辦公室自動化下的文書檔案管理方法分析

常愛玉

摘 要：文書檔案管理是檔案工作的重要內容，隨著時代發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質檔案管理已無法滿足現(xiàn)實發(fā)展的要求，依托信息網絡技術，實現(xiàn)辦公辦公自動化成為了文書檔案管理發(fā)展的主要方向。文書檔案管理中辦公自動化的應用，可以提升工作效率，能夠為為檔案文件與信息的交流與共享提供了技術支持，文件傳遞的速度與安全性都得到較大提升。因此，要充分認識辦公自動化背景下文書檔案管理的特征，深入思考提高文書檔案管理辦公自動化的策略

關鍵詞：辦公室 文書檔案 管理 分析

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082 （ 2017 ） 08-00-01

在辦公室的基礎管理中， 將文書與文書檔案的管理工作納為基本的總要組成， 為單位的發(fā)展和管理起到了有利的保障與支持。企業(yè)的等日常行政的管理事務中產生了文書檔案， 其也是在文書變成部分檔案資料時習慣性稱謂， 在保存上具有非常重要的價值。所以對文書與文書檔案的使用價值加以提高， 是現(xiàn)代背景下， 對辦公室管理工作的新要求和新挑戰(zhàn)。

一、文書檔案實施自動化管理的必要性

隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)單位文書管理部門的業(yè)務種類也相繼增多，使用傳統(tǒng)的紙質文本已經跟不上現(xiàn)代管理的發(fā)展步伐，不能滿足現(xiàn)階段的辦公要求。比如，重要實物文本和企業(yè)發(fā)展相關的重要音像資料存檔管理，都不能依靠紙質的文本來實現(xiàn)，在快速發(fā)展的經濟的促使下，企業(yè)單位信息交流發(fā)生了較大的變化，公文傳遞和信息管理實現(xiàn)了網絡化，這也給企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理模式和相關制度，提出了相關問題，一是適應性問題，首先是適應性的問題，因為信息數(shù)字化存儲的內容包容性及快捷性，日益成為人們的主要信息存儲形式，相對于企業(yè)單位如果在繼續(xù)保持傳統(tǒng)的信息傳遞形式進行管理的話，那么必然會造成信息服務對象思想感覺上的不適，認為企業(yè)單位創(chuàng)新觀念不足，缺乏管理意識，自然對企業(yè)單位的對外發(fā)展合作也會產生影響。另外對于員工而言，也會感覺到操作管理方面的不適應情況出現(xiàn)。再者通過對自動化檔案管理，能夠有效地做到效率方面的優(yōu)化，在第一時間內拿到自身所需的檔案文件，用于研究或傳遞，達到時代發(fā)展的高效率要求，且還能夠有效地節(jié)約文本資源的使用，大大的降低了復印打印方面的能源耗材，深刻吻合了當前節(jié)能環(huán)保的理念。因此在企業(yè)中進行標準化可操作的電子檔案管理系統(tǒng)構建，實現(xiàn)與自動化辦公的結合，具有著必然的歷史發(fā)展意義。

二、在力公室文書與文書檔案管理中出現(xiàn)的問題

1.對辦公室文書檔案的管理建設力度不夠

一些企業(yè)管理人員不夠重視文書檔案的管理，常常將辦公室的文書檔案及文書資料放在面積較小，通風不暢或陰暗潮濕的房屋內，這樣的環(huán)境會造成文書及文書檔案不能夠長久保存，若長時間在這種環(huán)境下放置， 一定會造成部分文書檔案受到程度不同的損害。這種情況的出現(xiàn)， 主要是由于在辦公室文書檔案的管理方面硬件設施投入力度太小， 制約了文書檔案管理工作的發(fā)展，給企業(yè)的管理工作帶來了一定的阻力。

2.辦公室文書與文書檔案管理中管理人員能力欠缺

對于辦公室文書檔案管理工作在一些企業(yè)單位重視程度相對較低， 直接影響到了檔案管理業(yè)務人員的業(yè)務水平和工作態(tài)度，一些檔案管理業(yè)務人員對自己業(yè)務熟練程度較低，也沒有充分認清自己在業(yè)務工作中的主要職責，造成了工作效率低，工作方式混亂，甚至一部分員工常常在檔案管理工作上出現(xiàn)失職現(xiàn)象。在日常文書檔案管理工作中，業(yè)務工作量比較繁重，常常由于檔案管理人員業(yè)務水平低、缺乏工作耐心及工作責任心不高，造成了辦公室文書檔案管理工作比較混亂，不能使文書檔案管理工作正常運行。

3.在辦公室的文書與文書檔案上缺乏規(guī)范化的管理工作機制

“沒有規(guī)矩不成方圓”， 要對機制進行合理化規(guī)范， 對工作人員的各項職責進行有效的明確， 這對日后工作的有效開展創(chuàng)造了有效的展開。但是， 由我國目前的辦公室文書與文書檔案管理現(xiàn)狀可以知道， 領導首先就對其重視不夠， 讓工作的管理機制沒有得到有效的建立， 讓文書檔案管理在工作上無章可循。而且在懲戒機制缺乏的同時， 使工作人員缺乏主人翁意識， 用懈怠的態(tài)度對待工作， 這就讓文書檔案在管理上的發(fā)展受到了重大的阻礙， 不能和時代的發(fā)展進行同步。

三、辦公室文書檔案對管理問題的解決對策

1.完善文書檔案管理體制

要想實現(xiàn)文書檔案管理工作的正常運轉，切實維護文書檔案的安全保密性，提高管理工作的效率，就必須建立完善相對應的文書檔案管理體系。通過規(guī)范管理體制，將文件的前期管理與控制納入到工作系統(tǒng)中，切實保證從文件形成到歸檔過程中工作步驟的有序進行，強化檔案管理部門的統(tǒng)一指導，為文書檔案管理工作的正常進行做好準備工作。對于文書檔案管理工作也應該貫徹落實到工作細節(jié)。在電子文件歸檔時通過建立與其相對應的紙質文件歸檔目錄，保證高效率的完成工作。對于電子文件和相關資料應該分別進行管理，及時清理沒用的資料，通過分開管理維護檔案的完整性。

2.提高管理人員的專業(yè)素質

嚴格選拔檔案管理業(yè)務人員，同時在管理過程要制定一套完整選拔標準。重點選拔一些在計算機知識和檔案管理方面經驗豐富的人員，只有豐富的計算機和檔案專業(yè)水平高的業(yè)務人員，才能更好的完成文書檔案管理工作，有利于提升本單位文書檔案管理水平。再者，要加大對檔案管理業(yè)務人員的業(yè)務水平的培訓。重點對計算機相關知識進行培訓，讓檔案管理業(yè)務人員能夠熟知病毒對管理系統(tǒng)的危害，并掌握相關的網絡信息防治技術，能夠在工作做熟練的應對檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)的各種事故和危害，切實有效的做好文書檔案的安全管理工作，改善文書檔案的管理環(huán)境，同時檔案管理業(yè)務人員要熟知業(yè)務辦理流程，有利于提升工作效率。

3.促進文檔保密技術升級

在當前的辦公自動化的環(huán)境下，做好文檔的保密工作是文書檔案管理工作的重點，要確保文書檔案的安全性。做好檔案防偽工作是文書檔案歸檔之后的重要工作，確保如果文檔被泄露能夠依據(jù)存檔之前標注的防偽標識分辨出真?zhèn)?，杜絕出現(xiàn)偽造檔案的現(xiàn)象發(fā)生，給檔案管理工作帶來一定的麻煩。將文書檔案進行電子化，通過制定的相關編號輸入到計算機中，安排專人維護數(shù)據(jù)庫，確保數(shù)據(jù)庫的安全，只有特定的管理人員輸入制定的密碼，才可以對文書檔案管理數(shù)據(jù)庫進行操作和維護。

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