關(guān)于創(chuàng)新流動(dòng)人員檔案管理服務(wù)工作模式的思考

常永山

摘 要：流動(dòng)人員檔案管理服務(wù)工作關(guān)系到人才就業(yè)、職稱(chēng)評(píng)定、退休離職、社保管理等方方面面。隨著社會(huì)人才流動(dòng)性的增大，人力資源管理中心必須做好人事檔案管理工作，履行人才公共服務(wù)職能，維護(hù)好流動(dòng)人員的根本利益，滿足多樣化的人才流通需求。本文對(duì)流動(dòng)人員檔案管理服務(wù)工作模式的創(chuàng)新路徑進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：流動(dòng)人員 檔案管理 創(chuàng)新 服務(wù)

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2017）08-00-01

一、加快流動(dòng)人員檔案管理信息化建設(shè)

在當(dāng)前的形勢(shì)下，人力資源管理中心應(yīng)當(dāng)加大流動(dòng)人員檔案管理信息化的建設(shè)力度，具體可從以下兩個(gè)方面著手：其一，應(yīng)針對(duì)電子檔案建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)據(jù)信息的采集渠道暢通，使電子檔案的收集和錄入有序進(jìn)行。電子檔案建立后應(yīng)進(jìn)行及時(shí)更新，使其能夠動(dòng)態(tài)反映出流動(dòng)人員的實(shí)際情況。其二，應(yīng)構(gòu)建流動(dòng)人員檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，借助現(xiàn)代技術(shù)和設(shè)備，將流動(dòng)人員的檔案資料輸入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，并將信息轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)，定期進(jìn)行補(bǔ)充，對(duì)檔案進(jìn)行更新，使檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)操作，借助網(wǎng)路技術(shù)向全社會(huì)開(kāi)放，為流動(dòng)人員查詢(xún)個(gè)人檔案信息提供便利條件。在構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，要做好充分的調(diào)研工作，運(yùn)用適宜的軟件，發(fā)揮數(shù)據(jù)庫(kù)的作用。

二、強(qiáng)化流動(dòng)人員檔案規(guī)范化管理

1.規(guī)范檔案接收與鑒別

當(dāng)流動(dòng)人員與原單位正式辦理脫離行政關(guān)系手續(xù)后，根據(jù)國(guó)家現(xiàn)行的規(guī)定要求，流動(dòng)人員的原單位應(yīng)當(dāng)在30個(gè)工作日內(nèi)，將該人的檔案移交給相關(guān)機(jī)構(gòu)。當(dāng)相關(guān)機(jī)構(gòu)接收到流動(dòng)人員的檔案后，需要進(jìn)行審查和鑒別，并將非檔案材料分離出來(lái)，依據(jù)材料所具備的保存價(jià)值高低進(jìn)行相應(yīng)處理，最后把可以反映問(wèn)題本質(zhì)的材料進(jìn)行歸檔，由此可進(jìn)一步提升歸檔材料的質(zhì)量。經(jīng)過(guò)分離之后對(duì)需要保存的材料進(jìn)行再次確認(rèn)，并對(duì)這部分材料進(jìn)行重新組卷，將關(guān)聯(lián)度較強(qiáng)的信息組合到一起，按順序插入頁(yè)碼，編成目錄，加入標(biāo)題，裝訂成冊(cè)后上架保存。

2.完善檔案收集內(nèi)容

按國(guó)家現(xiàn)行規(guī)定要求，應(yīng)對(duì)流動(dòng)人員的檔案進(jìn)行全面收集，尤其是能夠體現(xiàn)其才能的信息。檔案管理者應(yīng)當(dāng)積極主動(dòng)地收集流動(dòng)人員近期的工作業(yè)績(jī)和曾經(jīng)受到過(guò)的各種獎(jiǎng)勵(lì)，并將這部分信息補(bǔ)充到其人事檔案中，完善檔案內(nèi)容，由此除了能夠客觀反映出流動(dòng)人員的價(jià)值之外，還能使檔案的利用價(jià)值得到進(jìn)一步提升。

3.實(shí)施集中統(tǒng)一管理

人力資源管理服務(wù)中心應(yīng)當(dāng)對(duì)流動(dòng)人員的人事檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理，并按照性別、學(xué)歷、專(zhuān)業(yè)等信息進(jìn)行分類(lèi)。為便于檔案的檢索和利用，可創(chuàng)建多種檢索途徑，在對(duì)人事檔案進(jìn)行利用時(shí)，必須嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定操作，并辦理審批手續(xù)，條件不符合的不準(zhǔn)予查閱，同時(shí)查閱者無(wú)權(quán)對(duì)外公布或泄露檔案信息。對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密的流動(dòng)人員檔案，任何人不得私自查閱或借用其人事檔案，以免重要信息外泄。

三、開(kāi)設(shè)便捷的檔案管理服務(wù)窗口

流動(dòng)人員檔案管理是一項(xiàng)基本的公共服務(wù)，為提高服務(wù)水平，人力資源管理中心應(yīng)當(dāng)將管理意識(shí)轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)意識(shí)，在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上，強(qiáng)化流動(dòng)人員檔案服務(wù)，借此來(lái)提升效率。首先，應(yīng)對(duì)服務(wù)方式和方法進(jìn)行優(yōu)化改進(jìn)，運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)手段為流動(dòng)人員檔案業(yè)務(wù)的辦理提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，如設(shè)置便民窗口，開(kāi)辦叫號(hào)服務(wù)等等，并對(duì)服務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化，縮短業(yè)務(wù)辦理時(shí)間，為各類(lèi)流動(dòng)人員檔案業(yè)務(wù)的辦理提供方便。其次，應(yīng)對(duì)流動(dòng)人員檔案管理工作加以規(guī)范，不斷創(chuàng)新方式，構(gòu)建一站式的服務(wù)體驗(yàn)，檔案服務(wù)窗口則應(yīng)完善服務(wù)功能，開(kāi)通電話預(yù)約，改進(jìn)查閱方式。此外，應(yīng)加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)服務(wù)窗口的建設(shè)，完善相應(yīng)的硬件設(shè)施，給流動(dòng)人員檔案業(yè)務(wù)的辦理提供人性化的服務(wù)，由此除了可以為各級(jí)組織和單位提供人才數(shù)據(jù)支持之外，還能為流動(dòng)人員與用人單位之間搭建起相互聯(lián)系的橋梁，有助于流動(dòng)人員切實(shí)利益的保障。

四、拓展流動(dòng)人員檔案管理內(nèi)容

流動(dòng)人員的人事檔案中應(yīng)增加反映流動(dòng)人員綜合能力的業(yè)績(jī)考核資料，并將人事檔案與個(gè)人信用體系建立起密切聯(lián)系，在檔案內(nèi)容中納入流動(dòng)人員職業(yè)生涯、信用記錄以及技術(shù)能力等方面的變動(dòng)情況。如，在檔案中增設(shè)專(zhuān)業(yè)技術(shù)考核材料，記錄論文發(fā)表、學(xué)習(xí)培訓(xùn)、科研成果、特殊貢獻(xiàn)的具體情況，并對(duì)這些情況進(jìn)行量化評(píng)估，形成業(yè)績(jī)檔案，以便用人單位深入全面地了解流動(dòng)人員的素質(zhì)能力。同時(shí)，流動(dòng)人員檔案管理還應(yīng)加快誠(chéng)信檔案建設(shè)，人力資源管理服務(wù)中心要積極與工商、銀行、公安等部門(mén)建立起信息共享機(jī)制，及時(shí)獲取流動(dòng)人員的信用信息，并對(duì)流動(dòng)人員進(jìn)行綜合誠(chéng)信評(píng)估，將評(píng)估報(bào)告納入到人事檔案中，進(jìn)一步完善檔案管理內(nèi)容。

五、提高檔案管理工作者的服務(wù)能力

對(duì)于人力資源管理服務(wù)中心而言，提升檔案管理者的綜合素質(zhì)和服務(wù)能力，可以促進(jìn)流動(dòng)人員檔案管理水平的提高。由于流動(dòng)人員檔案管理具有一定的政策性，故此要求管理人員應(yīng)當(dāng)有較高的政治素養(yǎng)，了解并掌握相關(guān)的政策法規(guī)，這是做好本職工作的前提和基礎(chǔ)。同時(shí)，還要有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，熟悉流動(dòng)人員檔案管理的各種方式方法，并善于運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)完成檔案管理工作，只有這樣才能更好地為流動(dòng)人員檔案管理工作服務(wù)。其次，人力資源管理服務(wù)中心應(yīng)當(dāng)建立并逐步完善相關(guān)制度和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，制定合理可行的崗位職責(zé)和服務(wù)準(zhǔn)則，對(duì)服務(wù)內(nèi)容加以完善，對(duì)服務(wù)管理進(jìn)行強(qiáng)化，對(duì)服務(wù)環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化，以此來(lái)提升服務(wù)質(zhì)量，從而滿足當(dāng)前形勢(shì)下人才頻繁流動(dòng)對(duì)檔案信息化和數(shù)字化管理的需求，這樣不但能夠促進(jìn)流動(dòng)人員檔案管理服務(wù)水平的提高，而且還能推動(dòng)流動(dòng)人員檔案工作的穩(wěn)定發(fā)展。

結(jié)論

綜上所述，流動(dòng)人員檔案是人才流通業(yè)務(wù)的重要依據(jù)。人力資源管理服務(wù)中心必須提高對(duì)流動(dòng)人員檔案管理的重視程度，加快檔案服務(wù)信息化建設(shè)，規(guī)范檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，并不斷改進(jìn)檔案服務(wù)方式，拓展檔案管理內(nèi)容，從而提高流動(dòng)人員人事檔案管理效率和服務(wù)水平。

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