淺談高職院校檔案管理工作存在的問(wèn)題及改進(jìn)對(duì)策

張求新

摘 要：隨著高等教育教學(xué)工作的蓬勃發(fā)展，高職院校檔案的科學(xué)管理顯得尤為重要。本文就高職院校檔案的重要作用及管理現(xiàn)狀，結(jié)合我校的情況進(jìn)行了多方面分析，進(jìn)而提出了加強(qiáng)高職院校檔案建設(shè)和管理的對(duì)策和建議。

關(guān)鍵詞：高職院校檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

高職院校檔案是學(xué)校在長(zhǎng)期教育教學(xué)，學(xué)校管理、科研工作、實(shí)踐教學(xué)、基本建設(shè)和學(xué)生學(xué)習(xí)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像等不同形成的信息資料。檔案管理工作是高職院校的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，也是高職院校管理工作的重要組成部分。

近年來(lái)，我國(guó)高職教育發(fā)展迅速，高職院校的檔案管理水平也得到了明顯的提高，但是，隨著時(shí)代的發(fā)展，高職院校檔案管理工作還存在一些共性問(wèn)題，那就是高職院校檔案意識(shí)不強(qiáng)，學(xué)校各部門(mén)不能按時(shí)立卷歸檔，很多學(xué)校沒(méi)有獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)，沒(méi)有配備專(zhuān)職的檔案人員，學(xué)校檔案管理工作制度不健全，沒(méi)有相應(yīng)的制約機(jī)制，檔案業(yè)務(wù)建設(shè)不規(guī)范，檔案信息化管理滯后，如何改變高職院校檔案管理被動(dòng)落后的工作局面，是我們高職院校檔案工作者尚須認(rèn)真研究的課題，怎樣在新形勢(shì)下做好高職院校的檔案管理工作，高職院校檔案工作者責(zé)任重大。

1 高職院校檔案管理現(xiàn)狀與問(wèn)題

以哈爾濱幼兒師范高等專(zhuān)科學(xué)校為例。我們學(xué)校是2012年升為專(zhuān)科院校的，我為學(xué)校的專(zhuān)職檔案員。負(fù)責(zé)學(xué)校檔案管理的全面工作，自學(xué)校升專(zhuān)科以來(lái)，檔案任務(wù)繁重，大量的基礎(chǔ)工作要做。結(jié)合高職院校檔案管理的現(xiàn)狀和我在工作中的實(shí)際困難，我發(fā)現(xiàn)很多檔案管理工作中的實(shí)際問(wèn)題都亟待解決。

1、檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案收集艱難，很多重要的檔案材料還保留在部門(mén)或個(gè)人手中。高職院校的檔案是為了保存學(xué)校在各項(xiàng)工作與活動(dòng)中所形成的有價(jià)值的文件材料的原始記錄，便于以后查閱借鑒。目前現(xiàn)狀是想把學(xué)校檔案收集齊全非常困難，一般的檔案都缺乏完整性，很難真實(shí)有效的反映出高職院校的辦學(xué)全過(guò)程。

2、有的學(xué)校沒(méi)有成立檔案機(jī)構(gòu)，沒(méi)有配備專(zhuān)職的檔案人員及檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人，學(xué)校沒(méi)有兼職檔案員隊(duì)伍，即便成立了兼職檔案員隊(duì)伍，也沒(méi)有發(fā)揮出很好的作用，一些高職院校辦公室的文書(shū)兼檔案工作人員，由于精力有限，學(xué)校的檔案工作很難開(kāi)展起來(lái)。

3、學(xué)校沒(méi)有建立相關(guān)的檔案管理制度，歸檔范圍，所以很多高職院校只存一些文書(shū)檔案，教學(xué)工作形成的檔案還保留在部門(mén)和個(gè)人手中，這對(duì)高職院校的發(fā)展是一個(gè)巨大損失。

4、檔案業(yè)務(wù)建設(shè)不規(guī)范，由于沒(méi)有配備專(zhuān)職檔案人員，檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)提高較慢，對(duì)上級(jí)要求的標(biāo)準(zhǔn)不掌握，不能適應(yīng)不斷發(fā)展變化的工作需要

5、檔案信息化管理滯后，高職院校的檔案主要還是以紙質(zhì)檔案作為保存媒介，電子信息管理只是起到檢索、交換、備份等輔助功能。電子化檔案的推廣仍處于起步階段，檔案信息化建設(shè)滯后于學(xué)校信息化建設(shè)，有的高職院校連檔案管理軟件都沒(méi)有引進(jìn)，數(shù)字化檔案工作無(wú)法開(kāi)展。

2 加強(qiáng)高職院校的檔案管理的建設(shè)及改進(jìn)對(duì)策

新形勢(shì)下，如何做好新時(shí)期高職高專(zhuān)檔案管理工作，成為一大重要課題，這不但需要進(jìn)一步加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化工作隊(duì)伍，還需規(guī)范管理制度，提升服務(wù)檔次，努力更好地服務(wù)于高職院校的發(fā)展。

1、增強(qiáng)高職院校全員檔案意識(shí)

加大檔案宣傳工作的力度，召開(kāi)全校性的檔案工作會(huì)議，要求全校專(zhuān)、兼職檔案人員及部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)參會(huì)，進(jìn)行全員培訓(xùn)，全員提高，請(qǐng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)出面對(duì)全校檔案工作提出具體的要求。制定出學(xué)校檔案工作發(fā)展規(guī)劃。利用學(xué)校網(wǎng)站，簡(jiǎn)報(bào)，校報(bào)、微信、等宣傳搞好學(xué)校檔案工作的重要性，組織全校性的檔案檢查考評(píng)，使大家認(rèn)識(shí)到搞好部門(mén)立卷歸檔工作是各單位義不容辭的責(zé)任。

2、加強(qiáng)高職院校檔案工作制度建設(shè)

依據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法》與《高校檔案工作規(guī)范》制定出學(xué)校的檔案工作規(guī)范，檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。修訂學(xué)校的《文件材料的歸檔和不歸檔范圍》及《文書(shū)檔案保管期限表》，并上報(bào)檔案局審批執(zhí)行。部門(mén)立卷制度是高等學(xué)校檔案工作的基本制度。各部門(mén)依據(jù)部門(mén)工作職責(zé)制定出部門(mén)歸檔范圍。

3、加強(qiáng)高職院校檔案工作組織建設(shè)

《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》第三條明確指出：“高校檔案工作是高等學(xué)校的重要基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃”。高職院校檔案管理工作是高等學(xué)校事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到檔案是一種具有特殊價(jià)值的信息資源，作為信息資源的重要組成部分，檔案信息資源對(duì)國(guó)家經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展具有重要的價(jià)值。建立學(xué)校檔案工作聯(lián)網(wǎng)組織、各部門(mén)配備兼職檔案員和一名分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。實(shí)行學(xué)校檔案工作三級(jí)管理，即學(xué)校綜合檔案管理部門(mén)，各院系部，各科級(jí)單位及教研室，使學(xué)校檔案工作真正實(shí)現(xiàn)人人負(fù)責(zé)，層層把關(guān)，齊抓共管的工作格局。成立學(xué)校檔案工作委員會(huì)，領(lǐng)導(dǎo)檢查、決策學(xué)校檔案工作。配備1-2人專(zhuān)職檔案人員，指導(dǎo)各單位開(kāi)展部門(mén)立卷歸檔工作。

4、加強(qiáng)高職院校檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)

4.1加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)。檔案管理人員的素質(zhì)對(duì)檔案工作成效起著決定性作用，要通過(guò)各種形式和途徑，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。（1）健全管理人員隊(duì)伍，建立一只專(zhuān)、兼職相結(jié)合的檔案管理隊(duì)伍，學(xué)校檔案室要按照國(guó)家要求配備相對(duì)穩(wěn)定具有較高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)檔案管理人員確保檔案工作的持續(xù)性與完整性。（2）不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，要按照“提高素質(zhì)、精通業(yè)務(wù)、規(guī)范管理、優(yōu)質(zhì)服務(wù)”的要求，有計(jì)劃、有步驟地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高管理人員的整體素質(zhì)。

4.2加強(qiáng)高職院校檔案管理的規(guī)范化。加大學(xué)校檔案收集工作的力度，嚴(yán)把收集關(guān)，要明確收集范圍，及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地收集學(xué)校教學(xué)、科研和管理服務(wù)所形成的各類(lèi)材料。嚴(yán)把鑒別關(guān)，要對(duì)收集來(lái)的歸檔材料進(jìn)行認(rèn)真的鑒別審核，做到取之有據(jù)、舍之有理；認(rèn)真推行部門(mén)立卷歸檔制度，指導(dǎo)兼職檔案員作好部門(mén)立卷歸檔工作，注重各項(xiàng)工作的過(guò)程管理，使檔案收集工作完整齊全，要嚴(yán)格按照規(guī)范進(jìn)行立卷歸檔；創(chuàng)新高職院校檔案工作機(jī)制，進(jìn)一步提高服務(wù)水平，要適應(yīng)管理信息化的需要，逐步轉(zhuǎn)變檔案管理職能。實(shí)行責(zé)任追究。

5、加快高職院校檔案工作信息化建設(shè)

信息化建設(shè)是新時(shí)期高職院校檔案工作的客觀需求，也是檔案工作服務(wù)創(chuàng)新和管理創(chuàng)新的重要標(biāo)志，推進(jìn)高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)，已成為高職院校檔案管理工作的大事，學(xué)校應(yīng)加大資金投入改善檔案館（室）相關(guān)硬件設(shè)施，對(duì)檔案信息化進(jìn)行重點(diǎn)建設(shè)，推進(jìn)高職院校檔案的數(shù)字化進(jìn)程，為高職院校教育改革，教學(xué)發(fā)展提供快捷可靠的信息。

總之，高職院校檔案的管理工作是衡量學(xué)校教學(xué)管理和教育質(zhì)量的重要標(biāo)志之一。是開(kāi)展教學(xué)改革、評(píng)估教學(xué)管理工作的重要依據(jù)。加強(qiáng)高職院校教學(xué)檔案管理工作對(duì)于加強(qiáng)教學(xué)管理、提高教學(xué)質(zhì)量和開(kāi)展教學(xué)研究有著非常重要的意義。

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