信息時代高職院校檔案管理新途徑

斯琴

摘要：在社會檔案管理中，高職院校檔案管理是極為重要的一部分，可以促進(jìn)高職院校更好的適應(yīng)社會發(fā)展腳步，是檔案完整保存的必然要求，可大大促進(jìn)檔案有效開發(fā)。在信息時代下，高職院校做好檔案管理工作的前提在于加強檔案管理人員的培訓(xùn)力度，充分利用檔案資源。

關(guān)鍵詞：信息時代；高職院校；檔案管理

在高職院校管理工作中，檔案管理是極為重要的，也是高職院校人才培養(yǎng)情況的重要標(biāo)志。所以，在信息化時代中，高職院校檔案管理工作能夠做好是充分發(fā)揮檔案價值的極佳手段，在高職院校教學(xué)質(zhì)量提升也可起到積極效果。從社會整體角度上看，檔案管理工作也是極為重要的一部分。高職院校檔案管理工作在社會檔案管理中的作用是不可替代的，為了促使高校檔案管理工作得以科學(xué)規(guī)范發(fā)展，就應(yīng)當(dāng)首先做好檔案信息化建設(shè)工作。

一、信息化時代對高職院校檔案管理工作產(chǎn)生的影響

在信息化時代下，高職院校檔案管理工作面臨更多機遇，可大大促進(jìn)檔案管理工作走向規(guī)范化發(fā)展道路，總的來說，高職院校檔案管理實現(xiàn)信息化的關(guān)鍵在于：

1、可促進(jìn)高職院校更好的跟上社會發(fā)展腳步。高職教育工作展開的關(guān)鍵目的在于培養(yǎng)出一線社會人才，在社會不斷發(fā)展過程中，各個企業(yè)對人才的要求也在不斷提升，為了與企業(yè)要求相符，國家也在加大相關(guān)投入力度，高職院校的建校規(guī)模也在不斷拓寬。高職院校的教育規(guī)模得以大幅擴(kuò)增，進(jìn)而在檔案信息管理上的要求越來越嚴(yán)。

2、是保障檔案完整性的基礎(chǔ)要求。對于高職院校來說，檔案資料包含學(xué)生檔案、人事管理檔案、科研檔案等，在學(xué)校發(fā)展過程中這些檔案都是極為重要的，對于高職院校的工作開展都有極大的借鑒效用。傳統(tǒng)的工作方式，大多數(shù)的檔案材料都是采用紙質(zhì)方式保存，需要占據(jù)的空間較大，紙質(zhì)容易老化、丟失，采用信息化的方式進(jìn)行檔案管理，可大大提升檔案資源保存的完整性。

3、可符合檔案開發(fā)要求。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，基本都是將檔案收集與保管作為工作重點，檔案的開發(fā)與利用往往受到忽視，從前的檔案資料只要歸檔之后，基本上很少進(jìn)行再次使用，并且要查找出來具有一定難度，做到資源共享十分困難，檔案資源的實際價值想要充分展現(xiàn)出來很不容易。特別是人事檔案，這些檔案對于人事的任免、考核等極為關(guān)鍵，如果全靠人工來查找，就非常容易出現(xiàn)錯誤，人員的工作壓力也會大大提升。

二、高職院校檔案管理工作容易出現(xiàn)的問題

近些年，大多數(shù)高職院校都在借鑒高校的檔案管理經(jīng)驗，檔案管理也逐漸往規(guī)范化方向發(fā)展，但在發(fā)展過程中依然存在諸多問題，主要問題包含以下幾個方面：

1、信息化設(shè)備建設(shè)不完善。近年來科技水平發(fā)展極為迅速，諸多高職院校都引入電腦等高科技設(shè)備，但是，高職院校檔案管理依然沒跟上時代發(fā)展腳步，檔案的整合與歸納依然采用人工法代替，由于人為因素影響，所以出現(xiàn)的錯誤率極高，對檔案管理工作的發(fā)展極為不利。

2、管理人員水平參差不齊。在很多高職院校中，并不關(guān)注檔案管理工作，招聘環(huán)節(jié)并無嚴(yán)格把控，導(dǎo)致檔案管理人員水平參差不齊，還存在某些高職院校為了可留住人才，會讓自己的子女與親戚到院校檔案部門工作，這些人員都并無接受專業(yè)培訓(xùn)，相關(guān)專業(yè)知識匱乏，對檔案管理的實際意義完全不了解。

三、信息時代高職院校檔案管理新途徑

在信息時代中，諸多高職院校都漸漸改變發(fā)展觀念，逐漸形成現(xiàn)代化管理理念，抓住時代發(fā)展的機遇，充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)來提升檔案管理有效性，具體措施如下所示：

1、做好網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作。在高職檔案采用信息化管理過程中，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)建設(shè)是必要基礎(chǔ)，也是實現(xiàn)信息化管理的關(guān)鍵步驟，所以必須要加強重視度。傳統(tǒng)的檔案管理模式，并不需要高科技設(shè)備與能力，但是信息時代就不一樣，所有步驟都需要網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持。通過諸多實踐表明，在信息時代下，檔案管理工作也會變得更加復(fù)雜，應(yīng)當(dāng)借助專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)平臺才可促使其順利開展，該平臺中主要包含硬件與軟件兩大方面，只要設(shè)備與軟件能夠配置完善，就能夠保證檔案管理的合理性與有效性。

2、加強檔案管理人員的培訓(xùn)力度。高職院校檔案管理人員的綜合素質(zhì)對檔案管理工是否順利開展有極大影響。當(dāng)前，諸多高職院校的檔案管理人員并非專業(yè)人員，對檔案管理相關(guān)知識與技術(shù)都不夠了解，并不懂得應(yīng)當(dāng)如何開發(fā)與管理檔案，所以要提升檔案管理水平具有極大難度。信息化時代下，檔案管理人員必須要掌握全面的專業(yè)知識，還必須擁有良好的道德素養(yǎng)，所以學(xué)校應(yīng)當(dāng)不斷加強檔案管理人員的培訓(xùn)力度，引導(dǎo)他們培養(yǎng)信息化意識，使得他們那個掌握全面的檔案管理知識，其實提升檔案管理水平。

四、結(jié)語

總的來說，當(dāng)前我國高職院校檔案管理的主要謎底是促使高職院校充分利用檔案資源，將檔案管理加入到學(xué)校發(fā)展當(dāng)中，促進(jìn)檔案管理工作與學(xué)校其他工作的協(xié)調(diào)發(fā)展。高職院校是社會人才培養(yǎng)的搖籃，當(dāng)中有大量的教學(xué)、教育、科研等館藏檔案，能夠?qū)⑦@些檔案充分開發(fā)與利用，切實實現(xiàn)它們的價值，可大大促進(jìn)高職院校的全面發(fā)展。

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