新時期事業(yè)單位檔案管理工作的思考

李紅艷

【摘要】：事業(yè)單位的檔案管理工作對事業(yè)單位的發(fā)展有重要作用。檔案管理部門需要通過制定相應(yīng)的規(guī)章制度來規(guī)范檔案管理。與此同時，國家也要完善檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，使檔案管理有法可依，保證管理工作有效展開，維護(hù)檔案管理人員的合法利益。本文致力于從現(xiàn)狀和改革策略兩個方面研究檔案管理，從而為這一工作獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。

【關(guān)鍵詞】：事業(yè)單位；檔案管理；方式

【引言】：事業(yè)單位是經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展與社會和諧發(fā)展的支撐體系，其檔案則是提供公共服務(wù)的主要載體，優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作對平穩(wěn)而迅速地發(fā)展社會事業(yè)有利，有助于滿足人民不斷增長的物質(zhì)文化需要。本文將新時期優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的重要性作為切入點(diǎn)，探討提出若干具體的優(yōu)化策略，旨在促進(jìn)檔案管理工作水平的提升。

1、新時期優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的重要性

事業(yè)單位在新時期的檔案管理工作實(shí)際上就是人力資源管理，所以檔案管理工作和單位的每一名職工都息息相關(guān)。但事業(yè)單位檔案管理水平能在一定程度上反映職工的專業(yè)技能與素質(zhì)水平。就拿人事檔案來說，事業(yè)單位職工的升調(diào)往往把個人檔案作為主要依據(jù)，所以人事檔案是十分重要的資料。尤其是在當(dāng)今的信息時代，檔案資料對個人有更重要的意義，單位領(lǐng)導(dǎo)可通過查看某名職工的檔案決定其具體的任用。職工檔案資料記錄并反映著個人在不同階段的成長歷程、獲獎情況，且在事業(yè)單位合理配置人力資源方面有舉足輕重的作用。另外，事業(yè)單位檔案管理能使很多管理工作獲得重要的決策依據(jù)，因?yàn)闄n案不僅是決策參考材料，還是對單位及個人成長的見證，做好事業(yè)單位的檔案管理工作對事業(yè)單位的工作狀態(tài)及成果、建設(shè)及發(fā)展有重要影響。總之，事業(yè)單位在新的歷史時期優(yōu)化檔案管理工作是至關(guān)重要的。

2、事業(yè)單位目前的檔案管理情況

2.1重視不夠

事業(yè)單位人事檔案管理是一個艱巨的任務(wù)，但由于工作的特殊性，外在的人不容易知道這種工作，不夠光彩奪目。它具有高隱蔽性、高保密性，很多人不知道這是一種怎么樣的工作。這種情況下，就容易導(dǎo)致工作人員在思想上對于這個工作不夠重視，認(rèn)為這只是個傳抄文件，不給別人知道就行了的簡單工作，往往敷衍了事。另一方面，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，經(jīng)常忽視這方面的工作，殊不知，一旦發(fā)生問題，后果很嚴(yán)重。

2.2管理人員自身業(yè)務(wù)素質(zhì)差

在現(xiàn)實(shí)的管理中，由于缺乏對檔案管理的重視，檔案管理人員的使用存在著專業(yè)知識缺乏、業(yè)務(wù)水平差的問題。更多單位檔案管理人員并非由相關(guān)專業(yè)知識的人來擔(dān)任，廣泛存在著其他工作人員兼職管理檔案的情況。這勢必造成檔案管理的混亂。同時由于很多單位辦公條件，特別是檔案管理沒有實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化辦公，管理人員仍然采取手抄的辦公方式，效率低下、質(zhì)量不高成為問題，諸如信息不完，不細(xì)，調(diào)整難度大等等。不加強(qiáng)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識學(xué)習(xí)，不增強(qiáng)專業(yè)知識學(xué)習(xí)，不改善辦公條件，不進(jìn)行相關(guān)技能培訓(xùn)，檔案管理已經(jīng)達(dá)不到單位現(xiàn)代化人事管理的要求。

2.3檔案管理手段落后

眼下計(jì)算機(jī)技術(shù)雖然得到了廣泛的發(fā)展，但是在從目前的情況來看，遺憾的是很多事業(yè)單位并未將其運(yùn)用到檔案管理工作中，依舊采用傳統(tǒng)的檔案管理方式。傳統(tǒng)檔案管理中對于檔案資料的管理主要以紙質(zhì)的方式為主，由于檔案數(shù)據(jù)信息涉及到的內(nèi)容廣泛，信息量較大，自然而然就增加了信息儲存的難度。經(jīng)常出現(xiàn)紙質(zhì)檔案易受潮，發(fā)霉等問題，因此必須要定期進(jìn)行查看和整理，所以存儲的時間也較短。而且由于內(nèi)容較多，所以檔案準(zhǔn)確性好完整性也就難以得到保證，同時也在很大程度上增加了人們查找信息和閱讀信息的難度。

3、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的有效措施

3.1增強(qiáng)法律意識，建立健全檔案管理的規(guī)章制度

在檔案管理中要增強(qiáng)權(quán)利和義務(wù)意識，這是做好這一工作的重要前提。首先，加強(qiáng)對檔案管理的核心法律——《檔案法》的學(xué)習(xí)和研究，如此，檔案管理人員在從事這一工作時，才能明確哪些事情是該做的，哪些事情是不該做的不能做的。這樣在工作中就能自覺約束自己。其次，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)也要高度重視，對沒有相關(guān)規(guī)則制度的要盡快建立相關(guān)規(guī)章制度，有相關(guān)規(guī)章制度的，要進(jìn)一步完善這一制度，嚴(yán)格按照制度辦事，對工作人員嚴(yán)格要求，定期要求他們匯報(bào)工作，加強(qiáng)監(jiān)察督促。同時把檔案管理工作納入單位整體工作計(jì)劃中，建立工作計(jì)劃，使工作人員按計(jì)劃有步驟展開工作。

3.2培育人才

人才是第一生產(chǎn)力。新形勢下，人才的爭奪已經(jīng)愈演愈烈，所以我們也要爭奪人才培育人才。我們要不拘一格降人才，不僅從高校中挖掘，還要從生活中發(fā)現(xiàn)；不僅重視對對口專業(yè)人才的爭奪，還可以加強(qiáng)對非對口專業(yè)但熱愛這份工作的人才的培育；事業(yè)單位文職工作很多是女性，所以新形勢下我們不僅要女性，也要一些有發(fā)展前途的男性。重視人才、培育人才，只有人才才會認(rèn)可這份工作并干好這份工作。

3.3推動事業(yè)單位檔案管理工作深化發(fā)展

目前，各類型事業(yè)單位均需依托規(guī)范的、定期的組織學(xué)習(xí)及思想宣傳方式增強(qiáng)單位內(nèi)部對優(yōu)化檔案管理工作重要性的認(rèn)識。站在這一角度，事業(yè)單位要想在經(jīng)營管理環(huán)節(jié)全面落實(shí)檔案管理工作，凸顯其重要地位，就需構(gòu)建優(yōu)秀領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)，發(fā)揮出隊(duì)伍的引導(dǎo)作用和榜樣職能，以便通過定期、不定期的方式嚴(yán)格監(jiān)督、檢查事業(yè)單位開展檔案管理工作的實(shí)際情況。且各類型事業(yè)單位還要以此為基礎(chǔ)構(gòu)建檔案管理工作的達(dá)標(biāo)考核機(jī)制，憑借事業(yè)單位落實(shí)檔案管理工作的程度衡量工作水平，采取薪資或級別升降的方式動態(tài)化管理整個檔案管理工作的達(dá)標(biāo)考核。事業(yè)單位還要以自身發(fā)展勁頭為依托，建立完善的檔案管理工作質(zhì)量評價標(biāo)準(zhǔn)，據(jù)此落實(shí)事業(yè)單位在檔案管理工作中遇到的問題及應(yīng)對措施，規(guī)范檔案管理，促使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)深化發(fā)展。

結(jié)束語

隨著新時期經(jīng)濟(jì)與社會事業(yè)的持續(xù)快速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理面臨更高的要求，需以科學(xué)理論作為指導(dǎo)，采取行之有效的策略解決當(dāng)下存在于檔案管理工作中的問題，憑借先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)優(yōu)化檔案管理工作，促使檔案管理適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展需要，滿足人們對事業(yè)單位檔案的保管及使用需求，助力事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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