論建設(shè)項目檔案管理與項目管理的同步實施

李苗

摘 要：項目的檔案管理中涉及到了項目實施立項、計劃、繪制圖紙、施工、竣工、驗收、效益分析、投入使用等信息，具有十分重要的地位。本文從項目檔案管理的重要性出發(fā)，分析了項目檔案管理與項目管理同步實施的意義，提出了幾項能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理與項目管理同步實施的方式，供從事項目管理的工作人員參考。

關(guān)鍵詞：建設(shè)項目；檔案管理；項目管理；同步實施

隨著中國經(jīng)濟(jì)的快速增長和現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展，企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，在擴(kuò)大的過程中涉及到了很多項目投資的工程，這些項目涉及到的資金往往較多，需要投入巨大的人力、物力、財力資源，因此在實施前要制定相應(yīng)的實施計劃，并且設(shè)立項目檔案管理部門，實現(xiàn)項目管理與項目檔案管理的同步實施，能夠提高項目管理的效率和企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

1 項目檔案管理的重要性

近年來，隨著企業(yè)項目投資的數(shù)量和規(guī)模不斷增加，企業(yè)將項目檔案管理工作和項目管理工作進(jìn)行了結(jié)合，并取得了一定的成效，因此企業(yè)的管理人員和項目的建設(shè)人員要提高對項目檔案管理工作的重視程度，將項目檔案的管理工作與項目驗收工作一視同仁。項目檔案管理工作影響著項目后期的竣工、驗收、維護(hù)工作的進(jìn)行效果，項目檔案管理保管工作要比項目存在的時間長，因此，項目檔案管理工作在整個項目工程中發(fā)揮的作用也日益明顯，體現(xiàn)的信息量較多，是項目建設(shè)中較為重要的一項工作。

2 項目檔案管理與項目管理同步實施的意義

建設(shè)項目本身就是一項復(fù)雜且龐大的工程，涉及到的專業(yè)知識領(lǐng)域較多，一項合格的建設(shè)項目可以使用很長時間，但如果在項目運行過程中，相關(guān)的項目檔案出現(xiàn)了破損和遺失，會對項目的管理工作帶來極大的不利，為項目管理工作增加麻煩。建設(shè)項目不僅包含項目工程的施工，還包含項目工程的管理、使用后的維護(hù)、問題工程的維修、項目的擴(kuò)建等，因此項目管理工作涉及到很多方面。每一項建設(shè)項目在建設(shè)前都要進(jìn)行立項，在建設(shè)的過程中需要對其中的施工順序、施工技術(shù)、施工方式進(jìn)行記錄，形成項目的數(shù)據(jù)和信息，這些信息和數(shù)據(jù)都被記錄在檔案中，因此項目檔案中記載著項目工程施工的真實信息和數(shù)據(jù)。由此可見，實現(xiàn)檔案管理與項目管理同步實施，讓管理人員在項目工程使用出現(xiàn)問題時，能及時查找出當(dāng)時的建設(shè)信息，并根據(jù)這些信息和數(shù)據(jù)來解決其中的問題[1]。

上述的分析證明了項目管理工作和項目檔案管理工作之間是相互影和相互協(xié)調(diào)的關(guān)系，不是孤立分離的，因此加強兩者之間的聯(lián)系，做好項目檔案管理工作，是保證項目管理工作高效率進(jìn)行的基礎(chǔ)。

3 實現(xiàn)檔案管理與項目管理同步實施的方式

3.1 建設(shè)項目領(lǐng)導(dǎo)人員要重視檔案管理工作

領(lǐng)導(dǎo)要在建設(shè)項目中發(fā)揮帶頭作用，提高對項目檔案管理工作的重視程度。建設(shè)項目的負(fù)責(zé)人一向?qū)椖抗芾砉ぷ鞅容^重視，在明確了項目管理工作和項目檔案管理工作之間的相互關(guān)系之后，提高對項目檔案管理工作的重視程度，才能實現(xiàn)項目管理和項目檔案管理的同步實施。項目的領(lǐng)導(dǎo)人員還要建立專門的項目檔案管理體系，此舉是為了適應(yīng)項目檔案涉及面廣、內(nèi)容豐富、信息全面的特點，再加上建設(shè)項目涉及到的部門較多，單憑借檔案管理部門的力量不能做好復(fù)雜的檔案管理工作，因此實現(xiàn)項目檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和信息化，需要建立完善的檔案管理體系。另外，要做好項目檔案管理工作，需要保證檔案管理工作進(jìn)行時有一定的制度可以遵循，有一定的章法可以約束，同時要明確的將項目檔案管理工作分配給項目管理部門，這樣能夠更好的實現(xiàn)建設(shè)項目檔案管理與項目管理的同步實施[2]。

3.2 完善項目管理的制度

傳統(tǒng)的項目管理體系中的管理制度一般都是針對項目施工人員制定的，很少有專門針對項目檔案管理人員制定的，這也是項目檔案管理工作得不到重視的一項原因，項目檔案驗收的工作經(jīng)常由項目管理人員代替，為此項目管理者應(yīng)當(dāng)將項目檔案管理的規(guī)定寫入到項目管理的規(guī)定中，為項目檔案管理工作提供制度支持。在項目檔案管理和項目管理規(guī)定中要對相關(guān)工作人員的崗位職責(zé)與權(quán)利義務(wù)進(jìn)行明確規(guī)定，工作人員明確各自的工作內(nèi)容和職責(zé)范圍，各司其職，即使出現(xiàn)問題，也能第一時間找到相關(guān)責(zé)任的負(fù)責(zé)人，解決問題。項目管理制度要對項目檔案的收集、項目檔案信息的傳達(dá)、項目檔案的歸檔等工作作出明確的規(guī)定。

另外，項目檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加強項目管理制度的信息化建設(shè)，在項目檔案管理和項目管理中應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，提高項目檔案管理工作的信息化程度。即使出現(xiàn)檔案管理人員調(diào)動，新的檔案管理人員也能在項目建設(shè)的內(nèi)部系統(tǒng)上找到詳細(xì)的建設(shè)信息和動態(tài)發(fā)展，避免出現(xiàn)因檔案人員調(diào)動導(dǎo)致的檔案遺失或不全面的現(xiàn)象。與此同時，在項目管理部門召開會議時，項目檔案的管理人員也要參加，確保項目檔案管理人員了解項目的進(jìn)度，隨時收集資料，達(dá)到建設(shè)項目檔案管理與項目管理的同步實施。

3.3 要抓住檔案管理工作和項目管理工作中的重點

檔案管理工作和項目管理工作中的重點在項目工程的施工和監(jiān)管上，因此管理部門要統(tǒng)一管理思想，圍繞兩項重點環(huán)節(jié)展開檔案歸檔和管理工作。項目檔案中主要記錄的是項目工程的施工環(huán)節(jié)，做好對施工環(huán)節(jié)的檔案管理工作也就做好了主要的項目檔案管理工作，也就做好了主要的項目管理工作。項目管理中涉及到的部門較多，因此建設(shè)項目領(lǐng)導(dǎo)者或管理者要在項目立項前召開會議，參加會議的部門包括項目施工部門、項目監(jiān)管部門、項目驗收部門、項目管理部門，對項目工程中可能出現(xiàn)的問題進(jìn)行集體探討，并制定相應(yīng)的解決方式，明確各部門的職責(zé)，為項目管理和項目檔案管理工作的進(jìn)行打下堅實的基礎(chǔ)[3]。

抓住檔案管理工作和項目管理工作重點的具體方式如下：第一，制定各項檔案和資料歸類的范圍，這樣施工部門和監(jiān)管部門的檔案收集人員能夠知道哪些檔案是需要進(jìn)行收集和上報的，檔案管理部門能夠?qū)κ┕すこ毯捅O(jiān)管工程中的重要文件進(jìn)行收集，并將其及時的轉(zhuǎn)換成網(wǎng)絡(luò)上的數(shù)據(jù)和信息，以方便查找。第二，管理部門對施工過程的圖紙變化要及時的記錄，并編制匯總表，這樣能夠保障檔案記錄與工程施工同步。第三，要明確檔案歸檔的程序，進(jìn)而提高檔案管理和項目管理的質(zhì)量。

4 總結(jié)

綜上所述，建設(shè)項目檔案管理工作是一項較為繁瑣的工作，并且與項目管理工作息息相關(guān)，因此在建設(shè)項目檔案管理與項目管理的同步實施的過程中，兩個部門的工作人員要結(jié)合項目的實際需求，運用合理的建設(shè)方式，提高兩項工作的結(jié)合程度和效率，進(jìn)而實現(xiàn)檔案管理工作與項目管理工作的同步實施。

參考文獻(xiàn)

[1]葛洪梅.建設(shè)項目檔案管理與項目管理的同步實施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，07：121.

[2]康莉華.建設(shè)項目檔案管理與項目管理的同步實施[J].中華建設(shè)，2016，10：118-119.

[3]吳炳亮，董勁柏.淺談重大建設(shè)項目檔案管理與項目建設(shè)同步進(jìn)行[J].黑龍江檔案，2014，01：54.