淺談養(yǎng)老保險檔案管理的難點及完善策略

潘莉

摘 要：經(jīng)濟的快速發(fā)展推動了和諧社會的加速建設(shè)和完善，同時也推動了養(yǎng)老保險在全國范圍內(nèi)的覆蓋率。而隨著養(yǎng)老保險覆蓋率的增加，養(yǎng)老保險檔案管理也成為做好養(yǎng)老保險工作的重要內(nèi)容之一。越來越多的人參加養(yǎng)老保險，使養(yǎng)老保險的檔案管理面臨著巨大的數(shù)量挑戰(zhàn)和管理的改革。采用先進的管理技術(shù)，實現(xiàn)其信息化的管理是養(yǎng)老保險檔案管理改革的必然途徑。需要注意的是，改革養(yǎng)老保險檔案管理模式，是一個系統(tǒng)化、具體化的過程，要在過程中逐漸完善和實現(xiàn)合理有效的信息化管理建設(shè)。

關(guān)鍵詞：養(yǎng)老保險；檔案管理；難點；完善策略

1養(yǎng)老保險檔案的特征與現(xiàn)實意義

1.1養(yǎng)老保險檔案的特征。根據(jù)人力資源與社會保障部和國家檔案局共同制定頒布的《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》（以下稱為《規(guī)定》），我們可以將養(yǎng)老保險檔案定義為社會保險經(jīng)辦機構(gòu)在辦理養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。綜合來看，養(yǎng)老保險檔案存在以下幾個特征：

1.1.1覆蓋范圍廣。我國的社會養(yǎng)老保險制度按照參保對象可分為城鎮(zhèn)企業(yè)職工養(yǎng)老保險、城鎮(zhèn)居民養(yǎng)老保險、機關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險和農(nóng)村養(yǎng)老保險四大部分，可以看出，我國的社會養(yǎng)老保險制度具有廣覆蓋的特點。因此，養(yǎng)老保險檔案也應(yīng)分門別類，實現(xiàn)對上述參保人員的全覆蓋。

1.1.2流動性要求高。隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展，勞動者在勞動力市場上的流動性大大增加。如此一來，這部分參保人員的養(yǎng)老保險關(guān)系就會隨著他們工作地點的變動而發(fā)生轉(zhuǎn)移，相應(yīng)地，他們的養(yǎng)老保險檔案也將隨之流動，這無疑會增加養(yǎng)老保險檔案管理工作的難度。

1.1.3保管期限長?！兑?guī)定》中規(guī)定社會保險業(yè)務(wù)檔案的保管期限分為永久和定期兩類，定期保管期限分為 10 年、30 年、50 年、100 年，各種社會保險業(yè)務(wù)檔案的具體保管期限按照《社會保險業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》執(zhí)行。在實踐中，參保人員的個人記錄一般要延續(xù)幾十年，對企業(yè)和經(jīng)辦機構(gòu)的記錄年限則會更長，只要養(yǎng)老保險關(guān)系一直存續(xù)，養(yǎng)老保險檔案的記錄工作就不會停止。

1.2養(yǎng)老保險檔案的現(xiàn)實意義。

1.2.1為開展養(yǎng)老保險管理工作提供依據(jù)。養(yǎng)老保險檔案是全面系統(tǒng)記錄企業(yè)與個人繳納保險費用、保險關(guān)系轉(zhuǎn)移、計發(fā)養(yǎng)老待遇的重要憑證，它可以全面反映參保對象履行義務(wù)、享受權(quán)利的真實情況。養(yǎng)老保險檔案的完整與否、準確與否，將影響到養(yǎng)老保險事業(yè)的健康長遠發(fā)展。

1.2.2有助于社保經(jīng)辦機構(gòu)提高服務(wù)質(zhì)量。系統(tǒng)全面、準確無誤的養(yǎng)老保險檔案，再配以方便快捷的查詢通道，可以為參保對象提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，在經(jīng)辦機構(gòu)與參保對象之間搭建起順暢溝通的橋梁，進而促進養(yǎng)老保險的良性發(fā)展。

1.2.3促進社會養(yǎng)老保險提高統(tǒng)籌層次。通過加強養(yǎng)老保險檔案的建設(shè)力度，建立起省級甚至全國統(tǒng)一的養(yǎng)老保險檔案系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)養(yǎng)老保險數(shù)據(jù)信息的共享，可以為提高養(yǎng)老保險統(tǒng)籌層次提供有力的支撐。

2目前養(yǎng)老保險檔案管理面臨的問題

2.1對養(yǎng)老保險檔案管理的重視程度低。對養(yǎng)老保險檔案管理重視度低，是養(yǎng)老保險負責單位的通病，上到領(lǐng)導(dǎo)干部，下到工作人員，都沒有看到養(yǎng)老保險檔案管理工作的重要性和不可或缺性，而這也嚴重的影響了養(yǎng)老保險檔案管理的日常工作。工作人員在養(yǎng)老保險檔案管理方面的服務(wù)觀念差，使工作更加被動化和消極化，從而導(dǎo)致檔案管理工作問題百出，諸如檔案混亂、管理松散，網(wǎng)絡(luò)化程度低等，這些都嚴重阻礙了養(yǎng)老保險檔案管理時代發(fā)展的步伐。

2.2缺乏具有專業(yè)素養(yǎng)的養(yǎng)老保險檔案管理人員?？v觀我國各地從事養(yǎng)老保險檔案管理工作的工作人員不難發(fā)現(xiàn)，這些工作人員既不是檔案管理專業(yè)出身，也沒有接受過任何關(guān)于檔案管理方面的知識和技能的培訓(xùn)，他們基本上都是“半路出家”，對檔案管理工作的內(nèi)容認識模糊不清，對其管理的方式也是不了解，根本沒有將檔案管理作為資深工作的核心，更有甚者還是兼職負責。利用嚴重缺乏專業(yè)素養(yǎng)的人員進行檔案管理，是導(dǎo)致檔案歸檔不及時、保存不完善的重要原因。

2.3養(yǎng)老保險檔案管理制度方面存在缺陷。目前，我國養(yǎng)老保險檔案管理過程中存在著一些制度方面的缺陷，有些地方的管理制度略有不健全。雖然，在檔案管理方面我國制定并出臺了一些相關(guān)的法律法規(guī)，但是相對于養(yǎng)老保險而言仍顯不足，不夠規(guī)范化和具體化，尤其是在考核、檢查和驗收三方面的標準上，缺乏科學(xué)性和適用性，這些都是養(yǎng)老保險檔案管理制度方面亟待解決的漏洞和問題，如果不加以有效的改進，就會成為養(yǎng)老保險事業(yè)持續(xù)發(fā)展的障礙。

3養(yǎng)老保險檔案管理的完善策略

3.1加大檔案管理信息化建設(shè)力度。加大檔案管理信息化建設(shè)力度是全面提高檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵，具體可從以下幾個方面入手：首先，積極建立檔案數(shù)據(jù)庫，從檔案數(shù)據(jù)的采集、錄入、存貯等方面下功夫，不斷優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)庫信息，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)庫平臺的重要作用，為工作人員進行數(shù)據(jù)查詢與處理提供方便。這就要求社會各部門在歸檔保管養(yǎng)老保險檔案時，必須保障工作質(zhì)量，詳細記錄存檔類型、存檔時間、解析時間等內(nèi)容，并保證照片、影音等資料能詳細地記錄歸檔。在存檔過程中，應(yīng)嚴格按照正確的歸類方式處理單項資料，全面錄入、保存參保人員的數(shù)據(jù)信息。其次，加強網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。新形勢下，加強檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)，有利于數(shù)據(jù)信息資料的高效穩(wěn)定傳輸，全面提升數(shù)據(jù)利用效率。因此，相關(guān)部門必須加大網(wǎng)絡(luò)設(shè)施投入，積極購入新設(shè)備、新軟件，更好地輔助養(yǎng)老保險檔案管理工作的開展。與此同時，必須加強網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，加大對電子文件的保護力度；強化網(wǎng)絡(luò)安全管理，定期進行網(wǎng)絡(luò)維護與殺毒處理；加強電子文檔保密工作，嚴格按照國家相關(guān)規(guī)定進行操作，從而更好地保障電子檔案的安全。

3.2打造一支綜合素質(zhì)高的檔案管理團隊。新形勢下，必須積極打造一支綜合素質(zhì)高的檔案管理團隊。站在專業(yè)素養(yǎng)與職業(yè)道德角度對檔案管理工作人員進行培訓(xùn)，不斷豐富檔案管理工作人員的理論知識，提高檔案管理工作人員的道德素養(yǎng)，使之端正態(tài)度，積極主動為參保人員服務(wù)，以良好的精神面貌對待每位參保人員。與此同時，工作人員也應(yīng)不斷提高自己的專業(yè)技能，加大對檔案管理相關(guān)知識的學(xué)習(xí)力度，積極參與各種形式的檔案管理培訓(xùn)活動，不斷充電，更好地應(yīng)對檔案管理工作的各項挑戰(zhàn)。另外，各部門還需及時引入新鮮血液，及時引進高學(xué)歷、高素養(yǎng)的專業(yè)人員，更好地推動養(yǎng)老保險管理工作的開展。

3.3優(yōu)化養(yǎng)老保險檔案管理體制。首先，加強管理機構(gòu)的建設(shè)。各級養(yǎng)老保險機構(gòu)必須設(shè)置專門的檔案管理辦公室，并設(shè)置專門的管理崗位，建立完善的管理考核機制。通過定期的管理考核，及時發(fā)現(xiàn)工作中的不足之處。同時，還應(yīng)積極成立檔案管理小組，定期組織各種形式的工作交流會及座談會，針對性研究檔案管理中出現(xiàn)的問題，不定期巡查檔案管理工作的開展情況。其次，建立健全檔案管理規(guī)章制度。通過完善的規(guī)章制度來保證各項工作的順利開展，使得檔案管理工作有章可循。在檔案管理規(guī)章制度中要明文規(guī)定檔案管理的職責與權(quán)限，在此基礎(chǔ)上積極探究現(xiàn)代化檔案管理制度，推動各項檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化，確保養(yǎng)老保險資料的錄入、保管、銷毀等各項工作有法可依，通過完善的規(guī)章制度保證各種資料及會計憑證的真實性。

結(jié)束語

綜上所述，養(yǎng)老保險檔案管理工作關(guān)系到每位參保人員的切身利益，關(guān)系到養(yǎng)老保險事業(yè)甚至整個社會保險事業(yè)的發(fā)展狀況。因此，建立健全養(yǎng)老保險檔案，對其實施科學(xué)化管理，是切實保障參保對象合法權(quán)益，推動養(yǎng)老保險事業(yè)健康長遠發(fā)展的必經(jīng)之路。

參考文獻

[1] 人力資源社會保障部，國家檔案局.社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）[Z]

[2]路建華.解讀《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》[J].蘭臺世界

[3]高雪蓮.淺析社會養(yǎng)老保險檔案的管理[J].青年文學(xué)家，2017（20）.

[4]董騰.養(yǎng)老保險檔案的作用與管理[J].人力資源管理，2016（5）.

[5]張杰.社會養(yǎng)老保險檔案管理之我見[J].人力資源管理，2017（12）.

（作者單位：承德縣人力資源和社會保障局）