做好事業(yè)單位人事檔案管理工作的研究與探討

劉東艷

【摘要】近年來，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，我國很多地區(qū)的事業(yè)單位人事檔案管理工作取得了很大的進步。但是不可否認，當前的人事檔案管理工作仍然存在很多的問題，不僅阻礙了自身的發(fā)展，也對辦公室其他業(yè)務(wù)產(chǎn)生了極其重要的影響。筆者通過結(jié)合自己的實際工作經(jīng)歷分析了當前我國事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問題，以期能夠為如何做好事業(yè)單位的人事檔案管理工作建言建策。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；人事檔案；管理

一、檔案管理現(xiàn)狀以及存在的問題

（一）部分人事檔案管理工作人員思想認識水平低，工作積極性低。很多事業(yè)單位在招聘檔案管理人員時往往只注重對人員的能力考查而忽略了對他們道德素質(zhì)方面的考量。因此，直接導(dǎo)致很多檔案管理人員的思想素質(zhì)水平遠遠落后于工作需要。久而久之，不僅會降低檔案管理人員對工作的積極性，從而在一定程度上阻礙檔案管理人員自身工作價值的實現(xiàn)，延緩檔案管理工作的整體進程，更為嚴重者還會造成檔案的泄露。

（二）由于人事檔案管理工作缺乏一定的規(guī)范性，從而降低了其工作質(zhì)量。人事檔案管理工作內(nèi)容復(fù)雜繁瑣，既包括對事業(yè)單位工作人員學歷水平、獎懲情況的整理也包括對其各個時期成長履歷、平時工作表現(xiàn)的整理。除這些之外，還要對一些內(nèi)容相近的公文材料進行篩選。工作量非常大，稍有不慎就會造成材料的混亂，從而導(dǎo)致前功盡棄。但是從當前事業(yè)單位人事檔案管理工作現(xiàn)狀我們不難發(fā)現(xiàn)，很多事業(yè)單位的檔案管理部門在進行檔案管理工作時都缺乏一定的規(guī)范性，從而導(dǎo)致檔案管理工作的效率以及質(zhì)量都非常低下。

（三）人事檔案管理工作受認可和被利用率較低。我們前文中提到，人事檔案真實反映著單位工作人員的基本情況與工作經(jīng)歷，是全面了解人才、正確任用人才的重要依據(jù)之一。但是筆者通過結(jié)合自己的工作經(jīng)歷發(fā)現(xiàn)，由于當前我國的事業(yè)單位人事檔案質(zhì)量不高，工作效率較低，因此并沒有受到社會大眾的認可，檔案的被利用率也由此被降低。

（四）人事檔案管理中存在檔案不連續(xù)和人檔斷開的情況。現(xiàn)階段，隨著我國事業(yè)單位改革的深入發(fā)展，我國人才流動進一步加劇。但是這部分人才的檔案卻并沒有跟隨其工作崗位的流動而從一家單位轉(zhuǎn)移到另一家，而是繼續(xù)留在原來的工作單位。如此一來，便會造成人檔斷開的情況。

（五）檔案信息化建設(shè)落后，嚴重制約了人事檔案管理的效率。目前很多地區(qū)的事業(yè)單位人事檔案管理工作仍然在沿用傳統(tǒng)的管理方式。以人事檔案查找為例，按照傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案管理者在根據(jù)單位用人需求提供檔案之前，首先要要求查找者為其提供具體的人員檢索信息，然后通過書本檢索的方式對案卷編號進行逐個查找，最后再到庫房調(diào)閱人事檔案資料，這種人事檔案管理方式程序復(fù)雜、耗時耗力，不僅嚴重阻礙了人事檔案管理的效率，而且嚴重降低了人事檔案的利用率，不利于人才的高效選拔和工作的進一步發(fā)展。

二、提升事業(yè)人事檔案管理工作效率的措施

（一）進一步完善檔案管理制度，以實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。要想做好人事檔案管理工作，就必須要有良好的制度作為工作的運行保證。因此，一方面事業(yè)單位要根據(jù)自身發(fā)展實際制定一些科學合理的檔案管理規(guī)則，有針對性地開展人事檔案管理工作。另一方面，單位在制定檔案管理規(guī)則時要充分注意到與其他工作的協(xié)調(diào)配合，以使所制定的規(guī)則能夠具有較強的靈活性。

（二）創(chuàng)新檔案管理思路，革新檔案管理方式。創(chuàng)新是進步的源泉。人事檔案管理工作也一樣，要想實現(xiàn)自身的發(fā)展與進步，就必須緊跟時代發(fā)展潮流，創(chuàng)新檔案管理思路，積極地運用一些新技術(shù)、新方法來革新工作方式。如：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息化辦公手段被越來越多地運用到各行各業(yè)。因此，我們在進行檔案管理工作時，也要積極引進一些操作便捷的設(shè)備，建立起良好的檔案處理系統(tǒng)。此外，為了保證人事檔案信息的安全，必要時也要引進計算機輔助系統(tǒng)。

（三）提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)，并進行一定程度的培訓(xùn)。當前，很大一部分檔案管理工作人員是由其它工作轉(zhuǎn)崗而來的。所以，這部分人相對于一些專業(yè)的檔案管理人員而言，不僅缺乏一定的工作經(jīng)驗，而且還缺少一定儲備量的檔案管理專業(yè)知識，嚴重阻礙了檔案管理工作的整體進程。因此，單位要積極舉行一些培訓(xùn)活動，努力提升檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)、道德素質(zhì)。除此之外，單位要加強對高素質(zhì)、高學歷、高操作能力人才的引進。以不斷提升人事檔案管理工作的效率。

三、結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位人事檔案管理工作的效率高低不僅對于我國的人事制度改革具有重要的作用，而且還能夠在一定意義上促進我國經(jīng)濟發(fā)展。因此，我們必須加強對人事檔案管理工作的重視，通過完善檔案管理制度、提升檔案管理工作的規(guī)范性、加強人才培訓(xùn)力度、引進先進設(shè)備等方式來切實提升檔案管理效率。

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