淺析實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的必備條件

張妍

【摘要】在信息化條件下，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是做好新時(shí)期檔案工作的基礎(chǔ)，目前好多單位檔案管理現(xiàn)代化還沒有實(shí)現(xiàn)，本文通過做好幾個(gè)方面的工作來介紹實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的必備條件。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；現(xiàn)代化；必備條件

檔案管理現(xiàn)代化，是在檔案工作人員擁有現(xiàn)代化的思想、觀念、知識、技能的前提下，應(yīng)用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，特別是電子計(jì)算機(jī)為核心的信息處理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理方法和管理手段的現(xiàn)代化過程。檔案管理現(xiàn)代化不是一個(gè)孤立的過程，它是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要做扎扎實(shí)實(shí)的工作，更需要各種各樣不可缺少的條件做保證，多管齊下，才能不斷推進(jìn)直至實(shí)現(xiàn)。

一、制定切實(shí)可行的檔案管理現(xiàn)代化規(guī)劃

規(guī)劃是做好行動(dòng)的先導(dǎo)，沒有計(jì)劃的行動(dòng)是盲目的行動(dòng)，檔案管理現(xiàn)代化是一個(gè)不斷發(fā)展完善、循序漸進(jìn)的長期過程，對推行檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)行合理的系統(tǒng)規(guī)劃和統(tǒng)籌安排，不僅可以使檔案工作者對實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的長遠(yuǎn)目標(biāo)和近期任務(wù)心中有數(shù)，而且可以減少因盲目性而造成的人力、財(cái)力、物力的浪費(fèi)。檔案部門應(yīng)采取積極穩(wěn)妥、循序漸進(jìn)、繼承融合、同步發(fā)展的總體發(fā)展思路，和本單位的整體規(guī)劃及檔案部門實(shí)際相協(xié)調(diào)，研究制定檔案現(xiàn)代化發(fā)展規(guī)劃，明確檔案現(xiàn)代化發(fā)展的目標(biāo)、重點(diǎn)、方針、步驟和措施，保證檔案現(xiàn)代化的可持續(xù)發(fā)展。

二、配置合適的檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備

檔案管理現(xiàn)代化是靠以電子計(jì)算機(jī)為核心的信息處理技術(shù)來實(shí)現(xiàn)的。電子計(jì)算機(jī)具有高效信息處理能力，能以極快的速度讀入、存儲和輸出數(shù)據(jù)，能夠進(jìn)行邏輯推理和判斷，大大提高檔案存儲、處理、控制信息的能力。檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備以高性能計(jì)算機(jī)為主，另外，還包括掃描、復(fù)印、打印、存儲設(shè)備以及檔案智能裝具、安全保管設(shè)施設(shè)備等。

三、選購適用的檔案管理現(xiàn)代化軟件

實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案，硬件和軟件都是不可缺少的重要方面，硬件是基礎(chǔ)，軟件是靈魂。我國從20世紀(jì)70年代開始計(jì)算機(jī)輔助檔案管理的最初嘗試以來，檔案管理軟件已經(jīng)經(jīng)過了40多年的發(fā)展，如今已日臻成熟，不僅功能齊全，而且操作方便，不少已通過了國家檔案局進(jìn)行的考評測定并推薦使用，主要有單機(jī)版（含條目版和全文版兩種）、小型局域網(wǎng)版、大型網(wǎng)絡(luò)版等版本，各單位可根據(jù)自身的行業(yè)特點(diǎn)及具體要求選購合適的檔案管理軟件。

四、培訓(xùn)合格的檔案管理現(xiàn)代化人才

人是生產(chǎn)力中最活躍、最具創(chuàng)造力、最有價(jià)值的因素，檔案管理現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)的中心條件是人。信息時(shí)代，各單位應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)，培養(yǎng)適應(yīng)新形勢要求，掌握各種新技術(shù)的檔案專業(yè)人才，培養(yǎng)用現(xiàn)代化思想武裝頭腦，既懂檔案業(yè)務(wù)又懂計(jì)算機(jī)、外語、會(huì)計(jì)、人事、基建、本行業(yè)技術(shù)等多種技術(shù)知識的高素質(zhì)復(fù)合型人才。

隨著科技的飛速發(fā)展，檔案的數(shù)量、記錄方式、載體形式呈現(xiàn)多樣化趨勢，社會(huì)對檔案的需求也發(fā)生了很大變化，傳統(tǒng)的檔案管理、服務(wù)手段已不能滿足需要，檔案工作方式方法正在發(fā)生革命性的變化。面對新的變革，檔案人員應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，實(shí)現(xiàn)思維方式的現(xiàn)代化，逐步接受現(xiàn)代化的技術(shù)方法，全方位地采用新技術(shù)，建立一套全新的檔案工作模式，解決好檔案管理由手工向現(xiàn)代化管理模式的轉(zhuǎn)變，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程。努力學(xué)習(xí)科學(xué)文化知識，拓寬自己的知識領(lǐng)域，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)以及現(xiàn)代通信設(shè)備來進(jìn)行電子信息的制作、使用、維護(hù)和管理。

五、落實(shí)必需的檔案管理現(xiàn)代化經(jīng)費(fèi)

干任何事情都需要花錢，檔案管理現(xiàn)代化更是一項(xiàng)投資巨大的工程，無論是設(shè)備配置、軟件選購，還是人員培訓(xùn)，都需要大量資金支持。因此，各單位應(yīng)將檔案管理現(xiàn)代化經(jīng)費(fèi)列入本單位的資金計(jì)劃，保證資金穩(wěn)步投入，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

六、做好基本的檔案管理現(xiàn)代化前期工作

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化需要做好大量的前期基礎(chǔ)工作，檔案管理現(xiàn)代化的前提是標(biāo)準(zhǔn)化，在利用計(jì)算機(jī)管理檔案之前，檔案部門要對檔案進(jìn)行分析、加工、整理，轉(zhuǎn)換成適合于計(jì)算機(jī)加工處理的統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)形式，即檔案數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，這是一項(xiàng)工作量極大的工作，是困擾檔案管理現(xiàn)代化的“瓶頸”，極大地制約和影響檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。無論是利用計(jì)算機(jī)管理機(jī)讀檔案目錄，還是檔案的全文管理，都離不開檔案目錄信息的整理、提取，所以，檔案管理人員必須下大力氣逐步完成檔案目錄信息的錄入及檔案內(nèi)容的掃描掛接，為檔案管理現(xiàn)代化奠定基礎(chǔ)，提供保證。

七、做好電子檔案信息的安全保管工作

經(jīng)過前面所講的所有工作程序后，檔案管理現(xiàn)代化已全面開展并形成大量電子檔案信息，保存保管好這些信息是開展檔案檢索的必要條件，因此，一定要及時(shí)做好相關(guān)信息的數(shù)據(jù)備份和保管工作，要對檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行定期和不定期的備份工作，當(dāng)檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)發(fā)生變化時(shí)要及時(shí)備份相關(guān)信息，并做好備份數(shù)據(jù)的安全保管工作，采用穩(wěn)定的存儲介質(zhì)如光盤、移動(dòng)硬盤等進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲，并進(jìn)行異地備份工作，確保電子檔案信息的安全保管。

總之，檔案管理現(xiàn)代化是一個(gè)受諸多條件影響的過程，如果這些條件不具備或不成熟，全面實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化就有困難。因此，我們要上下一心，在向現(xiàn)代化進(jìn)軍的過程中，密切關(guān)注各個(gè)條件的發(fā)展，并積極創(chuàng)造條件，不失時(shí)機(jī)地推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程，在如今計(jì)算機(jī)管理已經(jīng)深入到各行各業(yè)的信息時(shí)代里，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，提高檔案管理和利用水平，最大限度地開發(fā)利用檔案信息資源，為改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

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