淺談畜牧科技檔案在立卷中存在的問題及對(duì)策

阿曼古力·庫(kù)爾班

引言

畜牧科技檔案是人們?cè)谛竽翗I(yè)生產(chǎn)活動(dòng)領(lǐng)域中形成的，是畜牧業(yè)生產(chǎn)、建設(shè)、科研以及由此而進(jìn)行的各項(xiàng)研究活動(dòng)等全過程的真實(shí)記錄，包括聲像、圖片、照片、紅燈及文字材料。完備的畜牧科技檔案將減少大量不必要的重復(fù)性工作，不僅提高工作效率，而且對(duì)提高畜牧業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益有著極其重要的意義，是開發(fā)畜牧信息資源的重要保障。

1 主動(dòng)服務(wù)，解決畜牧科技檔案收集，立卷難的問題

畜牧科技檔案收集難的問題，有客觀原因，也有主觀原因，一是各部門對(duì)檔案工作沒有引起足夠重視，對(duì)平時(shí)立卷工作的重要性認(rèn)識(shí)不清；二是檔案管理人員督促，催交力度不夠。要解決好上述問題，應(yīng)從以下幾方面入手：

1.1 要提高檔案宣傳力度。要堅(jiān)持不懈地學(xué)習(xí)、宣傳《檔案法》、《草原法》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》嚴(yán)格執(zhí)行。強(qiáng)化各部門人員的法律意識(shí)和檔案意識(shí)，真正做到依法治檔，提高遵紀(jì)守法的自覺性，努力提高檔案工作的社會(huì)地位。《檔案法》第十條做出明確規(guī)定，對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定“定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有”。國(guó)務(wù)院頒布的《種畜禽管理?xiàng)l例》第十九條中也有規(guī)定：“生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)種畜禽的單位和個(gè)人，必須遵守種畜禽繁育、生產(chǎn)的技術(shù)規(guī)程，建立生產(chǎn)和育種檔案”。這使畜牧科技檔案歸檔制度，用法律的形式固定下來，并要求畜牧工作人員及檔案管理人員貫徹執(zhí)行。

1.2 宣傳檔案的重要作用，提高檔案意識(shí)。要有積極的態(tài)度，及時(shí)向有關(guān)人員收集材料，向畜牧科技人員及專業(yè)技術(shù)工作人員宣傳檔案的重要作用，保證科技檔案的齊全完整。有的業(yè)務(wù)人員以要經(jīng)常利用為借口，認(rèn)為完全沒有必要送交檔案室，更有甚者是借而不還或未經(jīng)允許原文抄襲，署名為自己的文章，造成很不好的影響，這勢(shì)必會(huì)加大材料收集工作的難度。每年檔案收集工作開始時(shí)，檔案人員為了收集到歸檔材料，往往要經(jīng)數(shù)次催交，即便這樣，歸檔材料仍然收集不齊，造成科技檔案缺損。要解決好這些問題，必要克服一些模糊認(rèn)識(shí)，明確責(zé)任關(guān)系，加強(qiáng)畜牧科研人員的檔案意識(shí)，同時(shí)檔案人員一定要熟悉畜牧方面的知識(shí)，掌握情況，做到有目的地廣泛收集有關(guān)材料。要通過利用-反饋-再利用-再反饋的方式，提高檔案的利用效果。否則，將無法檢驗(yàn)收集歸檔來的材料質(zhì)量，對(duì)短缺的東西也無法進(jìn)行補(bǔ)充收集。只有這樣，才能作出鑒別和比較，正確地判斷其保存價(jià)值，有利于充分利用，體現(xiàn)出畜牧科技檔案自身的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

1.3 注意平時(shí)立卷工作。搞好平時(shí)立卷是一項(xiàng)基本性工作，科技檔案材料的形成往往是以個(gè)人或課題組研究形成的材料為主的。因此檔案人員應(yīng)與業(yè)務(wù)人員加強(qiáng)聯(lián)系，互相協(xié)作，在立卷過程中，檔案員做好平時(shí)立卷工作的指導(dǎo)工作，同時(shí)各業(yè)務(wù)部門應(yīng)設(shè)專人負(fù)責(zé)立卷工作。

由于畜牧研究是一項(xiàng)長(zhǎng)久的工作，對(duì)每一項(xiàng)科研成果從開始申報(bào)和準(zhǔn)備材料，科研過程中的原始記錄，課題研究中的試驗(yàn)，篩選，論文專著到最后成果鑒定，往往需要很長(zhǎng)的周期，因此要求必須有一套系統(tǒng)完整的管理程序或規(guī)程，必須待課題研究完成通過鑒定，材料收集齊全后，再移交檔案室集中統(tǒng)一管理，科技檔案還要與課題管理同步進(jìn)行。為擴(kuò)大科研成果的作用，應(yīng)建立科研成果檔案庫(kù)。對(duì)每年的研究成果，獲自治區(qū)獎(jiǎng)，國(guó)家獎(jiǎng)的科研課題匯總成冊(cè)，進(jìn)行廣泛技術(shù)交流，為技術(shù)人員提供最新科技動(dòng)向。制定科技檔案管理，實(shí)施辦法，統(tǒng)一歸檔內(nèi)容及檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，做到準(zhǔn)確、齊全、完整，有利于發(fā)揮檔案的作用。

2 加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)技術(shù)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高

要使全區(qū)的畜牧工作由數(shù)量型向質(zhì)量效益型轉(zhuǎn)變，并在畜牧結(jié)構(gòu)調(diào)整和良種化程度上達(dá)到質(zhì)和量的飛躍，必須重視畜牧科技檔案的管理工作。畜牧科技檔案管理人員不僅需要掌握檔案專業(yè)知識(shí)，還必須熟知一定的畜牧科技知識(shí)，要求了解本單位的科研畜牧生產(chǎn)過程所包括的各個(gè)環(huán)節(jié)，并在工作中不斷提高業(yè)務(wù)水平。

3 建立，健全各項(xiàng)規(guī)章制度

沒有健全的歸檔制度就不可能有完整的檔案。為了搞好科技檔案工作，做到有章可循，必須“三統(tǒng)一”，即統(tǒng)一制度，統(tǒng)一做法，統(tǒng)一保管。統(tǒng)一制度是指，建立統(tǒng)一的科技檔案管理制度，保密制度，檔案管理人員崗位責(zé)任制，檔案的歸檔范圍，檔案的移交制度，文件材料節(jié)約制度等各制度，并張貼上墻。統(tǒng)一做法是指，對(duì)不同門類和載體的檔案的分類、編號(hào)、排列、編目和保管期限表等要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和要求。統(tǒng)一保管是指一個(gè)單位各個(gè)職能部門形成的各種載體的檔案，要按規(guī)定定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或人員移交，任何承辦單位和個(gè)人不得留存。

有必要說明的是，檔案人員必須加強(qiáng)保密制度的宣傳，遵守保密守則，做好保密工作。在提供借閱的同時(shí)要向借閱者講清保密的重要性，并有明確的審批手續(xù)。

4 有利于實(shí)現(xiàn)畜牧科技檔案的現(xiàn)代化管理

隨著現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展，檔案已從傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體逐步擴(kuò)展到包含文字、圖像、聲音等多種媒體形式。計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用把檔案人員從繁瑣的業(yè)務(wù)中解放出來，這也是檔案工作的發(fā)展方向。

在對(duì)畜牧科技檔案李娟、編目、整理成冊(cè)后，我們可以充分利用計(jì)算機(jī)處理信息的精確、方便、快捷、通用性強(qiáng)。

標(biāo)準(zhǔn)化程序高等特點(diǎn)，來實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的辦公自動(dòng)化和科學(xué)管理化，既節(jié)省空間有節(jié)省材料，一張光盤就可以存儲(chǔ)幾萬卷檔案，通過計(jì)算機(jī)就可以毫不費(fèi)力地查找每一份文件，大大節(jié)約了時(shí)間和勞動(dòng)強(qiáng)度。在此基礎(chǔ)上在進(jìn)一步綜合利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和多媒體技術(shù)，實(shí)時(shí)瀏覽和網(wǎng)上查詢?nèi)珖?guó)各地的畜牧科技檔案，極大地提高了利用率，實(shí)現(xiàn)畜牧科技檔案的現(xiàn)代化管理。為適應(yīng)我區(qū)現(xiàn)代化畜牧業(yè)發(fā)展的迫切需求，畜牧科技檔案工作應(yīng)做到制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息網(wǎng)絡(luò)化，為我區(qū)發(fā)展現(xiàn)代化畜牧業(yè)、農(nóng)牧民增收做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

作者單位：新疆阿克蘇市草原工作站endprint