怎樣提高時間管理的“產(chǎn)出效益”

黃軍昌

在現(xiàn)代管理中，時間管理是最基本也是最有效的管理方式之一。對領(lǐng)導(dǎo)者而言，在特定的時間內(nèi)完成既定任務(wù)，反映的是辦事效率，展示的是工作效能。能否充分利用好時間是衡量管理者是否成熟的必備條件。

領(lǐng)導(dǎo)學(xué)研究表明，領(lǐng)導(dǎo)活動是一種特殊的投入與產(chǎn)出行為。一個有效的領(lǐng)導(dǎo)者，應(yīng)該樹立正確的時間觀和效益觀，通過加強(qiáng)對時間的管理，切實提升時間利用的“產(chǎn)出效益”。時間管理本質(zhì)上是一種特殊的效能管理，領(lǐng)導(dǎo)者根據(jù)設(shè)定的目標(biāo)計劃，科學(xué)有效地管理時間，實現(xiàn)時間利用效益的最優(yōu)化、最大化，是一項十分重要的領(lǐng)導(dǎo)技巧和領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)。一個成功的領(lǐng)導(dǎo)者，不僅要管理好自己的時間，還應(yīng)通過各種行之有效的管理手段，管理調(diào)度好組織成員的時間，讓下屬最大限度地提高工作效率。那么，領(lǐng)導(dǎo)者如何才能提高時間管理的“產(chǎn)出效益”呢？

第一，要增強(qiáng)時間管理的計劃性。德國時間管理專家羅塔塞維特認(rèn)為：時間管理不僅是日常事務(wù)的安排和處理，還應(yīng)包括任務(wù)設(shè)置、目標(biāo)定位、時序安排、操作路徑及完成時限等層面的內(nèi)容。真正懂得利用時間的管理者，不是把大量的時間花在處理繁雜的事務(wù)上，而是放在精心編制時間利用計劃上。因為只有在周密而合理的計劃指導(dǎo)下，人們使用時間才不至于出現(xiàn)無序狀態(tài)。從另一個層面講，時間管理不僅是個人的事情，更是組織層面的事情。在一個組織群體內(nèi)部，領(lǐng)導(dǎo)者與下屬之間以及下屬與下屬之間的時間管理是相互聯(lián)系、相互制約的。

“板塊”原理告訴我們，作為管理者應(yīng)把特定的時間段合理地分成若干個相對完整的“時間板塊”。在每個“時間板塊”中，盡量排除干擾，盡心竭力去完成既定的工作任務(wù)，就能產(chǎn)生最佳的利用效益；否則，就會出現(xiàn)“翻燒餅”現(xiàn)象，進(jìn)行重復(fù)勞動。而重復(fù)勞動則意味著時間的浪費，將會大大地降低工作效率，影響時間管理的“產(chǎn)出效益”。

第二，要注意時間安排的有序性。時間管理的重點在于合理分配時間和科學(xué)利用時間。就時間的使用價值分析，不同的時間段在利用效果上存在一定的差異性，有重要時間和平常時間的區(qū)別。一個有效的管理者在時間的利用上，總是按照要事優(yōu)先的原則，把最重要的工作放在第一時間處理，并根據(jù)先急后緩、先主后次的次序，推進(jìn)相關(guān)任務(wù)的落實和完成。如果工作不分主次，平均使用時間，眉毛胡子一把抓，不僅抓不好，也抓不了。在時間的使用上，把事情做優(yōu)做好體現(xiàn)的是效益，而把事情盡快做完反映的是效率。作為管理者，在時間利用上應(yīng)該優(yōu)先考慮效益，然后再考慮效率。

美國管理學(xué)家科維根據(jù)效益優(yōu)先原則，把管理活動按照重要和緊急兩個維度劃分為“重要又緊急”“重要但不緊急”“緊急但不重要”“既不緊急也不重要”等四個“象限”。他認(rèn)為，有效的時間管理應(yīng)首先完成那些既重要又緊急的工作，其次是做好重要但不緊急的工作，對于緊急但不重要的事可以考慮授權(quán)給下屬去做，對于那些既不緊急也不重要的事可以暫時不做?？凭S強(qiáng)調(diào)，一個高效的時間管理者在優(yōu)先完成第一“象限”任務(wù)的同時，應(yīng)重視第二“象限”的工作內(nèi)容，即把一定的精力放在重要但不緊急的工作上。因為那些重要但不緊急的事情，容易被人忽視，沒有人抓緊時間去做，到了“重要又緊急”的時候，常常會使管理者陷入被動的局面。因此，一個有效的管理者在時間管理上，要學(xué)會彈鋼琴，對那些重要但不緊急的事情，要投放足夠的注意力，做到超前介入，未雨綢繆。這樣，領(lǐng)導(dǎo)者就能掌握時間管理的主動權(quán)，保持時間利用的有序性，避免因緊急狀態(tài)的提前出現(xiàn)而導(dǎo)致新的“時間危機(jī)”。

第三，要堅持分權(quán)授權(quán)的科學(xué)性?，F(xiàn)代管理學(xué)有兩句經(jīng)典名言：一句是“凡是可以授權(quán)給下屬做的，自己不要去做”；另一句是“當(dāng)你的事情忙不完的時候，首先應(yīng)該想到是否做了不該自己做的事?！本凸芾韺嵺`看，大凡有效的領(lǐng)導(dǎo)者，都深諳用人藝術(shù)，總是認(rèn)真研究組織成員的特長和優(yōu)勢，了解每位成員的基本素質(zhì)，并善于發(fā)揮每個人的長處，有序排兵布陣，合理調(diào)兵遣將，避免事事親力親為。

一方面，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)注意運用“層級管理”來解決分權(quán)和授權(quán)問題，根據(jù)職責(zé)分工，把工作任務(wù)分解到位，一級對一級負(fù)責(zé)，一級做一級的事，力戒越俎代庖。不要“帥”干“將”事，而是要讓下屬根據(jù)自身職責(zé)，做自己該做的事。這樣做，既節(jié)省了領(lǐng)導(dǎo)者的時間，又調(diào)動了下屬的積極性，進(jìn)而有效提高整個組織的工作效能；另一方面，在時間的管理上，高效的領(lǐng)導(dǎo)者還應(yīng)遵循“例外管理”原則，即領(lǐng)導(dǎo)者只處理總體計劃中沒有安排卻又出現(xiàn)的例外事件，屬于正常程序內(nèi)的工作，交由責(zé)任單位和具體責(zé)任人負(fù)責(zé)，自己一般不干預(yù)，不插手，實施“駕馭式管理”。這是領(lǐng)導(dǎo)者擺脫瑣事纏身的有效辦法，也是提高管理效率的成功路徑。

第四，要保持時限設(shè)定的超前性。作風(fēng)拖沓、辦事拖拉是時間管理的大忌。成功的管理實踐告訴我們，當(dāng)一個人在完成任務(wù)時有緊迫感的時候，就會自加壓力，想方設(shè)法地排解危機(jī)。而當(dāng)完成任務(wù)有充裕的操作時間時，就很容易變得拖拖沓沓、松松垮垮。由于完成時限不明晰，工作常常前松后緊，到了最后時限，只能加班加點、手忙腳亂。對此，領(lǐng)導(dǎo)者在實施時間管理方面，應(yīng)該堅持長計劃、短安排，重視時間節(jié)點的安排和最后時限的設(shè)定，有條不紊地推進(jìn)工作任務(wù)的落實。

這里需要強(qiáng)調(diào)的一點是，領(lǐng)導(dǎo)者在完善時間管理方案時，應(yīng)將突發(fā)因素考慮在內(nèi)，盡可能安排一定的時間提前量，防止因其他事務(wù)干擾而突破最后時限。在時間管理方面，還要注意在組織內(nèi)部推行“節(jié)點督查制”和“限時辦結(jié)制”，督促責(zé)任單位和責(zé)任人按時間節(jié)點完成既定任務(wù)，報告處理結(jié)果，保證單位工作的健康有序運行。

第五，要提高時間利用的時效性。長期以來，人們在時間管理上常常存在一種認(rèn)識誤區(qū)：認(rèn)為只要大腦不停地思考，手腳不停地忙碌，就是充分利用時間，甚至把打“疲勞戰(zhàn)”“消耗戰(zhàn)”當(dāng)成是敬業(yè)的典范。成功的時間管理經(jīng)驗告訴我們：考量時間管理的成效，不在于每天消耗時間的多少，而在于單位時間的工作效率有多高、成效有多大。

在時間管理環(huán)節(jié)，管理者應(yīng)當(dāng)把提高效率、提升效益擺在突出的位置，力爭用最少的時間做更多的事。在操作過程中，管理者要區(qū)分任務(wù)的難易、急緩程度，統(tǒng)籌安排，對那些內(nèi)容相近、要求類似的工作，可以相對集中、整合力量、加以推進(jìn)；對那些價值不大、可做可不做的事，可以壓一壓、拖一拖，把有限的時間用在刀刃上。根據(jù)實踐觀察，在領(lǐng)導(dǎo)活動中，常常有一些額外工作，如上級安排的會議、突如其來的來訪接待以及突發(fā)事件等，都會擠占領(lǐng)導(dǎo)者計劃分配的時間。因此，領(lǐng)導(dǎo)者在安排個人的時間時，一般不應(yīng)把計劃排得過滿，要留出一定的機(jī)動時間，用于應(yīng)對各種無法預(yù)期的事情。

時間管理的實踐證明：在加強(qiáng)績效管理的領(lǐng)導(dǎo)環(huán)境中，如果領(lǐng)導(dǎo)者能合理安排、有效調(diào)度、科學(xué)管理自己及組織成員的時間，就能最大限度地發(fā)掘時間使用價值，使領(lǐng)導(dǎo)活動實現(xiàn)管理效能的最優(yōu)化、最大化。

（責(zé)編 / 傅建芬）endprint