淺談創(chuàng)新檔案管理 提高服務(wù)水平

孫勇

摘 要：二十一世紀(jì)是以知識(shí)和信息為特征的新時(shí)代，檔案涵蓋了政府、社會(huì)組織、企事業(yè)、公民活動(dòng)中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的信息資料。因此，檔案工作者必須認(rèn)清形勢(shì)的變化，緊跟時(shí)代的步伐，用檔案事業(yè)的加快發(fā)展，更好地為國(guó)家的利益服務(wù)，為會(huì)社會(huì)服務(wù)，為大多數(shù)人的利益服務(wù)，為全面建設(shè)小康社會(huì)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案管理 建設(shè)創(chuàng)新 新時(shí)代

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082 （ 2017 ） 08-00-01

近年來，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，檔案管理工作也一樣，有了很大的進(jìn)步。檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施和條件得到了極大的改善，檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和檔案信息資源建設(shè)得到加強(qiáng)；檔案部門進(jìn)一步適應(yīng)了社會(huì)對(duì)檔案信息的需求，社會(huì)服務(wù)功能不斷拓寬，社會(huì)檔案意識(shí)和檔案法制意識(shí)逐步增強(qiáng)。

綜上所述，新時(shí)代要求檔案工作必須打破常規(guī)，創(chuàng)新管理方式和服務(wù)機(jī)制，既要求廣大檔案工作者在思想上高度重視，又要在行動(dòng)上主動(dòng)探索，積極創(chuàng)新，這樣才能提高服務(wù)質(zhì)量和工作績(jī)效。

一、隊(duì)伍建設(shè)創(chuàng)新

檔案管理工作的創(chuàng)新，就是以人為主體的隊(duì)伍建設(shè)創(chuàng)新，隊(duì)伍建設(shè)創(chuàng)新是做好檔案工作的基礎(chǔ)。檔案一切工作歸根到底要依靠“人”來推動(dòng)，同時(shí)也是為了促進(jìn)“人”的更好發(fā)展，從而實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，這就要求高度重視檔案管理隊(duì)伍建設(shè)創(chuàng)新，努力提高檔案工作人員綜合素質(zhì)，建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案隊(duì)伍，應(yīng)該從以下幾個(gè)方面創(chuàng)新：

一是培養(yǎng)愛崗敬業(yè)精神。愛崗敬業(yè)是創(chuàng)新精神的基礎(chǔ)，愛崗敬業(yè)精神是對(duì)本職工作的專注和追求卓越的精神，是一種出自從業(yè)者內(nèi)心的、從情感上對(duì)本職工作深深的熱愛。以“留存社會(huì)記憶、保存人類檔案文化遺產(chǎn)、傳播與弘揚(yáng)人類社會(huì)文化”為目標(biāo)，認(rèn)真做好檔案工作。

二是培養(yǎng)創(chuàng)新的精神。檔案工作者不但要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，掌握各門類檔案及各種載體檔案的管理方法，而且在此基礎(chǔ)上，敢于向傳統(tǒng)觀點(diǎn)挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路、解決新問題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，有所突破，用工作成果深刻體會(huì)檔案工作的價(jià)值。

三是培養(yǎng)求實(shí)的科學(xué)精神。檔案工作者要準(zhǔn)確把握所面臨的新形勢(shì)和自身發(fā)展的新情況，學(xué)習(xí)總結(jié)一切創(chuàng)造性的先進(jìn)做法和成果，用求實(shí)創(chuàng)新的精神把握檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)律，勇于探索和實(shí)踐，有效地創(chuàng)造性地開展工作。

四是培養(yǎng)既懂檔案業(yè)務(wù)又有計(jì)算機(jī)知識(shí)的“復(fù)合型”人才。檔案管理人員要有適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需要的創(chuàng)新思想，要跟上時(shí)代發(fā)展步伐，不斷地更新知識(shí)，開拓視野，接受新事物、新理念、新知識(shí)，既要懂檔案業(yè)務(wù)又要有計(jì)算機(jī)知識(shí)，以適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要，進(jìn)而提高檔案信息的服務(wù)水平。

二、思想觀念創(chuàng)新

在檔案現(xiàn)代化管理中，思想觀念是否適應(yīng)現(xiàn)代化至關(guān)重要，檔案管理工作創(chuàng)新的過程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想。因此，要做好檔案管理工作創(chuàng)新，首先要作好思想觀念的創(chuàng)新。觀念創(chuàng)新是管理工作創(chuàng)新的前提，是使管理創(chuàng)新得以成功的保證。管理創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理理念，特別是隨著檔案管理知識(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化，檔案部門必須逐步改變以往“重藏輕用”的落后觀念。這就要強(qiáng)化兩種意識(shí)：一是要有積極的轉(zhuǎn)化意識(shí)。檔案是一個(gè)龐大的信息庫，但一般情況下，各種信息是比較零散地存在眾多的單體檔案中的，只有根據(jù)需要，把相關(guān)信息系統(tǒng)化，規(guī)范地整理出來，才能更好的發(fā)揮檔案的信息作用，體現(xiàn)檔案信息價(jià)值。因此，把檔案內(nèi)容通過加工整理變成更直接更適應(yīng)需要的信息，是檔案部門義不容辭的職責(zé)。二是要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案使用的效率意識(shí)。眾所周知，收集和整理檔案的最終目的是利用檔案，怎樣更加有效地利用檔案，使檔案在管理和利用過程中的效率更高，是我們必須高度重視的一個(gè)問題。所以，必須改變過去檔案工作無所作為的思想，強(qiáng)化檔案管理的效率意識(shí)，從而充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。

三、管理方式創(chuàng)新

目前計(jì)算機(jī)已應(yīng)用于檔案管理工作，但多數(shù)僅限于各類檔案目錄的輸入、輸出或檢索，而在檔案管理其他方面的應(yīng)用還有很大的提升空間。其實(shí)，我們只要肯觀察，就不難發(fā)現(xiàn)在我們?nèi)粘５臋n案管理工作中，還有許多工作可以利用現(xiàn)代化技術(shù)來提高效率。

檔案館雖然收藏有不同門類的檔案信息資源，但是相對(duì)于使用者的多樣化要求，大家仍然會(huì)感到庫藏資源的不足，這一方面是由于檔案資源量的有限性，也是由于管理模式落后導(dǎo)致的利用效率不高。所以必須不斷地全方位多渠道地收集資料以充實(shí)庫藏檔案內(nèi)容，提高庫藏質(zhì)量，調(diào)整思想，朝著為企業(yè)的高效、快速服務(wù)去思考、去聯(lián)系，有目的、有重點(diǎn)、有計(jì)劃地收集公司需要的檔案資源，并對(duì)現(xiàn)有室檔案資源不斷地進(jìn)行優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，及時(shí)、準(zhǔn)確、高效地為用戶提供服務(wù)。

四、管理機(jī)制創(chuàng)新

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展，創(chuàng)新檔案管理機(jī)制對(duì)提升檔案管理水平具有重要意義。一是加快檔案信息化工作，全面推進(jìn)“數(shù)字檔案館”建設(shè)。在做好標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化工作基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)館藏檔案的數(shù)字化、整合館內(nèi)信息資源，為廣大群眾提供科學(xué)快捷方便平臺(tái)。二是整合各類民生檔案資源，推進(jìn)民生領(lǐng)域檔案規(guī)范化建設(shè)，建立民生檔案利用體系，加強(qiáng)民生檔案開發(fā)。要以“關(guān)注民生，服務(wù)民眾”作為宗旨，積極圍繞民生檔案開展提供利用，為百姓切身利益提供有效服務(wù)，為利用者提供可靠真實(shí)檔案信息依據(jù)，為政府科學(xué)決策和維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定提供有力幫助，更為構(gòu)建和諧社會(huì)發(fā)揮巨大的作用。

五、服務(wù)方式創(chuàng)新

檔案服務(wù)是檔案工作的中心，檔案工作通過才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用，才能使檔案事業(yè)與社會(huì)經(jīng)濟(jì)協(xié)調(diào)發(fā)展，使檔案事業(yè)充滿生機(jī)與活力，走上可持續(xù)發(fā)展的道路。要利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)創(chuàng)新，檔案人員則要防止思維固定式，克服一切按習(xí)慣做事，憑經(jīng)驗(yàn)來想事處世的思想，勇于接受新思路、新技術(shù)、新方法。在這個(gè)基礎(chǔ)上樹立現(xiàn)代服務(wù)理念，以創(chuàng)造性的思維，突破以往情況的服務(wù)思想，開拓新思路。注重服務(wù)的現(xiàn)實(shí)性，通過了解需求來確定服務(wù)方向；擴(kuò)大服務(wù)范圍，把本單位、本系統(tǒng)外的所有潛在用戶也作為服務(wù)對(duì)象，要考慮為解決利用者的現(xiàn)實(shí)需求，提供多種途徑為他們利用本單位檔案提供便利，做到引導(dǎo)服務(wù)，主動(dòng)服務(wù)。

提高服務(wù)能力，先進(jìn)的技術(shù)，需要掌握先進(jìn)技術(shù)的人來控制，我們要提高檔案部門的服務(wù)功能，就必須從兩個(gè)方面來考慮：一方面是基礎(chǔ)設(shè)施的完善，使得檔案部門的信息管理能力提高，從而能為單位和社會(huì)提供更多的信息服務(wù)；另一方面是檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)提高，使得檔案部門的整個(gè)服務(wù)過程能更有效率，更有質(zhì)量。

信息化時(shí)代帶給了我們太多的機(jī)遇。文件與檔案工作者主動(dòng)掌握時(shí)代的節(jié)拍，在文件與檔案管理實(shí)踐活動(dòng)中，積極探索新的管理方法，升華管理理念，不斷創(chuàng)新，才能使我們的檔案事業(yè)才能不斷的向前發(fā)展。