事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用方法淺談

高振海

（李滄區(qū)婦幼保健計(jì)劃生育服務(wù)中心，山東 青島 266000）

摘 要：目前我國經(jīng)濟(jì)正處于高速發(fā)展的階段，信息傳播速度越來越快，我國已經(jīng)進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代。事業(yè)單位作為經(jīng)濟(jì)發(fā)展的主要支柱，國家對事業(yè)單位的管理也日趨嚴(yán)格。其中，檔案管理工作作為事業(yè)單位發(fā)展及運(yùn)行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，利用現(xiàn)代化的管理方式來提高工作效率成為了主流趨勢。本文主要針對檔案管理現(xiàn)代化應(yīng)用的重要性，并且對傳統(tǒng)檔案管理中存在的缺陷提出了相應(yīng)的建議，以及對事業(yè)單位檔案管理中的現(xiàn)代化方式的利用方法做出了初探。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)代化方式；利用方法；建議

1 事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的重要性

雖然我國信息技術(shù)正處于飛速發(fā)展的階段，但是在事業(yè)單位檔案管理方面仍然存在著一些不足之處，例如：單位檔案在不斷增多而管理軟件卻無法與時(shí)俱進(jìn)；或者缺乏技術(shù)專業(yè)的人員來妥善處理檔案。因此，事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化管理對于事業(yè)單位的發(fā)展具有重要意義，科學(xué)的運(yùn)用計(jì)算機(jī)來管理檔案，不僅能夠提高工作效率，而且工作質(zhì)量也得到提高，這種現(xiàn)代化的檔案管理方法不僅為相關(guān)部門的管理提供了便捷的渠道，也為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展提供了有力的保證。

2 事業(yè)單位檔案管理中存在的缺陷

2.1 事業(yè)單位檔案的真實(shí)性問題

現(xiàn)代社會信息的傳播速度不斷加快，信息造假也層出不窮。在現(xiàn)代社會中，人們的綜合素質(zhì)不斷提高，誠實(shí)守信已經(jīng)成為各個(gè)單位招聘人才的關(guān)鍵因素。由于人員的簡歷作為事業(yè)單位評定和考核職工的重要環(huán)節(jié)，所以加強(qiáng)對其真實(shí)性的管理成為事業(yè)單位檔案管理的主要工作。

2.2 事業(yè)單位檔案的保密性問題

傳統(tǒng)的手寫檔案比現(xiàn)代化的電子檔案更容易丟失，使許多員工的私密問題被泄露。雖然現(xiàn)代化的檔案管理比較嚴(yán)格，但是依然存在不法分子買賣檔案的問題，所以，在提高工作效率的同時(shí)，也應(yīng)該注意做好電子文件的保密工作，以確保員工的自身利益不受到侵害。

2.3 事業(yè)單位檔案的保留問題

無紙化辦公已經(jīng)成為許多事業(yè)單位的主要辦公方式，其中最主要的工具就是計(jì)算機(jī)，計(jì)算機(jī)具有容量大、運(yùn)行快的特點(diǎn)，因此，所有的數(shù)據(jù)都被特定的計(jì)算機(jī)程序進(jìn)行分類整理和加工，管理部門對檔案的尋找也越來越方便，極大的減少了傳統(tǒng)檔案管理方式耗時(shí)較長的問題。但這種檔案管理方式也存在著一些不足，當(dāng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)癱瘓時(shí)，可能會造成電子信息的丟失或者全部銷毀，甚至有人惡意攻擊網(wǎng)站系統(tǒng)，給事業(yè)單位檔案管理造成難以估計(jì)的損失。

3 現(xiàn)代化方式在事業(yè)單位檔案管理的利用

3.1 在檔案檢索和目錄的管理

我們在事業(yè)單位檔案管理過程中首先映人眼簾的是目錄，目錄作為檔案內(nèi)容的重要組成部分，不同的檔案都有各自的目錄，檔案目錄的建立是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，直接聯(lián)系到檔案管理能否順利進(jìn)行。隨著我國信息化的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)在一步步的更新與進(jìn)步，檔案管理工作的方式由人工手寫轉(zhuǎn)變成計(jì)算機(jī)打印。從繁瑣的工作簡化成輕松便捷的工作。關(guān)于檔案管理已經(jīng)形成了專業(yè)的工作軟件，使用該軟件可以將檔案目錄與檔案資料有條理得進(jìn)行專業(yè)化分類，并根據(jù)特定的分類標(biāo)準(zhǔn)自動將檔案資料進(jìn)行保存，錄入到計(jì)算機(jī)內(nèi)存中，防止丟失，提高檔案管理的便捷度和安全度，為日后使用時(shí)的方便打下基礎(chǔ)。在查詢某資料時(shí)，只需輸入相關(guān)的信息，系統(tǒng)便會自動將所需的資料有條理的羅列出來，包含主要內(nèi)容等信息，利用現(xiàn)代化方式大大減少人力精力，還提高了查找資料的準(zhǔn)確性，提高了效率。在事業(yè)單位管理中合理利用現(xiàn)代化的方式，在做好檔案保管工作的同時(shí)，還需要我們進(jìn)一步的挖掘與創(chuàng)造，促進(jìn)管理檔案管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

3.2 檔案庫房管理中的利用

隨著經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，事業(yè)單位檔案庫房管理過程中，信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)的應(yīng)用進(jìn)一步加深，有關(guān)工作人員可以根據(jù)技術(shù)要求建立一套完善的檔案庫房管理系統(tǒng)，實(shí)時(shí)監(jiān)督和管理庫房管理，對庫房的有關(guān)設(shè)備進(jìn)行控制保證檔案庫房環(huán)境滿足檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，讓庫房管理更加智能化和現(xiàn)代化。一旦出現(xiàn)不符合標(biāo)準(zhǔn)的情況出現(xiàn)，應(yīng)該自動提醒管理人員，以便能夠及時(shí)采取相對應(yīng)的措施，在事業(yè)單位檔案管理工作中有效運(yùn)用現(xiàn)代化方式，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

3.3 建立檔案管理相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)

在我們的信息和互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，人們獲取信息方式層出不窮，信息需求量也急劇增長，檔案管理部門的效率無疑成為最熱的話題，所以，必須還要出臺新的檔案管方針，才能使得檔案管理工作獲得最大的受益。建立與時(shí)俱進(jìn)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)是滿足日益增長的工作要求，還能進(jìn)一步推廣計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。事業(yè)單位最終實(shí)現(xiàn)資源共享，在檔案管理部門與其他部門之間建立起信息的紐帶，讓檔案管理更加的現(xiàn)代化與科技化。

4 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式利用的對策

4.1 培養(yǎng)專業(yè)的技術(shù)型人才

在任何一個(gè)工作單位，擁有專業(yè)技術(shù)的人才是非常必要的，事業(yè)單位也如此，所以，要在定期的時(shí)間內(nèi)對檔案管理的相關(guān)人員進(jìn)行專業(yè)的知識培訓(xùn)，國家與政府部門也要大力支持對事業(yè)單位檔案管理人員以資金補(bǔ)助，鼓勵(lì)更多工作人員對知識進(jìn)行強(qiáng)化，為今后更好的工作專業(yè)化打下結(jié)實(shí)的基礎(chǔ)，妥善解決實(shí)際工作中遇到的困難。

4.2 建立健全事業(yè)單位檔案管理相關(guān)制度

在現(xiàn)代化的檔案管理中，有法依法是為檔案管理能夠更好發(fā)展的基礎(chǔ)。比如在事業(yè)檔案管理中，對專利權(quán)進(jìn)行維護(hù)，保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)，每一項(xiàng)的專利技術(shù)都是創(chuàng)造人的血汗，對其專利進(jìn)行保護(hù)是尊重創(chuàng)造人的勞動成果。事業(yè)單位要積極轉(zhuǎn)變陳舊的觀念，擺脫傳統(tǒng)思想的束縛，摸索現(xiàn)代化的各種新的模式，加強(qiáng)對事業(yè)單位檔案管理內(nèi)容的安全。

4.3 促進(jìn)信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

利用先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用在事業(yè)單位檔案管理工作中是我國信息快速發(fā)展的必然產(chǎn)物以及內(nèi)在發(fā)展的必然要求。目前我國對于檔案管理的主要方式就是實(shí)現(xiàn)信息化和科學(xué)化，通過信息技術(shù)可以處理大量的檔案資料，使事業(yè)單位的檔案管理更趨向科學(xué)化，提高管理效率，合理地進(jìn)行人員分配，真正實(shí)現(xiàn)對事業(yè)單位實(shí)施現(xiàn)代化的檔案管理。

5 結(jié)束語

檔案作為事業(yè)單位資源的重要集中地，對檔案進(jìn)行綜合管理是工作有效運(yùn)行的必要前提，因此運(yùn)用現(xiàn)代化方式對事業(yè)單位檔案進(jìn)行管理是事業(yè)單位發(fā)展的重要保障。當(dāng)然，目前事業(yè)單位現(xiàn)代化的管理方式也存在不足之處，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該在明確檔案管理的目的的同時(shí)，合理的利用現(xiàn)代化方式來優(yōu)化管理理論和完善管理方針，使檔案的管理效率得到提高，為事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展提供動力。

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