現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化與完善分析

譚淑云

【摘 要】針對(duì)現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化與完善，論文從現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的內(nèi)涵入手，結(jié)合現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的重要意義，對(duì)現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作存在的問題進(jìn)行了分析，并提出了相應(yīng)的優(yōu)化與完善對(duì)策，希望能為提升我國(guó)企業(yè)辦公室管理水平提供參考性建議。

【Abstract】According to the optimization and improvement of the modern enterprise management office， based on the connotation of the modern enterprise office management， and combining with the significance of modern enterprise office management， the problems existing in the modern enterprise office management were analyzed in this paper， and put forward the corresponding optimization and improvement measures， hoping to provide reference for improving the office management level of Chinese enterprises..

【關(guān)鍵詞】現(xiàn)代企業(yè)；辦公室管理；工作優(yōu)化；完善措施

【Keywords】modern enterprise； office management； working optimization； improving measures

【中圖分類號(hào)】F279.23 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號(hào)】1673-1069（2017）06-0005-02

1 引言

辦公室的有效運(yùn)作，關(guān)乎企業(yè)的生存和發(fā)展。在新的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，企業(yè)要想獲取有利的地位，必須強(qiáng)化辦公室的管理工作，提高其工作效率。辦公室工作包括工作計(jì)劃制定、成本管理、經(jīng)濟(jì)預(yù)算、人力資源配置、內(nèi)外溝通等，是保證企業(yè)順利實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的過程中不可缺少的重要部分。為了使辦公室管理具有組織性、控制性、計(jì)劃性，上級(jí)主管部門要加強(qiáng)科學(xué)管理，做好監(jiān)督工作，確保辦公室樞紐作用、參謀作用的實(shí)現(xiàn)。

2 現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作內(nèi)涵

企業(yè)辦公室管理工作，也是現(xiàn)代企業(yè)管理中重要的組成部分。企業(yè)的辦公室管理，實(shí)質(zhì)上是指辦公室的工作人員能夠嚴(yán)格執(zhí)行管理層的決策，解決企業(yè)內(nèi)部行政工作，如制定計(jì)劃、活動(dòng)組織、人員控制等過程，保證企業(yè)各個(gè)環(huán)節(jié)的工作都有所保障，能夠有序進(jìn)行[1]。另外，現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理，還包括向其他部門和企業(yè)外部傳遞息息，使企業(yè)的各個(gè)部門達(dá)到信息互通，幫助其工作上的有效協(xié)調(diào)，為 企業(yè)計(jì)劃和決策的實(shí)施提供保證。

3 現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的重要意義

企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，離不開日常中細(xì)節(jié)的管理，尤其是對(duì)于辦公室工作的管理，能夠在一定程度上外化為一個(gè)企業(yè)內(nèi)部競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力?，F(xiàn)代企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，企業(yè)的任何決策，若沒有得到良好的實(shí)施，很有可能造成不必要的損失。企業(yè)的決策由企業(yè)各個(gè)辦公室來完成[2]，因此，加強(qiáng)現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作具有重要意義，其意義主要包括兩方面，第一，辦公室管理能夠有效促進(jìn)信息交流。辦公室管理工作承擔(dān)著信息傳遞的工作任務(wù)，是上下級(jí)之間溝通的媒介，有時(shí)還具有一定的參謀權(quán)利，給予上級(jí)一些建議，從而促進(jìn)整體與局部之間的有效協(xié)調(diào)。第二，辦公室管理具有一定的參與權(quán)利，能夠提高管理者決策制定的準(zhǔn)確性，并且高效地執(zhí)行決策，促進(jìn)企業(yè)問題的順利解決。

4 現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作存在的問題

4.1 管理理念落后

現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作中存在的問題包括兩方面。首先就是企業(yè)管理理念的落后。在當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)穩(wěn)步發(fā)展的情形下，現(xiàn)代企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)壓力也越來越大。要想追趕上社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展步伐，就要在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的各個(gè)方面加以創(chuàng)新。而現(xiàn)在存在的問題是，大多數(shù)企業(yè)在面對(duì)管理時(shí)，無(wú)論是技術(shù)方面的引進(jìn)，還是管理方式上的創(chuàng)新，都沒有太大的改善，依然遵循傳統(tǒng)的管理模式。同時(shí)，作為企業(yè)管理中重要的環(huán)節(jié)之一，企業(yè)辦公室在管理上由于受到傳統(tǒng)管理理念的影響，缺乏現(xiàn)代的新的管理理念，使辦公室管理難以轉(zhuǎn)變，更難以進(jìn)一步提升辦公室的管理質(zhì)量和工作效率。

4.2 管理制度不完善

管理制度，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展具有重要的影響意義。企業(yè)的發(fā)展必須以一個(gè)完善的制度為基礎(chǔ)，只有這樣，才能夠有效地規(guī)范工作人員的行為，形成約束機(jī)制和環(huán)境，使辦公室的工作人員有計(jì)劃、有紀(jì)律的工作，從而提高辦公室的做事效率。在當(dāng)今社會(huì)快速發(fā)展的背景之下，現(xiàn)代企業(yè)管理存在著制度不完善的問題，許多制度設(shè)置并不合理，在這樣的情況下，辦公室的管理無(wú)章可循，阻礙了辦公室業(yè)務(wù)的發(fā)展。

5 現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化與完善對(duì)策

5.1 制定完善的辦公室責(zé)任制度

完善的辦公室責(zé)任制度的制定，首先要實(shí)現(xiàn)企業(yè)的定崗定制。企業(yè)需要認(rèn)清辦公室業(yè)務(wù)的樞紐地位。每個(gè)辦公室的工作環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都會(huì)影響全局工作。因此，辦公室應(yīng)當(dāng)借鑒現(xiàn)代管理理念，把握好辦公室的管理規(guī)律，根據(jù)辦公室職責(zé)的不同，設(shè)置管理要求，使各個(gè)辦公室能夠定崗定責(zé)，有規(guī)章制度可循。另外，建立完善的辦公室責(zé)任制度，將辦公室的責(zé)任任務(wù)納入到具體工作管理范圍中，用明確的條文，幫助辦公室建立和諧秩序的環(huán)境，促進(jìn)辦公室的工作人員團(tuán)結(jié)共事，提高整體執(zhí)行能力。

5.2 管理中融入現(xiàn)代管理理念

在現(xiàn)代辦公室的管理工作中，許多企業(yè)會(huì)受到傳統(tǒng)觀念的影響，將壓榨員工的時(shí)間和勞動(dòng)為企業(yè)盈利發(fā)展的途徑。這種管理理念無(wú)法激發(fā)辦公室工作人員的工作熱情，更無(wú)利于企業(yè)團(tuán)隊(duì)凝聚力的培養(yǎng)。因此，現(xiàn)代企業(yè)辦公室的管理，需要融入現(xiàn)代辦公室管理理念，管理者要積極地為員工營(yíng)造融洽和諧的工作氛圍，積極借鑒現(xiàn)代企業(yè)優(yōu)化策略，實(shí)現(xiàn)辦公室管理的優(yōu)化。

5.3 創(chuàng)新辦公室工作管理方式

創(chuàng)新辦公室工作管理方式，也是優(yōu)化與完善對(duì)策之一。當(dāng)今社會(huì)是全球化的經(jīng)濟(jì)社會(huì)，為了在競(jìng)爭(zhēng)中站穩(wěn)市場(chǎng)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)從基礎(chǔ)管理出發(fā)，不斷對(duì)辦公室管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，對(duì)企業(yè)辦公室的管理方式進(jìn)行調(diào)整。另外，管理方式的創(chuàng)新性應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)出以人為本的理念，提升員工的經(jīng)濟(jì)福利，以此豐富辦公室員工的業(yè)余生活，促進(jìn)辦公室人員之間的交流溝通，提升整個(gè)企業(yè)的凝聚力。

5.4 采用柔性化方式進(jìn)行管理

采用柔性化的管理方式，也是體現(xiàn)以人為本理念的管理方式。柔性化管理更加注重員工的心理需求，重視員工個(gè)人在企業(yè)中的重要作用，重視員工個(gè)人合理的職業(yè)規(guī)劃。企業(yè)應(yīng)當(dāng)清楚地認(rèn)識(shí)到，企業(yè)的發(fā)展離不開員工的努力，企業(yè)要為員工能力的發(fā)揮搭建平臺(tái)，做到為員工服務(wù)，擔(dān)憂員工所擔(dān)憂的問題，使員工感受到企業(yè)的關(guān)懷。當(dāng)然，關(guān)懷的同時(shí)不能夠忘記制度化管理，避免員工產(chǎn)生惰性心理。

5.5 優(yōu)化辦公室工作設(shè)施與環(huán)境

優(yōu)化辦公室工作的設(shè)施與環(huán)境，不僅能夠提高辦公室員工工作的積極性，還能夠在一定程度上規(guī)范工作人員的文明行為，提升工作人員綜合素質(zhì)。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)的辦公室也需要進(jìn)行一定的改善，這也是體現(xiàn)企業(yè)實(shí)力的一部分，有利于樹立企業(yè)的良好形象。

5.6 充分利用企業(yè)的人力資源

在制定完善的規(guī)章制度的前提下，企業(yè)還需要使辦公室員工自身提升責(zé)任意識(shí)。通過突破傳統(tǒng)管理理念和模式，使員工轉(zhuǎn)變對(duì)企業(yè)的看法，與企業(yè)整體的目標(biāo)保持一致。企業(yè)要一如既往的遵循以人為本的理念，將現(xiàn)代企業(yè)管理方式，與企業(yè)經(jīng)營(yíng)藝術(shù)相結(jié)合。充分利用企業(yè)的人力資源，保證人力資源的穩(wěn)定性，逐漸將企業(yè)的專項(xiàng)管理，轉(zhuǎn)變?yōu)殚L(zhǎng)期的戰(zhàn)略目標(biāo)。在企業(yè)的辦公室部門中，管理人員是最重要的主體，要發(fā)揮出管理人員的積極作用。在企業(yè)的任何決策中，要聽取辦公室管理者的建議，鼓勵(lì)其發(fā)揮監(jiān)督和執(zhí)行責(zé)任。

6 結(jié)語(yǔ)

企業(yè)辦公室的管理，與企業(yè)的發(fā)展方向和目標(biāo)息息相關(guān)。本文根據(jù)管理理念落后、管理制度不完善等現(xiàn)存的辦公室管理問題，提出了現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的幾點(diǎn)優(yōu)化與完善對(duì)策。第一，制定完善的辦公室責(zé)任制度；第二，管理中融入現(xiàn)代管理理念；第三，創(chuàng)新辦公室工作管理方式；第四，采用柔性化方式進(jìn)行管理；第五，優(yōu)化辦公室工作設(shè)施與環(huán)境；第六，充分利用企業(yè)的人力資源。希望本文的研究，能為提升我國(guó)的企業(yè)辦公室管理水平提供一份借鑒，發(fā)揮出辦公室工作應(yīng)有的作用和價(jià)值。

【參考文獻(xiàn)】

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【2】曹凱云，張雪蓮.智慧破困局魄力除萬(wàn)難河北省畜禽屠宰監(jiān)管工作邁入新征程——訪河北省畜禽定點(diǎn)屠宰管理辦公室主任陳東來[J].北方牧業(yè)，2017（05）：7-9.