醫(yī)院醫(yī)用耗材精細(xì)化閉環(huán)管理系統(tǒng)的設(shè)計與應(yīng)用*

朱家琦 朱家沐 馬明芳 王 凱 鄧開琴*

醫(yī)院醫(yī)用耗材精細(xì)化閉環(huán)管理系統(tǒng)的設(shè)計與應(yīng)用*

朱家琦①朱家沐②馬明芳③王 凱③鄧開琴③*

目的：研制適用醫(yī)院的醫(yī)用耗材精細(xì)化管理系統(tǒng)，對醫(yī)用耗材進(jìn)行全過程管理。方法：以精細(xì)化管理理論重塑醫(yī)用耗材管理流程，利用信息化手段對系統(tǒng)進(jìn)行模塊化設(shè)計，從基本信息登記、出入庫管理、高值耗材管理、采購管理以及查詢統(tǒng)計等環(huán)節(jié)實現(xiàn)相關(guān)質(zhì)量跟蹤管理。結(jié)果：通過醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)的上線使用，新增耗材生產(chǎn)相關(guān)證件備案、高值耗材追溯、低值耗材管理和不良事件上報。通過各種統(tǒng)計圖形展示耗材在庫的整個管理過程，便于耗材管理人員識別耗材使用情況，應(yīng)對各種應(yīng)急情況。結(jié)論：醫(yī)用耗材精細(xì)化化閉環(huán)管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)用耗材的全程追溯跟蹤，耗材管理實現(xiàn)“一物一碼”管理，管理透明化，為醫(yī)用耗材的精細(xì)化管提供數(shù)字化平臺。

物質(zhì)分類；醫(yī)用耗材；質(zhì)量跟蹤

隨著醫(yī)療事業(yè)的飛速發(fā)展，醫(yī)用耗材在臨床中的應(yīng)用增多，在醫(yī)院成本支出中占比逐年上升，尤其是省市大型醫(yī)院的耗材支出占全院支出比已超過20%，對醫(yī)院成本收益產(chǎn)生明顯的影響[1]。閉環(huán)管理是落實管理責(zé)任，將管理責(zé)任具體化、明確化，要求每個管理者盡職、盡責(zé)。將工作做到位，做到日清日結(jié)，每日要對當(dāng)日耗材的情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，及時處理[2]。為保證醫(yī)用耗材在臨床中的安全使用，真正降低患者的就醫(yī)成本，節(jié)約醫(yī)院開支，需要對醫(yī)用耗材的管理更加精細(xì)化，實現(xiàn)全流程管理[2]。但醫(yī)用耗材種類繁雜，專業(yè)性強，耗材管理人員配置不足，質(zhì)量監(jiān)控困難。只有借助醫(yī)院信息網(wǎng)絡(luò)平臺，掃描單品所帶條形碼、射頻識別(radio frequency identification，RFID)碼跟蹤醫(yī)用耗材使用情況，增加第三方物流管理與院內(nèi)庫房之間實現(xiàn)物資的移動，從而簡化科室領(lǐng)用操作。為此，本研究開發(fā)設(shè)計一套全新的醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)，并新增耗材生產(chǎn)相關(guān)證件備案、高值耗材追溯、低值耗材管理及不良事件上報等功能模塊，有效地為臨床提供安全可靠的高值醫(yī)用材料，通過對各環(huán)節(jié)的閉環(huán)管理控制，以更好地為臨床和患者服務(wù)。

1 醫(yī)用耗材精細(xì)化管理系統(tǒng)設(shè)計

醫(yī)院耗材供應(yīng)和保管需要有系統(tǒng)科學(xué)的管理體系，要求管理者在日常工作中不斷根據(jù)使用的需求進(jìn)行改進(jìn)和調(diào)整。醫(yī)用耗材管理流程為：①通過集中招標(biāo)醫(yī)用耗材，系統(tǒng)記錄中標(biāo)的耗材基本信息；②物資供應(yīng)科工作人員按照臨床科室的申購單及中心庫房(院內(nèi)庫)庫存情況制定醫(yī)用耗材采買計劃[3]；③采購的耗材物資到貨后，保管員和入庫人員對照采購單進(jìn)行驗收入庫；④臨床科室和各種實驗室通過信息系統(tǒng)查看耗材物資的庫存數(shù)量，點選所需的耗材；⑤倉庫配送人員根據(jù)申請配送耗材至臨床科室，如庫存不足則在系統(tǒng)上生成新的申購計劃，信息傳送到外網(wǎng)中尋找第三方物流(外置庫)對應(yīng)的醫(yī)用耗材供應(yīng)商，確認(rèn)信息無誤，進(jìn)行耗材的配送和運輸。優(yōu)化后的工作流程為醫(yī)用耗材供應(yīng)儲存關(guān)系圖，如圖1所示。

圖1 醫(yī)用耗材供應(yīng)儲存關(guān)系框圖

2 醫(yī)用耗材精細(xì)化管理軟件設(shè)計

2.1 系統(tǒng)軟件設(shè)計

系統(tǒng)軟件為Microsoft Visual Studio 2015；C#開發(fā)語言；Microsoft SQL server；運行平臺采用Windows server 2013。采用HP G7服務(wù)器。系統(tǒng)功能模塊包括耗材基本信息、庫房管理、高值耗材管理、低值耗材管理、試劑管理、查詢統(tǒng)計和系統(tǒng)維護(hù)等。

2.2 系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息

基本信息包括耗材招標(biāo)信息、耗材名稱、類別、耗材RFID碼、生產(chǎn)商名稱、供應(yīng)商名稱和注冊證信息維護(hù)等功能模塊。耗材數(shù)據(jù)基礎(chǔ)字典維護(hù)按《醫(yī)療器械分類目錄》的要求進(jìn)行分類，名稱嚴(yán)格按照供應(yīng)商醫(yī)療器械注冊證中的信息輸入，同時結(jié)合臨床使用習(xí)慣進(jìn)行別名備注，方便供應(yīng)商和臨床科室在耗材供貨過程的溝通[4]。供貨商信息主要輸入醫(yī)療器械經(jīng)營企業(yè)許可證內(nèi)容、賬戶信息及購銷合同等數(shù)據(jù)；系統(tǒng)通過智能分析對各證件的效期進(jìn)行查對核準(zhǔn)，并用色標(biāo)法區(qū)別標(biāo)識其有效性狀態(tài)，效期內(nèi)標(biāo)注為綠色，將過期的標(biāo)注為黃色，已過期的標(biāo)注為紅色，以方便管理員能夠全面快捷掌握基本信息的情況[5]。

3 醫(yī)用耗材精細(xì)化管理系統(tǒng)應(yīng)用

3.1 庫房管理

(1)入庫管理。入庫時首先選擇供應(yīng)商、耗材名稱，系統(tǒng)自動校驗與耗材相關(guān)的產(chǎn)品注冊證、生產(chǎn)企業(yè)許可證和經(jīng)營企業(yè)許可證的有效性[6]。如果供應(yīng)商所提供商品證件已經(jīng)過期，系統(tǒng)會自動報警，有效防止不合格產(chǎn)品進(jìn)入醫(yī)院臨床使用。入庫時應(yīng)詳細(xì)記錄耗材的名稱、FRID碼、規(guī)格、單位、數(shù)量、價格、生產(chǎn)廠家、批號、生產(chǎn)日期、滅菌日期、有效期、發(fā)票號以及是否有檢測報告等各種信息，遇到有問題和高風(fēng)險的耗材自動記入不良事件信息中，并提醒管理員上報處理，杜絕不合格的醫(yī)用耗材進(jìn)入醫(yī)院[7]。

(2)出庫管理。出庫操作有直接調(diào)取科室申領(lǐng)計劃單，審核通過后系統(tǒng)將出庫信息發(fā)送至申請臨床科室和各種實驗室，科室在工作站界面進(jìn)行可視化查詢，確認(rèn)出庫后信息就顯示在工作站的軟件界面中，及時提醒申購科室領(lǐng)用(如圖2所示)。

圖2 耗材管理程序界面圖

(3)庫存管理。庫存管理模塊主要用于查詢在庫耗材的詳細(xì)情況。該模塊中可設(shè)定每種耗材庫存的最低限及有效期報警時限，系統(tǒng)可自動通過不同顏色標(biāo)出庫存醫(yī)用耗材的當(dāng)前實際狀態(tài)情況。

3.2 高值耗材管理

高值耗材通常指對安全至關(guān)重要、生產(chǎn)使用必須嚴(yán)格控制以及限于某些科室使用且價格相對較高的消耗性醫(yī)療器械[8]。目前，醫(yī)院的植入、介入等高值耗材已實現(xiàn)“一物一碼”，術(shù)中計費和全程雙向追溯；并采用虛擬庫存或者備貨模式實現(xiàn)使用后結(jié)算。對于手術(shù)包，主要針對骨科等傳統(tǒng)跟臺手術(shù)，通過積累手術(shù)模板，逐步完善耗材學(xué)科在臨床服務(wù)的支持能力，最終實現(xiàn)杜絕跟臺服務(wù)；設(shè)置手術(shù)周轉(zhuǎn)箱，保證“一人一箱”的手術(shù)耗材整合發(fā)放和整體回收，避免器械的交叉使用和臨床使用安全，并加強醫(yī)療廢物的管理。同時，引入RFID智能柜，以支持刷卡領(lǐng)用，實現(xiàn)高值耗材使用責(zé)任到人且減少工作量。在第一時間可以提供給患者使用，“一物一碼”保證使用的精準(zhǔn)和安全[9]?；颊卟牧鲜褂米匪蒈浖缑嫒鐖D3所示。

3.3 低值耗材管理

醫(yī)院的低值耗材管理方式千差萬別，管理力度也有很大的差異，結(jié)合供應(yīng)鏈管理理論和精細(xì)化管理系統(tǒng)的構(gòu)建，整理相對標(biāo)準(zhǔn)化的操作流程，其低值耗材管理界面如圖4所示。

圖3 患者材料使用追溯軟件界面圖

圖4 低值耗材管理界面圖

(1)定數(shù)包(即按照科室領(lǐng)用計劃事先規(guī)定數(shù)量打包的耗材發(fā)放包)?？捎糜诖罅肯牡牡椭岛牟牡目剖艺堫I(lǐng)與發(fā)放，通常由供應(yīng)商打包并附碼，從而形成較為規(guī)范的院內(nèi)耗材領(lǐng)用與發(fā)放，避免了整箱發(fā)貨的積壓和零散發(fā)貨。

(2)項目配比模板。建立非藥品和(或)檢驗收費項目與耗材消耗的配比模板，并利用實際數(shù)據(jù)采用多元回歸分析算法逐步幫助耗材管理部門修正和改進(jìn)項目試劑消耗配比，從而建立科學(xué)、精確的項目配比模板[10-11]。

(3)總量控制?；陧椖颗浔饶０?，實現(xiàn)在醫(yī)院信息系統(tǒng)(hospital information system，HIS)收費的同時直接計量耗材消耗，并提供計量耗材消耗與實際庫存消耗的對比視圖，以幫助科室改善耗材消耗。

(4)費量同步。通過項目耗材模板，實現(xiàn)在HIS收費的同時直接計量耗材消耗，并以此消耗作為科室?guī)齑婀芸睾统杀竞怂阋罁?jù)。

3.4 試劑管理功能模塊

試劑管理功能模塊是針對試劑效期短、消耗量大和存儲條件要求高的特點所設(shè)計的特定管理流程。體外診斷試劑是目前醫(yī)院增長最快的耗材細(xì)分領(lǐng)域，與普通耗材相比，體外診斷試劑往往存在二級庫直接存儲，效期短，消耗量大和成本率上升過快等特點，為適應(yīng)體外診斷試劑管理的要求，實現(xiàn)試劑直接轉(zhuǎn)運、效期管理、項目實際模板、總量控制和消耗試劑的費用情況同步。系統(tǒng)功能模塊實現(xiàn)全品類“賬面零庫存”，保證科室使用后結(jié)算，高值耗材可實現(xiàn)“備貨結(jié)算”模式，低值耗材可實現(xiàn)“以銷定結(jié)”模式[12]；全面實現(xiàn)供應(yīng)商協(xié)同作業(yè)，借助供應(yīng)商物流能力提高醫(yī)院內(nèi)物流效率，并減輕院內(nèi)工作量；支持醫(yī)院內(nèi)物流整合和醫(yī)院外物流整合模式，實現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)二級庫(臨床科室)全面整合配送[13]。

3.5 統(tǒng)計分析

針對平時工作的特點，系統(tǒng)可以方便地統(tǒng)計查詢臨床科室領(lǐng)用情況、患者使用情況、臨床科室二級庫庫存情況、數(shù)據(jù)匯總表、物資耗材記錄明細(xì)和專家決策分析等。全平臺按照H5設(shè)計的儀表盤設(shè)計，直觀便于操作，可支持PC桌面、各種不同的平板電腦和手機；各級的管理者均可清晰地看到自己管理領(lǐng)域的耗材使用情況和成本比率變化等，并可根據(jù)重點關(guān)注的內(nèi)容通過數(shù)據(jù)挖掘獲得更明細(xì)的管理視圖[14]。醫(yī)用耗材“儀表盤”決策工具可提供給各級主管部門相應(yīng)的可視化智能數(shù)據(jù)分析的服務(wù)。耗材在庫的整個過程可由各種統(tǒng)計圖來集中展示，動態(tài)管理，一目了然。醫(yī)用耗材統(tǒng)計工具軟件界面如圖5所示。

圖5 醫(yī)用耗材數(shù)據(jù)統(tǒng)計軟件界面圖

4 結(jié)語

開展醫(yī)院醫(yī)用耗材管理項目建設(shè)以來，通過本研究的聯(lián)動協(xié)作，在醫(yī)院的日常耗材管理中耗材管理實現(xiàn)“一物一碼”、術(shù)中計費等收費消耗同步操作[15]；支持大批量消耗耗材按照領(lǐng)用計劃規(guī)定數(shù)量發(fā)放包的請領(lǐng)和條碼支持；完善項目耗材配比模板化，與醫(yī)院收費項目同步核算成本[16]；基于供應(yīng)鏈視角，以經(jīng)濟(jì)管理為重心，以供應(yīng)保障為基礎(chǔ)，并注重學(xué)科發(fā)展的醫(yī)院醫(yī)用耗材精細(xì)化管理模式，將精細(xì)化管理的意識、觀念、認(rèn)真態(tài)度以及精益求精的文化貫穿到醫(yī)用耗材的管理之中，由粗放到精細(xì)，從采購源頭到臨床使用做到全程數(shù)字化質(zhì)量管理與監(jiān)測，實現(xiàn)二級庫房零庫存，降低醫(yī)用耗材成本和管理成本，全程透明化追蹤醫(yī)用耗材的發(fā)放，為實現(xiàn)設(shè)備耗材精細(xì)化管理鋪平道路。

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Design and application of fine closed loop management system for medical consumables in hospital/

ZHU Jia-qi, ZHU Jia-mu, MA Ming-fang, et al//China Medical Equipment,2017,14(8):119-122.

Objective: To develop a fine management system for medical consumables that was appropriate for hospitals so as to carry out the whole process management for medical consumables. Methods: The fine theory of management was used to reconstruct the management process of medical consumables, and the informatization technique was used to carry out design of modelization. The relevant quality tracking management was achieved from series of segments including registration of basic information, management of out and in warehouse, management of high value consumables, procuring management and query statistics etc. Results: Through the on-line usage of management system about medical consumables, series of works, such as the relevant certificate records of new consumables, tracking of high value consumables, management of low value and report of adverse event, were effectively realized. Besides, through various statistical graph to display whole management process for consumables could conveniently help staff to recognize the usage situation of consumables and to deal with various emergent situation. Conclusion: The fine closed management system of medical consumables can realize whole process tracking for medical consumables. And the realizations of "one consumables one code" and management of transparency provide digital platform for fine management of medical consumables.

Material classification; Medical consumables; Quality tracking

Section of Science and Education, The Second Hospital of Jingzhou, Jingzhou 434000, China.

1672-8270(2017)08-0119-04

R-058

A

10.3969/J.ISSN.1672-8270.2017.08.033

2017-03-08

荊州市2014年醫(yī)療衛(wèi)生科技計劃(荊科技發(fā)2014 17號)“醫(yī)院與臨床物資管理系統(tǒng)的研制與應(yīng)用”

①荊州市第二人民醫(yī)院科教科 湖北 荊州 434000

②武漢大學(xué)中南醫(yī)院神經(jīng)外科 湖北 武漢 430071

③荊州市第一人民醫(yī)院內(nèi)分泌科 湖北 荊州 434000

*通訊作者：1685069900@qq.com

朱家琦,女,(1991- ),本科學(xué)歷，技師。荊州市第二人民醫(yī)院科教科，從事醫(yī)院科研管理工作。