事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)探討

摘 要：社會的發(fā)展、經(jīng)濟(jì)體系的不斷變革在面臨愈加繁瑣的檔案管理作業(yè)時(shí)，事業(yè)單位開始實(shí)施信息化建設(shè)，融入信息化技術(shù)，進(jìn)一步提升工作效率。本文先簡單介紹事業(yè)單位實(shí)施信息化管理的優(yōu)點(diǎn)，接著分析信息化建設(shè)的必要性及檔案管理過程中存在的一系列問題，并有針對性地提出有效的建設(shè)方案。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；效率

隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展，事業(yè)單位在檔案管理作業(yè)時(shí)從傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒Ｊ剑M可能地使檔案管理工作變得更為便捷、高效。同時(shí)檔案管理在信息化建設(shè)過程中面臨更大的工作挑戰(zhàn)，因此，必須要確保事業(yè)單位檔案管理的完整性、安全性。直至目前，強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理整體的建設(shè)力度，提高信息化質(zhì)量都是需要做好長期抗戰(zhàn)準(zhǔn)備的一項(xiàng)工作。

1 事業(yè)單位運(yùn)用檔案管理信息化模式的優(yōu)點(diǎn)

事業(yè)單位若想要更好、更高層次的進(jìn)行檔案管理工作，則需要與時(shí)俱進(jìn)，打破傳統(tǒng)局限，利用信息化技術(shù)在原有的基礎(chǔ)上創(chuàng)新。而信息化檔案管理模式就是把大量無限的信息存放在便捷、濃縮的空間容量內(nèi)。作為事業(yè)單位，本身規(guī)章制度就較多，所產(chǎn)生的檔案管理信息就更加繁瑣。因此只有加強(qiáng)檔案信息化管理的力度，才能進(jìn)一步使檔案信息化，便捷事業(yè)單位檔案管理?，F(xiàn)代化信息時(shí)代，事業(yè)單位檔案管理更多地趨向信息化模式應(yīng)用，提高企業(yè)工作效率，推動經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，確保檔案管理的安全性能。

2 事業(yè)單位實(shí)施信息化檔案管理的必要性及存在的一系列問題

2.1 傳統(tǒng)檔案管理易損壞、缺失

現(xiàn)如今是互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代，千家萬戶都離不開網(wǎng)絡(luò)，但有些事業(yè)單位在檔案管理這塊仍然應(yīng)用傳統(tǒng)手工作業(yè)模式，在一定程度上不僅加大工作量，還不能保障安全性，使檔案管理工作變得極其混亂，易出錯(cuò)。再加上傳統(tǒng)紙質(zhì)文件保存年限有限，容易受潮變色、發(fā)霉損壞，并且一旦損壞缺失將很難復(fù)原、彌補(bǔ)。從另一角度來看，電子信息化是事業(yè)單位檔案管理未來發(fā)展的方向，將紙質(zhì)文件信息電腦儲存，不易發(fā)生損壞，進(jìn)一步確保檔案的安全性、完整性。

2.2 信息化檔案管理不夠安全

事業(yè)單位檔案涉及面廣、品種類目眾多，還包括一些不能公開的機(jī)密文件內(nèi)容?？墒聵I(yè)單位在剛開始建設(shè)信息化檔案管理時(shí)期，未及時(shí)安裝防火墻系統(tǒng)，也沒有配置相應(yīng)的安全保護(hù)軟件，使得檔案管理信息庫被非法入侵，竊取事業(yè)單位重要文件，造成國家、地方不可估量的損失。因此，信息化檔案管理的安全問題影響重大。

2.3 檔案應(yīng)用搜索不夠便捷、快速

傳統(tǒng)手工檢索需要眾多事業(yè)單位檔案管理員工去翻閱無止境的檔案資料，工作量大、耗時(shí)長、效率低。應(yīng)用信息化檔案管理后，雖然網(wǎng)絡(luò)檢索技術(shù)的應(yīng)用加快了檔案資料的搜索速度，但部分事業(yè)單位在錄入檔案時(shí)所設(shè)置的搜索詞不合理，譬如同一個(gè)詞搜索出無數(shù)的檔案文件，在眾多檔案中，使用者仍需逐個(gè)排除查詢，在一定程度上就加大了檢索檔案的工作量。因此，在設(shè)置搜索關(guān)鍵詞時(shí)，必須要具有針對性，確保不可重復(fù)，切勿過于繁瑣。這樣的話，才能提升檔案管理工作效率，使事業(yè)單位檔案管理變得更為便捷、簡單。

3 針對上述問題，提出有效的建設(shè)方案

3.1 不斷強(qiáng)化信息化檔案管理運(yùn)作

對于事業(yè)單位來說，想要檔案信息化管理和諧發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)前提就是不斷強(qiáng)化信息化檔案管理運(yùn)作。首先需要不斷提升檔案管理部門員工的素質(zhì)和專業(yè)水平，管理者要加強(qiáng)工作責(zé)任感，提高職業(yè)道德，積極向上地對待檔案管理這份工作。在管理檔案的過程中，不斷充實(shí)管理檔案相關(guān)知識，熟練操作信息化檔案管理技術(shù)。作為事業(yè)單位的員工，本身就要積極參加事業(yè)單位所舉行的培訓(xùn)活動，加強(qiáng)自身專業(yè)素養(yǎng)。除此之外，要建設(shè)完善的評估機(jī)制，實(shí)時(shí)監(jiān)管檔案管理工作，確保工作質(zhì)量。再加上嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲制度，提升事業(yè)單位員工的積極性，強(qiáng)化員工的責(zé)任意識。這樣的話，不僅可以提高檔案管理員工的綜合素養(yǎng)、職業(yè)水平，還能提高其工作效率，嚴(yán)格落實(shí)信息化檔案管理工作，確保事業(yè)單位檔案管理工作的有序運(yùn)作、高效進(jìn)程。

3.2 不斷強(qiáng)化信息化硬件設(shè)備基礎(chǔ)

“工欲善其事必先利其器”，信息化檔案管理硬件設(shè)備建設(shè)必不可少，面對大數(shù)據(jù)信息時(shí)代，足夠高科技、高水平的硬件設(shè)備才能擔(dān)當(dāng)重任，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位信息化管理檔案的目的。第一，事業(yè)單位因其特殊的企業(yè)性質(zhì)，需要配置性能良好的計(jì)算機(jī)服務(wù)器系統(tǒng)，確保中央與下面各終端的無縫對接與控制。第二，事業(yè)單位檔案管理工作需要投入大量的人力、物力、財(cái)力，因此按照事業(yè)單位未來的發(fā)展宏圖，確保資金投入到位，盡可能加快信息化檔案管理的速度，積極推進(jìn)信息化建設(shè)發(fā)展步伐。第三，與時(shí)俱進(jìn)，社會在發(fā)展，信息化電子技術(shù)在進(jìn)步，事業(yè)單位在檔案管理工作中，要及時(shí)更新信息化技術(shù)，掌握信息化操作技巧，確保檔案管理信息化永不落后、淘汰。第四，在當(dāng)前移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展基礎(chǔ)下，不光要積極開發(fā)事業(yè)單位檔案管理相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，還要努力實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享、傳遞，配置小型移動客戶端，盡可能豐富信息傳遞的媒介、渠道。

4 結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理實(shí)施信息化建設(shè)完全是順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流，大勢所趨，是提高檔案管理工作質(zhì)量效率的一大保障。換句話說，為了提高檔案管理水平，必須要積極創(chuàng)新、改革信息化建設(shè)策略，加強(qiáng)投入管理力度，充分利用現(xiàn)代化的信息設(shè)備、技術(shù)，提升事業(yè)單位檔案管理的等級水平，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]苑靜.淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)[J].科研，2014（08）

[2]蘇紅.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].理論觀察，2014（05）

作者簡介

陳軍（1977-），男，土家族，重慶市酉陽縣人，大學(xué)本科（漢語言文學(xué)）專技八級，研究方向：檔案管理。