企業(yè)職工檔案管理中存在的問題及對策分析

朱曉東

摘 要：隨著社會的快速發(fā)展，使得各類專業(yè)人才成為企業(yè)競相追逐的對象，以讓自身市場競爭力不斷增強，而企業(yè)職工檔案的管理問題就不容忽視。在組成檔案部門的多個部分中，企業(yè)職工檔案管理占據(jù)著重要位置，企業(yè)必須引起高度重視。本文筆者結(jié)合自身工作實踐，就當(dāng)前職工檔案管理中存在的問題進行了簡要論述，并提出了相應(yīng)建議，以保證企業(yè)的正常運行，維護職工的合法權(quán)益。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；職工檔案管理；問題；對策

企業(yè)職工檔案作為一項文字資料，其記錄的主要內(nèi)容包括職工的個人籍貫、政治面貌、工作經(jīng)歷等，其與職工的許多方面都有直接聯(lián)系，如職工職稱評定、失業(yè)保險、養(yǎng)老保險、工資晉級等[1]。相關(guān)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在市場經(jīng)濟條件下，企業(yè)職工檔案管理受多種因素的影響，存在著諸多問題，對職工的切身利益與勞動力市場的正常運轉(zhuǎn)造成了嚴(yán)重影響，因而很有必要采取一系列有效的解決措施。

1 當(dāng)前職工檔案管理中存在的問題

（一）缺乏深刻認(rèn)識

當(dāng)前，檔案管理工作并未引起高度重視，主要表現(xiàn)在檔案室缺乏先進的設(shè)施，且管理水平長期未見提高，先進的現(xiàn)代計算機應(yīng)用技術(shù)并未在檔案管理工作得到運用。即使部分企業(yè)已分離出檔案室，將其作為一個獨立的部門，但思想上仍然是因循守舊，未改變對檔案工作的看法。也是如此，導(dǎo)致檔案管理工作進展不大，員工的工作強度雖大，但效率卻不高。

（二）缺乏先進的管理設(shè)施

科技的飛速發(fā)展，讓科學(xué)化、數(shù)字化的管理方式被運用到企業(yè)檔案管理工作中。在企業(yè)檔案管理中可引入一些現(xiàn)代化元素，進而促進檔案管理效率的提高，讓管理人員的工作壓力減輕。通常，紙質(zhì)檔案為企業(yè)職工檔案材料的主要形式，如果時間過長就會導(dǎo)致紙張變黃、變脆，字體不清。若將一些新的設(shè)備進入到企業(yè)職工檔案管理工作中或通過一些管理軟件把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，如此就便于將存儲空間與整理時間減少，使分類整理更加方便，時間得到節(jié)省，并防止檔案管理人員發(fā)生存錯檔、漏存檔的情況，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、信息化與數(shù)字化。

（三）檔案管理力法落后

不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范是大多數(shù)檔案室建設(shè)均存在的問題。一些單位未設(shè)置專用檔案室，沒有配套“六防”設(shè)施，所以讓檔案資料發(fā)生霉變或被蟲蛀，使之美觀整潔與完整性大受影響。同時檔案管理仍以手工管理為主，只要不丟失就行。不斷更新的科學(xué)技術(shù)手段，擴大了職工檔案信息管理系統(tǒng)，也大幅提高了計算機信息的水平，但部分先進的技術(shù)還未被充分挖掘與發(fā)揮，所以并未被廣泛運用于檔案管理中，以致于無法提高管理效率，并浪費了資源。

（四）職工檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平偏低

檔案管理的專業(yè)性較強，僅是分類和鑒別檔案材料就十分困難。在實際工作中，因為忽略了檔案管理這項工作，檔案管理工作也并未由專職人員擔(dān)任，沒有接受專業(yè)的培訓(xùn)，不了解檔案的重要性以及如何收集、整理、歸檔、裝訂檔案材料等，所以讓檔案管理水平嚴(yán)重受損，檔案材料分類不清，無法提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。加快的人才流動，特別是用人觀念上的轉(zhuǎn)變，讓更多的用人單位周更為重視員工的能力，并主要通過法律合同來約束員工，而非檔案，在現(xiàn)代社會中人事檔案的作用被不斷弱化，以致于大多數(shù)員工對自己的檔案并不重視，不清楚自己的檔案應(yīng)記錄的內(nèi)容以及有什么具體的作用。

2 規(guī)范企業(yè)職工檔案管理的對策

（一）加強相關(guān)知識宣傳，提高職工檔案管理認(rèn)識

作為一項原始記錄，企業(yè)職工檔案中的內(nèi)容包括職工學(xué)習(xí)、工作與參加保險等情況，其也是職工接續(xù)社會保險、享受各項福利待遇的重要依據(jù)，與每位職工的切身利益息息相關(guān)。新時期，隨著市場經(jīng)濟的不斷深化，職工檔案的作用已不再僅限于企業(yè)本身，而是在社會的各個角落覆蓋。職工檔案內(nèi)容的側(cè)重點也已經(jīng)由職工政治歷史情況、工資審批晉級逐漸轉(zhuǎn)化為其他多個方面，如養(yǎng)老保險、失業(yè)保險、生育保險、醫(yī)療保險、公積金等。對職工來說，人事檔案管理部門可根據(jù)檔案內(nèi)容為員工辦理護照、港澳通行證的政審手續(xù)；提供婚姻狀況說明；為員工代辦申報職稱；按照檔案確定退休年齡；結(jié)合檔案調(diào)整工資等。而在今后很長一段時間里，職工檔案還將會對企業(yè)與職工合法權(quán)益予以有效維護，為此，不論是用人單位、職工檔案管理機構(gòu)還是職工個人，均應(yīng)對職工檔案的重要性有一充分認(rèn)識，促進職工檔案管理自覺性與責(zé)任感的提升[2]。

（二）加強規(guī)章制度建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平

職工檔案管理是一個動態(tài)過程，職工檔案管理的各個環(huán)節(jié)均應(yīng)建立一套科學(xué)完整的規(guī)章制度，包括檔案材料的收集補充、檔案材料的鑒別、檔案的移交和轉(zhuǎn)遞、檔案的登記、借閱、檢查等，并在具體運用中加以完善，保證工作的有序進行，避免出現(xiàn)無章可循的情況，讓職工檔案工作逐漸走上制度化、規(guī)范化的道路，切實將人事檔案“見證歷史”的作用給發(fā)揮出來。對檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔和鑒別制度予以完善，在第一時間收集、補充、更新人事檔案資料，認(rèn)真細(xì)致的鑒別收集檔案材料是否具備完備的手續(xù)、是否準(zhǔn)確、精煉的表述、觀點有無模糊不清，進而保證人事檔案收集與歸檔的完整，達到不丟失、不積壓，將事實客觀公正地反映出來的目的。對現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)予以貫徹落實，盡量保證信息的準(zhǔn)確性、唯一性，做到準(zhǔn)確、有序，條目清楚，查找方便。

傳統(tǒng)的檔案管理方法在社會日趨多元化、資源不斷網(wǎng)絡(luò)化的今天也無法同社會的需求相適應(yīng)，因此必須以創(chuàng)新的精神對直勾勾檔案管理手段進行改進，將科學(xué)發(fā)展觀充分落實到職工檔案管理工作中。

（三）加強檔案管理的設(shè)施建設(shè)，提高職工檔案的存儲時間

配備相應(yīng)的管理設(shè)施是實現(xiàn)企業(yè)職工檔案管理現(xiàn)代化管理方式的重要環(huán)節(jié)[3]。企業(yè)應(yīng)設(shè)立專門的職工檔案管理部門，并配備相應(yīng)的現(xiàn)代化設(shè)備，包括計算機、傳真機、復(fù)印機、掃描儀等。而從軟件設(shè)施方面而言，相應(yīng)的檔案管理軟件就是必須要配備的，如此便能夠讓檔案的存儲時間延長，存儲空間減小，使檔案的借調(diào)更加方便，從而更好的管理企業(yè)職工檔案。

（四）加強隊伍建設(shè)，提高檔案管理人員的素質(zhì)

首先要將檔案管理人員選準(zhǔn)用好。檔案管理工作具有很強的政策性，按照新形勢下檔案工作的需求，并堅持發(fā)展的眼光，并結(jié)合長遠(yuǎn)的需要對負(fù)責(zé)人事檔案工作的人員作出合理選擇。從事職工檔案管理工作的人員除了對人事工作、檔案工作非常熟悉外，還必須能夠熟練的操作計算機和相關(guān)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。由于職工檔案管理工作還具由很強的保密性，因而工作人員必須具備鑒定的立場，樹立牢固的保密觀念。在調(diào)整崗位時，需將保持檔案管理員隊伍穩(wěn)定的重要性考慮到，盡可能不對檔案管理員進行調(diào)整，以讓該隊伍的專業(yè)性得到保證。同時，還需加強培訓(xùn)，促進檔案管理人員素質(zhì)的提高。利用學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等方式，豐富檔案管理人員的專業(yè)知識，提高其業(yè)務(wù)技能，并對其知識結(jié)構(gòu)予以優(yōu)化，讓新時期人事檔案工作的需要得到滿足。在崗位目標(biāo)管理中加入檔案管理人員的工作成績，并結(jié)合年終考核，切實提高檔案管理人員的素質(zhì)。

3 結(jié)語

總而言之，企業(yè)職工檔案管理工作要想取得長遠(yuǎn)發(fā)展，就必須對自身的管理理念做不斷更新，加強創(chuàng)新發(fā)展，同時也應(yīng)與時代發(fā)展要求保持同步，不斷完善自身資源，進而實現(xiàn)自身應(yīng)用價值的最大化發(fā)揮。

參考文獻

[1]藍(lán)玉超.新時期國有企業(yè)職工檔案管理工作存在的問題及對策[J].蘭臺世界，2015，（S3）：102-103.

[2]劉亞軍，黃愛環(huán).淺談企業(yè)職工檔案管理中存在的問題及建議[J].經(jīng)營管理者，2012，（12）：288.