公文錯(cuò)情通報(bào)制度的建立和完善

李展

公文是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、法定團(tuán)體等組織在公務(wù)活動(dòng)中制發(fā)的一種特殊文書，具有特定效力和規(guī)范體式，發(fā)揮著實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)等重要作用。在很多黨政機(jī)關(guān)，為了充分發(fā)揮公文的作用，體現(xiàn)嚴(yán)肅性，建立了公文錯(cuò)情通報(bào)制度，加強(qiáng)內(nèi)部公文管理，提高公文質(zhì)量，確保公文零失誤。

所謂公文錯(cuò)情通報(bào)制度是針對(duì)公文中的各種錯(cuò)誤情況建立的通報(bào)制度，就其內(nèi)容而言主要對(duì)公文的文種選用是否正確、格式是否規(guī)范、是否符合行文規(guī)則、遣詞造句和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用是否正確、是否符合國(guó)家保密要求以及政策法規(guī)依據(jù)（含背景資料）是否充分等方面進(jìn)行通報(bào)。縱觀各地的公文錯(cuò)情通報(bào)制度，對(duì)通報(bào)依據(jù)、通報(bào)對(duì)象、通報(bào)內(nèi)容、通報(bào)要素和通報(bào)方式等都作了明確規(guī)定。這些規(guī)定，對(duì)于規(guī)范公文管理、發(fā)揮公文效能具有重要意義。

亮明通報(bào)依據(jù) 確立公文規(guī)范

按照要求行文和編輯格式是公文規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的基礎(chǔ)。公文的行文和格式依據(jù)主要來自兩個(gè)方面。

國(guó)家層面的依據(jù)一個(gè)是《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號(hào)），該條例自2012年7月1日開始施行，明確了決定、決議等15種法定公文，份號(hào)、密級(jí)和保密期限等18個(gè)公文格式要素，以及行文規(guī)則、擬制和辦理流程、公文管理等內(nèi)容，全面規(guī)范了公文制發(fā)的各個(gè)環(huán)節(jié)。在當(dāng)前，公文的唯一“根本大法”就是《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》，一切公文均須以此為準(zhǔn)；另一個(gè)是由國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)發(fā)布的《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T9704—2012），該標(biāo)準(zhǔn)與《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》相配套，對(duì)公文用紙、印刷裝訂、格式要素、式樣等作出了具體的技術(shù)規(guī)定，GB/T9704—1999被其代替，是目前唯一的公文方面的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。此外，《標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用法》（GB/T15834-2011）、《出版物上數(shù)字用法的規(guī)定》（GB/T15835-2011）等也是公文制發(fā)的重要參考標(biāo)準(zhǔn)。

地方層面的依據(jù)主要是各地依據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》《黨政機(jī)關(guān)公文格式》，結(jié)合工作實(shí)際制定的本地有關(guān)公文制度。如新余市渝水區(qū)委辦公室、區(qū)人民政府辦公室下發(fā)的《關(guān)于實(shí)行公文錯(cuò)情通報(bào)制度的通知》（渝黨辦字〔2016〕57號(hào)）指出，其依據(jù)除了《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》《黨政機(jī)關(guān)公文格式》外，還有《中共新余市委辦公室關(guān)于印發(fā)〈市委規(guī)范性文件前置審核工作規(guī)程（試行）〉的通知》（余辦便函〔2016〕30號(hào)）、《中共渝水區(qū)委辦公室、渝水區(qū)人民政府辦公室關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)〈進(jìn)一步清理規(guī)范部門（單位）工作簡(jiǎn)報(bào)的通知〉的通知》（渝黨辦發(fā)電〔2016〕7號(hào)）。此外，各地出臺(tái)的公文處理工作細(xì)則、實(shí)施辦法等也常常成為公文錯(cuò)情通報(bào)制度的重要依據(jù)。

界定通報(bào)對(duì)象 明晰公文類型

公文錯(cuò)情通報(bào)的對(duì)象是有關(guān)部門制發(fā)的公文。這些公文，既包括本級(jí)單位報(bào)送給上級(jí)單位的上行文，也包括本級(jí)單位抄送給同級(jí)單位的平行文、發(fā)送給下級(jí)單位的下行文，還包括下級(jí)單位報(bào)送來的上行文。總體來說，這些公文涵蓋面比較寬泛，本級(jí)發(fā)文、下級(jí)來文均在其中，紙質(zhì)公文、電子公文悉數(shù)在列。

各地根據(jù)各自工作實(shí)際，在通報(bào)對(duì)象上稍有差異。有的是本單位上行文、平行文、下行文以及內(nèi)部單位的上行文兼及。從各地公文錯(cuò)情通報(bào)制度的總體情況看，通報(bào)對(duì)象多以下級(jí)單位上報(bào)的公文為主。如貴州省政府辦公廳2014年編印的14期《公文復(fù)核情況通報(bào)》，對(duì)象都是省政府辦公廳內(nèi)部處室的上報(bào)公文，以及各地各部門上報(bào)省政府、省政府辦公廳的公文，這些也都是上行文。

根據(jù)管理權(quán)限，以及公文制發(fā)主體和管理主體的不同，一般情況下，下級(jí)單位無權(quán)、也不會(huì)對(duì)上級(jí)單位的來文進(jìn)行錯(cuò)情通報(bào)。因此，在公文錯(cuò)情通報(bào)制度中，沒有一家單位會(huì)把上級(jí)單位的來文列入通報(bào)對(duì)象。

在公文載體上，多數(shù)地方籠統(tǒng)指出通報(bào)的對(duì)象是公文，而有的地方則明確指出了公文的載體類型。如新余市渝水區(qū)委辦公室、區(qū)人民政府辦公室下發(fā)的《關(guān)于實(shí)行公文錯(cuò)情通報(bào)制度的通知》就指出，通報(bào)的公文含平臺(tái)文件和紙質(zhì)文件。這里的平臺(tái)文件，指的是通過政府電子公文交換系統(tǒng)收發(fā)的各類電子公文。

明確通報(bào)內(nèi)容 強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)意識(shí)

通報(bào)內(nèi)容是建立健全公文錯(cuò)情通報(bào)制度的核心。通報(bào)的內(nèi)容，多以《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》《黨政機(jī)關(guān)公文格式》為基本遵循，凡有違兩規(guī)定者，均在通報(bào)范圍。具體來說，通報(bào)范圍主要包括以下三個(gè)方面：

一是行文未按規(guī)則。主要有：不按規(guī)定程序行文，越級(jí)行文、多頭主送，未經(jīng)黨委、政府同意，直接向上級(jí)黨委、政府、部門報(bào)送請(qǐng)示報(bào)告事項(xiàng)等；所屬下級(jí)部門直接向單位領(lǐng)導(dǎo)同志個(gè)人報(bào)送公文等。

二是公文內(nèi)容錯(cuò)謬。主要有：文種錯(cuò)用、混用，生造文種；文字表述不準(zhǔn)確、不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)，人名、地名、機(jī)構(gòu)名稱、職務(wù)、用詞、數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，多字、錯(cuò)字、漏字，語(yǔ)言不通順、重復(fù)累贅、指代不清、前后不一，存在語(yǔ)法、修辭、邏輯錯(cuò)誤；計(jì)量單位、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和數(shù)字用法錯(cuò)誤；內(nèi)容不符合黨的路線、方針、政策，違背黨中央、國(guó)務(wù)院，上級(jí)黨委、政府的精神和決策部署；違反憲法和國(guó)家法律法規(guī)，與國(guó)家法律法規(guī)或地方性規(guī)章相抵觸，違反依法行政精神和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)原則，規(guī)范性文件未經(jīng)前置審核；重要事件失實(shí)，表述不清，敘述不明，細(xì)節(jié)錯(cuò)漏；請(qǐng)示事項(xiàng)不明確，未提出傾向性意見；等等。

三是公文格式有誤。主要有：未按規(guī)定設(shè)置幅面尺寸、頁(yè)邊與版心尺寸、字體和字號(hào)、行數(shù)和字?jǐn)?shù)、文字顏色；未遵循制版、印刷、裝訂要求；份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、版頭中的分割線出現(xiàn)錯(cuò)誤；標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件等出現(xiàn)錯(cuò)誤；版記中的分隔線、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期出現(xiàn)錯(cuò)誤。此外，還包括頁(yè)碼、公文中的橫排表格以及特定格式公文方面的錯(cuò)誤等。

列出通報(bào)要素 提升公文質(zhì)量

通報(bào)要素是公文勘誤、糾正錯(cuò)誤、提升質(zhì)量的關(guān)鍵。一般來說，都是列出錯(cuò)誤清單，一一指出存在問題，便于糾錯(cuò)和引以為鑒。有的單位錯(cuò)情通報(bào)以文字表述為主，有的單位還輔以錯(cuò)情一覽表。endprint

有的單位還把收文和發(fā)文區(qū)別開來，分別通報(bào)。收文錯(cuò)情通報(bào)的內(nèi)容包括單位名稱、公文標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、錯(cuò)情描述、正確內(nèi)容或者修改意見等；發(fā)文錯(cuò)情通報(bào)包括擬稿人員、承辦科室、責(zé)任校對(duì)、核稿人、復(fù)核人員、簽批、公文標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、錯(cuò)情描述、正確內(nèi)容或者修改意見等。

酌定通報(bào)方式 廣泛警示告知

公文錯(cuò)情通報(bào)工作一般由各地各單位秘書部門負(fù)責(zé)，進(jìn)行公文日常審核和抽查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)情公文進(jìn)行登記匯總。在通報(bào)時(shí)間段的選擇上，一些基層單位多是每季度通報(bào)一次，有的按年度通報(bào)，或每半年通報(bào)一次，在一些辦文較多的單位，則按月通報(bào)，有的單位是不定期通報(bào)。

在通報(bào)的形式上，有的單位是以通報(bào)形式下發(fā)正式公文。比如，三明市人民政府辦公室印發(fā)的《關(guān)于2011年錯(cuò)情公文的通報(bào)》（明政辦〔2012〕44號(hào)）。有的單位編印公文錯(cuò)情匯編，隨著時(shí)間的推進(jìn)按期編發(fā)，如內(nèi)蒙古自治區(qū)黨委辦公廳秘書處編印的《公文處理工作錯(cuò)情分析綜述》。還有的單位在網(wǎng)上公布，比如，貴州省政府辦公廳匯總編印《公文復(fù)核情況通報(bào)》在貴州省電子政務(wù)網(wǎng)上予以公布。

申明工作要求 細(xì)化責(zé)任落實(shí)

公文錯(cuò)情通報(bào)制度的建立和落地生根，離不開必要的保障機(jī)制。因此，各地在建立通報(bào)制度時(shí)，都非常注重建立相應(yīng)的保障機(jī)制，確保公文錯(cuò)情通報(bào)制度的落實(shí)。一般來說，保障機(jī)制可以從以下四個(gè)方面確立。

一是加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。這需要各單位各部門高度重視公文處理工作，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。有的地方建立了主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)、分管領(lǐng)導(dǎo)具體抓、秘書部門工作人員負(fù)直接責(zé)任的工作機(jī)制，壓力層層傳導(dǎo)，逐層增加，形成了強(qiáng)化責(zé)任、常抓不懈的良好氛圍。武漢市國(guó)土資源局要求，起草的公文報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)審批前，必須送局辦公室對(duì)口核稿人審核。

二是抓好隊(duì)伍建設(shè)。首先是要抓好秘書隊(duì)伍建設(shè)，選用秘書堅(jiān)持政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)好、紀(jì)律嚴(yán)的標(biāo)準(zhǔn)，特別是要選用業(yè)務(wù)水平高、文字功底扎實(shí)的秘書人員，并注重秘書人員素質(zhì)的提高，加強(qiáng)秘書業(yè)務(wù)教育培訓(xùn)，強(qiáng)化崗位實(shí)踐鍛煉，提升職業(yè)能力素質(zhì)。其次是要加強(qiáng)公文錯(cuò)情審核隊(duì)伍建設(shè)。如貴州省政府辦公廳為確保公文把關(guān)質(zhì)量，辦公廳文書處專門成立了復(fù)核小組，不斷充實(shí)復(fù)核力量，小組成員多達(dá)6人，并定期開展學(xué)習(xí)，交流、分享復(fù)核技巧、經(jīng)驗(yàn)，不斷提高公文復(fù)核水平和效率。

三是堅(jiān)持問題導(dǎo)向。公文制發(fā)單位要嚴(yán)把審核關(guān)，堅(jiān)持問題導(dǎo)向，堅(jiān)持精品意識(shí)和質(zhì)量意識(shí)，健全公文逐級(jí)審核制度，要明確必經(jīng)程序，加強(qiáng)審批、把關(guān)；明確體例格式，嚴(yán)格遵守《黨政機(jī)關(guān)公文格式》；規(guī)范公文內(nèi)容，避免語(yǔ)言文字錯(cuò)誤。要強(qiáng)化公文校對(duì)和分級(jí)核稿責(zé)任，確保公文“零差錯(cuò)”。要對(duì)公文的文種選用是否正確、格式是否規(guī)范、是否符合行文規(guī)則、遣詞造句和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用是否準(zhǔn)確、錯(cuò)別字、公文辦理延時(shí)誤事、是否符合報(bào)審程序、保密要求等各方面進(jìn)行全方面審核，把好公文“出口關(guān)”。還要建立健全公文錯(cuò)情預(yù)警和通報(bào)制度，形成長(zhǎng)效監(jiān)督機(jī)制，逐級(jí)傳導(dǎo)壓力，做到環(huán)環(huán)相扣，層層壓實(shí)，不斷提高公文辦理質(zhì)量。

四是注重通報(bào)結(jié)果運(yùn)用。在很多地方，通報(bào)結(jié)果是日常工作年度考核的依據(jù)之一。如銀川市人民政府辦公廳印發(fā)的《關(guān)于建立銀川市政府系統(tǒng)來文錯(cuò)情通報(bào)制度的通知》要求，通報(bào)結(jié)果提供給市績(jī)效考評(píng)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室，對(duì)來文錯(cuò)情較多的單位將在考核中酌情扣分。很多單位還出臺(tái)了具體的懲罰措施。如新余市渝水區(qū)委辦公室、區(qū)人民政府辦公室對(duì)初次出現(xiàn)的錯(cuò)誤，予以提醒告知；對(duì)重復(fù)性、常識(shí)性錯(cuò)誤連續(xù)多次出現(xiàn)并未改正的，視情況抄送相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)，并在單位年度績(jī)效考核中予以相應(yīng)扣分；對(duì)因工作失誤，公文把關(guān)審核不嚴(yán)格，造成不良后果的，將在全區(qū)進(jìn)行通報(bào)。畢節(jié)市七星關(guān)區(qū)人民政府辦公室要求被通報(bào)的公文退回報(bào)文單位修改后重新報(bào)送；對(duì)重復(fù)出現(xiàn)錯(cuò)誤，經(jīng)3次退文后仍不改正的，實(shí)行約談；區(qū)政府辦公室內(nèi)設(shè)各科室、下屬二級(jí)機(jī)構(gòu)被通報(bào)的，在內(nèi)部干部職工大會(huì)上作書面檢討；一年內(nèi)出現(xiàn)3次以上錯(cuò)誤被通報(bào)的，由辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)約談，并報(bào)綜合二科備案，取消本年度評(píng)先選優(yōu)資格；一年內(nèi)出現(xiàn)5次以上錯(cuò)誤被通報(bào)的，由辦公室主要領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行警告；被主要領(lǐng)導(dǎo)警告后，當(dāng)年內(nèi)再次出現(xiàn)錯(cuò)誤被通報(bào)的，立即調(diào)整工作崗位，屬于借用人員的，退回原單位。

公文錯(cuò)情通報(bào)制度能夠增強(qiáng)秘書人員的責(zé)任意識(shí)和擔(dān)當(dāng)意識(shí)，消滅公文錯(cuò)漏之處，提高公文處理工作的質(zhì)量和效率。根據(jù)近年來的實(shí)踐看，織密織緊織牢公文處理工作各方面制度的“籠子”，提高秘書人員素質(zhì)，強(qiáng)化公文制發(fā)各環(huán)節(jié)的審核把關(guān)，不斷加強(qiáng)對(duì)公文質(zhì)量的督促檢查，能夠有效維護(hù)公文的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。

（責(zé)編 / 劉博）endprint