淺談如何提高建筑施工企業(yè)公文執(zhí)行力

孫文超

摘 要：建筑施工企業(yè)人員流動性大，施工項目點多面廣，施工任務繁重，留給處理公文的時間和精力極少，致使文件流轉不暢，滯留時間較長，執(zhí)行力不高，一直困擾企業(yè)日常管理。本文以中煤第七十二工程有限公司為例，從文件收發(fā)人、網絡辦公平臺、文件內容起草、文件指導督辦四個方面淺談如何提高公文執(zhí)行力。

關鍵詞：建筑施工；公文執(zhí)行力；網絡辦公；文件管理

中煤第七十二工程有限公司成立于1957年，是具有房屋建筑工程施工總承包一級、礦山工程施工總承包一級、機電設備安裝工程專業(yè)承包一級等七項資質的國有建筑施工企業(yè)?，F有在冊職工900多人，其中機關總部100人左右，其他人員都分布在輔助隊廠和施工項目部。目前，公司施工項目主要分布在內蒙、陜西、山西、河南、安徽等地，施工項目點多面廣，人員流動性大，同時又因為建筑施工任務繁重，留給基層人員處理公文的時間和精力極少，致使文件流轉不暢，滯留時間較長，執(zhí)行力不高，一直困擾企業(yè)日常管理。本文以中煤七十二公司公文辦理為例從四個方面探討如何提高建筑施工企業(yè)公文執(zhí)行力。

1 抓住兩個關鍵崗位，確保文件收發(fā)暢通

抓住文書崗位。中煤七十二公司機關由十二個職能部室組成，下設四家輔助隊廠及若干施工項目部，文件傳閱流轉面廣、線長，任務繁重，且確保文件內容真實、有效、及時傳達、落實，也要求責任人員必須細致、認真、負責。文件主管部門為辦公室，一要負責接收上級集團公司及地方政府、主管部門、行業(yè)協會等外部文件，及時將來文報送公司領導批閱，并按領導批示轉送相關部門具體承理；二要負責公司內部行政、黨委發(fā)文工作的具體辦理，對各部門起草文件進行校對、排版、編號、發(fā)布等；三要對收發(fā)文及時進行登記備案，對完成傳閱程序的外部文件及辦理完成發(fā)文程序的內部文件進行分類歸檔，并對文件執(zhí)行落實情況進行督導，及時向相關領導和部門反饋，起到橫向協調、上傳下達的作用。文書是文件辦理的具體責任人，所以選好用好辦公室文書是確保公文執(zhí)行力的第一步。

抓住資料員崗位。建筑施工企業(yè)流動性大，一是外聘勞務人員不穩(wěn)定，每天都有人員流動；二是項目施工周期短，一般一至兩年工程完工。施工項目管理崗位一般設有項目經理、支部書記、技術負責人、安監(jiān)副經理等項目班子成員，施工員、技術員、測量員、資料員等工程技術崗，財務員、預算員、勞務員、材料員等經營管理崗。管理人員由一個項目部調轉到另一個項目部，雖然有流動，但都是在公司內部流動，所以相對固定。將基層資料員設為各單位文件接收負責人，不論項目人員如何變動，只要抓住這一個關鍵崗位點，就不會致使文件無人查閱、滯留、流失等現象發(fā)生。同時，要建立文書與資料員點對點聯系，架起一座溝通橋梁，確保公司機關與各基層單位文件傳送聯系。

2 建立網絡辦公系統(tǒng)，構建文件共享平臺

該公司借助北京通達信科科技有限公司開發(fā)的“Office Anywhere 2015版鉆石平臺版”軟件（簡稱OA平臺），實現網絡辦公。OA平臺為每一名職工建立一個使用賬戶，并配備相應權限和職責，設立公告通知、電子郵件、工作流、公共文件柜等業(yè)務板塊，公告通知板塊由文書負責發(fā)布文件通知，且根據文件內容和查閱權限界定文件查閱人員范圍，有效保證文件傳遞的準確性和安全性；電子郵件板塊是公司內部人員用于工作交流進行電子郵件收發(fā)；工作流板塊中開發(fā)應用收文流程和發(fā)文流程，所有在冊職工均可設置個人電子印章簽名，所以出差也可以辦理文件收發(fā)，保證了文件傳閱的及時性和有效性；公共文件柜板塊用于存儲所有共享文件，一般對公告通知區(qū)域發(fā)布的文件一年分類存儲歸檔一次。OA辦公平臺的使用拉近了機關和基層單位的距離，不論空間距離遠近，共用一個系統(tǒng)平臺，實現文件網絡共享，增強信息溝通傳導的快捷性。

該公司還借助企業(yè)微信號，實現掌上移動辦公。企業(yè)每名員工在手機終端下載應用企業(yè)微信APP軟件，該軟件同步OA平臺信息，無論你是在哪，不需要電腦，只要有手機、有網絡，就可以輕松查閱文件，尤其是建筑施工人員，大部分時間都在施工現場，工地現場沒有電腦，企業(yè)微信號徹底解決了這一難題。企業(yè)微信號的使用使傳統(tǒng)紙質辦公、電腦辦公進一步轉變?yōu)檎粕弦苿愚k公，溝通更加便捷暢通，不受地域、時間等環(huán)境限制。

3 從文件擬稿著手，明確文件執(zhí)行要求

定責任主體、定責任人、定時間節(jié)點。各部門、各基層單位并不是完全獨立的，只是職責分工不同，所以企業(yè)下發(fā)的文件內容也不是單一由哪一個部門可以完成的，一項工作安排可能涉及很多部門，為避免推諉扯皮、踢皮球現象的發(fā)生，文件內容起草中應對工作安排進行細化責任分工，明確牽頭部門，每一項具體工作指定責任部門或責任單位，根據分工指定具體責任人，還應明確工作完成時間節(jié)點，避免無限期拖延。

提要求、明獎罰，注重對文件執(zhí)行過程和結果進行考核。在起草文件內容中應加上相關工作要求，進一步強調工作安排的重要性，同時要強調不能按期保質保量完成文件要求的應給以相應處罰，讓員工真正認識到壓力和動力，這樣文件執(zhí)行就不會打折扣。如：在安全管理方面，公司每年下發(fā)平安一季度、百日安全活動等文件中都會明確指出，施工項目若保持安全生產，不出安全事故，公司都會給予獎金獎勵；若出現安全事故，則會根據事故情節(jié)輕重，給予行政處分，并處以不同數額罰金。

4 多指導嚴督辦，確保文件執(zhí)行效果

分門別類建立業(yè)務工作群，加強對下發(fā)文件有關工作內容進行指導督辦。機關各職能部門根據各自業(yè)務分工不同，歸集業(yè)務類別，建立預結算、財務、生產技術、人力資源管理、黨建工作等QQ群或微信群，將同類業(yè)務人員都統(tǒng)一納入群中管理，文件擬稿人員在群內向各基層相關人員對文件進行解讀說明，對各單位提出疑問進行統(tǒng)一解答，文件執(zhí)行情況在群內統(tǒng)一反饋、通報，提高業(yè)務交流的針對性、便捷性。另外，企業(yè)還應出臺微信群和QQ群管理辦法，嚴禁非工作內容、不良言論、廣告等在群內散播，群主和管理員應由業(yè)務主要負責人擔任，負責日常群內維護管理。

文件管理部門應站在企業(yè)角度要求基層單位統(tǒng)一建立收文臺賬，及時接收辦理公文，留存文件批閱辦理記錄，每月對收文情況進行一次梳理總結反饋。辦公室應牽頭對各基層單位文件執(zhí)行情況進行督辦考核，要經常利用電話、QQ、微信、平臺郵件等多種方式進行督辦；考核辦法應量化設計，考核內容包含文件字體是否規(guī)范，是否查收及時，有沒有文件處理簽，是否分類建立電子文件柜，是否按規(guī)定報送相關資料，重點應放在文件執(zhí)行過程和結果上。企業(yè)要注意考核結果并加以運用，每半年對基層單位文件整體執(zhí)行落實情況進行考核通報一次，考核結果作為項目班子年終項目兌現考核依據之一。

一個企業(yè)的公文執(zhí)行力強弱，還在于企業(yè)的文化氛圍，如果企業(yè)人員素質高而又責任心強，制度健全而又紀律嚴明，那么公文執(zhí)行力也就會強，反之則弱。