全面；人事檔案利用范圍狹窄等等。

因此，傳統(tǒng)的人事檔案制度必將走向終結(jié)。新的、科學(xué)的人事檔案制度必將被采納。根據(jù)全國人才工作會議精神，要促進(jìn)人才的合理流動，必須進(jìn)一步消除人才流動中的城鄉(xiāng)、區(qū)域、部門、行業(yè)、身份、所有制等限制，發(fā)展人事代理業(yè)務(wù)，改革戶籍、人事檔案管理制度，放寬戶籍準(zhǔn)入政策，推廣以引進(jìn)人才為主導(dǎo)的工作居住證制度，探索建立社會化的人才檔案公共管理服務(wù)系統(tǒng)。所以，人事檔案及其制度的公共政策創(chuàng)新必須沿著契約化、社會化、電子化和法制化的方向發(fā)展，也就是說契約化、社會化、電子化、法制化是人事檔案制度創(chuàng)新的必然路徑。那么，作為一個正在飛速發(fā)展的高等院校而言，人事檔案的管理更是需要理性化、規(guī)范化、信息化的有效管理。

以往的人事檔案管理工作中可能會存在一些問題，比如說：1、檔案管理的不夠規(guī)范；2、對檔案的重視程度不夠；3、管理力量較薄弱，管理水平不高，管理手段較落后；4、檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不齊全；5、檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高；6、信息收集方面可能也存在一些問題等等。所以實現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)范的管理制度是十分重要的，這樣既可以節(jié)約人力、物力，也可以讓管理工作做到真正的統(tǒng)一規(guī)范、有秩序、有質(zhì)量、有保障、有水平的高效率管理。那么要適應(yīng)新時期信息化管理的同時，還要解決并完善這些不足或是說解決可以影響到人事檔案管理發(fā)展的那些因素，筆者認(rèn)為可通過以下幾點來完善我們的當(dāng)代人事檔案管理工作：

首先，要完善人事檔案管理制度。人員是基礎(chǔ)，制度是保障。人事檔案的性質(zhì)決定了人事檔案工作是一項非常嚴(yán)肅的工作，必須嚴(yán)格按照人事檔案管理工作的各項規(guī)章制度來辦事，以免出現(xiàn)不必要的麻煩。建立健全的管理制度，使檔案工作有規(guī)可循，有章可依是非常必要的。一定遵循《人事檔案保管與保密制度》，《人事檔案材料鑒別歸檔制度》，《人事檔案材料收集制度》，《人事檔案轉(zhuǎn)遞制度》《人事檔案查（借）閱制度》等五個基本規(guī)章制度。重質(zhì)量，抓管理，人事檔案工作人員要以制度來維護(hù)管理，以管理來保證質(zhì)量，切切實實做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學(xué)化、制度化、信息化的軌道。

其次，要調(diào)動檔案管理人員工作的積極性。檔案界長期單調(diào)而枯燥的工作方式，傳統(tǒng)而落后的工作方法，談不上檔案工作如何主動、超前服務(wù)于市場，服務(wù)于社會和企業(yè)，而服務(wù)的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場。因此，應(yīng)努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者，形成檔案工作由事后收集材料變?yōu)槭虑敖槿搿⑹轮袇⑴c的新的檔案工作理念。

再次，要不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)，人事檔案管理的好壞在很大程度上取決于檔案工作管理人員。不斷提高自身的政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)在此時就顯得尤為重要了。提高自身的政治素質(zhì)，加強(qiáng)責(zé)任感，把人事檔案工作看作一項政治工作，在平常的管理中體現(xiàn)它的嚴(yán)肅性，能堅持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密，在繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)的工作中保持高度的責(zé)任心，減少工作中的失誤和差錯。有了責(zé)任心，才能不厭其煩地去收集材料，才能認(rèn)真鑒別材料的真?zhèn)?，才能按照要求將材料及時歸檔、整理成冊，才能將人事檔案材料當(dāng)作一種資源。要加強(qiáng)自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉人事檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，尤其是對材料的鑒別、分類，更是要了如指掌，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使人事檔案管理工作更科學(xué)、更實用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會提供有利的人事資源。

最后，也是重點，一定要采用信息化管理手段。信息化管理手段是當(dāng)今社會發(fā)展的一大趨勢，它對人事檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高人事檔案工作的效率和水平，以盡快實現(xiàn)人事檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多已使用計算機(jī)、檔案庫存的管理。在國內(nèi)，使用計算機(jī)輔助管理檔案的也越來越多。實現(xiàn)人事檔案計算機(jī)輔助管理勢在必行。

所以，信息化是當(dāng)今社會發(fā)展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現(xiàn)檔案信息化管理。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的今天，人事檔案的管理應(yīng)以社會信息化為依托，運用現(xiàn)代先進(jìn)信息技術(shù)，不斷的解放思想、實事求是、與時俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新、更新理念、整合資源，爭取早日實現(xiàn)較完整意義上的人事檔案管理工作信息化、現(xiàn)代化和資源共享，使人事檔案工作更好地服務(wù)于社會，從而推進(jìn)人事檔案工作的全面、順利發(fā)展?？傊挥信c時俱進(jìn)，才能提高檔案管理的的利用價值，人事檔案管理制度的改革、現(xiàn)代信息化檔案的建立必將使人事檔案煥發(fā)出新的生機(jī)與活力；必將使社會生活中的諸多問題不攻自破、迎刃而解；必將為社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。

參考文獻(xiàn)

[1]傅華 《聚焦人事檔案》《中國檔案》2003年第4期

[2]吳建美 《高校人事檔案管理淺議》《江蘇廣播電視大學(xué)學(xué)報》2006年第6期