創(chuàng)新檔案管理提高檔案利用率

魏秀玲

摘 要：隨著中國(guó)經(jīng)濟(jì)的的發(fā)展，科技的不斷創(chuàng)新，檔案事業(yè)也有了很大的進(jìn)步和發(fā)展。在這個(gè)發(fā)展進(jìn)步的時(shí)代，因?yàn)殡[藏著豐富的信息資源而發(fā)揮極大的作用的檔案管理在近幾年來的街道辦事處中也發(fā)揮著不可或缺的作用，也是知識(shí)積累的一個(gè)重要途徑?？萍及l(fā)展壯大使得檔案管理面臨著很大的挑戰(zhàn)和重要的機(jī)遇。所以，我們要好好的利用檔案，利用檔案提高人們的的管理能力，激發(fā)人們的工作潛能，因此，本文就創(chuàng)新檔案管理，提高檔案利用率來闡述影響檔案效率的幾個(gè)方面、如何解決在創(chuàng)新檔案管理中存在的問題以及提高檔案利用率的途徑。

關(guān)鍵詞：檔案管理；方面；問題；途徑

檔案是對(duì)知識(shí)積累的負(fù)責(zé)，在街道辦事處中占據(jù)著非常重要的地位，隨著檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)，借助新的技術(shù)設(shè)備，檔案有了更快捷的利用途徑和更加廣闊的利用空間，我們可以更好的利用檔案去學(xué)習(xí)進(jìn)步，去管理人群，讓他們對(duì)自己的生活產(chǎn)生積極性作用，所以如何正確的利用檔案，提高檔案的利用效率是一個(gè)重要問題。

1 影響檔案效率的幾個(gè)方面

檔案管理的創(chuàng)新需要我們共同的努力，去發(fā)揮自己最大的能力，激發(fā)自己的潛能，但是我們要注意的是，影響檔案效率會(huì)有很多的方面，每個(gè)方面都有它的意義與作用，我們要充分的了解這幾個(gè)方面，才會(huì)發(fā)揮檔案的最大效率。

（一）檔案利用注重?cái)?shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，輕視實(shí)際效益

如今對(duì)于檔案管理來說，僅僅是把有用的檔案保存下來，把卷宗和人次記錄下來，沒有對(duì)檔案進(jìn)行充分的利用，對(duì)檔案知識(shí)注重?cái)?shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，沒有把實(shí)際效益運(yùn)用出來，就會(huì)讓工作人員感到對(duì)檔案的不重視，從而對(duì)檔案工作管理松懈。

對(duì)于這種輕視實(shí)際效益的現(xiàn)象，是檔案管理工作方面的誤區(qū)，檔案管理工作并不能創(chuàng)造直接的實(shí)際經(jīng)濟(jì)效益，它所帶來的是一種間接的經(jīng)濟(jì)效益，如果一味只重視管理保存，而忽視了運(yùn)用，不能認(rèn)識(shí)到這種間接效益，導(dǎo)致街道檔案的利用率偏低。

（二）庫藏單一，多元化利用難實(shí)現(xiàn)

檔案收集不齊全、不詳細(xì)、不準(zhǔn)確，檔案資源不充足，載體形式單一。如今，不再是落后的社會(huì)，不再是靠信件來聯(lián)絡(luò)的時(shí)代，信息多元化的時(shí)代讓檔案發(fā)揮著更加重要的作用，需要管理人員更加精密的管理。

檔案一般都是比較單一的，針對(duì)這個(gè)時(shí)代的多元化利用很難實(shí)現(xiàn)，管理人員的不重視，讓檔案的利用率更低，讓檔案無法發(fā)揮它原本的作用。

（三）檔案信息編研工作薄弱，影響了檔案利用效果

檔案，對(duì)于我們來說，沒有很多的概念，也沒有很透徹的理解，認(rèn)為檔案對(duì)于我們國(guó)家的發(fā)展，對(duì)于我們社會(huì)的進(jìn)步?jīng)]有什么作用，也沒有什么意義，所以，他們不會(huì)特別的關(guān)注檔案信息，對(duì)于檔案信息編研工作不重視，就影響了檔案利用效果，檔案就不能發(fā)揮更高層次的階段。

（四）檔案管理太死板，檔案管理沒有創(chuàng)新精神

對(duì)于檔案管理人員來說，沒有對(duì)創(chuàng)新能力的培養(yǎng)，也沒有對(duì)于檔案管理效率的認(rèn)識(shí)。對(duì)于檔案來說，做好分內(nèi)的事情是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，檔案管理的死板性，讓檔案管理失去了創(chuàng)新能力，也阻礙了檔案管理人員的創(chuàng)新潛能，讓檔案不能發(fā)揮作用。

當(dāng)然，檔案管理不僅要有創(chuàng)新精神，也要保證基本的利用，不要失去了原本的意義，那么即使創(chuàng)新了，也不會(huì)發(fā)揮作用，也不會(huì)起到社會(huì)發(fā)展的作用。

2 創(chuàng)新檔案管理，提高檔案利用率的途徑和方法

對(duì)于檔案管理薄弱，檔案管理不健全的問題，我們要做出自己的努力，去創(chuàng)新檔案管理，去提高檔案利用效率，是非常的重要的。

社會(huì)在發(fā)展，檔案的利用率必須要提高，因?yàn)橹挥羞@樣，才會(huì)讓每個(gè)人發(fā)揮自己的作用，讓具有創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)能力的人材可以最大程度的表現(xiàn)自己。

（一）豐富館藏，了解檔案保存價(jià)值，充分發(fā)揮利用價(jià)值

檔案館非常的重要，它不僅可以保存很多的檔案，對(duì)檔案進(jìn)行合理的分類及管理，使其發(fā)揮作用，而且讓檔案可以更好的保存下來，不在歷史中被破壞，被遺失掉。了解檔案保存的價(jià)值，更要最大程度的把檔案的作用發(fā)揮到最大，讓檔案管理人員可以在自己的范圍之內(nèi)，讓檔案效率提高到最大。

值得關(guān)注的是，充分發(fā)揮利用價(jià)值最重要，因?yàn)槲覀兞私鈾n案，就是為了要最大程度的利用它為我們的工作提供便利，因此，檔案管理員的作用至關(guān)重要，在檔案工作管理中，詳細(xì)了解所有檔案的類型，分門別類，檔案效率才會(huì)發(fā)揮作用。

（二）減少檔案利用限制，安全、廣泛地利用檔案資源

檔案利用一般都有一定的限制，大多數(shù)普通人都不可以接觸并且利用檔案。檔案管理的嚴(yán)格讓人們對(duì)檔案的利用望而卻步，管理工作人員大多也不會(huì)把工作檔案泄露給別人，不能讓檔案被大多數(shù)利用。

因?yàn)闄n案關(guān)系到的是個(gè)人比較私密的東西，國(guó)家不可能讓每個(gè)人都可以利用檔案，國(guó)家和社會(huì)的保密工作做的非常好，但是如今這個(gè)時(shí)代，“重藏輕用”已經(jīng)不再重要了，把檔案藏起來，也沒有作用，一定要重用，而不是輕用。

當(dāng)然，檔案的東西比較的私密，一定要在國(guó)家的保護(hù)之下進(jìn)行管理和利用，要安全的，廣泛的利用檔案資源，可以在國(guó)家的允許范圍之內(nèi)，靈活利用自己的工作檔案。當(dāng)然，也可以根據(jù)并通過別人的檔案資料，去完善自己的工作，把街道辦事處檔案管理的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)能力發(fā)揮到最大

（三）收集、分析反饋信息，加強(qiáng)利用效益編研工作

對(duì)于檔案管理來說，想要利用檔案，首先就是要收集檔案，并且分析檔案里邊的信息，把檔案里邊反饋的信息進(jìn)行分類管理，檔案信息非常的多，并且非常的雜亂無章，因此，一定要把握好檔案，把握好檔案里邊的信息。很多街道工作人員對(duì)于檔案效益的提升非常的苦惱，原因在于檔案管理者難以編研，編研工作是對(duì)檔案管理者最大的挑戰(zhàn)。要讓公眾了解自己真實(shí)的檔案，用真實(shí)的生活和工作去編研，不要弄虛作假，提高檔案利用率，對(duì)公眾一定要誠(chéng)實(shí)守信。

（四）加大宣傳力度

對(duì)于檔案管理來說，知道的人非常的少，人們對(duì)于自己的檔案沒有很多的了解，對(duì)于自己的檔案利用率是非常的低，而且，人們總是誤解檔案的作用和意義。因此，對(duì)于這種情況來說，一定要加大宣傳力度，讓管理者對(duì)群眾進(jìn)行一定的教育教學(xué)，對(duì)檔案進(jìn)行充分的宣傳，這是一個(gè)非常好的建議，因?yàn)樽屓藗兲岣咦约旱臋n案效率，就要增加人們對(duì)檔案的了解。

當(dāng)然，也要進(jìn)行針對(duì)性的宣傳，不要盲目的面對(duì)所有人群，因?yàn)楸热缋先撕托『?，他們本來?duì)自己的檔案沒有很多的了解，對(duì)于學(xué)習(xí)也沒有興趣，就需要對(duì)他們進(jìn)行特殊的教育。

（五）創(chuàng)新意識(shí)的培養(yǎng)

對(duì)于檔案管理來說，效益的提高同樣要培養(yǎng)檔案管理人員的工作創(chuàng)新能力，激發(fā)他們的創(chuàng)新潛能，觀念創(chuàng)新是管理創(chuàng)新的前提。管理創(chuàng)新的過程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想，必須確立現(xiàn)代化管理意識(shí)，特別是檔案管理知識(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化，把知識(shí)和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標(biāo)，逐步改變以往“重藏輕用”的落后觀念。

隨著現(xiàn)代化設(shè)備、技術(shù)的廣泛應(yīng)用，街道檔案管理的方式也必須與時(shí)俱進(jìn)地創(chuàng)新， 了解自己的工作檔案，讓自己在工作中發(fā)揮到最大的潛能，更好的做好街道工作，為廣大人群，為社會(huì)做貢獻(xiàn)。更好的完善檔案工作，促進(jìn)街道管理工作的良好發(fā)展。

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