淺談鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理

劉興民

在基層工作十幾年，深深感覺鄉(xiāng)鎮(zhèn)業(yè)務(wù)量大，群眾的要求與訴求非常多，因而形成的檔案也很多，而且鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案非常復(fù)雜，有涉及老百姓民生的，有各種各樣糾紛的，總之是林林總總一大堆，管理這些檔案需要專業(yè)的人細(xì)心耐心的去做，這樣才能做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理。如何做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理，我談及下自己的經(jīng)驗(yàn)與做法。

1 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理需要的設(shè)備及對(duì)檔案室的要求

一是要有性能優(yōu)良的電腦一臺(tái)，要求內(nèi)存足夠大，CPU速度夠快，硬盤存量在一個(gè)TB以上，而且要有獨(dú)立顯卡；同時(shí)要配置激光打印機(jī)、速印機(jī)、復(fù)印機(jī)；二是要有專用的獨(dú)立檔案室，嚴(yán)禁不相關(guān)的人員出入，檔案室做到防火防盜防蟲防潮濕，要求嚴(yán)禁煙火，如果檔案室在平房，要求裝上防盜門防盜窗戶，如果是樓房的，一樓二樓也要求裝上防盜門防盜窗戶。檔案柜為鋁合金制作，因?yàn)槿绻悄绢^制作的容易產(chǎn)生蟲害，對(duì)檔案造成傷害。同時(shí)，要求檔案室通風(fēng)干燥，這樣不會(huì)形成潮濕的室內(nèi)環(huán)境。要求室內(nèi)電路設(shè)置合理，為符合國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的銅線，插頭插座也要選用安全性強(qiáng)的品牌，有漏電保護(hù)裝置，防止因?yàn)殡娐芬鸹馂?zāi)。

2 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理對(duì)人員素質(zhì)的要求

不一定必須是檔案管理專業(yè)的大學(xué)畢業(yè)的人才，因?yàn)闄n案管理這個(gè)專業(yè)非常冷門，全國(guó)檔案管理專業(yè)的人才也是少之又少。對(duì)此不必要求太嚴(yán)格，一般中專畢業(yè)生就可以。但要求身體健康，責(zé)任心強(qiáng)，工作細(xì)致耐心，而且有多年鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作經(jīng)驗(yàn)的工作人員，性別不加以限制。其實(shí)如果是女性更好一點(diǎn)，因?yàn)榕阅托摹⒓?xì)致，不會(huì)粗心大意，最適合做檔案管理工作；同時(shí)，做檔案管理工作要求實(shí)習(xí)期為一年，在這期間不能出現(xiàn)大的失誤，否則將不能通過實(shí)習(xí)考核。

3 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員培訓(xùn)及經(jīng)驗(yàn)交流

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員要定期進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)費(fèi)用納入同級(jí)財(cái)政預(yù)算，并及時(shí)報(bào)銷差旅費(fèi)用及學(xué)習(xí)費(fèi)用。檔案管理人員培訓(xùn)要有主管領(lǐng)導(dǎo)帶隊(duì)參加，以保證組織有力，從制度上保證檔案管理業(yè)務(wù)的順利開展。同時(shí)，用于培訓(xùn)的費(fèi)用要?？顚Ｓ?，任何單位和組織不得占用檔案管理培訓(xùn)費(fèi)用，各級(jí)審計(jì)部門要對(duì)檔案培訓(xùn)的專項(xiàng)資金進(jìn)行嚴(yán)格審計(jì)，以保證檔案管理培訓(xùn)的正常進(jìn)行，同時(shí)非檔案管理人員不得以檔案培訓(xùn)名義占用檔案培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)。除了組織人員進(jìn)行管理人員的培訓(xùn)，還要經(jīng)常組織各兄弟單位之間進(jìn)行檔案培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)的交流，各兄弟單位之間選出檔案管理的行家能手，進(jìn)行比武交流，比武交流的內(nèi)容有檔案管理技能、檔案管理安全常識(shí)、檔案管理電腦操作等等，對(duì)于在檔案管理方面有優(yōu)秀表現(xiàn)的人，要進(jìn)行一定意義上的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，同時(shí)上報(bào)縣里進(jìn)行備案；對(duì)于前三名的優(yōu)秀檔案管理專家，要報(bào)縣里以縣政府名義進(jìn)行嘉獎(jiǎng)，同時(shí)可以讓第一名進(jìn)行全縣巡回檔案管理培訓(xùn)，與各鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理單位進(jìn)行技能交流，以促進(jìn)各鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的發(fā)展。

4 及時(shí)進(jìn)行鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理檢查

及時(shí)進(jìn)行鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理檢查很重要，檢查包括檔案檢查、電腦檢查、檔案管理設(shè)備檢查、檔案管理室安全檢查以及各種上級(jí)相關(guān)部門的檢查等等，這些檢查有利于檔案管理工作的促進(jìn)與提高，還能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，以便查漏補(bǔ)缺。其中，檔案檢查包括檔案是否完整，檔案是否干凈整潔，是否有缺失等等；電腦檢查包括電腦是否專門用于檔案管理，不能用來玩游戲及用做其他方面的用途；檔案管理設(shè)備檢查包括檔案柜是否有破損；檔案管理室安全檢查包括電路檢查、防水設(shè)備檢查、消防栓是否管用，以及是否有水。迎接上級(jí)檢查包括縣級(jí)檢查、市級(jí)檢查、省級(jí)檢查以及國(guó)家級(jí)檢查，迎接檢查和應(yīng)付檢查不是最終的目的，最終的目的是把檔案管理工作做好，把鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案保存好。

5 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的及時(shí)清理

對(duì)于無用的過期的檔案要及時(shí)進(jìn)行清理，如果是絕密的檔案，要及時(shí)用碎紙機(jī)進(jìn)行碎片化處理，以保證信息不外泄；對(duì)于一般的信息，可以積累多了一起進(jìn)行處理。