淺析檔案管理的信息化安全保密工作

陳東生

摘 要：檔案管理工作是其他工作的開展基礎(chǔ)，隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展，檔案管理信息化建設(shè)不斷完善和發(fā)展，自然安全保密工作就顯得非常重要。只有確保檔案管理的保密性和安全性，才能確保檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)一步發(fā)展。本文闡述了檔案管理信息化安全保密的重要性，并對加強安全保密工作提出強化對策建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；安全保密

隨著電子信息化時代不斷發(fā)展，信息更新速度在不斷加快。因此在檔案管理過程中，就要不斷推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。自從電子檔案出現(xiàn)，打破了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、檔案利用和存檔不便的僵局，促進(jìn)檔案建設(shè)的信息化發(fā)展。隨著電子檔案的應(yīng)用越來越廣泛，加強檔案信息化建設(shè)是必然趨勢。但是無論采用紙質(zhì)還是電子，安全保密問題都是檔案管理的關(guān)鍵因素。在這種形勢下，探究檔案管理信息化的安全保密工作具有時代意義。

1 加強檔案管理安全保密工作的重要性

檔案是記載信息的載體，對人們生產(chǎn)生活具有重要意義，檔案應(yīng)用具有悠久的歷史。多少年來，人們都習(xí)慣采用記錄歸檔形式，記載著各種重要事宜，但是隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案通過紙質(zhì)形式記錄著各種信息的時代已經(jīng)過去，快速發(fā)展的信息化技術(shù)成為儲存電子檔案的主要形式，逐漸被廣泛應(yīng)用。已經(jīng)滲透到了人們生活以及工作各個方面，因此做好檔案管理非常重要。因為信息化具有其獨特特征，在檔案管理中比較突出問題就是檔案的安全保密，檔案信息可以依據(jù)機密成都劃分成機密登記，而機密登記越高，必然城二維檔案的重點管理對象，這些檔案對個人或集體而言非常重要，一旦信息泄露出去，或者被不法分子獲取，不但會造成許多困擾，還可能會引發(fā)出無法估量的損失，后果不堪想象，因此加強檔案管理信息化的安全保密工作具有重要意義。

2 加強檔案管理信息化安全保密工作對策

事實上，怎樣做好檔案管理信息化安全保密工作，是衡量檔案管理信息化的安全與否，管理是否完善的重要指標(biāo)，因此依據(jù)實況制定信息化安全保密工作對策具有重要意義。

（一）建立良好的檔案管理信息化保密制度

要建立信息化安全保密制度，首先要得到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，這也是實現(xiàn)信息化安全保密工作的基本保障。只有領(lǐng)導(dǎo)深刻認(rèn)識到安全保密的重要性，在工作中要常抓不懈，只有這樣才能真正將安全保密制度落到實處。建立完善的檔案管理信息化安全保密制度，是確保檔案信息不被泄露的基本保證，當(dāng)然在制定安全保密制度上海必須要結(jié)合單位實況，要遵循國家相關(guān)檔案保密，管理制度應(yīng)該從政策法規(guī)指導(dǎo)下，構(gòu)建相應(yīng)機構(gòu)，同時大力開展工作，還要制定出檔案管理信息化安全保密的方針、措施及原則和策略。

（二）提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)素質(zhì)

事實上，檔案管理中信息化安全保密工作都是由工作人員完成，更是安全保密制度直接貫徹者，是確保安全保密的直接者，更是檔案信息管理制度的直接責(zé)任者。在工作過程中，不僅要加強檔案管理人員專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，還要加強相關(guān)人員職業(yè)意識教育，培養(yǎng)他們?nèi)娜夥?wù)的精神和高度的責(zé)任心，熱愛檔案與檔案事業(yè)；檔案管理人員要有較高文化知識，要能夠分析和總結(jié)工作中存在的問題，掌握工作中的規(guī)律。而且還要加強信息化的安全保密技術(shù)培訓(xùn)。檔案管理信息化的安全保密工作涉及面廣、需求高，而且還要做許多工作，不僅要在平臺上設(shè)置身份識別、訪問權(quán)限等等，還必須要解決機密檔案中的安全保密問題。管理人員在日常工作中還要不斷學(xué)習(xí)信息化安全保密技術(shù)及實際應(yīng)用，例如數(shù)據(jù)保護(hù)技術(shù)、密碼技術(shù)、信息流控制技術(shù)、鑒別技術(shù)、訪問控制技術(shù)等等，實際工作中，管理人員只有掌握了這些技術(shù)，才能真正提高自身的職業(yè)素質(zhì)，才能保證檔案管理信息化暢通無阻，確保信息化的安全保密工作。

（三）加強檔案信息的保管工作

要確保信息化的安全保密工作，還必須要做好保管工作，尤其要做好防損壞、消磁等各種工作，如果有必要還應(yīng)該復(fù)制副本或者異地保存。通過備份與鏡像技術(shù)，能夠有效防止文件信息丟失。將電子檔案制作一份或者幾分拷貝，把拷貝的文件保留到安全的地方，有效防止原文件被破壞或者設(shè)備故障燈各種因素丟失信息；其中鏡像技術(shù)是針對要求嚴(yán)格的動態(tài)文件采用的安全備份措施。事實上，就是為某種動態(tài)體系構(gòu)建完全對等的體系，當(dāng)兩個體系同時采用相同的工作，假如其中某一個體系發(fā)生故障，而另一個體系依然能夠繼續(xù)工作，這樣就能夠防止丟失檔案信息。當(dāng)然還必須要注意運用殺毒軟件、加密技術(shù)及補丁程序。例如通過網(wǎng)絡(luò)設(shè)備認(rèn)證、操作安全保證、數(shù)據(jù)安全保證等各種措施，當(dāng)然就需要對檔案信息化的安全和保密嚴(yán)格要求；采用殺毒軟件，建立有效完善的防御體系；對計算機安裝補丁程序，有效彌補程序的缺陷。保管檔案電子信息時，檔案保管不僅僅應(yīng)該吻合紙質(zhì)檔案要求，還必須要滿足其他條件：光盤、U盤應(yīng)該防寫處理；防止劃、擦及觸摸記錄的涂層；而單片的光盤還要裝盒，利于存放，同時防止擠壓。存放場地要遠(yuǎn)離強熱源、強磁場，同時還要和有害氣體隔離，儲存環(huán)境溫度范圍為：17℃-20℃；濕度的選定范圍為：35℃-45℃。

（四）建立完善的查詢電子信息方案

事實上，必須要建立完善的制度為檔案信息化的安全保密工作保駕護(hù)航。檔案管理中相關(guān)的制度有外借制度、閱覽制度及復(fù)制制度等等。因此借閱時就必須要遵從幾個方面：

1.借閱信息化檔案必須要得到主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，同意后才能借閱；

2.依據(jù)使用者情況，不能無原則給所有應(yīng)用者提供全面的利用方式；

3.在管理過程中，要按照信息化檔案內(nèi)容對應(yīng)的秘密等級有效管理，秘密等級較為的，不能采用拷貝方式提供查看；

4.針對重要的信息化檔案應(yīng)該進(jìn)行加密處理；在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中存儲的信息化檔案，必須要做好數(shù)據(jù)庫安全保密工作。

首先就要加強信息化檔案的保密管理，必須要做好內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)的分離工作，必須要將防火墻部署到內(nèi)網(wǎng)和外方中，而涉密計算機是不能和外網(wǎng)鏈接在一起。其次為防止內(nèi)部人員非法外傳保密資料，就必須要對每一個人進(jìn)行權(quán)限控制，只有具有權(quán)限者才能使用保密數(shù)據(jù)，并且還必須要對使用過程進(jìn)行完整記錄。

事實上，信息化檔案的安全保密工作是檔案管理中一項復(fù)雜的、系統(tǒng)性搞工程，同時還要動員各方面力量積極參與進(jìn)去，從而形成一種良性保密模式，這樣才能給真正確保信息化檔案的安全保密工作，才能將管理工作推上一個新臺階。

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