淺析信息技術時代下的事業(yè)單位檔案管理工作

胡文娟

【摘 要】論文簡要闡述了目前事業(yè)單位檔案管理基本工作現(xiàn)狀，分析了新時期信息技術對我國事業(yè)單位檔案管理工作的沖擊，并提出了實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理高效運作的一些建議，為事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理工作的發(fā)展提供有益參考。

【Abstract】The paper briefly expounds the current situation of the basic work of archives management in institutions， and analyzes the impact of information technology on archives management in institutions of China in the new period， and puts forward some suggestions to realize the efficient operation of archives management in institutions， so as to provide a useful reference for the development of internal archives management in institutions.

【關鍵詞】信息技術；事業(yè)單位；檔案管理

【Keywords】 information technology； institution； archives management

【中圖分類號】G271；D630.1 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）06-0025-02

1 引言

經(jīng)濟和科技的發(fā)展帶動了互聯(lián)網(wǎng)的進步，而互聯(lián)網(wǎng)和信息技術不僅改變了人們的生活和工作方式，而且還促進了事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。在管理檔案過程中融入信息技術是一次大膽的嘗試，特別是對于事業(yè)單位來說，這種嘗試和改革頗具意義。一方面改革優(yōu)化了檔案管理工作，另一方面在使檔案管理更加規(guī)范的同時提高了其管理效率[1]。然而，由于我國信息技術還有待提高，在管理過程中還存在各種各樣的問題，因此，為了更好地解決這些問題，我們要深入了解信息技術在事業(yè)單位檔案管理中的具體應用，這樣才能制定出具體的方案，解決問題，從而推動事業(yè)單位檔案管理的信息化進程。

2 目前事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

2.1 檔案管理制度落后，缺乏現(xiàn)代化的管理制度

目前大部分事業(yè)單位的檔案管理制度大多比較落后，沒有落實信息化管理，例如有些事業(yè)單位歷史悠久，但軟硬件的設施都比較落后，櫥柜破舊、庫房簡陋，防蟲、防潮、防火的安全性不達標，缺乏電腦、掃描儀、打印機等現(xiàn)代化辦公用品，隨著時代的發(fā)展，科技的進步，以計算機為載體的網(wǎng)絡技術已經(jīng)廣泛應用到各行各業(yè)，電子檔案也應運而生，只用完善各項管理制度，才能對檔案管理工作人員有所約束，保證檔案管理制度落實到具體工作中。

2.2 管理人員意識薄弱，操作不規(guī)范

很長時間以來，事業(yè)單位的領導都不是很重視檔案管理工作，具體管理檔案的人員也就對檔案管理工作重視度不高。另外，其他工作人員認為檔案管理工作不足掛齒，檔案管理工作僅僅是檔案人員的工作，與自己無關。有些部門只是圖自己方便，拒絕將檔案資料遞交給檔案部門管理，導致檔案資料的不完善、不完整，這些也影響了檔案管理工作的順利開展。

2.3 檔案管理人員專業(yè)水平有待提高

檔案管理人員存在的問題主要體現(xiàn)在以下幾個方面，首先是工作人員缺乏檔案專業(yè)和信息現(xiàn)代化知識，雖然事業(yè)單位的檔案部門也會做一些管理人員的培訓工作，但是由于人員流動性的特點，在檔案管理崗位上還是缺少專業(yè)性的檔案理論知識人員；其次，檔案管理人員缺少該有的工作態(tài)度，檔案管理工作是一項需要耐心、細心的工作，如果平時抱著應付態(tài)度進行工作，不及時更新檔案，缺少責任意識，更不會與時俱進學習新知識技能去適應信息化時代要求。

3 信息化技術在事業(yè)單位檔案管理中的作用

由于在事業(yè)單位檔案管理中使用信息化的方式存在諸多好處，所以我們要對其意義進行深入了解。一是提升效率。信息化技術運用與檔案管理工作可顯著提高職員的辦事效率，促進檔案管理工作的有序高效進行。以人事檔案管理為例，其在管理期間需顧及各方面的內(nèi)容。二是查閱便捷。三是方便及時更新內(nèi)容。四是方便使用。

4 信息技術時代對事業(yè)單位檔案管理帶來革新

如今，我們處在一個信息多樣化的時代，每天會更新無數(shù)信息，沖擊著當前的檔案管理，具體表現(xiàn)形式包括電子文書、電子信件、電子資料、電子報表、電子圖紙等等，與紙質(zhì)文件的檔案文件材料相比，信息技術在事業(yè)單位檔案管理工作的應用具體表現(xiàn)為以下三方面：

4.1 檔案管理由私人化走向公共化

以前，檔案信息由用人單位和個人掌握，而現(xiàn)在，檔案實行信息化管理，由于其共享性特點，檔案信息逐步成為公共資源。

4.2 檔案載體由紙質(zhì)化進入信息化

過去檔案是用紙張來記錄，由于事業(yè)單位的檔案存放都是需要很長的時間，缺陷非常明顯，在檔案管理過程中使用信息技術檔案管理以后的特點顯著，信息化技術檔案的文件材料不再是以往的那種直觀的紙質(zhì)文件，需要借助計算機等電子設備才能閱讀使用，并且通過計算機等設備可以對檔案迅速處理和傳遞，最重要的一點就是信息化技術對檔案保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存地方的面積要求不高。

4.3 管理模式由一般管理走向?qū)I(yè)化管理

以往，對管理檔案的工作人員要求并不高，通常經(jīng)過簡單培訓就可以勝任工作，然而在檔案管理中應用信息技術后，檔案管理工作變得非常專業(yè)，并不是任何人都可以勝任的。工作人員處理檔案信息時，必須要精湛的信息管理技術，只有不斷適應更新速度較快的信息技術，才能更好的管理檔案，使檔案管理更加規(guī)范化和專業(yè)化。

5 信息技術視角下如何對檔案進行有效管理

5.1 加強對于檔案管理人員知識的培訓，提高管理人員的信息技術知識儲備

在管理層對于信息化管理的意識改善后，需要針對專業(yè)人員的綜合水平進行提高，同時需要對于部門專門性較強的工作內(nèi)容，應安排具備專業(yè)素養(yǎng)的人員操作，因為檔案管理工作是非常專業(yè)的，對于他們來說，要想更好地工作，就必須要提高自身專業(yè)素質(zhì)。要想提高其工作能力，首先就必須掌握更多的信息化技術，這就包括檔案管理過程中的平臺維護、檔案采集、檔案鑒定、檔案歸類等[2]。其次，還要不斷學習，樹立終生學習的觀念，加強對于網(wǎng)絡知識和技術的學習，開發(fā)利用相關軟件服務檔案管理工作。結(jié)合時代和單位的要求，不斷更新自己的管理技術。

5.2 提高信息化管理檔案的統(tǒng)籌性

對于目前的檔案信息化管理需要建立全面的管理規(guī)范制度，對于檔案信息化管理能夠建立一個規(guī)范的流程，并且逐漸成為一個完整的操作系統(tǒng)，使得所有信息化管理發(fā)展成為固定模式。同時需要配備完善的技術水平和專業(yè)設備，自硬件上需要及時更新，保持檔案信息化管理的正常運轉(zhuǎn)，提高檔案管理工作效率，在軟件上也需及時更新，需要針對不同的事業(yè)單位及其特點，在軟件上有所區(qū)別，更好適應不同事業(yè)單位檔案管理工作要求。

5.3 制定完善的檔案管理制度，提高對檔案信息化管理的安全性

事業(yè)單位在實際檔案管理過程中，還要充分結(jié)合本單位的情況和實際需要，這樣才能制定出一套相對合適的管理制度，促進本單位檔案管理工作的順利進行，使信息化的檔案管理制度更加完善。而且，要特別注意的是，在實際操作時，檔案管理人員一定要按照流程來做，這樣才能更加規(guī)范和統(tǒng)一，可以使得檔案管理的效率大幅提高，工作質(zhì)量也可以有所提升，確保事業(yè)單位的檔案管理更加安全和完整。

同時，根據(jù)不同的檔案所具備的重要性進行分級，并且利用信息技術對檔案進行加密措施，確保檔案資料能夠不被竊取。檔案信息化管理本身缺乏安全性后，可能使得事業(yè)單位擁有的檔案數(shù)據(jù)被不法分子所利用，使得網(wǎng)絡犯罪分子有機可乘。

6 結(jié)語

事業(yè)單位檔案實行信息化管理，本身就是為了降低檔案管理的成本，提高檔案管理的工作效率，事業(yè)單位使用信息技術管理方式來管理檔案，是順應了時代發(fā)展的表現(xiàn)，而且還改革和創(chuàng)新了傳統(tǒng)的檔案管理方式。信息化的檔案管理方式對管理人員提出了更高的要求，同時鑒于現(xiàn)有信息化建設依舊不全，管理措施存在各種問題，因此，要定期組織培訓，提高事業(yè)單位的管理方式及意識，提高工作人員素質(zhì)和專業(yè)技能，這樣才能管理好檔案，保證工作的按時且高效進行。

【參考文獻】

【1】南秀. 信息技術在事業(yè)單位檔案管理中的科學應用分析[J]. 卷宗， 2016（06）：41.

【2】韓立林. 淺議信息化背景下的事業(yè)單位檔案管理[J]. 科研， 2017（03）：271.