提高檔案管理科學(xué)化水平具體分析

劉冬　于建興　孫勇

摘 要：本文對(duì)我國(guó)當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行了簡(jiǎn)單的介紹，分析了提高檔案管理科學(xué)化水平的意義，闡述了提高檔案管理科學(xué)化水平需要遵循的原則，針對(duì)提高檔案管理科學(xué)化水平的措施進(jìn)行了深入的研究，結(jié)合本次研究，發(fā)表了一些自己的建議看法，希望對(duì)檔案管理水平的提高起到一定的參考和幫助。

關(guān)鍵詞：檔案管理 科學(xué)化水平 提高 措施 價(jià)值

中圖分類號(hào)：G25 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082 （ 2017 ） 08-00-02

檔案管理工作屬于機(jī)關(guān)單位一項(xiàng)非常重要的工作內(nèi)容，屬于我國(guó)檔案事業(yè)的主要組成結(jié)構(gòu)。檔案管理的內(nèi)容較為復(fù)雜，在時(shí)效性方面有著非常高的要求，現(xiàn)代社會(huì)人力資源有著非常大的流動(dòng)性，檔案管理工作的作用和重要性也越來越重要。建立卡雪花的檔案管理體系，既可以滿足人民在檔案管理方面的需求，同時(shí)也符合國(guó)家以及社會(huì)在檔案管理方面的要求?，F(xiàn)階段檔案管理工作中還存在一定的問題，導(dǎo)致檔案管理科學(xué)化水平的提高受到影響，本文對(duì)此進(jìn)行了研究分析。

一、我國(guó)當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.缺乏對(duì)檔案管理工作的重視

當(dāng)前我國(guó)很多單位以及企業(yè)在檔案管理方面出現(xiàn)了不同程度的混亂現(xiàn)象，通過對(duì)其進(jìn)行研究分析發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度十分迅猛，在這種情況下，各個(gè)單位更多的重視自身經(jīng)濟(jì)效益的改善和提高，因?yàn)闄n案管理工作無法直接創(chuàng)造出經(jīng)濟(jì)效益，因此缺乏對(duì)其的有效重視。正是因?yàn)檫@種原因，導(dǎo)致我國(guó)當(dāng)前檔案管理科學(xué)化水平的提高受到很大的影響。另外，就檔案管理本身而言，屬于一項(xiàng)十分繁瑣和復(fù)雜的工作，在實(shí)際的檔案管理工作中需要花費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力資源，從而才能保證各項(xiàng)檔案管理工作順利的開展。因?yàn)?，部分企業(yè)管理人員不愿意花費(fèi)過多的人力、物力、財(cái)力資源在檔案管理方面。

2.當(dāng)前的檔案管理制度存在一定的缺陷

通過對(duì)我國(guó)檔案管理工作制度研究分析發(fā)現(xiàn)，我國(guó)檔案管理工作的進(jìn)展非常緩慢。當(dāng)今社會(huì)正處于飛速發(fā)展?fàn)顟B(tài)，但是很多檔案管理工作的方式以及方法卻沒有得到顯著地改善和提高?，F(xiàn)如今已經(jīng)步入了網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，單位、企業(yè)的辦公正在向著網(wǎng)絡(luò)化、共享化的方向去發(fā)展，但是這些發(fā)展的內(nèi)容并沒有涵蓋檔案管理。盡管當(dāng)前的檔案已經(jīng)可以借助計(jì)算機(jī)來進(jìn)行儲(chǔ)存和檢索，但是也僅僅局限在檔案室的電腦中，在網(wǎng)絡(luò)資源共享性放面還嚴(yán)重不足，無法將檔案管理的作用全面、充分的發(fā)揮出來。檔案主要是方便人們進(jìn)行信息的檢索和查詢，如果無法為人們提供方便，那么檔案的必要性將有很大程度的下降。

3.檔案管理缺乏足夠的人才支撐

現(xiàn)階段想要提高檔案管理的科學(xué)化水平，就必須要由一支專業(yè)的人才隊(duì)伍作為支撐，將檔案管理工作與當(dāng)前先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)有效的結(jié)合在一起，以此來促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展提高。檔案管理的人才在檔案管理工作中有著巨大的功能和作用，能夠?yàn)闄n案管理工作的提高打下良好的基礎(chǔ)。但是目前在檔案管理方面，很多管理人員的綜合素養(yǎng)較低，檔案管理工作缺乏專業(yè)性，對(duì)現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)缺乏有效的掌握。部分專業(yè)性的計(jì)算機(jī)技術(shù)人員又因?yàn)闄n案管理工作的工資等方面因素影響，不愿從事檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理工作的人才普遍缺失，很大程度上影響檔案管理工作的發(fā)展提高。

二、提高檔案管理科學(xué)化水平的意義

在信息技術(shù)不斷發(fā)展進(jìn)步的過程中，檔案管理科學(xué)化水平的提高已經(jīng)成為當(dāng)前檔案管理工作的核心，想要更好的提高檔案管理科學(xué)化水平，需要結(jié)婚族先進(jìn)的科學(xué)理論指導(dǎo)，選擇正確的方式，對(duì)檔案管理的機(jī)制進(jìn)行完善，將檔案管理工作向著標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化的方向去發(fā)展。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案管理工作的作用和意義已經(jīng)有了顯著地改善和提高，對(duì)于人們?nèi)粘Ｉ畹挠绊懸苍絹碓矫芮?，因此，進(jìn)行科學(xué)化的檔案管理具有十分重大的意義。

1.使檔案管理水平有顯著地提高

檔案管理水平屬于我國(guó)文化的一項(xiàng)軟實(shí)力，科學(xué)化的檔案管理，在我國(guó)文化軟實(shí)力的提高中可以發(fā)揮出重大的功能作用。當(dāng)前我國(guó)急需要凝聚力量，保證中國(guó)夢(mèng)的順利實(shí)現(xiàn)，在這個(gè)過程中，對(duì)于文化軟實(shí)力的建設(shè)有著很高的依賴性。檔案屬于一種主要的文化載體，記錄了大量的歷史文化資料，屬于我國(guó)文化中一項(xiàng)非常寶貴的財(cái)富和資源。因此，通過科學(xué)化的檔案管理工作已經(jīng)逐漸發(fā)展成為提高我國(guó)文化軟實(shí)力的主要途徑。

2.保證檔案管理工作的持續(xù)健康發(fā)展

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，信息技術(shù)的應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)寬，檔案管理工作對(duì)于信息技術(shù)的發(fā)展有著極高的依賴性，因此，檔案管理工作也將會(huì)向著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。想要實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的科學(xué)化管理，就必須要建立嚴(yán)格的制度，對(duì)檔案管理過程中出現(xiàn)的各種問題進(jìn)行規(guī)范，將問題扼殺于搖籃之中，通過這種方式，能夠使檔案管理工作更好的向著健康、持續(xù)的方向發(fā)展。

3.能夠更好的滿足信息時(shí)代的發(fā)展需求

當(dāng)前在進(jìn)行檔案管理時(shí)，運(yùn)用到了非常多的信息技術(shù)，很大程度上提高了檔案管理工作的系統(tǒng)化和數(shù)字化，對(duì)檔案管理的方式進(jìn)行了一定的革新，能夠更好地滿足人們?cè)跈n案信息查閱方面的需求。通過科學(xué)化的檔案管理工作，可以更好地解決在檔案管理工作中出現(xiàn)的各種實(shí)際問題，與信息時(shí)代的發(fā)展相適應(yīng)。

三、提高檔案管理科學(xué)化水平需要遵循的原則

1.發(fā)展原則

隨著社會(huì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)也處于更新發(fā)展中，任何因素的改變都能夠一定程度上促進(jìn)科學(xué)技術(shù)的改革和更新，在這種情況下，在提高檔案管理科學(xué)化水平的同時(shí)還需要對(duì)科學(xué)發(fā)展的內(nèi)外因素有足夠的重視，從多個(gè)角度出發(fā)對(duì)現(xiàn)階段的科學(xué)發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行綜合分析，以現(xiàn)有的信息技術(shù)為基礎(chǔ)，不斷進(jìn)行新技術(shù)的研發(fā)，通過長(zhǎng)遠(yuǎn)的目光來提高科學(xué)發(fā)展水平，在發(fā)展過程中不斷進(jìn)行創(chuàng)造優(yōu)化。

2.服務(wù)原則

之前只有檔案管理人員才明白檔案信息的價(jià)值，很多人認(rèn)為檔案信息非常神秘，只有指定的機(jī)構(gòu)和單位才能了解和接觸，另外，受到檔案管理嚴(yán)密性等因素的影響，使得我國(guó)檔案管理工作長(zhǎng)期處于被動(dòng)地位，難以真正體現(xiàn)出其自身價(jià)值，無法發(fā)揮出檔案管理工作的服務(wù)性。

3.人員素質(zhì)原則

在檔案管理科學(xué)化水平提高的過程中，人員素質(zhì)占有很大一部分因素，不僅僅指在崗工作人員，還包含檔案管理的后勤人員以及管理人員，都需要隨著我國(guó)科學(xué)發(fā)展水平的提高做好對(duì)自身的綜合素養(yǎng)進(jìn)行培養(yǎng)和提高，只有使自身的綜合素養(yǎng)有全面的進(jìn)步和提高，才能充分的發(fā)揮出科學(xué)管理的作用和效果，進(jìn)而體現(xiàn)出檔案科學(xué)化管理的價(jià)值和意義。

四、提高檔案管理科學(xué)化水平的途徑

1.對(duì)檔案管理的機(jī)制進(jìn)行完善

想要提高檔案管理工作的科學(xué)化水平，首先要對(duì)檔案管理的思想進(jìn)行優(yōu)化，只有具備了科學(xué)發(fā)展觀的管理理念，才能使檔案管理的合理性以及系統(tǒng)性有顯著地增強(qiáng)和提高。對(duì)檔案管理的機(jī)制進(jìn)行完善，可以提高檔案管理工作開展的有序性，幫助檔案管理人員及時(shí)進(jìn)行檔案的管理、歸檔，對(duì)特殊文件采取加密措施進(jìn)行保護(hù)。在新時(shí)代，檔案管理工作需要街護(hù)照多層管理體系來更好的提高檔案管理的科學(xué)化水平，通過分層建檔以及集中管控的模式，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理體系的進(jìn)一步完善和加強(qiáng)，提高檔案管理工作開展的有序性。

2.提高檔案管理信息化水平

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，其應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大，檔案管理工作也需要和時(shí)代發(fā)展的腳步緊密的結(jié)合在一起，使檔案管理的信息化水平得到顯著的提高。檔案的信息化管理，必須要有專業(yè)的檔案管理設(shè)備。之前我國(guó)在進(jìn)行檔案管理時(shí)以紙張作為主要的信息載體，受到紙張本身特點(diǎn)的影響，導(dǎo)致不利于檔案的保存，無法實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)時(shí)間存儲(chǔ)，同時(shí)還很大程度上浪費(fèi)紙張資源。想要對(duì)這種現(xiàn)象進(jìn)行改善和緩解，檔案管理工作離不開現(xiàn)代化的技術(shù)以及設(shè)備支撐，其最主要的表現(xiàn)形式就是借助計(jì)算機(jī)開展各項(xiàng)檔案管理工作。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的出現(xiàn)以及愛占，因?yàn)槠渥陨淼谋姸鄡?yōu)勢(shì)被廣泛的應(yīng)用于各行各業(yè)，與人們的生活和工作有著十分密切的聯(lián)系，人們可以借助計(jì)算機(jī)以及互聯(lián)網(wǎng)，來獲取想要的資料信息。在開展檔案管理工作時(shí)，可以結(jié)合計(jì)算機(jī)的這種特性，建立檔案管理信息數(shù)據(jù)庫，針對(duì)不同的用戶建立起檔案信息登錄查詢平臺(tái)，用戶可以借助網(wǎng)站進(jìn)入數(shù)據(jù)庫中，進(jìn)行資料的檢索、查閱以及下載。通過現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化的管理設(shè)備，可以提高檔案信息處理的效率和速度，為檔案信息的保存、分析、檢索提供方便，使檔案在存儲(chǔ)過程中的存儲(chǔ)時(shí)間以及存儲(chǔ)安全性有顯著地改善和提高，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的簡(jiǎn)化。

3.增強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)

提高檔案管理科學(xué)化水平，不僅要引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，還需要做好對(duì)工作人員的管理和培訓(xùn)，使工作人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)有顯著地提高和加強(qiáng)。首先，要做好對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，可以從多方面出發(fā)提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，很多檔案管理人員對(duì)于新的設(shè)備、技術(shù)運(yùn)行模式不是十分的了解，想要使這些技術(shù)、設(shè)備更好的發(fā)揮出在檔案管理方面的作用和價(jià)值，就必須要做好對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，增強(qiáng)其技術(shù)水平。比如在對(duì)工程類檔案進(jìn)行管理時(shí)，檔案管理人員需要有一定的工程基礎(chǔ)，借助計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)對(duì)工程檔案的檢索和整理。另外，檔案管理人員還需要具備處理突發(fā)事故的能力和水平，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，一旦有突發(fā)現(xiàn)象出現(xiàn)，可以靈活的應(yīng)對(duì)解決。

4.對(duì)檔案管理工作的服務(wù)模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變

現(xiàn)階段計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中已經(jīng)有了較為廣泛的應(yīng)用，檔案管理工作的服務(wù)方式以及服務(wù)理念已經(jīng)出現(xiàn)了一定的變化，正是因?yàn)檫@種改變，導(dǎo)致檔案管理部門的服務(wù)職能發(fā)生了改變，從以往的信提供者逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榱朔?wù)信息咨詢?nèi)藛T。在完成對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)之后，檔案管理人員的組織管理能力和水平已經(jīng)有了一定的提升，可以順利的開展各項(xiàng)檔案管理工作。在這種情況下，需要從整體上出發(fā)對(duì)傳統(tǒng)的服務(wù)方式進(jìn)行相應(yīng)的改革和完善，不應(yīng)該將工作緊緊局限在檔案的借閱以及保存方面。因此，當(dāng)前的檔案管理工作需要向著信息化以及網(wǎng)絡(luò)化的方向去發(fā)展，同時(shí)下放部分檔案管理的權(quán)限，另外，還可以開放檔案信息資源平臺(tái)，通過這種方式，打破檔案管理在空間以及區(qū)域方面的界限，更好的發(fā)揮出檔案的價(jià)值和作用。

5.建立保障體系

檔案管理科學(xué)化水平的提高屬于一項(xiàng)長(zhǎng)期復(fù)雜的系統(tǒng)性工程，只有從基礎(chǔ)上對(duì)其不斷進(jìn)行改進(jìn)和加固，才能使檔案管理工作科學(xué)化水平的提高得到更好的保障。檔案管理的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要提高對(duì)保障體系建設(shè)的重視度，做好保障體系的建立工作，突出檔案管理工作的科學(xué)化水平。

6.提高檔案的利用率

就現(xiàn)代化檔案管理理念而言，檔案管理的價(jià)值與檔案的利用情況有著十分密切的聯(lián)系，當(dāng)前很多檔案資料管理的重點(diǎn)是如何發(fā)揮出這些檔案的價(jià)值和作用。在現(xiàn)代化檔案管理模式下，我們需要在原有檔案管理模式的基礎(chǔ)上使檔案的利用率有顯著地改善和提高，發(fā)揮出檔案信息的價(jià)值，在相關(guān)行業(yè)發(fā)展進(jìn)步過程中發(fā)揮出其價(jià)值和作用，一定程度上促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展。就檔案管理人員而言，想要從眾多的檔案中發(fā)掘出以價(jià)值的檔案信息，并將檔案資料的價(jià)值充分的發(fā)揮出來，是困擾當(dāng)前檔案管理科學(xué)化水平提高的一項(xiàng)主要原因。

想要將檔案的價(jià)值充分的發(fā)揮出來，就必須要提高檔案資料在社會(huì)公眾方面的開發(fā)力度，為大眾進(jìn)行資料的檢索、查閱提供方便，通過檢索獲得所需要的檔案信息促進(jìn)檔案價(jià)值的自主化發(fā)展和提高。另外，還需要對(duì)檔案資料與現(xiàn)實(shí)的聯(lián)系有足夠的重視，將一些不是十分機(jī)密的檔案資料進(jìn)行公開，提高部分資料的利用價(jià)值，發(fā)揮出對(duì)社會(huì)的推動(dòng)和促進(jìn)作用。

結(jié)束語

檔案管理科學(xué)化水平的提高對(duì)于當(dāng)前檔案管理工作有著巨大的推動(dòng)和促進(jìn)作用，當(dāng)前檔案管理雖然已經(jīng)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)密切的聯(lián)系在一起，使檔案管理科學(xué)性有顯著地提升，但是在實(shí)際的管理過程中還受到許多因素的影響，很難將檔案管理工作的作用和價(jià)值充分的發(fā)揮出來。在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，首先要對(duì)檔案管理的機(jī)制進(jìn)行完善，其次要提高檔案管理信息化水平，還需要增強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，對(duì)檔案管理工作的服務(wù)模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，建立保障體系，最后要提高檔案的利用率，提高檔案管理的科學(xué)化水平。

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