強(qiáng)化檔案意識(shí)提升學(xué)校檔案管理水平

劉駿宇

摘 要 檔案管理是學(xué)校運(yùn)營(yíng)管理工作中的主要管理任務(wù)之一，檔案管理對(duì)于學(xué)校的辦學(xué)質(zhì)量和學(xué)校的基礎(chǔ)建設(shè)有重要意義。衡量學(xué)校管理水平的重要依據(jù)之一就是審查學(xué)校的檔案管理工作是否規(guī)范、科學(xué)、服務(wù)質(zhì)量是否過(guò)關(guān)。做好檔案管理工作是學(xué)校經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中的重要任務(wù)，深化檔案管理的關(guān)鍵是提高學(xué)校檔案管理中的服務(wù)意識(shí)，只有服務(wù)意識(shí)和服務(wù)效率提高了才能體現(xiàn)學(xué)校檔案管理的價(jià)值，才能提高學(xué)校的管理水平。

關(guān)鍵詞 檔案管理 服務(wù)意識(shí) 強(qiáng)化對(duì)策 管理水平

中圖分類號(hào)：G64 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

1檔案管理的內(nèi)容

（1）學(xué)校行政管理方面：校史及學(xué)校平面圖、建筑圖紙；上級(jí)的文件、通知及有關(guān)批復(fù)；工作計(jì)劃、總結(jié)及大事記；各種規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)錄及有關(guān)決定；固定財(cái)產(chǎn)登記表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及財(cái)務(wù)資料；受各級(jí)各部門表彰情況及證件；歷年學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)班子的組成人員及基本情況等。

（2）教育教學(xué)管理方面：教導(dǎo)處、教研組及團(tuán)隊(duì)組織的工作計(jì)劃、總結(jié)；每學(xué)期教師任課情況安排表；每學(xué)期期終考試、各類學(xué)科競(jìng)賽及每學(xué)年升級(jí)、畢業(yè)考試試卷、質(zhì)量分析、成績(jī)統(tǒng)計(jì)表、分?jǐn)?shù)冊(cè)；不同版本的教材、教參；歷年所訂主要報(bào)紙、雜志；圖書(shū)資料、教學(xué)儀器、文體器材、電教設(shè)施（含自制軟件）的登記冊(cè)；學(xué)校和教師在各種報(bào)章雜志上發(fā)表的論文、經(jīng)驗(yàn)材料及他人發(fā)表的（含廣播、電視）報(bào)道本校事跡的新聞、通訊、經(jīng)驗(yàn)材料；完整的義務(wù)教育檔案資料等。

（3）教師管理方面：逐年逐學(xué)期教職員工的花名冊(cè)及基本情況登記表；逐月逐日教職員工的考勤原始記載；教師在校級(jí)以上（含校級(jí)）進(jìn)行示范課、觀摩課、教改實(shí)驗(yàn)匯報(bào)課、新教師轉(zhuǎn)正定級(jí)公開(kāi)課的教案及評(píng)教記錄、指導(dǎo)意見(jiàn)及結(jié)論；教師在縣級(jí)以上有關(guān)會(huì)議交流過(guò)但未發(fā)表過(guò)的經(jīng)驗(yàn)材料；每學(xué)期教師的學(xué)科教學(xué)計(jì)劃及班主任工作計(jì)劃；教職員工的年度工作總結(jié)及考核評(píng)定材料；學(xué)歷不合格教師的文化、業(yè)務(wù)進(jìn)修資料及學(xué)歷合格教師的繼續(xù)教育資料；逐學(xué)期填寫(xiě)的《教師業(yè)務(wù)檔案》等。

（4）學(xué)生管理方面：每學(xué)年的分年級(jí)分班學(xué)生花名冊(cè)及基本情況登記表；學(xué)籍登記表；休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級(jí)的有關(guān)證件、存根及失學(xué)、死亡原因的情況登記；學(xué)生體檢登記表；學(xué)生獎(jiǎng)懲情況登記表；畢業(yè)證存根、畢業(yè)生合影、畢業(yè)生去向等。

2學(xué)校檔案管理中存在的問(wèn)題

（1）學(xué)校管理層對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)不夠調(diào)查發(fā)現(xiàn)我國(guó)許多學(xué)校的檔案管理工作存在諸多問(wèn)題，管理漏洞百出，一旦需要查找相關(guān)檔案時(shí)，往往是無(wú)從尋找。究其原因，主要原因之一就是學(xué)校的管理層對(duì)學(xué)校檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，對(duì)學(xué)校檔案管理的重視程度不夠。許多學(xué)校的管理層片面地認(rèn)為學(xué)校作為教書(shū)、育人的場(chǎng)所，只要做好育人和相應(yīng)的科研工作就足夠了，從而忽視了學(xué)校的檔案管理工作，沒(méi)有意識(shí)到檔案管理對(duì)于總結(jié)學(xué)校的教育經(jīng)驗(yàn)，積累和探索學(xué)校的教育方法，維護(hù)學(xué)校的教師和學(xué)生的合法權(quán)益和人力資源檔案等方面的重要作用。由于學(xué)校管理層的不重視，因此導(dǎo)致了學(xué)校的檔案管理工作松散，即使學(xué)校有負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員，也由于領(lǐng)導(dǎo)不聞不問(wèn)，加上建設(shè)資金投入不足、硬件設(shè)施落后、人員培訓(xùn)力度差、待遇同比教師或其它崗位差，因此工作積極性不高，思想動(dòng)態(tài)不穩(wěn)定，檔案材料不能及時(shí)整理、歸檔，從而導(dǎo)致了檔案管理混亂的局面。

（2）學(xué)校檔案管理中服務(wù)意識(shí)差管理水平落后學(xué)校的檔案管理人員業(yè)務(wù)水平普遍不高，服務(wù)意識(shí)較差，不能適應(yīng)現(xiàn)代學(xué)校檔案管理的需要。學(xué)校檔案管理工作長(zhǎng)期處于手工階段，不能與時(shí)俱進(jìn)，信息化程度低，管理方式和檔案建設(shè)手段還比較落后，工作效率低、準(zhǔn)確性和完整性差。由于學(xué)校檔案管理工作不受重視，人事檔案管理缺乏專業(yè)的人才，缺乏培訓(xùn)學(xué)習(xí)機(jī)制，相互之間對(duì)于人事檔案管理的經(jīng)驗(yàn)交流少，導(dǎo)致了管理人員業(yè)務(wù)水平不能適應(yīng)管理的需要。

（3）學(xué)校檔案管理的檔案收集、歸檔意識(shí)差通常學(xué)校的大量經(jīng)費(fèi)和人力資源都投入到學(xué)?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)、購(gòu)置教學(xué)設(shè)備設(shè)施與教學(xué)之中，往往忽視了對(duì)學(xué)校檔案管理工作中的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)與檔案管理中人力資源的投入。在學(xué)校管理中，一些管理人員由于檔案建設(shè)制度不健全、檔案管理人員緊張，因此在檔案建設(shè)管理時(shí)通常將重要的檔案文件放置于個(gè)人手中，認(rèn)為方便查找。這就造成了檔案丟失或檔案被破壞的隱患，不利于檔案管理。學(xué)校檔案管理的收集和檔案歸檔意識(shí)較差，一些教職工甚至不愿意將檔案交規(guī)學(xué)校管理，這既有教職工檔案歸檔意識(shí)差的原因，另一方面也因?yàn)楦咝n案管理水平較差，甚至有檔案丟失的情況出現(xiàn)，因此也導(dǎo)致教職工對(duì)于學(xué)校的檔案管理信心不足，不愿將檔案交規(guī)學(xué)校保管。

3強(qiáng)化學(xué)校檔案管理服務(wù)意識(shí)的對(duì)策

（1）加強(qiáng)學(xué)校檔案管理的服務(wù)意識(shí)觀念是行動(dòng)的重要引導(dǎo)。要強(qiáng)化學(xué)校檔案管理中的服務(wù)意識(shí)，從而提高學(xué)校檔案管理的整體水平，首先應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)檔案意識(shí)，轉(zhuǎn)變思想，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)和檔案管理中的服務(wù)意識(shí)。增強(qiáng)檔案意識(shí)是做好學(xué)校檔案工作的前提，要強(qiáng)化學(xué)校檔案管理，不能僅僅要求檔案管理專員加強(qiáng)服務(wù)，而應(yīng)當(dāng)從全員入手，要求學(xué)校的各個(gè)崗位、各個(gè)部門都通力配合，樹(shù)立全員檔案意識(shí)，協(xié)助檔案管理專員做好檔案管理工作。首先檔案管理在機(jī)關(guān)工作中的重要性，應(yīng)當(dāng)?shù)玫綄W(xué)校教職工的認(rèn)同，要徹底擯棄檔案工作可有可無(wú)的思想，要將檔案工作當(dāng)成重要的學(xué)校管理任務(wù)來(lái)執(zhí)行。其次，學(xué)校檔案管理與各個(gè)職能部門之間的協(xié)作關(guān)系應(yīng)當(dāng)明確。檔案管理的根本是為了各個(gè)部門、各個(gè)機(jī)關(guān)傳遞、儲(chǔ)存信息服務(wù)的，是大家儲(chǔ)存信息、利用信息的手段和窗口。檔案管理辦公室應(yīng)當(dāng)定期給各個(gè)業(yè)務(wù)部門或教職工培訓(xùn)檔案歸檔和檔案收集的講座，使大家了解檔案管理員的工作職責(zé)，和大家主動(dòng)提交檔案的意識(shí)。

（2）強(qiáng)化學(xué)校檔案管理中主動(dòng)服務(wù)意識(shí)當(dāng)前學(xué)校的檔案管理和檔案服務(wù)中，主要還是被動(dòng)服務(wù)。檔案工作的服務(wù)方式和服務(wù)需求使檔案管理常常被動(dòng)地為教職工等服務(wù)，即當(dāng)教職工有了檔案查詢或檔案借閱等的需要時(shí)，才上門找檔案管理人員要求服務(wù)。這種被動(dòng)的檔案服務(wù)管理有待進(jìn)一步深化和改革。要提高學(xué)校檔案管理中的服務(wù)意識(shí)和服務(wù)水平，首先應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化學(xué)校檔案管理中主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)主動(dòng)服務(wù)，積極主動(dòng)地為檔案使用人員著想，積極創(chuàng)造便利的服務(wù)條件，主動(dòng)提供檔案服務(wù)。如主動(dòng)為需要檔案的教職工或?qū)W生提供咨詢服務(wù)、答疑服務(wù)和查閱服務(wù)等。強(qiáng)化主動(dòng)服務(wù)的觀念，需要檔案管）理人員進(jìn)一步提高服務(wù)水平，在檔案查找和檔案利用、檔案歸檔、檔案歸還上下功夫，提高檔案查準(zhǔn)率和查全率。積極主動(dòng)地創(chuàng)造檔案服務(wù)條件，提高檔案管理水平，主動(dòng)為學(xué)校管理層的決策和學(xué)校教學(xué)服務(wù)以及學(xué)生服務(wù)，主動(dòng)提供多種服務(wù)，使檔案管理工作轉(zhuǎn)化成教學(xué)資源，從而使檔案管理工作產(chǎn)生良好的社會(huì)效益。

（3）強(qiáng)化學(xué)校檔案管理中的信息化服務(wù)水平在數(shù)字化信息化的發(fā)展和廣泛應(yīng)用的社會(huì)背景下，檔案管理工作既面臨機(jī)遇也迎來(lái)了挑戰(zhàn)，檔案管理數(shù)字化已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展的需要和大勢(shì)所趨。在學(xué)校的檔案管理中建立檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)也需要各個(gè)部門的通力配合，才能建設(shè)成高效的檔案管理數(shù)字化的系統(tǒng)。檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)包括檔案數(shù)字化采集系統(tǒng)和檔案數(shù)字化查閱系統(tǒng)以及檔案日常管理系統(tǒng)，各個(gè)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)相互協(xié)調(diào)，相互適應(yīng)。數(shù)字化采集系統(tǒng)不準(zhǔn)確、不及時(shí)勢(shì)必影響檔案數(shù)字化查閱系統(tǒng)對(duì)信息的準(zhǔn)確、快速獲??；同理，日常管理系統(tǒng)跟不上數(shù)字化采集系統(tǒng)的需要，不能及時(shí)分類管理采集系統(tǒng)收集的檔案也造成檔案數(shù)字化查閱系統(tǒng)的使用效率。檔案管理的信息化的根本目的是為了給教職工提供更方便快捷的檔案服務(wù)，因此學(xué)校檔案管理中不僅要提高信息化建設(shè)，更要提高信息化服務(wù)水平。

（4）強(qiáng)化學(xué)校檔案管理中的服務(wù)接待水平要做好學(xué)校檔案管理工作，檔案管理人員首先應(yīng)當(dāng)具備愛(ài)崗敬業(yè)、為師生服務(wù)的態(tài)度和決心。檔案接待工作是學(xué)校檔案管理的主要任務(wù)和檔案管理的根本目的。因此，要做好檔案接待工作首先應(yīng)當(dāng)具備一顆熱愛(ài)這個(gè)工作崗位的心。其次，在日常工作崗位中要用良好的儀表儀容和文明禮貌的用語(yǔ)服務(wù)教職工和學(xué)生，要耐心細(xì)致地解答師生的提問(wèn)。當(dāng)前我國(guó)許多政府或公共服務(wù)部門存在許多“門難進(jìn)、臉難看、話難聽(tīng)、事難辦”的不良現(xiàn)象，引起了老百姓的極大不滿和強(qiáng)烈反感。學(xué)校的檔案管理部門作為為學(xué)校師生服務(wù)的部門，應(yīng)當(dāng)高度重視檔案管理中的服務(wù)接待工作，應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮檔案接待工作的服務(wù)性質(zhì)，為師生提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)和禮貌的用語(yǔ)，以及專業(yè)的檔案管理服務(wù)，使師生能夠在接觸檔案管理時(shí)感受到溫暖和便捷。

4結(jié)語(yǔ)

總之，學(xué)校的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)檔案管理形勢(shì)發(fā)展的需要，不斷強(qiáng)化服務(wù)水平，端正服務(wù)態(tài)度，不斷完善服務(wù)功能，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，主動(dòng)為學(xué)校的檔案管理提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，將檔案管理工作轉(zhuǎn)化成學(xué)校的教學(xué)資源，創(chuàng)造社會(huì)價(jià)值。

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