試論期刊檔案管理在企業(yè)文化中的價(jià)值與管理對(duì)策

王夏瑜

摘 要：期刊是雜志社企業(yè)文化價(jià)值的體現(xiàn)，本文簡(jiǎn)述建設(shè)有企業(yè)特色期刊檔案文化的重要，提出期刊檔案管理存在的問題，根據(jù)實(shí)踐中的經(jīng)驗(yàn)提出管理對(duì)策，以此提供建設(shè)期刊檔案文化建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)。

關(guān)鍵詞：期刊；檔案管理；對(duì)策

1 建立期刊檔案的價(jià)值

期刊最早稱之為雜志，最早詞源來源于法文。期刊根據(jù)市場(chǎng)調(diào)查情況決定目標(biāo)讀者對(duì)象、主要內(nèi)容、發(fā)行方式等多方面因素而出版的讀物，是體現(xiàn)雜志社文化的重要文件記錄?！捌髽I(yè)文化是企業(yè)全體成員共同認(rèn)可和接受的、可以傳承的價(jià)值觀、道德規(guī)范、行為規(guī)范和企業(yè)形象標(biāo)準(zhǔn)的總稱，是物質(zhì)文化和精神文化的總和?！盵1]期刊是雜志社對(duì)外溝通的窗口，隨著雜志社的發(fā)展和定位，各個(gè)時(shí)期的期刊風(fēng)格和內(nèi)容也具有當(dāng)時(shí)時(shí)代的特色以及企業(yè)的特征?！捌髽I(yè)文化具有鮮明的企業(yè)特征，企業(yè)文化力也相應(yīng)具有鮮明的企業(yè)特征。企業(yè)文化是企業(yè)的基礎(chǔ)和靈魂，也是企業(yè)“軟實(shí)力”的核心內(nèi)容，是企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的精神動(dòng)力。”[2] 期刊是企業(yè)發(fā)展歷史最原始的記錄，具有企業(yè)文化存儲(chǔ)載體的功能，也具有企業(yè)文化傳播的作用。建設(shè)具有深厚企業(yè)文化特色的期刊檔案，是雜志社企業(yè)文化建設(shè)的基石，也為雜志社發(fā)展提供有力的保障。

2 期刊檔案管理存在的問題

2.1 書稿檔案的不完整不能體現(xiàn)雜志社的核心工作內(nèi)容

目前，由于工作過程電子化程度高了，一般印前部門只存儲(chǔ)了書稿一版一次的最后可以提交印刷的電子文件，不僅沒有保存作者提交的原稿、各校次的文檔，甚至重印中的各補(bǔ)丁版本也沒有完整地保留，即這種工作模式?jīng)]有完整地保留編輯、校對(duì)和美術(shù)設(shè)計(jì)人員再創(chuàng)造的印記。而這些印記是雜志活動(dòng)的最重要的核心成果，僅僅憑借現(xiàn)在簡(jiǎn)單的審稿記錄檔案并不能充分體現(xiàn)編輯的創(chuàng)造力。如果作者或讀者發(fā)現(xiàn)雜志社的工作硬傷，雜志社作為責(zé)任主體是沒有辦法精準(zhǔn)追責(zé)的，很多時(shí)候責(zé)任追不到排印部門。排印部門、校對(duì)部門造成的差錯(cuò)很難認(rèn)定，有可能會(huì)誤傷責(zé)任編輯。

2.2 印刷檔案的多個(gè)版本造成圖書重印時(shí)版本差錯(cuò)

圖書重印修改的補(bǔ)丁一般由于數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)不到印前檔案部門而造成原稿存檔和印刷廠的最后版本略有不同。而同一個(gè)印刷廠家則會(huì)同時(shí)持有打過和沒打過補(bǔ)丁的兩種以上印刷版本。雜志社如何流轉(zhuǎn)印刷文檔同時(shí)有效監(jiān)管印刷廠所用印刷版本，是杜絕出版事故的根本。此后，出版部門為了保證永遠(yuǎn)使用最新的印刷檔案，徹底廢除了一切圖書的舊版本印刷檔案，即只保留最后一次印刷的文件。

再次，圖書修訂過程反復(fù)出現(xiàn)錯(cuò)誤。曾經(jīng)有一本教材，參考文獻(xiàn)中誤將一位作者的名字寫成 “劉艷妮”，在重印時(shí)給予了糾正，修改成了正確的“劉燕妮”。過后，本書修訂，為了節(jié)省作者的時(shí)間，同時(shí)也為了提高審稿的效率，降低原稿差錯(cuò)率，按照慣例向印前部門申請(qǐng)了原書的書稿檔案作為修訂源文件，而這個(gè)源文件中并沒有把“劉燕妮”這個(gè)“補(bǔ)丁”修訂存檔，依然保存的是一版一次當(dāng)中的“劉艷妮”，而圖書作者、責(zé)編、校對(duì)都忽略了參考文獻(xiàn)的再次認(rèn)定，造成之前錯(cuò)誤的反復(fù)出現(xiàn)。

3 期刊檔案管理的對(duì)策

3.1 檔案數(shù)據(jù)收集、修改的同步

雜志社的各個(gè)部門之間都有使用圖書檔案數(shù)據(jù)的需求，如果對(duì)同一本圖書的檔案采集的數(shù)據(jù)不能統(tǒng)一的話，勢(shì)必造成混亂。尤其是圖書出版以后，如果對(duì)一些檔案信息如定價(jià)、合作條件進(jìn)行變更的話，相關(guān)數(shù)據(jù)使用部門都必須同步得到變更才能保證不發(fā)生混亂。一方面它取決于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)同步程度，另一方面它也取決于工作流程的設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)的周到與及時(shí)度。如果數(shù)據(jù)不及時(shí)同步更新的話，門戶上信息出錯(cuò)的可能性是最大的，而門戶網(wǎng)站的管理和維護(hù)人員常常是最后一個(gè)得到數(shù)據(jù)。為解決同步問題，需要雜志社有專門的機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理所有的檔案信息。

3.2 圖片檔案檢索

每本圖書都需要封面設(shè)計(jì)，每個(gè)封面都涉及圖片檔案。由于雜志社每年的出書量不斷增加，美術(shù)人員的工作量也日益增多。雜志社會(huì)購買美術(shù)圖庫以供封面設(shè)計(jì)，圖庫中的圖片理論上是雜志社每本圖書可以共享的，因此，有可能會(huì)出現(xiàn)不同的封面在設(shè)計(jì)時(shí)選擇相同圖庫中圖片的情況。如果正好是不同的美術(shù)編輯，簽審的領(lǐng)導(dǎo)又不是同一個(gè)人，封面設(shè)計(jì)出現(xiàn)重復(fù)的現(xiàn)象就會(huì)發(fā)生。為此，建議利用圖片檢索技術(shù)對(duì)此種圖片雷同現(xiàn)象進(jìn)行防范。

3.3 版權(quán)保護(hù)

隨著印刷技術(shù)的進(jìn)步，絕大多數(shù)的圖書印刷已經(jīng)開始使用無菲林技術(shù)。這在降低成本、提高效率的同時(shí)，也給版權(quán)保護(hù)帶來新的課題。軟件的拷貝自然比菲林要容易得多，且無成本。雜志社對(duì)印刷廠的版權(quán)監(jiān)控其實(shí)已經(jīng)不存在。不僅如此，由于PDF文件的便捷和普遍，如果為了滿足圖書用戶的一些需求，隨意復(fù)制出版社書稿檔案的話，勢(shì)必造成版權(quán)的流失，甚至有惡意抄襲的情況發(fā)生。因此，檔案的電子化固然優(yōu)勢(shì)很多，缺點(diǎn)也是明顯的。新的版權(quán)保護(hù)技術(shù)手段既是檔案管理升級(jí)的需求，也是業(yè)內(nèi)的重要職責(zé)。

3.4 提升企業(yè)文化

檔案管理的水準(zhǔn)高低也是企業(yè)文化的重要內(nèi)容之一。一個(gè)擅長(zhǎng)打理、珍惜“羽毛”的企業(yè)，會(huì)把雜志社的一切榮譽(yù)、經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)、活動(dòng)都珍藏在案，如數(shù)家珍。愛社如愛家，雜志社的歷史文化、傳承、業(yè)績(jī)等，都可以通過企業(yè)的檔案來完整體現(xiàn)。雜志社作為一個(gè)傳承文化的使者，顯然，自身的文化傳承也十分必要。目前，雜志社這方面的積累還十分粗淺甚至無序，亟待專人專責(zé)整理、歸檔、定期整理。

3.5 檔案管里制度的重建

基于電子檔案管理固有的規(guī)律和特點(diǎn)，相應(yīng)的檔案管理制度，只有與之相適應(yīng)，才能使檔案管里人員有法可依、有章可循，杜絕泄密的發(fā)生。應(yīng)建立和升級(jí)配套的專人專管制度，明確管理人員的崗位職責(zé)，建立各類電子文件歸檔制度、存儲(chǔ)備份制度、利用制度、保密制度、責(zé)任追究制度、應(yīng)急預(yù)案等。

3.6 提升檔案管理人員素養(yǎng)

檔案管理的數(shù)字化、信息化，圖書檔案結(jié)構(gòu)的復(fù)雜化，既要求優(yōu)化管理人員結(jié)構(gòu)，又要求檔案管理人員除了具有必要的政治和業(yè)務(wù)素養(yǎng)外，還必須根據(jù)圖書出版的流程，掌握必要的多媒體信息處理能力、數(shù)據(jù)庫處理能力以及新媒體使用能力；隨著出版數(shù)據(jù)庫的規(guī)模化、多媒體化，管理人員必須不斷完善知識(shí)結(jié)構(gòu)，掌握數(shù)字化檔案管理的新技術(shù)，全面把握書籍出版的工作過程，實(shí)時(shí)溝通編務(wù)、財(cái)務(wù)、經(jīng)營等各部門信息，保證檔案數(shù)據(jù)的完整性，實(shí)現(xiàn)出版內(nèi)部各個(gè)子系統(tǒng)的統(tǒng)一。

4 結(jié)束語

在21世紀(jì)經(jīng)濟(jì)全球化的環(huán)境下，雜志社通過建設(shè)凸顯企業(yè)個(gè)性的期刊檔案文化來展現(xiàn)企業(yè)鮮明個(gè)性的企業(yè)特征，這樣有利于員工潛移默化、自覺地接受企業(yè)文化，不斷增強(qiáng)企業(yè)使命感，從而使得企業(yè)文化不斷傳承和可持續(xù)的發(fā)展下去。同時(shí)，在當(dāng)今多樣性和特色化的消費(fèi)市場(chǎng)，期刊檔案文化建設(shè)可以在滿足讀者精神價(jià)值需求的基礎(chǔ)上，打造具有企業(yè)特色的期刊風(fēng)格和期刊文化品牌，才能使雜志社發(fā)展的更好。

參考文獻(xiàn)

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