新形勢下石油企業(yè)如何開展辦公室管理工作

王擎

【摘要】本文主要結合石油企業(yè)的特點，以辦公室管理工作特點和重要性作為出發(fā)點，并針對管理問題從健全和完善管理制度、提高管理人員綜合素質等方面探討了開展辦公室管理工作的建議，以期為提高石油企業(yè)辦公室管理工作效率和服務質量提供一些參考和意見。

【關鍵詞】新形勢；石油企業(yè)；辦公室管理

新形勢下，現(xiàn)代石油企業(yè)要想在殘酷的市場競爭中得到長遠健康發(fā)展，需要做好內部管理工作。辦公室工作屬于內部工作體系的一部分，在提升企業(yè)管理效率和質量方面占據著重要地位。因此為保障石油企業(yè)辦公室管理工作和企業(yè)決策的科學性和正確性，需要積極開展辦公室管理工作。

一、特點、重要性和困境

（一）特點。特點有三：其一，承擔企業(yè)事務性工作。為滿足業(yè)務的需求，辦公室工作崗位較多，其崗位人員主要負責企業(yè)相關事務性工作，比如文秘工作、基層檔案管理工作、企業(yè)領導臨時交辦的任務等。其二，企業(yè)的綜合協(xié)調部門。企業(yè)辦公室崗位人員肩負多重身份，不僅需要扮演協(xié)調者角色，還需要充當消息傳遞者角色，將上級領導下達的命令或者任務傳遞給各個部門，并將各部門的建設性意見或者任務完成結果及時反饋給上級領導。其三，積極參與企業(yè)決策。為進一步提高企業(yè)領導決策的科學性和正確性，需要辦公室職員積極參與到決策過程中，并在日常工作中展開調查和分析，收集資料、整理方案，進而擴寬科學決策渠道，促使決策的科學性和正確性得到提高。

（二）重要性。在新形勢下，辦公室的工作職能較為全面，在企業(yè)管理體系中占據著重要地位。對于石油企業(yè)而言，要想在當前形勢下提高綜合競爭優(yōu)勢，需要結合企業(yè)辦公室管理工作實況，積極調整和管理辦公室工作，實現(xiàn)提高辦公室服務質量和管理效率的目的。在這樣的前提條件下，石油企業(yè)才能在激烈的市場競爭中不斷發(fā)展。在制定管理方案或者戰(zhàn)略計劃時，辦公室人員應積極收集信息、整理方案，為企業(yè)領導人員提供參考，進而保障戰(zhàn)略計劃和管理方案的科學性和針對性。假設在這一過程中，辦公室人員的工作態(tài)度不明確、工作積極性不高、管理不夠科學，就會造成信息出現(xiàn)偏差，進而導致決策失誤。由此可見，辦公室科學管理在促進企業(yè)長遠健康發(fā)展方面具有重要意義。另外，石油企業(yè)辦公室人員需要加強與領導人員之間的溝通與交流，將企業(yè)政務工作有效落到實處，并結合政務工作執(zhí)行實況制定相應的總結和報告，組織相關會議和活動，從而提高企業(yè)辦公室管理工作效率和服務質量。

（三）困境。石油企業(yè)大多都是國營性質的，就我單位的情況來看，存在員工收入低、任務重的狀況，導致部分員工積極性不高。部分石油企業(yè)的組織管理結構過于復雜，工作人員之間工作內容的重疊性較高以及有的崗位安排的工作人員數(shù)量超出了該崗位內容的需要，大大降低了工作的效率。同時存在部分基層單位人員配置不合理，一人多崗情況嚴重，加之“一崗雙責”理念的推廣，工作壓力驟增，相應的福利薪酬低，導致員工思想波動大，工作效率低、質量差。

隨著全球經濟發(fā)展方式的轉變以及我國生產結構的調整，給石油企業(yè)帶來的巨大的挑戰(zhàn)，石油企業(yè)內部的管理面臨著巨大機遇的同時也面臨著巨大的問題和挑戰(zhàn)。所以，結合現(xiàn)有的市場經濟環(huán)境，分析和管理企業(yè)內部所面臨的情況，結合石油行業(yè)的特點、產品特點、石油企業(yè)的行業(yè)要求，加強本公司的內部管理工作，是應對這些問題與挑戰(zhàn)的前提。

二、存在的問題

（一）思想不到位。目前，大部分石油企業(yè)辦公室人員的思想素質欠佳，對辦公室管理工作不夠重視，也沒有充分認識到辦公室管理工作在促進石油企業(yè)發(fā)展方面的積極作用。辦公室不僅是石油企業(yè)的一個管理部門，也是一個指揮機關。作為指揮機關，它需要扮演好協(xié)調者和指揮者的角色。因此作為辦公室的一員，需要結合企業(yè)各個部門的工作情況，針對各部門工作問題，積極展開調查和分析，收集資料和整理方案，制定具有針對性的解決措施，從而確保企業(yè)內部各項工作的順利展開。但是由于企業(yè)辦公室人員思想認識缺位，普遍認為辦公室是一個獨立的部門，與企業(yè)其他各部門之間沒有任何實質性聯(lián)系。這是導致石油企業(yè)辦公室管理工作質量低下的主要因素。

（二）沒有健全和完善的規(guī)章制度。任何企業(yè)的發(fā)展都需要建立內部規(guī)章制度，對于石油企業(yè)而言，要想在殘酷的市場競爭中站穩(wěn)腳跟，除了擁有良好的產品之后，還需要完善的規(guī)章制度作為保障，才能確保企業(yè)各項工作的有序進行。規(guī)章制度不健全、不完善，是造成企業(yè)辦公室管理工作效率低下的關鍵要素。在實際管理工作中，由于沒有規(guī)章制度制約的限制，辦公室人員的工作不夠規(guī)范，且在工作中更多考慮到人與人之間的利益關系問題，造成責任主體不明確、容易出現(xiàn)諸多違規(guī)問題，也就導致辦公室管理工作流于形式，沒有任何現(xiàn)實性作用與意義。

（三）工作執(zhí)行能力差。執(zhí)行力就是把目標變成行動，把行動變成結果的能力。對于一個組織，是長期戰(zhàn)略一步步落到實處的能力。執(zhí)行力是取得成功的必要條件，個人和集體的成功都離不開好的執(zhí)行力。當既定目標和戰(zhàn)略方向已經或基本確定，這時候執(zhí)行力就變得尤為關鍵。

部分企業(yè)的管理模式比較陳舊，未能在全方位、高層次上做出對工作的預見性，固守傳統(tǒng)的指揮、監(jiān)督的管理思維，往往會使工作人員的執(zhí)行能力變得更差，裹足不前，周而復始地進入了“死循環(huán)”

由于部分企業(yè)的組織管理結構比較復雜，部門之間、員工之間工作重疊性較大，一些員工不知道這件事情是該做還是不該做，而管理者也不清楚這項工作到底該由誰來完成，或者是這項工作是由誰完成的，一旦出現(xiàn)了工作上的失誤，溯源就比較麻煩。還有的辦公室工作人員把自己定位成是事務性的工作人員，上級安排什么工作自己就做什么工作，不會積極思考領導下一步的工作計劃，在辦事的過程中也缺乏有效的溝通，制定的工作計劃和措施未能給領導者的工作帶來便利，而是整天忙于處理瑣碎的事務。這樣長期下去，導致辦公室人員的執(zhí)行能力不強、未對自己的工作崗位進行一個清晰的定位，在工作中遇到什么困難就去解決困難，困難解決完成后就等事情做，忽視信息收集的重要性，從而使決策層的決策得不到相關數(shù)據的支持，造成重大的損失。

（四）缺乏激勵機制。由于石油企業(yè)沒有積極引入競爭激勵機制，造成辦公室工作人員工作積極性和主動性不高。除了客觀因素之外，辦公室人員自身的專業(yè)素養(yǎng)不高，加之干部人事崗位淘汰競爭機制缺乏，造成辦公室管理工作效率和服務質量不高。這也是造成石油企業(yè)辦公室工作進步空間不大的主要因素。

（五）辦公室人員綜合能力不強。辦公室工作崗位較多、工作內容覆蓋面較廣、項目多，因此對工作人員的專業(yè)能力和綜合素質要求較高。對于辦公室工作人員，除了具備扎實的專業(yè)基礎知識之外，還需要具有較寬的專業(yè)技能基礎。比如文秘專業(yè)知識、檔案管理知識、財務知識等。但是目前我國大部分石油企業(yè)的辦公室管理人員并非專業(yè)學校出身，因此其綜合能力不強，是造成辦公室管理工作效率低下的又一主要因素。加之部分工作人員工作態(tài)度不明確、精神面貌不佳、上進心缺乏、接待客人不熱情、建言獻策不夠主動、不按規(guī)定辦事、責任心不足，造成辦公室工作水平不高。

三、辦公室管理工作的建議

（一）提高辦公室人員思想意識。石油企業(yè)作為提升我國國民經濟的支柱行業(yè)，需要結合市場發(fā)展新態(tài)勢，積極展開思想政治教育工作，加大對辦公室人員的思政教育力度，從而達到培養(yǎng)辦公室人員職業(yè)素養(yǎng)的目的。辦公室應結合企業(yè)內部管理工作情況和發(fā)展實況，針對內部管理和發(fā)展問題，協(xié)助企業(yè)領導制定具有針對性的解決方案和發(fā)展措施，并積極加強與企業(yè)各部門之間的溝通與聯(lián)系，進而認真貫徹落實黨和國家的政策與方針，提升辦公室人員自身理論功底和戰(zhàn)略思維。

（二）提升服務意識。現(xiàn)階段，企業(yè)的管理方向和服務方向應以市場為主，并結合市場和自身發(fā)展情況改變管理理念，積極引入“管理即為服務”的管理理念，實現(xiàn)轉變辦公室人員管理理念和服務態(tài)度的目的。這就需要辦公室人員轉變傳統(tǒng)管理理念，并加強對辦公室管理工作的重視，充分認識到辦公室管理工作在石油企業(yè)管理體系的重要作用和意義，在日常工作中不斷強化服務意識、擴寬工作領域、轉變工作態(tài)度，從而提高工作效率和服務質量，進而維護石油企業(yè)的市場形象。

（三）提高辦公室工作人員的執(zhí)行力。辦公室工作具有特殊性，每一個小的細節(jié)都不能忽視，要提高員工的執(zhí)行力，關鍵點就是目標（任務）明確，使員工明確工作方向；工作方法得當，具有可操作性；考核監(jiān)督到位。比如辦公室工作人員在進行文稿起草的時候，可以根據公司既定的階段性目標和規(guī)劃，提前進行相關文稿的起草工作，留給自己相對寬裕的時間。要理解領導的講話精神，深入工作基層收集文稿起草的相關資料和信息，同時也留給了管理層寬裕的時間對文稿進行評判，以便形成相關的工作部署。在進行客戶接待的工作就更加顯得重要了，如果不對客戶接待的事務進行提前規(guī)劃，不盡早進行方案的制定，而且方案的制定也顯得倉促或者是不周全，在客戶接待的過程中就會導致這樣那樣的問題，因小失大，影響到公司的整體布局。

由此看來，提高辦公室員工的執(zhí)行力不是不可能做到。辦公室員工們也要常常反思相關的工作問題，從自身出發(fā)，找出自己在工作中的態(tài)度問題，即“六何追問法”?！皐hat”，應該處理那些事情，做這件事情的相關工作步驟是否妥當；“why”問什么要采取這一步驟，如果省掉這一步驟結果會怎樣；“where”這一步驟應該在什么地方進行；“when”這一步驟在什么時間做作合適；“who”這一步驟有什么人來具體實施最合適；“how”這一步驟用什么方法做達到的效果最好。

（四）健全和完善規(guī)章制度。在新形勢下，石油企業(yè)要想取得競爭優(yōu)勢、樹立良好的企業(yè)形象，需要結合內部管理實況健全和完善規(guī)章制度，從而確保辦公室各項工作的有序展開。規(guī)章制度的提出和建立，既可以提高管理工作的規(guī)范性，又可以增強辦公室人員的責任意識，進而將辦公室管理工作落實到企業(yè)內部管理體系和工作實質中。與此同時，針對石油企業(yè)內部激勵機制的不健全和完善這一問題，企業(yè)應積極引入科學的獎懲制度，并健全和完善激勵機制，避免辦公室管理工作流于形式。

（五）提高人員綜合素質。新形勢下，石油企業(yè)領導應結合市場發(fā)展新態(tài)勢，采用科學有效的方式引導辦公室管理人員轉變管理理念和管理方式。比如鼓勵員工加強自我學習，營造學習型企業(yè)的氛圍，鼓勵創(chuàng)新，開展聯(lián)誼活動和內部人員培訓活動等，其目的是提高辦公室人員的業(yè)務能力和綜合素質，進而實現(xiàn)提高辦公室管理工作效率和服務質量的目的。

四、結束語

新形勢下，石油企業(yè)的發(fā)展離不開辦公室管理工作的有效性。這就需要企業(yè)結合辦公室工作具體落實情況制定具有針對性的規(guī)章制度，提高人員的綜合素質和業(yè)務能力，從而為辦公室工作提供不竭動力。

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