淺談公路工程檔案管理中的問(wèn)題及處理措施

薛珊

【摘 要】隨著社會(huì)和科技的不斷發(fā)展進(jìn)步，新時(shí)期我國(guó)的公路工程建設(shè)數(shù)量日益增多，技術(shù)水平要求越來(lái)越高，這在一定程度上給公路工程檔案管理工作帶來(lái)巨大挑戰(zhàn)。因此，需要針對(duì)工程檔案管理工作中存在的問(wèn)題，找出切實(shí)可行的解決辦法。本文首先分析了現(xiàn)階段公路工程檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，然后提出了解決這些問(wèn)題的具體措施，以供相關(guān)部門參考。

【關(guān)鍵詞】公路工程；檔案管理；措施

1 現(xiàn)階段公路工程檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1 管理人員的檔案意識(shí)薄弱

事實(shí)上，所有的公路工程包含的檔案資料均很復(fù)雜，特別是當(dāng)工程竣工驗(yàn)收之后需要交于業(yè)主的檔案資料就更多。若在短時(shí)間內(nèi)未發(fā)現(xiàn)工程質(zhì)量問(wèn)題時(shí)，那么就可以順利交付工程，之后施工隊(duì)伍就會(huì)結(jié)束所有施工活動(dòng)，然而在較短時(shí)間是無(wú)法全部將所有工程資料整理出來(lái)，此無(wú)疑對(duì)公路工程的檔案管理工作帶來(lái)困難。

在利用工程檔案時(shí)，主要借鑒的資料是部分竣工驗(yàn)收證書、工程決算和竣工圖等，而大量的其它工程檔案會(huì)被忽略，此將直接降低工程檔案資料的利用率，使公路的工程檔案資料的完整性和系統(tǒng)性無(wú)法得到保證。

1.2 檔案資料管理質(zhì)量偏低

在公路工程的檔案管理過(guò)程中，作為重要環(huán)節(jié)的施工準(zhǔn)備階段的前期資料、施工中的形成文件、竣工驗(yàn)收中的形成文件，均屬于公路工程檔案的范疇。現(xiàn)階段，較多的施工企業(yè)習(xí)慣于注重公路工程檔案數(shù)量的收集，而忽視針對(duì)資料的鑒定工作，從而讓工程檔案中摻雜了部分缺乏保存價(jià)值的資料，繼而對(duì)檔案的優(yōu)化管理和長(zhǎng)期存放帶來(lái)影響。

此外，公路工程檔案的管理中還存在著這樣一個(gè)問(wèn)題，即在資料形成過(guò)程中造成的檔案分量不足和檔案保管丟失的問(wèn)題，部分非常重要的文件或簽字等資料在形成過(guò)程中存在非常嚴(yán)重的隨意性，從而導(dǎo)致形成的工程檔案資料的質(zhì)量不具備真實(shí)性與有效性的標(biāo)準(zhǔn)。

以上這些不良工作失誤給公路工程檔案資料管理質(zhì)量帶來(lái)了非常嚴(yán)重的影響，導(dǎo)致公路工程檔案管理質(zhì)量呈現(xiàn)較低的水平，使得工程檔案資料的有效性受到嚴(yán)重影響。

1.3 公路工程檔案資料管理體制不完善

由于施工企業(yè)在意識(shí)形態(tài)的認(rèn)識(shí)不足，使得公路工程檔案管理未能得到充分的重視，較多的企業(yè)將重心放在在了針對(duì)施工建設(shè)方面的管理。大部分的企業(yè)管理者認(rèn)為檔案管理屬于一個(gè)可有可無(wú)的環(huán)節(jié)，這一環(huán)節(jié)不能給企業(yè)產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，因此通常不會(huì)在該方面行更多的人力、財(cái)力和物力的投放。有部分人甚至覺得采用不規(guī)范、不科學(xué)的公路工程檔案管理方法，對(duì)工程檔案管理質(zhì)量影響不大，使得較多的先進(jìn)公路工程檔案管理體制都未得到及時(shí)應(yīng)用。

另外，在監(jiān)督方面企業(yè)也未能建立由專人負(fù)責(zé)公路工程檔案管理監(jiān)督的制度，而施工監(jiān)理卻給建設(shè)方提供了非常專業(yè)化和社會(huì)化的服務(wù)，以此幫助建設(shè)單位針對(duì)工程的質(zhì)量、進(jìn)度和技術(shù)等方面進(jìn)行控制，所以監(jiān)理方還應(yīng)在公路工程資料管理方面承擔(dān)起管理責(zé)任。通過(guò)在資料收集、整理和保管過(guò)程中嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。使工程檔案資料的完整性與有效性得到有效保證。

2 解決公路工程檔案管理問(wèn)題的具體措施

由于公路工程檔案管理工作中存在以上的問(wèn)題，因此及時(shí)解決這些問(wèn)題，對(duì)于公路工程建設(shè)的順利進(jìn)行是有著極大幫助的。對(duì)此，可以從以下幾個(gè)方面來(lái)開展工作：

2.1 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在公路工程檔案管理工作的過(guò)程中，我們要有意識(shí)的強(qiáng)化管理工作的梯隊(duì)建設(shè)，在管理人員的選擇過(guò)程重要優(yōu)先選擇政治可靠，責(zé)任心較強(qiáng)，作風(fēng)較正的人員來(lái)進(jìn)行公路工程的檔案管理工作，在日常的工作過(guò)程中，要不斷的進(jìn)行相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案管理工作人員的工作素質(zhì)。同時(shí)還要對(duì)工作人員的生活以及工作給予關(guān)心，這樣才能夠讓檔案管理工作人員全身心的投入到檔案管理工作中來(lái)，提升檔案管理的工作效率。

2.2 健全檔案管理的規(guī)章制度

公路工程的管理工作必須有一套管理規(guī)章制度，檔案管理工作也是一樣，要不斷的建立健全相應(yīng)的管理制度和規(guī)章。但是需要指出的是規(guī)章的建立要遵循四個(gè)原則。第一個(gè)是要保障規(guī)章制度的科學(xué)性以及合理性。第二個(gè)是保障規(guī)章制度的簡(jiǎn)明實(shí)用，有現(xiàn)實(shí)可操作性；第三個(gè)是要保障規(guī)章制度的雙向約束性；第四個(gè)是要保障規(guī)章制度在領(lǐng)導(dǎo)層面以及工作人員層面有嚴(yán)格的落實(shí)和執(zhí)行。

2.3 完善并改進(jìn)檔案的實(shí)際功能

公路工程檔案管理工作的最終目的是要充分的發(fā)揮檔案的實(shí)際功能，為企事業(yè)單位爭(zhēng)取利益。在檔案管理過(guò)程中要進(jìn)行全面，動(dòng)態(tài)以及客觀的檔案記錄，對(duì)檔案管理的實(shí)際功能重新定位，對(duì)于需要保留的優(yōu)質(zhì)功能要進(jìn)一步的發(fā)揮；對(duì)于檔案的功能要不斷的進(jìn)行延伸和豐富，讓檔案管理滿足企事業(yè)單位不斷發(fā)展的需求。

2.4 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展與推廣影響到社會(huì)各行各業(yè)的發(fā)展，涉及公路工程檔案管理的企事業(yè)單位也不例外，在工程檔案管理過(guò)程中充分借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠全面推動(dòng)檔案管理工作的信息化發(fā)展，全面落實(shí)信息化建設(shè)，提升工程檔案管理的效率。首先事業(yè)單位需要做好基本的檔案管理信息化設(shè)施建設(shè)，根據(jù)自身工程檔案管理實(shí)際情況引進(jìn)或者開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，開發(fā)相關(guān)管理軟件，提升檔案管理信息化水平，為工程檔案管理信息化建設(shè)打好基礎(chǔ)；其次還可以借助信息化技術(shù)對(duì)工程檔案管理工作進(jìn)行有效監(jiān)管，組建對(duì)檔案管理工作情況管理與監(jiān)督的平臺(tái)，定期對(duì)工程檔案管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，建立科學(xué)合理的工作激勵(lì)與約束機(jī)制，全面提升檔案管理效率。

2.5 增強(qiáng)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)

公路工程檔案的管理工作會(huì)受到非常多的因素影響，存在一定的風(fēng)險(xiǎn)性，因此在實(shí)際工作中，公路工程檔案管理部門需要加強(qiáng)檔案管理工作的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，做好安全保護(hù)工作，提高事業(yè)單位的檔案安全性，這是科學(xué)高效開展工程檔案管理的重要環(huán)節(jié)。具體工作可以從以下幾方面開展：一是要會(huì)做好檔案整理，對(duì)現(xiàn)有的所有工程檔案進(jìn)行綜合整理，制定好檔案清單，一條一條、一項(xiàng)一項(xiàng)進(jìn)行分類編目，這樣才能夠?qū)n案資料進(jìn)行優(yōu)化配置，更好的實(shí)現(xiàn)工程檔案的使用價(jià)值；二是做好檔案管理工作，一般來(lái)說(shuō)公路工程中的檔案資料數(shù)量龐大，內(nèi)容復(fù)雜，需要開展專項(xiàng)管理，為了安全，檔案管理部門可以對(duì)重要的檔案資料進(jìn)行信息備份，采用不同的方式進(jìn)行保管，避免因?yàn)橐馔獬霈F(xiàn)資料丟失；三是對(duì)現(xiàn)存的檔案管理編制方法進(jìn)行創(chuàng)新改進(jìn)。進(jìn)行檔案管理必然離不開檔案管理編制方法，而科學(xué)合理的檔案管理編制方法才能確保工程管理工作得到更好地開展。

3 結(jié)語(yǔ)

公路工程的檔案記錄了整個(gè)施工過(guò)程中的重要文獻(xiàn)資料，這對(duì)公路工程的質(zhì)量控制有著一定的影響。因此，公路工程的相關(guān)部門必須加強(qiáng)對(duì)公路工程建設(shè)過(guò)程中的檔案管理，以保證工程的順利完工。

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