提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇（一）

摘 要：不論是高校，還是事業(yè)單位或者政府部門都要進(jìn)行檔案管理工作，檔案信息對(duì)于每一個(gè)單位都特別重要，社會(huì)發(fā)展進(jìn)程的加快也使各單位檔案信息不斷增加，檔案管理工作需要采取科學(xué)化的管理方式，以提高檔案管理效率。在此對(duì)提高檔案科學(xué)化水平的路徑選擇進(jìn)行分析，為提高檔案管理工作人員的工作效率提供借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理；科學(xué)化；路徑選擇

1 現(xiàn)階段檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題

1.1 檔案管理人員管理效率不高

在檔案管理工作中，很多檔案管理人員意識(shí)不到檔案信息和自己工作職責(zé)的重要性。他們認(rèn)為檔案只是普通的文件資料，自己的工作只是將這些文件資料放到一個(gè)地方，保證其不丟失就可以了。日常工作中，只是做一些檔案信息的收取工作。事業(yè)單位中的檔案管理工作人員沒(méi)有定向晉升機(jī)制，認(rèn)為檔案管理工作不能給自己爭(zhēng)取升遷機(jī)會(huì)，導(dǎo)致其工作積極性和創(chuàng)新性不高，工作方式循規(guī)蹈矩、一成不變。另外，這一工作崗位的流動(dòng)性很高，檔案管理工作人員還沒(méi)對(duì)檔案管理工作有足夠的經(jīng)驗(yàn)就被調(diào)到其他崗位，與下一任管理人員的交接無(wú)甚工作經(jīng)驗(yàn)可以傳達(dá)，導(dǎo)致檔案管理經(jīng)驗(yàn)的流失。

1.2 檔案管理場(chǎng)所安全性不佳

現(xiàn)階段很多檔案仍是紙質(zhì)形式，紙張材料十分脆弱，極易因外界因素影響而損壞。而紙質(zhì)檔案容易損壞，除了其本身材料的性質(zhì)問(wèn)題，還有就是存檔室內(nèi)部防火防潮工作沒(méi)有做好。火災(zāi)雖極少發(fā)生，但也是威脅檔案安全的一個(gè)重要的因素。而存檔室一旦有火災(zāi)發(fā)生，造成的損失將是不可估量的?？墒?，現(xiàn)在仍有很多單位的存檔室沒(méi)有設(shè)置防火設(shè)施。檔案保存的另一關(guān)鍵措施是防潮，受潮是檔案最怕的自然災(zāi)害，紙質(zhì)檔案受潮后容易發(fā)黃發(fā)霉，這會(huì)使檔案壽命縮短。當(dāng)今很多存檔室沒(méi)有防潮措施導(dǎo)致檔案發(fā)霉的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

1.3 檔案信息化管理不夠科學(xué)

檔案內(nèi)容涉及方方面面，信息十分龐雜。而要把這些檔案信息登記在紙質(zhì)表格上在實(shí)際檔案管理工作中不利于收取及其他各環(huán)節(jié)的進(jìn)行。龐雜的信息量會(huì)衍生大量的檔案文件，更會(huì)占據(jù)相當(dāng)大的空間。這就造成在查閱檔案時(shí)，檔案管理工作人員要想在如此龐大的信息數(shù)據(jù)庫(kù)中，確實(shí)的找到某一份檔案的某一頁(yè)文字，這項(xiàng)工作難度不言而喻?，F(xiàn)階段許多檔案錄入及存儲(chǔ)工作由計(jì)算機(jī)進(jìn)行，但信息共享卻沒(méi)有實(shí)現(xiàn)，這就造成檔案信息保存容易，使用困難的現(xiàn)象?？傊€是檔案信息化管理不夠科學(xué)造成的。

1.4 檔案信息不真實(shí)

某些歷史上產(chǎn)生過(guò)不良影響的檔案信息不予記錄，這導(dǎo)致了檔案失真現(xiàn)象的發(fā)生。除此之外，還有許多檔案信息因?yàn)椴煌脑驔](méi)被記錄并保存下來(lái)，或由于在記錄時(shí)字跡潦草、亂涂亂畫(huà)等原因即使被保留下來(lái)也難以辨認(rèn)，檔案失真現(xiàn)象在檔案管理工作中普遍存在。

1.5 檔案管理制度不完善

檔案管理制度不完善會(huì)給檔案管理工作帶來(lái)混亂。許多單位對(duì)于檔案的管理工作行于表面，沒(méi)有用于規(guī)范檔案管理工作的相應(yīng)制度，導(dǎo)致檔案管理工作往往疏于管理，工作質(zhì)量及效率無(wú)法保證，這也造成檔案的利用度不高。檔案成為僅僅是存放于存檔室或機(jī)器里的文件，不便于民眾進(jìn)行查詢。很多檔案館甚至不對(duì)外開(kāi)放，偶爾小范圍的開(kāi)放無(wú)法滿足民眾查詢的需求。

2 提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

要想提高檔案管理工作的科學(xué)化水平，就要全面了解檔案管理工作的規(guī)律，端正態(tài)度、一步一個(gè)腳印地推進(jìn)檔案管理工作方式的創(chuàng)新，積極探索更合適的工作路徑，從而使檔案管理的工作方式跟上時(shí)代的步伐，使檔案既能夠更方便、安全的保存，又能夠?yàn)槊癖娞峁└憬莸牟殚喒δ堋?/p>

2.1 培養(yǎng)一批高水平的檔案管理人才

新的時(shí)代背景下，檔案管理工作需要有更加科學(xué)的管理方式，所要管理的檔案信息也比原來(lái)更加龐大、復(fù)雜，這些新要求都需要檔案管理工作由具有高水平、專業(yè)素質(zhì)的人來(lái)從事。檔案管理人員既要有傳統(tǒng)管理工作的基本操作技能，又要熟練掌握新科技并靈活運(yùn)用先進(jìn)的管理手段。除此之外，從根本上來(lái)說(shuō)還要內(nèi)心細(xì)致、能吃苦。也要在檔案管理工作崗位上不斷適應(yīng)新的形勢(shì)需求，不斷學(xué)習(xí)政治理論，加強(qiáng)專業(yè)技能的培養(yǎng)。在提升自己職業(yè)能力的同時(shí)，也要組織科室同仁共同學(xué)習(xí)檔案管理新技術(shù)、新理念，提高整個(gè)檔案管理隊(duì)伍的職業(yè)能力水平。各單位要積極引進(jìn)相關(guān)人才，積極組建科技型技術(shù)型的復(fù)合型人才隊(duì)伍。

2.2 對(duì)存檔室要做好防火防潮工作

各單位要正視火災(zāi)、水災(zāi)對(duì)檔案產(chǎn)生的嚴(yán)重危害。存檔室要備好滅火器，并定期檢查更新。紙質(zhì)文件要定期組織晾曬，避免紙質(zhì)文件受潮導(dǎo)致檔案損毀。通過(guò)上述措施，保證檔案保存的安全性和完整性。

2.3 加大檔案信息化管理

要用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案做好歸類管理，保證檔案管理工作的信息化，條理更清晰。在有條件的情況下，建立一個(gè)功能及數(shù)據(jù)量龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)，既方便檔案查閱工作，也能實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，更廣泛地發(fā)揮檔案的作用。

2.4 完整、真實(shí)、清楚地收錄檔案信息

各單位要正視曾經(jīng)發(fā)生的事件，檔案的存在就是要讓后人了解前事，好的要弘揚(yáng)、借鑒，不好的也要以此為鑒，這是檔案存在的意義。因此，檔案管理人員在收錄檔案信息時(shí)要做到完整、清楚，從而更好地發(fā)揮檔案的作用。

2.5 完善相應(yīng)的檔案管理體系

加強(qiáng)相關(guān)制度的施行，建設(shè)完善的檔案管理機(jī)制，使各單位有法可依，更要積極貫徹執(zhí)行，推進(jìn)工作方式的創(chuàng)新，提高檔案管理工作質(zhì)量和效率，促進(jìn)檔案管理科學(xué)化水平的提高。檔案館要做好對(duì)外開(kāi)放的準(zhǔn)備，發(fā)揮檔案館的公共服務(wù)功能。

3 結(jié)論

檔案管理工作隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展的不斷加快，每天會(huì)產(chǎn)生的大量的檔案信息，檔案管理工作人員要提高工作效率，檔案管理部門要采取科學(xué)化的管理方式，將檔案信息及時(shí)、妥善地分門別類存檔，為公眾日后查閱檔案提供更多方便。

參考文獻(xiàn)

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[2]江麗紅.淺談如何提高檔案管理科學(xué)化水平[J].現(xiàn)代國(guó)企研究，2017（1）

作者簡(jiǎn)介

孟潔（1971-），女，山西省，內(nèi)蒙古自治區(qū)人民醫(yī)院，本科，館員，研究方向，檔案。