信息時代高校辦公室檔案管理工作創(chuàng)新研究

何歡

【摘要】在當(dāng)前的信息化時代，高校辦公室的檔案管理工作也逐步實現(xiàn)了信息化，大大提高了工作效率。就高校辦公室檔案管理工作未來信息化的發(fā)展趨勢來分析，仍有一些問題需要解決。對高校辦公室檔案管理工作中的制約因素進行分析，在此基礎(chǔ)上提出幾點創(chuàng)新的對策，以實現(xiàn)高校辦公室檔案的規(guī)范管理。

【關(guān)鍵詞】高校；檔案管理；問題；創(chuàng)新

在如今的信息時代下，高校辦公室的檔案管理工作得到了一定的改革與創(chuàng)新，管理的手段由原來較為落后的手工方式轉(zhuǎn)為現(xiàn)代高效的自動化方式，逐步實現(xiàn)了檔案的信息化管理。但目前我國高校辦公室檔案管理中存在的一些制約因素，對檔案管理工作的進一步創(chuàng)新產(chǎn)生了阻礙作用。為了實現(xiàn)高校辦公室檔案的高效化管理，現(xiàn)結(jié)合筆者的經(jīng)驗，對信息化時代加強高校辦公室檔案管理工作做一探討，以推進檔案管理工作的創(chuàng)新。

一、檔案管理中的制約因素分析

（一）信息化管理人員綜合管理水平不高。在如今的信息化背景下，計算機得到了廣泛的普及，大大提高了高校辦公室檔案管理工作的質(zhì)量及效率。但是采用信息化的手段管理檔案，對管理人員提出了更高的要求，不僅要求其具備檔案方向的專業(yè)知識，還需要其熟練掌握必要的信息化技術(shù)，以科學(xué)地對檔案進行信息化管理。如，檔案的信息化需要管理人員可以對檔案數(shù)據(jù)庫進行管理，這就對其在計算機方面的知識有了更高的要求，需要具備一定的計算機專業(yè)技能，但是目前很多高校辦公室的檔案管理人員是兼職的，不能勝任日益智能化的檔案管理工作，不利于檔案工作的進一步創(chuàng)新發(fā)展。

（二）風(fēng)險意識不強。在信息化發(fā)展越來越快的背景下，辦公室檔案管理工作的環(huán)境也越來越開放，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，辦公室檔案管理的風(fēng)險也較以前有所增加，存在一定的安全隱患。一般來說辦公室檔案中包括一些部門內(nèi)的重要信息，需要對外保密，但現(xiàn)在從事檔案管理的人有些是兼職人員，加上平時工作繁瑣，工作量大，因此在安全上有所忽視。此外，由于技術(shù)水平等有限，管理人員即使是按照正常程序管理，但由于安全意識不強，可能也會出現(xiàn)泄露檔案信息等問題。

（三）未建立完善的管理體制。目前很多高校的檔案由行政部門管理，沒有獨立的組織專門負(fù)責(zé)管理，崗位職責(zé)不明確，且未建立起完善的問責(zé)制度；即使有些高校有專門的組織管理檔案，但不少由于責(zé)任感不強，不重視檔案管理的重要性，僅是流于形式，未真正發(fā)揮出檔案管理工作的重要性。由于管理不完善，檔案管理工作中存有疏漏，未按照規(guī)定嚴(yán)格做好檔案的保密工作，增加檔案流失的風(fēng)險，不利于提高檔案管理的效率。

二、創(chuàng)新高校檔案管理工作的對策

（一）建立完善的檔案信息資源管理系統(tǒng)。信息化時期，要實現(xiàn)高校檔案管理工作的創(chuàng)新，首先要做的工作即為建立起完善的檔案信息資源管理系統(tǒng)。此系統(tǒng)中，檔案資料可轉(zhuǎn)化成數(shù)字系統(tǒng)后儲存起來，以達到部門內(nèi)人員共享資源信息的目的，提高檢索的效率。檔案管理中，工作人員要重視對檔案管理工作的創(chuàng)新，在創(chuàng)新的過程中實現(xiàn)內(nèi)部體系的逐步完善。此外，在對檔案信息資源管理系統(tǒng)的管理中，要充分結(jié)合校園信息平臺的管理，以進一步推進管理工作的創(chuàng)新進程。

（二）檔案材料實現(xiàn)信息化處理。高校辦公室的檔案材料載體多樣，一般都是來源于高校的日常工作及日?；顒又校Ｒ姷挠袝h記錄、人事檔案材料、財產(chǎn)登記、會議及活動的照片，此外還有一些具保存價值的稿件等。可采取必要的技術(shù)手段將傳統(tǒng)介質(zhì)的文檔轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的形式，與已歸檔保存的其他電子文檔一起組成完整的檔案數(shù)據(jù)庫，確保所有檔案均實現(xiàn)數(shù)字化管理。

（三）建立健全管理機制。在信息化時代，要對高校辦公室的檔案管理工作進行創(chuàng)新，必須要對其管理過程進行改革，其推進可采取全面管理的模式。一是建立健全管理機制。其目的即為打好高校檔案管理工作的基礎(chǔ)，先制定好標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)進行管理，使管理工作真正得到有效落實。同時，受到管理機制的影響，檔案的管理工作逐漸系統(tǒng)化、規(guī)范化，在此過程中需要做好監(jiān)督工作，包括收集資料、歸檔，到保管等，都嚴(yán)格按照規(guī)范管理。二是培養(yǎng)高質(zhì)量的檔案管理人才。目前，很多高校辦公室的檔案由兼職人員或者非專業(yè)的人員管理，效率不高。因此，在信息化日益發(fā)展的今天，高校檔案管理的改革與創(chuàng)新需要多培養(yǎng)具有較強業(yè)務(wù)水平的專門人才，增強其責(zé)任感，提高其管理檔案的綜合水平，可通過加強培訓(xùn)等方式培養(yǎng)其管理的綜合能力，包括提高其安全意識、增強其信息風(fēng)險意識、重視檔案的保密工作等，以對檔案管理人員的內(nèi)部結(jié)構(gòu)不斷進行優(yōu)化，在提高工作人員業(yè)務(wù)能力的同時進一步推進檔案管理工作的創(chuàng)新。

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