基于全面質(zhì)量管理理念的檔案工作質(zhì)量評價(jià)體系研究

摘 要：檔案工作質(zhì)量對于有效發(fā)揮檔案功能、充分體現(xiàn)檔案效益具有重要作用。新形勢下對檔案工作質(zhì)量的要求日漸提高，將全面質(zhì)量管理理念引入到檔案工作中，對于提高檔案工作質(zhì)量具有重要的理論意義和實(shí)踐價(jià)值。在分析檔案工作全面質(zhì)量管理的內(nèi)涵、特點(diǎn)及影響因素的基礎(chǔ)上，構(gòu)建全面質(zhì)量管理視角下檔案工作質(zhì)量評價(jià)體系，為開展檔案工作評價(jià)提供借鑒和依據(jù)。

關(guān)鍵字：檔案工作質(zhì)量；全面質(zhì)量管理；評價(jià)體系

1 引言

檔案工作質(zhì)量是影響檔案事業(yè)發(fā)展的重要因素，新時(shí)期對檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)日趨細(xì)化，對檔案工作質(zhì)量的要求逐年提高。因此，檔案部門如何用發(fā)展的眼光正視檔案工作質(zhì)量問題，實(shí)現(xiàn)更為理想的檔案工作質(zhì)量目標(biāo)，是當(dāng)前面臨和亟待解決的重要課題。

全面質(zhì)量管理（Total Quality Management，TQM）理念的提出源于20世紀(jì)50年代，是指“組織中以產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量為中心，以各部門、全員共同參與為基礎(chǔ)，以全過程控制為方法，把專業(yè)技術(shù)、管理技術(shù)、數(shù)理統(tǒng)計(jì)技術(shù)等集成在一起，建立一套科學(xué)、縝密、高效的質(zhì)量保證體系，控制生產(chǎn)或提供服務(wù)過程中影響質(zhì)量的因素，為用戶提供滿足其需要的產(chǎn)品或服務(wù)的過程”。全面質(zhì)量管理以用戶的要求和期望為驅(qū)動，以用戶滿意為導(dǎo)向，核心是強(qiáng)調(diào)提高產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量，目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)組織的持續(xù)改進(jìn)和長期成功。

在檔案工作中導(dǎo)入全面質(zhì)量管理的理念，就是要把檔案工作視為一個(gè)多要素、多層次、多功能的系統(tǒng)工程，分析影響檔案工作質(zhì)量的因素并進(jìn)行系統(tǒng)控制，對檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)行全員、全過程和全方位管理，最終通過全面提升檔案工作質(zhì)量，為用戶提供滿意的服務(wù)。

2 檔案工作全面質(zhì)量管理的內(nèi)涵

檔案工作涵蓋環(huán)節(jié)多、歷時(shí)周期長、涉及范圍廣，近年來，檔案工作的用戶即檔案利用者對檔案工作的需求越來越呈現(xiàn)出多元化、多層次化、高效化的趨勢。傳統(tǒng)的檔案工作模式在管理理念、管理方法、管理文化等各方面都不同程度地制約著檔案工作質(zhì)量的提高。

全面質(zhì)量管理視角下的檔案工作，其內(nèi)涵就是以提高檔案工作質(zhì)量為中心，動員各有關(guān)部門和全體有關(guān)人員參與，綜合運(yùn)用組織管理、檔案技術(shù)、管理技術(shù)、統(tǒng)計(jì)技術(shù)、信息技術(shù)等，建立一套貫穿于檔案的鑒定、收集、整理、保管、檢索、利用、編研等全過程的質(zhì)量保證體系，為檔案工作的用戶提供高效、滿意的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)和不斷提高檔案工作質(zhì)量的最終目標(biāo)。

3 檔案工作全面質(zhì)量管理的特點(diǎn)

檔案工作全面質(zhì)量管理具有對象全面性、過程全面性、方法全面性、全員參與性、導(dǎo)向和目標(biāo)的明確性等特點(diǎn)。

3.1 對象全面性

檔案工作全面質(zhì)量管理面向的對象不僅僅是提供利用服務(wù)的質(zhì)量，而是服務(wù)賴以形成的檔案工作質(zhì)量。

3.2 過程全面性

檔案工作涉及若干環(huán)節(jié)，上一環(huán)節(jié)能否為下一環(huán)節(jié)提供高質(zhì)量的半成品，是提高檔案工作質(zhì)量的關(guān)鍵。全面質(zhì)量管理理念需要對檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化管理，落實(shí)預(yù)防為主的方針，實(shí)現(xiàn)檔案工作由被動向全過程主動控制的轉(zhuǎn)變，從本質(zhì)上轉(zhuǎn)變重結(jié)果輕過程的被動式的傳統(tǒng)管理模式。

3.3 方法全面性

以基礎(chǔ)數(shù)據(jù)為依據(jù)，綜合運(yùn)用管理學(xué)、檔案學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)等方法，解決檔案工作中的質(zhì)量問題。

3.4 全員參與性

檔案工作全面質(zhì)量管理需要與檔案工作有關(guān)的全體人員加強(qiáng)協(xié)作配合，從組織高層到普通檔案工作者，從檔案形成部門到檔案管理部門，調(diào)動全員在檔案工作中的參與度及質(zhì)量意識，共同高質(zhì)量完成檔案工作。

3.5 導(dǎo)向和目標(biāo)的明確性

檔案工作全面質(zhì)量管理以用戶滿意作為工作導(dǎo)向，在充分了解用戶需求的基礎(chǔ)上，為用戶提供滿足甚至超越其期望的服務(wù)，最終實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)和長期成功的永恒目標(biāo)。

4 全面質(zhì)量管理視角下影響檔案工作質(zhì)量的因素

4.1 組織結(jié)構(gòu)設(shè)置

設(shè)立負(fù)責(zé)檔案工作質(zhì)量的專門管理機(jī)構(gòu)，明確機(jī)構(gòu)職責(zé)、分管領(lǐng)導(dǎo)、目標(biāo)任務(wù)等，實(shí)時(shí)監(jiān)測質(zhì)量控制關(guān)鍵點(diǎn)，指導(dǎo)和監(jiān)督全面質(zhì)量管理理念在檔案工作中的有序推進(jìn)。

4.2 檔案工作制度體系

建立并維護(hù)檔案工作制度體系，通過在體系中明確檔案各環(huán)節(jié)工作的責(zé)任主體、工作內(nèi)容、工作流程、工作要求等，使檔案各環(huán)節(jié)工作有據(jù)可依、有章可循。

4.3 檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化

檔案工作全面質(zhì)量管理要求在提供服務(wù)的過程中，一切按標(biāo)準(zhǔn)辦事、用數(shù)據(jù)說話。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，是提高檔案工作質(zhì)量、實(shí)現(xiàn)檔案工作科學(xué)化的重要手段。

4.4 檔案相關(guān)人員綜合素質(zhì)

檔案工作全面質(zhì)量管理的全員參與性，要求檔案工作中應(yīng)關(guān)注檔案有關(guān)人員的綜合素質(zhì)，這對于提高檔案工作質(zhì)量起著決定性作用。

4.5 為用戶提供服務(wù)情況

全面質(zhì)量管理理念強(qiáng)調(diào)一切為用戶著想，體現(xiàn)在檔案工作中的落腳點(diǎn)就是為用戶提供滿意的檔案利用服務(wù)，全面體現(xiàn)檔案價(jià)值，充分發(fā)揮檔案效用。

4.6 應(yīng)用科學(xué)手段情況

檔案工作實(shí)行全面質(zhì)量管理，要求能夠有效應(yīng)用檔案學(xué)、現(xiàn)代管理學(xué)、數(shù)理統(tǒng)計(jì)學(xué)等知識和方法技能，依托科學(xué)手段來解決檔案工作中存在的問題，持續(xù)提高檔案工作質(zhì)量。

4.7 檔案工作重要性的宣傳

采取多種渠道宣傳檔案工作質(zhì)量的重要性，提高檔案工作部門的影響力，拓展更好地開展檔案工作的空間和途徑，切實(shí)提高全員檔案工作質(zhì)量意識。

5 全面質(zhì)量管理視角下檔案工作質(zhì)量評價(jià)體系構(gòu)建

依據(jù)影響檔案工作質(zhì)量的因素及系統(tǒng)性、科學(xué)性、可比性、可操作性、穩(wěn)定性等原則，以持續(xù)提升檔案工作質(zhì)量為目標(biāo)，構(gòu)建了如下基于全面質(zhì)量管理理念的檔案工作質(zhì)量評價(jià)體系。

6 結(jié)語

全面質(zhì)量管理理念是一種全面、綜合的質(zhì)量管理理念和方式，可為組織帶來可持續(xù)的競爭優(yōu)勢。將全面質(zhì)量管理理念應(yīng)用到檔案工作中，可實(shí)現(xiàn)檔案工作質(zhì)量的持續(xù)、穩(wěn)步提高。文章通過分析影響全面質(zhì)量管理理念下檔案工作質(zhì)量的因素，構(gòu)建了檔案工作質(zhì)量評價(jià)體系。在此基礎(chǔ)上，組織可使用定性或定量評價(jià)方法對該體系進(jìn)行評價(jià)，及時(shí)掌握組織中影響檔案工作質(zhì)量的隱患并積極采取有針對性的措施，從而全面提升組織的檔案工作質(zhì)量。

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作者簡介

王軼（1980-），漢族，天津人，本科，助理經(jīng)濟(jì)師。