論當(dāng)前環(huán)境下事業(yè)單位人事檔案管理

李佑蓓

【摘要】本文主要從當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀、存在問(wèn)題以及當(dāng)前環(huán)境下事業(yè)單位提高人事檔案管理效率的策略等方面出發(fā)，對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理問(wèn)題進(jìn)行了探討，旨在為事業(yè)單位進(jìn)行科學(xué)的檔案管理提供一定的借鑒意義。

【關(guān)鍵詞】當(dāng)前環(huán)境；事業(yè)單位；人事檔案；管理

所謂人事檔案管理，是指對(duì)人事檔案所進(jìn)行的從收集、整理到保存再到被利用的整個(gè)過(guò)程。人事檔案是對(duì)人才在個(gè)人經(jīng)歷以及專(zhuān)業(yè)素質(zhì)方面的重要體現(xiàn)之一，對(duì)事業(yè)單位的人才選拔工作起著重要的參考作用。而在當(dāng)前環(huán)境下，事業(yè)單位人事檔案管理工作呈現(xiàn)出諸多缺陷，與事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展要求存在背離，因此事業(yè)單位必須對(duì)這一問(wèn)題加以重視。

一、管理現(xiàn)狀

（一）管理方式。信息化和人工管理互相結(jié)合是目前我國(guó)事業(yè)單位人事檔案管理最基本的方式，而且以人工管理為主，計(jì)算機(jī)為輔助，完全智能化或完全人工管理的情況基本不存在。雖然很多事業(yè)單位在檔案管理時(shí)都配備計(jì)算機(jī)，但部分單位只是為了配合上級(jí)的要求，其實(shí)在實(shí)際人事檔案管理過(guò)程中的使用并不是很多。

（二）檔案的利用。利用主體和利用率是事業(yè)單位人事檔案管理的兩個(gè)主要要素。在利用主體方面，對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，服務(wù)應(yīng)該是人事檔案管理的最主要目的，而非管理。而且基于管理原則下的人事檔案利用主體應(yīng)該是多樣化的。但目前事業(yè)單位人事檔案業(yè)務(wù)都是管理員負(fù)責(zé)，例如事業(yè)單位其他部門(mén)的人員想要查閱檔案時(shí)，都是檔案管理人員在操作；在利用率方面，基本是在進(jìn)行福利分配、評(píng)職稱(chēng)等業(yè)務(wù)時(shí)才會(huì)查閱人員的人事檔案，人事檔案的利用率較低。

二、管理存在的缺陷

（一）管理認(rèn)知存在誤區(qū)。在事業(yè)單位中，與其他事務(wù)相比，人事檔案管理在無(wú)形中被“邊緣化”，并沒(méi)有處在業(yè)務(wù)的核心位置。其無(wú)論是在業(yè)績(jī)的取得方面，還是對(duì)單位的貢獻(xiàn)方面，都不是非常突出。只有在特殊時(shí)期，才會(huì)顯示出其重要性，因此很容易被忽略。部分人事檔案管理人員認(rèn)為檔案管理無(wú)非就是簡(jiǎn)單的抄寫(xiě)、保存以及為查詢(xún)提供服務(wù)，并沒(méi)有多大難度和意義，對(duì)人事檔案管理存在誤區(qū)，重要性意識(shí)有待加強(qiáng)。

（二）管理工作整體上存在問(wèn)題。一方面，檔案管理環(huán)境有待加強(qiáng)。部分事業(yè)單位所設(shè)置的人事檔案管理環(huán)境比較簡(jiǎn)單，不僅將檔案管理之所與日常工作開(kāi)展的環(huán)境“融為一體”，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理環(huán)境，而且在防火、防潮等方面的措施也有待加強(qiáng)。由于人事基本上為紙質(zhì)檔案，因此一旦發(fā)生意外情況，極有可能會(huì)影響到檔案的使用；另一方面，檔案管理人員的綜合素養(yǎng)與管理工作不匹配。部分檔案管理人員并不是對(duì)口專(zhuān)業(yè)上崗，也沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)門(mén)的檔案管理方面的培訓(xùn)，因此在檔案的收集、整理以及歸檔等方面都不是很熟練，而且在科學(xué)性方面也達(dá)不到相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。

（三）計(jì)算機(jī)的利用率不高。計(jì)算機(jī)的利用率不高是事業(yè)單位人事檔案管理存在的重要問(wèn)題之一。很多事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)還是以傳統(tǒng)的人工管理為主。部分單位雖然使用了計(jì)算機(jī)，但只是簡(jiǎn)單地對(duì)個(gè)人信息進(jìn)行錄入，使用范圍較為狹窄，并沒(méi)有將其大規(guī)模、大范圍地與人事檔案管理相結(jié)合，計(jì)算機(jī)在人事檔案管理中的作用受到限制。

三、有效保障人事檔案管理效率的渠道

（一）改變管理意識(shí)，重視管理工作。改變管理意識(shí)，重視管理工作可從兩個(gè)層面進(jìn)行。一是事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員。只有事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)人事檔案管理加以重視，以正確的態(tài)度對(duì)待檔案管理工作，才能促使下屬不斷提高對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，對(duì)檔案管理的重要性以及對(duì)本單位發(fā)展的作用進(jìn)行了解，并不斷對(duì)下屬人員進(jìn)行普及。二是事業(yè)單位的檔案管理人員。檔案管理人員要與時(shí)俱進(jìn)，從個(gè)人和單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展角度出發(fā)，不斷更新自身的觀念。

（二）不斷提高事業(yè)單位人事檔案管理的水平和手段。一方面，對(duì)管理環(huán)境進(jìn)行改善。事業(yè)單位應(yīng)該在重視檔案管理的基礎(chǔ)上，不斷對(duì)本單位的人事檔案管理環(huán)境進(jìn)行改善，例如開(kāi)辟專(zhuān)門(mén)的空間作為檔案室，并對(duì)檔案室的硬件設(shè)置和軟件設(shè)施進(jìn)行強(qiáng)化；另一方面，加強(qiáng)管理人員綜合素質(zhì)和水平。事業(yè)單位可對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)和學(xué)習(xí)教育，形式可包括座談會(huì)、觀看優(yōu)秀管理視頻以及進(jìn)行檔案管理的專(zhuān)門(mén)學(xué)習(xí)培訓(xùn)等。

（三）提高事業(yè)單位人事檔案管理的智能化和信息化水平。要提高事業(yè)單位人事檔案管理的水平和效率，就必須以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)，不斷提高管理的智能化和信息化。具體來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位要將檔案管理和計(jì)算機(jī)技術(shù)相結(jié)合，使用先進(jìn)的檔案管理軟件，不斷強(qiáng)化計(jì)算機(jī)的管理功能，實(shí)現(xiàn)建檔、歸檔、收集檔案信息、查閱以及保存等一體化，讓檔案管理工作更加高效。

四、結(jié)束語(yǔ)

在我國(guó)事業(yè)單位改革不斷深化的大環(huán)境下，人事檔案管理也處在新的市場(chǎng)形勢(shì)之中。由于社會(huì)治理以及事業(yè)單位內(nèi)部的管理內(nèi)容以及要求都發(fā)生了相應(yīng)變化，因此人事檔案管理在內(nèi)容和形式上較之以往也都有了很大不同。這就要求事業(yè)單位與時(shí)俱進(jìn)，在新板塊中對(duì)人事檔案管理的內(nèi)容進(jìn)行升級(jí)，并將其與最新技術(shù)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的科學(xué)化。

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