淺談建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理

摘 要：項(xiàng)目檔案是工程建設(shè)和管理中十分重要的組成部分，信息化社會(huì)，建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化勢(shì)在必行。本文嘗試從項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)和項(xiàng)目檔案管理工作的問(wèn)題入手，介紹項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)工作并提出相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：建設(shè)項(xiàng)目；檔案管理；信息化

項(xiàng)目檔案是工程建設(shè)的重要組成部分，它凝結(jié)了項(xiàng)目管理人員、技術(shù)人員的智慧，是工程建設(shè)過(guò)程的真實(shí)記錄，是工程使用階段、再建設(shè)階段以及同類(lèi)新項(xiàng)目開(kāi)展的重要依據(jù)，應(yīng)充分利用信息化管理手段，通過(guò)檔案信息管理系統(tǒng)與相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對(duì)接，實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目檔案的有效收集，確保其完整性和系統(tǒng)性。筆者在分析項(xiàng)目檔案管理存在問(wèn)題的基礎(chǔ)上，簡(jiǎn)單介紹所在單位項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)工作，并針對(duì)信息化工作提出自己的一些思考。

1 建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中的主要問(wèn)題及信息化的必要性

目前，建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作普遍存在工程分散、工期長(zhǎng)、人員流動(dòng)性大等特點(diǎn)，加上信息化程度不高，檔案意識(shí)薄弱等因素，導(dǎo)致檔案工作和工程管理工作脫節(jié)，主要表現(xiàn)在以下三方面：

1.重工程建設(shè)，輕檔案管理

目前在建設(shè)項(xiàng)目管理中普遍存在著重工程，輕檔案的問(wèn)題。盡管?chē)?guó)家把項(xiàng)目檔案管理作為建設(shè)工程管理的重要組成部分，印發(fā)多部制度和指導(dǎo)意見(jiàn)，為企業(yè)提供標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)，很多企業(yè)也根據(jù)自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)以國(guó)家各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范為綱，制定了多項(xiàng)實(shí)施細(xì)則，指導(dǎo)本單位檔案工作的開(kāi)展。但是在實(shí)際工作中，受效益驅(qū)動(dòng)因素影響，工程實(shí)體仍然會(huì)得到更多的重視。

2.項(xiàng)目檔案信息化程度低

目前，大多單位都有意識(shí)的對(duì)項(xiàng)目文件進(jìn)行電子化處理，很多單位也構(gòu)建了針對(duì)項(xiàng)目管理的信息平臺(tái)，但由于未能融入檔案管理理念，電子文件的歸檔范圍沒(méi)能體現(xiàn)在管理系統(tǒng)之中，致使數(shù)據(jù)不完整。同時(shí)，由于沒(méi)有和專(zhuān)門(mén)的檔案管理平臺(tái)進(jìn)行對(duì)接，也導(dǎo)致了信息的孤立。

3.項(xiàng)目檔案的形成與工程進(jìn)度不同步

檔案的形成和工程進(jìn)度不同步是項(xiàng)目建設(shè)中普遍存在的問(wèn)題。促成這種現(xiàn)象的主要原因有兩個(gè)：一是項(xiàng)目上的檔案工作人員大多身兼數(shù)職，給予檔案工作的精力有限，加之對(duì)檔案業(yè)務(wù)不熟悉，對(duì)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)不清晰，不能及時(shí)對(duì)項(xiàng)目文件資料進(jìn)行收集、整理，致使檔案工作滯后；二是項(xiàng)目檔案管理欠規(guī)范，一些單位對(duì)項(xiàng)目檔案的管理力度不夠，致使項(xiàng)目檔案工作的開(kāi)展自主性、隨意性較強(qiáng)，檔案實(shí)體安全管理存風(fēng)險(xiǎn)。

4.項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的必要性

對(duì)比傳統(tǒng)檔案管理模式的諸多弊端，信息化建設(shè)的整體優(yōu)勢(shì)十分明顯：它能夠確保歸檔電子文件的成套性，規(guī)范性和系統(tǒng)性；能夠改變目前項(xiàng)目檔案工作固步自封、難以發(fā)揮信息資源優(yōu)勢(shì)的現(xiàn)狀，促使項(xiàng)目檔案管理逐步走向開(kāi)放；能夠促使檔案信息采集工作與項(xiàng)目進(jìn)度同步，有效解決項(xiàng)目資料分散，后期收集整理難度大的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目檔案信息資源的科學(xué)管理。基于此，項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)就顯得尤為必要，應(yīng)加大投入，強(qiáng)力推進(jìn)。

2 檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐

筆者所在公司在開(kāi)展檔案信息化建設(shè)之初成立了檔案管理系統(tǒng)項(xiàng)目工作組，確定了建設(shè)目標(biāo)、工作計(jì)劃，對(duì)各部門(mén)和所屬單位的業(yè)務(wù)需求進(jìn)行調(diào)研、分析、業(yè)務(wù)流程再造優(yōu)化，并最終以調(diào)研成果作為系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的支持依據(jù)。公司檔案信息化建設(shè)包括三方面內(nèi)容：

1.檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)

公司檔案管理系統(tǒng)將與OA等信息化系統(tǒng)進(jìn)行接口管理，通過(guò)接口集成、數(shù)據(jù)遷移等方式完成檔案管理模式的過(guò)渡與轉(zhuǎn)化，融入到公司信息化規(guī)劃體系中。系統(tǒng)將設(shè)有文件中心、檔案中心、庫(kù)房中心、利用中心等業(yè)務(wù)管理模塊，在線開(kāi)展電子檔案“收、管、存、用”的基本業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的實(shí)時(shí)采集、自動(dòng)化管理和網(wǎng)絡(luò)化利用，有效解決信息溝通渠道不暢，各類(lèi)資料分部門(mén)重復(fù)立檔的問(wèn)題。

為避免大量有價(jià)值和憑證作用的電子文檔在公司日常工作中不斷沉淀，提升檔案管理的統(tǒng)一協(xié)調(diào)辦公效率，檔案管理系統(tǒng)將與已有的OA等系統(tǒng)進(jìn)行集成建設(shè)，同時(shí)為計(jì)劃建設(shè)的系統(tǒng)留出接口。集成內(nèi)容包括用戶賬戶同步、權(quán)限統(tǒng)一、模塊整合等，實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)登錄，避免數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的繼承與共享。系統(tǒng)還將設(shè)置離線客戶端程序，用于實(shí)現(xiàn)檔案的離線整理、在線提交、客戶端數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng)等業(yè)務(wù)功能，滿足個(gè)別項(xiàng)目部在無(wú)內(nèi)網(wǎng)或網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定狀態(tài)下進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的歸檔操作，對(duì)線下檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一模式管理，方便檔案數(shù)據(jù)的歸檔。

2.項(xiàng)目檔案的數(shù)字化

項(xiàng)目檔案資料數(shù)字化是項(xiàng)目檔案信息化的基礎(chǔ)，其主要內(nèi)容是通過(guò)信息化手段實(shí)現(xiàn)檔案全文存儲(chǔ)。公司檔案數(shù)字化分四步走，首先通過(guò)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的融合，建立在建項(xiàng)目文件資料電子采集流程，實(shí)現(xiàn)在建項(xiàng)目電子檔案的規(guī)范化、流程化管理，努力做到檔案資料采集工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行；其次對(duì)紙質(zhì)材料安全存隱患的重點(diǎn)項(xiàng)目檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將檔案數(shù)字化與重點(diǎn)檔案的搶救相結(jié)合，推動(dòng)對(duì)重點(diǎn)檔案的保護(hù)；再次對(duì)已完工處于運(yùn)維期的項(xiàng)目檔案進(jìn)行數(shù)字化，將檔案數(shù)字化與實(shí)體整理相結(jié)合，推動(dòng)庫(kù)藏檔案的規(guī)范化管理；最后對(duì)已超出運(yùn)維期的項(xiàng)目檔案進(jìn)行整理、掃描、著錄等工作。

需要注意，數(shù)字化前整理工作是不容忽視的，必須明確庫(kù)藏檔案的類(lèi)型、載體形態(tài)、庫(kù)藏?cái)?shù)量、檔案信息利用等情況，以服務(wù)于公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)為目的，注重效益，力爭(zhēng)做到數(shù)字化的檔案信息是高價(jià)值、高利用率、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的信息資源。

3.制定和完善相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)

公司原有的檔案管理制度，其本質(zhì)是為了規(guī)范檔案工作，而信息化后檔案工作將更多的融入到各業(yè)務(wù)部門(mén)的日程工作中，這就需要對(duì)檔案制度進(jìn)行完善，將電子檔案管理規(guī)范列入其中，同時(shí)對(duì)檔案管理流程進(jìn)行創(chuàng)新，將信息化后的檔案工作的整體規(guī)范、操作流程、增效制度、激勵(lì)機(jī)制等都納入到檔案管理制度中來(lái)，并嚴(yán)格落實(shí)目標(biāo)責(zé)任制、考核責(zé)任制，使檔案工作問(wèn)責(zé)制度落地生根，讓制度成為硬約束。

3 項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)中應(yīng)注意的問(wèn)題

項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)是促進(jìn)項(xiàng)目檔案管理科學(xué)化，聚合內(nèi)外部信息資源的有效途徑，但在信息化給檔案工作帶來(lái)生機(jī)的同時(shí)也有一些問(wèn)題需要引起注意。

1.要注重檔案管理的安全性。檔案信息化建設(shè)的目的不是為了擺脫紙質(zhì)檔案的存在，因此對(duì)于項(xiàng)目檔案的管理一定要實(shí)行雙軌并行機(jī)制，防止任一介質(zhì)檔案的遺漏，保證公司信息的安全、完整。此外，要充分保障網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的安全，數(shù)據(jù)庫(kù)的自動(dòng)備份、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的病毒防范、嚴(yán)格的查閱權(quán)限和安全的加密保護(hù)功能都是檔案信息化工作需要重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題。

2.要加強(qiáng)部門(mén)之間的協(xié)作。項(xiàng)目檔案信息資源是從建設(shè)工程各項(xiàng)業(yè)務(wù)中產(chǎn)生，并最終可以為各項(xiàng)業(yè)務(wù)提供信息支持的。因此，項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)需要各部門(mén)相關(guān)業(yè)務(wù)人員的深度參與：系統(tǒng)規(guī)劃設(shè)計(jì)階段需要他們提出系統(tǒng)功能和信息服務(wù)的需求；系統(tǒng)測(cè)試階段需要他們提供完善建議；系統(tǒng)運(yùn)行階段需要他們主動(dòng)應(yīng)用。檔案工作者必須加強(qiáng)與業(yè)務(wù)部門(mén)的溝通，將檔案工作的價(jià)值進(jìn)行宣貫，通過(guò)為其提供準(zhǔn)確的信息推送服務(wù)提高各業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)檔案資料歸檔和積累的意識(shí)。

3.要加大檔案信息資源整合的力度。檔案資源的整合應(yīng)在“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分層負(fù)責(zé)”的檔案工作體制下實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有檔案資源的有效配置。檔案資源整合的基本途徑在于整理與組合。組合是將分散在各部門(mén)和駐外機(jī)構(gòu)的檔案資源進(jìn)行集中，使檔案資源在結(jié)構(gòu)上趨于合理，在配置上趨于優(yōu)化；整理則不僅僅是檔案系統(tǒng)化和檔案編目這些基礎(chǔ)性整理，而且包括檔案編研等研究性整理，促使其內(nèi)在價(jià)值得到提升。

隨著科技的進(jìn)步，信息化已不可避免的進(jìn)入了檔案管理的領(lǐng)域。在信息技術(shù)改革創(chuàng)新速度迅速的今天，檔案管理也將面臨更大的挑戰(zhàn)。如何面對(duì)信息技術(shù)帶來(lái)的安全問(wèn)題，如何有效整合資源快捷、準(zhǔn)確的提供服務(wù)，都需要檔案管理人員用心去領(lǐng)悟，并在實(shí)踐中不斷落實(shí)。

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作者簡(jiǎn)介

李艷平（1982-），女，河北，碩士，本科研修檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)，畢業(yè)于北京科技大學(xué)，館員，研究方向：檔案管理。