關于醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及開發(fā)利用的思考

王雨

【摘要】檔案管理是醫(yī)院經營發(fā)展中的基礎工作，管理難度大，專業(yè)性強。該項工作中涉及的相關內容比較多。檔案管理人員要依據(jù)醫(yī)院實際情況，對檔案管理現(xiàn)狀具備清晰的認識，認識到該過程中存在的不足，對其進行合理開發(fā)和利用，為醫(yī)院各項工作的開展奠定良好的基礎。

【關鍵詞】醫(yī)院；檔案管理；現(xiàn)狀；開發(fā)利用

醫(yī)院檔案即日常各項工作或醫(yī)療服務中形成的文件、圖表和音像資料等。醫(yī)院檔案是各類文獻資料的匯編，反映了醫(yī)院各項工作開展情況。在醫(yī)院工作中，檔案管理屬重點內容，是科學決策和醫(yī)院現(xiàn)代管理的基礎性保障。檔案管理部門要認識到該工作的重要性，對各類檔案進行充分開發(fā)和利用，確保醫(yī)院各項工作有序進行。

一、 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

（一）標準不夠統(tǒng)一，信息缺乏共享。我國醫(yī)院檔案管理工作因起步較晚，仍存在諸多問題。醫(yī)院檔案管理工作性質決定了其所需資料多由人事科、護理部和醫(yī)務科收集，各自保管，無論是標準，還是編碼，都不統(tǒng)一。檔案管理和利用往往依科室具體情況而定，各類檔案資料相互獨立，缺乏統(tǒng)一性和聯(lián)系性，使材料收集難度增加，而信息也不夠完整。

（二）制度不完善，考核未落實。醫(yī)院管理工作以管理制度和內部人員具體工作職責為依托。因尚未認識到檔案管理工作的重要性，該方面管理制度相對較少，職責不明確，缺乏有效的管理制度和考核措施。同時，并未將檔案管理工作納入醫(yī)院目標管理考核方案中，導致醫(yī)院檔案管理工作效果不佳。

（三）缺乏認識，領導重視不足。不同于臨床工作，醫(yī)院檔案管理無顯著社會、經濟效益，無論是領導層，還是各職能部門均未認識到檔案管理工作的重要性。將臨床和業(yè)務作為日常工作重點，忽視了醫(yī)院檔案管理工作，沒有認識到檔案管理與醫(yī)院建設及各項工作執(zhí)行間的聯(lián)系，忽略了醫(yī)院檔案價值，使醫(yī)院檔案尚未充分發(fā)揮作用。

二、醫(yī)院檔案開發(fā)利用思考

（一）強化檔案基礎和管理。醫(yī)院檔案工作，無論是思想性、專業(yè)性，還是科學性都很強。內部檔案種類及數(shù)量的增多，使其管理工作要求也很高。因而，要及時落實檔案基礎管理工作。具體管理工作實施中，確保檔案齊全，且內容完整，嚴格按照具體要求，收集檔案資料，并對其進行歸納、整理、分類、鑒定等，使其具備較高的保存價值。醫(yī)院檔案管理工作極為嚴謹，根據(jù)檔案類別及內容，進行主次劃分，有計劃地開展檔案管理工作，以免實施過程中過于隨意，對醫(yī)院檔案管理工作及其與醫(yī)院建設事業(yè)間的關系具備清晰的認識和理解。合理開發(fā)利用檔案資源，使其切實服務于醫(yī)院工作。通過該種方式，使醫(yī)院檔案具備較高的使用價值，為醫(yī)院各項工作開展提供便利。嚴格執(zhí)行檔案管理工作，提升醫(yī)院檔案建設及管理水平。

（二）保證檔案的完整性。完整性是歸檔文件材料能夠對各項活動的發(fā)展、經過、結果等進行全面反映。該過程中，任何文件類型都很重要，注重日常積累和歸檔，使其更加完整、齊全。兼職檔案人員對日常檔案資料的收集、整理的時候，部門科室要對兼職檔案管理人員進行督促，使檔案能夠順利歸檔。無論是醫(yī)院檔案的收集、立卷，還是歸檔和開發(fā)利用，都需要醫(yī)院領導及職工參與。因而，要注重網(wǎng)絡建設。行政、基建、設備儀器、財務等綜合檔案和門診、病房、臨床科室等業(yè)務檔案兼?zhèn)?。實施醫(yī)院檔案管理工作網(wǎng)絡構建，用以對各部門管轄范圍內的各類檔案資料進行管理，以免出現(xiàn)遺漏或丟失。加強醫(yī)務人員思想教育，使其能夠對病案進行規(guī)范書寫，具備嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，將病案書寫規(guī)章制度落實到位，增強其規(guī)范性，并由專人負責。重視影像和數(shù)字資料管理。計算機網(wǎng)絡背景下，醫(yī)院檔案管理工作要求提高，無論是檔案種類，還是管理過程更加復雜。以計算機網(wǎng)絡為載體，對各類檔案資料進行線上存儲，減少不必要的空間占用，使檔案管理工作更加便利，載體也更加多樣化。

（三）合理開發(fā)利用檔案資源。醫(yī)院檔案管理主要為醫(yī)院日常各項工作服務。依據(jù)醫(yī)院運營發(fā)展背景及具體工作要求，對檔案資源進行開發(fā)利用，充分發(fā)揮檔案價值及管理工作效用，對醫(yī)院當前發(fā)展狀況及職工先進事跡進行宣傳，為醫(yī)院各項工作決策提供依據(jù)。開發(fā)利用是檔案管理工作中的重點，加大檔案編纂力度，對原始檔案和文件進行直接利用，對檔案資料進行合理匯編和研究，滿足工作人員日常查詢要求，實現(xiàn)醫(yī)院檔案優(yōu)質管理和高效利用。

三、結語

綜上所述，檔案管理是醫(yī)院各項工作開展的前提和基礎。醫(yī)院領導、醫(yī)護人員及檔案管理人員都要認識到醫(yī)院檔案管理工作的重要性，并參與到該項工作中，使管理制度更加完善，實現(xiàn)信息化應用，對檔案信息資源進行合理開發(fā)和利用，滿足日常醫(yī)療、科研要求，實現(xiàn)信息資源共享，確保醫(yī)院各項工作順利進行，推進其快速發(fā)展，為人們提供優(yōu)質的醫(yī)療服務。

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