基于TPI平臺(tái)的“民大文庫”數(shù)據(jù)庫建設(shè)實(shí)踐

摘 要：文章概述了TPI系統(tǒng)技術(shù)及功能，闡述了利用TPI建立內(nèi)蒙古民族大學(xué)圖書館文庫的方法及步驟。

關(guān)鍵詞：TPI；民大文庫；學(xué)位論文；數(shù)字圖書館

內(nèi)蒙古民族大學(xué)文庫是專門為收集民大教師科研成果和博碩士畢業(yè)論文而建立的數(shù)據(jù)庫?，F(xiàn)已收錄了自1994年至今，本校教師在國(guó)內(nèi)7000余種期刊上公開發(fā)表的論文3000多篇，碩士論文紙質(zhì)及電子版1000余篇。在網(wǎng)絡(luò)化信息資源需求迅猛增加背景下，把傳統(tǒng)紙質(zhì)學(xué)位論文向數(shù)字化的管理模式轉(zhuǎn)變并充分提高利用率已是迫在眉睫，同時(shí)也是圖書館數(shù)字化建設(shè)的一個(gè)重要組成部分[1]。

1 TPI系統(tǒng)

清華同方數(shù)據(jù)庫建設(shè)與管理系統(tǒng)（簡(jiǎn)稱TPI）是清華同方知網(wǎng)技術(shù)有限公司研發(fā)的一套基于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的專業(yè)的文檔管理系統(tǒng)，主要用于數(shù)字圖書館的創(chuàng)建與管理。該系統(tǒng)提供全文檢索，電子書制作，元數(shù)據(jù)標(biāo)引，內(nèi)容動(dòng)態(tài)發(fā)布等功能。特點(diǎn)是檢索工能強(qiáng)大，操作方便，管理界面規(guī)范，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)word文檔、圖形圖像、音視頻等種類資源的管理，支持網(wǎng)頁的動(dòng)態(tài)發(fā)布。具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性，可用于數(shù)字圖書館特色數(shù)據(jù)庫建設(shè)[2]。

2 基于TPI 平臺(tái)民大文庫數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建

2.1 平臺(tái)構(gòu)建

建立學(xué)位論文數(shù)據(jù)庫之前，工作人員首先要在TPI系統(tǒng)后臺(tái)分別建立兩個(gè)數(shù)據(jù)庫：以系統(tǒng)管理員身份進(jìn)入CPS管理器進(jìn)行數(shù)據(jù)庫管理，建立教師與學(xué)生信息管理數(shù)據(jù)庫和論文全文數(shù)據(jù)庫。把整理好的學(xué)生信息提前導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫，使提交論文的學(xué)生可通過網(wǎng)絡(luò)上傳電子文檔。同時(shí)分配給工作人員不同功能的賬號(hào)進(jìn)行系統(tǒng)管理與維護(hù)。論文全文數(shù)據(jù)庫主要存放學(xué)生提交上來的電子版論文及相關(guān)信息，數(shù)據(jù)庫字段根據(jù)著錄規(guī)范進(jìn)行設(shè)計(jì)，主要包括姓名、學(xué)號(hào)、專業(yè)、學(xué)位年度、分類號(hào)、導(dǎo)師、學(xué)位授予時(shí)間、院系、學(xué)科方向、中英文題名、摘要、關(guān)鍵詞、中文文摘、外文文摘、目錄和全文、研究方向等。最后還要加上提交者的電子郵箱地址，聯(lián)系電話等，對(duì)于有版權(quán)或涉密相關(guān)問題時(shí)能與作者取得聯(lián)系。以后可根據(jù)需求添加或刪除字段。兩個(gè)數(shù)據(jù)庫在TPI系統(tǒng)中互有聯(lián)系，只有在學(xué)生信息庫中有記錄才可登錄系統(tǒng)進(jìn)行論文提交。通過TPI系統(tǒng)的后臺(tái)設(shè)置可以實(shí)現(xiàn)“三個(gè)自動(dòng)”： 一，TPI系統(tǒng)會(huì)根據(jù)論文的不同分類和學(xué)科自動(dòng)對(duì)應(yīng)到相應(yīng)的節(jié)點(diǎn)，免去了工作人員的手工分類。二，學(xué)生提交的論文按類別自動(dòng)分配到審查工作人員的工作機(jī)上，進(jìn)行及時(shí)的查檢。對(duì)于不合格的論文說明原因發(fā)E-mail給作者進(jìn)行改正。三，工作人員對(duì)提交的數(shù)據(jù)質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)。對(duì)提交記錄逐條審查，進(jìn)入TPI系統(tǒng)的“內(nèi)容加工與發(fā)布”項(xiàng)下的“元數(shù)據(jù)加工工具”，選中“分配任務(wù)”里的“檢查”項(xiàng)，沒有問題的記錄給出的“通過”評(píng)定，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)換成CAJ或PDF格式論文導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫并發(fā)布到網(wǎng)上，供讀者查閱[3]。

2.2 數(shù)據(jù)收集與錄入

不同于以往只提交光盤數(shù)據(jù)的形式，民大文庫的數(shù)據(jù)庫資源的收集有三種方式：第一種是紙質(zhì)論文的數(shù)字化，我館從2007年開始收集紙質(zhì)版的碩士學(xué)位論文，到2010采用紙質(zhì)論文的數(shù)字化和網(wǎng)上電子資源的下載兩種方式來充實(shí)民大文庫的建設(shè)。第二種是網(wǎng)上數(shù)字資源的下載。從2013年開始，我館購入了清華TPI系統(tǒng)平臺(tái)后建立了博碩士學(xué)位論文網(wǎng)上提交制度，博碩士生通過論文答辯后須分別提交一份紙質(zhì)學(xué)位論文和一份電子版論文到圖書館。第三種是通過Web瀏覽器進(jìn)行電子文檔的網(wǎng)上提交。網(wǎng)上提交有以下幾步，第一步：提交者身份驗(yàn)證。讀者信息提前采集錄入后，提交者可從內(nèi)蒙古民族大學(xué)圖書館網(wǎng)站主頁中的“論文提交”點(diǎn)擊進(jìn)入，根據(jù)頁面提示填寫信息，進(jìn)行身份驗(yàn)證。第二步：相關(guān)信息資料的填寫。按照表單上的要求填寫，帶*號(hào)的為必填項(xiàng)。其中館藏號(hào)的設(shè)定是為了把電子文檔與紙質(zhì)文檔實(shí)現(xiàn)關(guān)聯(lián)。第三步：提交并上傳論文。表單填寫完畢后點(diǎn)擊“提交”，然后進(jìn)行附件的上傳。系統(tǒng)會(huì)提示“文件正在發(fā)送請(qǐng)稍候”的字樣，因附件的大小不同上傳時(shí)間會(huì)有長(zhǎng)短，需耐心等待。顯示上傳成功后附件清單處的顯示個(gè)數(shù)就會(huì)由“0”變成“1”。有的論文會(huì)有多個(gè)附件，重復(fù)以上步驟進(jìn)行上傳。第四步：檢查、查看論文是否通過。再次登陸系統(tǒng)確認(rèn)論文提交成功，如需修改則進(jìn)入到填寫表單界面選擇更改存盤。在表單中有兩項(xiàng)內(nèi)容需要注意，一是“記錄狀態(tài)”另一個(gè)是“描述”，在記錄狀態(tài)里顯示“通過”則表示論文已成功上傳，如果顯示的是“未通過”，那么描述狀態(tài)里會(huì)有說明，具體的是什么原因造成未通過。可以按照提示要求進(jìn)行修改后再次提交。這里有兩點(diǎn)說明：其一，博碩士學(xué)位論文數(shù)據(jù)庫的建設(shè)應(yīng)有一套規(guī)范的程序，學(xué)位論文上傳的格式要嚴(yán)格按學(xué)位論文的著錄規(guī)范填寫。其二，加涉密級(jí)的論文讀者只能查閱到摘要和關(guān)鍵詞，暫時(shí)無法查閱全文，到了公開年限，會(huì)將論文的保密級(jí)別改成“公開”，那時(shí)就可查閱全文。

3 建設(shè)民大文庫數(shù)據(jù)庫過程中應(yīng)注意的問題

3.1 加強(qiáng)民大文庫的管理機(jī)制，不定期維護(hù)和更新數(shù)字資源

對(duì)系統(tǒng)的硬件設(shè)備及時(shí)升級(jí)，數(shù)據(jù)的錄入要嚴(yán)格按照基本程序和步驟進(jìn)行操作，以免造成部分?jǐn)?shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象。加強(qiáng)信息資源管理機(jī)制，責(zé)任到人，分工明確，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，做到及時(shí)備份數(shù)據(jù)。

3.2 加強(qiáng)對(duì)民大文庫數(shù)據(jù)庫的宣傳和推廣

建設(shè)民大文庫的最終目的是供讀者查詢使用。要利用創(chuàng)新的推廣手段加宣傳推廣，如利用圖書館官方微信和微博將民大文庫的使用方法主動(dòng)送到讀者手中。這樣信息不但可以及時(shí)地發(fā)布，更重要是能與讀者進(jìn)行互動(dòng)達(dá)到知識(shí)普及等。

3.3 加強(qiáng)讀者的信息素質(zhì)教育和信息技術(shù)培訓(xùn)

加強(qiáng)信息意識(shí)和信息能力的教育培訓(xùn)，每位師生對(duì)于計(jì)算機(jī)的應(yīng)用與網(wǎng)絡(luò)操作水平不同，培訓(xùn)的內(nèi)容和方法也要有針對(duì)性。經(jīng)過培訓(xùn)后，提交的學(xué)位論文數(shù)據(jù)質(zhì)量明顯提高，這即減輕審驗(yàn)周期又減輕了工作人員的工作量，避免了重復(fù)勞動(dòng)。

4 結(jié)語

TPI系統(tǒng)已經(jīng)是高校圖書館數(shù)字化建設(shè)的重要建設(shè)平臺(tái)，我校的教師科研成果和博碩士論文數(shù)據(jù)庫的建立與運(yùn)用成為我館特色資源的重要組成部分，在師生中得到廣泛利用。構(gòu)建民大文庫有利于充實(shí)數(shù)字化館藏資源，有利于高校的科研與教學(xué)，有利于提高學(xué)位論文的資源利用率，有利于特色館藏的充實(shí)和開展原文傳遞服務(wù)，有助于研究生確定論文的選題和研究方向。同時(shí)高校圖書館一定要加強(qiáng)建庫人員的素質(zhì)培訓(xùn)[3]，在民大文庫建立過程中要嚴(yán)格遵守知識(shí)產(chǎn)權(quán)方面的法律法規(guī)，以免發(fā)生侵權(quán)[4]；同時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)庫加強(qiáng)日常管理，確保服務(wù)器穩(wěn)定運(yùn)行，并及時(shí)更新數(shù)據(jù)庫文件，為讀者提供高效便捷的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]張玉榮，陳亞珊. TPI系統(tǒng)在構(gòu)建高校博碩士學(xué)位論文數(shù)據(jù)庫中的應(yīng)用及探索[J] .科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)》2013（4）：10-11.

[2]袁秀孫. 基于TPI的研究生學(xué)位論文數(shù)據(jù)庫建設(shè)—圖書館為例[J].情報(bào)探索，2008（4）：128-130.

[3]胡瑩，陳博. 高校圖書館學(xué)位論文數(shù)據(jù)庫建設(shè)探討[J]. 江西圖書館學(xué)刊，2011（2）：113-115

[4]楊莉. 研究生學(xué)位論文開發(fā)利用中的著作權(quán)歸屬問題研究[J]. 情報(bào)理論與探索，2010（1）：48-50

作者簡(jiǎn)介

吳麟，內(nèi)蒙古民族大學(xué)圖書館，館員，研究方向：數(shù)字圖書館。