淺析文書檔案管理中存在的問題和對策

朱埕瑤

【摘要】能否在電子辦公環(huán)境下實現(xiàn)文書檔案管理工作的自動化、高效化、合理化是文書檔案管理的主要研究對象。針對這些，文章首先分析了影響文書檔案管理工作的因素，之后對文書檔案管理存在的問題進(jìn)行了深入探討，并且針對性地提出了相應(yīng)的改善方案。

【關(guān)鍵詞】文書檔案管理；安全；人員素質(zhì)

隨著現(xiàn)代通信技術(shù)和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，以辦公自動化、科技信息化為特征的文書檔案管理模式應(yīng)運(yùn)而生，這種模式縮短了工作時長，有效提高了文書檔案管理的效率。然而，在實際的電子辦公環(huán)境下，文書檔案管理工作仍然存在著一些問題，這些問題不同程度地影響著文書檔案管理時代性和先進(jìn)性的發(fā)揮。解決這些問題，對滿足文書檔案管理需求，提高文書檔案管理水平具有關(guān)鍵作用。

一、文書檔案管理的影響因素

隨著科技的進(jìn)步，文書檔案的電子化應(yīng)用不斷深入。電子辦公環(huán)境成為影響文書管理的主要因素。在電子辦公環(huán)境下，文書檔案管理要求通過辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)對文書檔案的高效化管理；并且以U盤、網(wǎng)絡(luò)云盤等方式對電子版文書檔案進(jìn)行保存，達(dá)到提升文檔信息保存穩(wěn)定性，實現(xiàn)與其他檔案部門信息共享的目標(biāo)。因此，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息技術(shù)的進(jìn)步與完善對文書檔案管理產(chǎn)生了直接影響。同時，相關(guān)單位的文書檔案管理水平也成為影響文書檔案管理的另一主要因素。

二、文書檔案管理存在問題

（一）對檔案安全問題不夠重視。一方面，部分檔案部門忽略網(wǎng)絡(luò)安全問題，沒有采取相應(yīng)的防范措施，人們可以對電子檔案進(jìn)行反復(fù)的輸入和修改，并且沒有修改后的特殊標(biāo)記，導(dǎo)致檔案信息遭到篡改。另一方面，人們無法通過電子檔案的字體字號判斷文書檔案的原始性，由于電子檔案沒有印章和親筆簽名，信息的真實性也難以保障。再者，網(wǎng)絡(luò)黑客對信息的竊取、病毒的入侵等因素使電腦癱瘓、信息丟失，非授權(quán)用戶通過假冒侵犯他人合法權(quán)益等不利因素仍然存在。這些問題對電子檔案的安全性構(gòu)成了嚴(yán)重的威脅。

（二）對檔案綜合管理人員要求高。電子文件歸檔以及電子檔案的管理對管理人員的技術(shù)和素質(zhì)水平提出了更高的要求。管理人員既要儲備傳統(tǒng)的文檔管理理論、原則、方法等知識，又應(yīng)精通電子計算機(jī)技術(shù)和電子文檔的管理方式。然而，由于文檔管理發(fā)展時間較短，單位領(lǐng)導(dǎo)的重視度不高，崗前培訓(xùn)不到位等因素，檔案管理工作人員的整體素質(zhì)較差。在實際工作中，他們不能合理有效完成文書檔案管理工作，進(jìn)而導(dǎo)致文書檔案管理經(jīng)常出現(xiàn)紕漏，無法適應(yīng)電子化進(jìn)程的需要，電子化管理中出現(xiàn)了檔案信息處理復(fù)合型人才奇缺的局面。

（三）未能做好與其他工作的銜接。在實際運(yùn)行過程中，文書管理和檔案管理作為兩個獨(dú)立的系統(tǒng)分塊管理。由于溝通不到位，工作長度等因素，文書人員對檔案管理意識淡薄，檔案人員對文書工作也考慮不周。這就導(dǎo)致文書工作和檔案工作之間不能良好銜接，存在脫節(jié)的情況，大大降低了文書檔案管理的有效性和科學(xué)性。

三、文書檔案管理改進(jìn)措施

（一）信息化系統(tǒng)內(nèi)，外網(wǎng)隔離。針對安全性問題，最有效的方法體現(xiàn)在技術(shù)層面上。對文檔的傳輸采取信息化系統(tǒng)內(nèi)外網(wǎng)物理隔離的方式，通過路由器和防火墻兩層隔離帶，有選擇地放入一些地址進(jìn)入信息化網(wǎng)絡(luò)，同時，過濾進(jìn)出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理文檔信息的訪問安全問題；檢測和預(yù)警網(wǎng)絡(luò)攻擊。通過系統(tǒng)內(nèi)外網(wǎng)隔離，從內(nèi)部提高安全管理和權(quán)限分配，進(jìn)而保障網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)模到y(tǒng)中存儲的，用戶訪問到的檔案信息真實、完整和有效。同時，建立包括保障監(jiān)督體系在內(nèi)的科學(xué)管理制度，以配合系統(tǒng)內(nèi)外網(wǎng)物理隔離，保證檔案工作的保密性和安全性。

（二）加強(qiáng)權(quán)限管理，保護(hù)賬戶安全。檔案安全不僅需要依靠物理技術(shù)，而且要建立科學(xué)、合理、完善的保管制度。用只讀的形式將電子檔案歸檔，對不同性質(zhì)的檔案設(shè)置權(quán)限管理，完善檔案管理員的身份認(rèn)證過程，禁止非法訪問，防止原始文件的破壞。與此同時，加強(qiáng)對電子檔案保存技術(shù)的更新處理，完善電子檔案的記錄系統(tǒng)，隨時記錄檔案形成、管理和使用的情況，使之形成相應(yīng)的文件搜索、查閱、修改等流程記錄。通過對文檔加密，操作記錄生成等方式，加強(qiáng)權(quán)限管理，保護(hù)賬戶安全。

（三）加強(qiáng)對工作人員的培訓(xùn)。加強(qiáng)對工作人員的培訓(xùn)主要依靠兩個方面實現(xiàn)。首先，加強(qiáng)現(xiàn)代硬件設(shè)施投入，不斷改善硬件環(huán)境，充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)相關(guān)的高科技手段，使得日常的檔案文書工作處于現(xiàn)代化環(huán)境中，給工作人員創(chuàng)造一個良好的學(xué)習(xí)環(huán)境。其次，把培訓(xùn)與自學(xué)相結(jié)合。定期對文書檔案工作人員進(jìn)行專業(yè)的教育與技術(shù)培訓(xùn)；建立學(xué)習(xí)激勵機(jī)制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績劃入業(yè)績考核的范圍，激發(fā)管理人員的學(xué)習(xí)積極性；同時加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作，升華工作人員的管理理念，提高工作人員的業(yè)務(wù)技能和整體素質(zhì)。

（四）做好銜接工作。提高文書檔案管理水平，做好文書與檔案管理以及其他工作的銜接，既需要單位各個部門之間的協(xié)調(diào)和溝通，保證各種文件和檔案資料收集渠道的暢通；又需要完善檔案管理的質(zhì)量與建設(shè)結(jié)構(gòu)，形成高質(zhì)量的文件檔案。只有將二者結(jié)合起來，才能使原來被動的工作性質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃拥墓ぷ餍再|(zhì)，進(jìn)而保證文書檔案的真實性和準(zhǔn)確性，實現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，有效提升單位文書管理的質(zhì)量，促進(jìn)單位文書檔案管理工作順利開展。

四、結(jié)語

本文從提高文書檔案的真實性和安全性、加強(qiáng)文書檔案管理復(fù)合型人才的培養(yǎng)力度、促進(jìn)文書檔案管理工作的銜接程度三個方面進(jìn)行了探討，希望能為文書檔案管理水平的提高找到更好的發(fā)展方式，為文書檔案使用者提供更好的服務(wù)。

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