互聯(lián)網(wǎng)時代醫(yī)院的檔案管理策略研究

古成

摘 要：檔案作為記錄醫(yī)院眾多工作活動內(nèi)容、傳承自身特色文化的載體和第一手資料，在記載醫(yī)院歷史文化，為基礎(chǔ)工作的開展和長遠發(fā)展提供信息資料支撐等方面起著不可替代的作用，因此檔案管理越來越成為醫(yī)院管理工作中的重要內(nèi)容。隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，醫(yī)院檔案管理工作受到了一定的沖擊，傳統(tǒng)檔案管理中的弊端也逐漸顯露，讓人們深刻意識到醫(yī)院檔案管理制度中存在的問題。所以，作為一名合格的醫(yī)院檔案管理者，要重視醫(yī)院檔案管理制度和方法的完善與革新，并應(yīng)充分利用互聯(lián)網(wǎng)時代的便利條件，積極探討和研究互聯(lián)網(wǎng)時代醫(yī)院檔案管理工作的策略，為促進醫(yī)院檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展貢獻力量。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;互聯(lián)網(wǎng);培訓(xùn);服務(wù)意識;數(shù)據(jù)庫

醫(yī)院檔案不僅包含著醫(yī)院醫(yī)療信息檔案、人事資源檔案、科室資源檔案，還包括醫(yī)院科研資料檔案和教學(xué)資源檔案等，因此醫(yī)院檔案是醫(yī)院發(fā)展的重要信息資源支撐，而也正是醫(yī)院檔案的繁冗，造成了醫(yī)院檔案管理工作和管理制度的復(fù)雜性和困難性，使得醫(yī)院檔案管理存在著諸多問題。而互聯(lián)網(wǎng)時代的到來及現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展，為醫(yī)院的檔案管理工作迎來了新的發(fā)展機遇，醫(yī)院檔案管理工作的改革創(chuàng)新迫在眉睫。面對檔案管理的新發(fā)展形勢，醫(yī)院應(yīng)積極面對時代發(fā)展潮流和改革要求，準(zhǔn)確把握醫(yī)院檔案管理特點和趨勢，充分利用互聯(lián)網(wǎng)和現(xiàn)代信息技術(shù)優(yōu)勢，探索檔案管理工作的新興發(fā)展模式，采取可持續(xù)發(fā)展的管理策略，不斷促進醫(yī)院檔案管理的水平。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，提升醫(yī)院檔案管理水平

醫(yī)院在傳統(tǒng)檔案管理工作的開展過程中，由于各種檔案繁多復(fù)雜，收集量大且不便分類管理，檔案管理工作不能直接帶來經(jīng)濟效益，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)忽視了檔案管理的重要性，同時檔案管理人員收集檔案信息的意識不強，造成醫(yī)院工作需要相關(guān)資料和案例支撐時，卻缺乏檔案資料資源。因此，在網(wǎng)絡(luò)信息管理和傳輸系統(tǒng)豐富且便捷的時代，要充分發(fā)散“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，利用信息資源交換和交流成本低、平臺多的互聯(lián)網(wǎng)，以及巨大的存儲空間和海量的信息資源，促進醫(yī)院檔案管理工作與互聯(lián)網(wǎng)信息資源的交互和整合，不斷創(chuàng)新和發(fā)展醫(yī)院檔案收集、管理方法，提升檔案管理水平[1]。各科室都要重視科室的檔案管理，并利用儲存量大、高效快速的網(wǎng)絡(luò)終端收集傳輸、儲存管理科室檔案，充分保障檔案收集管理的完整性和時效性。對于醫(yī)院高層管理人員，則要全面掌握醫(yī)院的檔案管理工作發(fā)展現(xiàn)狀，利用互聯(lián)網(wǎng)信息和資源進行統(tǒng)一調(diào)度和管理，不斷完善互聯(lián)網(wǎng)時代醫(yī)院的檔案管理工作，提高醫(yī)院檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

二、建立健全檔案管理制度，完善軟件硬件設(shè)施

醫(yī)院檔案管理制度如無健全的體系，會導(dǎo)致檔案資料管理水平和利用率不高，不能及時有效地為醫(yī)院提供可用的檔案資源。大多醫(yī)院的檔案管理用房狹小，管理人員不足，管理設(shè)備較為陳舊，管理理念和技術(shù)也較為落后，“管理文化”、“管理理念”等的建設(shè)也不完善，這些問題都嚴(yán)重制約了醫(yī)院檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。因此，在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)飛速發(fā)展的時代，要建立健全檔案管理制度，不斷完善檔案室的軟硬件設(shè)施，為檔案管理工作的順利開展提供基礎(chǔ)保障。首先，醫(yī)院的檔案管理要嚴(yán)格按照《醫(yī)院檔案管理條例》進行，不斷建立健全管理組織結(jié)構(gòu)，完善檔案管理制度和手段，改革和創(chuàng)新檔案管理理念和方法[2]。其次，醫(yī)院檔案管理部門要積極引進與更新現(xiàn)代化的計算機、掃描儀、復(fù)印機等設(shè)備，保障檔案管理基礎(chǔ)硬件設(shè)施的完善，為醫(yī)院檔案的收集、傳輸、檢索提供便利的網(wǎng)絡(luò)平臺。同時，醫(yī)院也要不斷增加檔案管理人員，充分發(fā)揮其在管理工作中的主體性，促進檔案管理工作的發(fā)展。最后，檔案管理部門要建立起自己的管理理念，打造符合現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的管理文化，讓管理工作人員熱愛自己的工作，積極為檔案管理做出貢獻，以此提升檔案管理的文化軟實力。

三、運用現(xiàn)代化信息技術(shù)，加強對管理人員的培訓(xùn)

醫(yī)院檔案管理中完善人力資源的管理至關(guān)重要，而絕大多數(shù)醫(yī)院忽視了檔案管理人員的重要性，往往讓科室的醫(yī)生和護士等完成簡單的檔案收集和整理工作，并沒有引進專業(yè)的管理人才，且檔案管理工作任務(wù)較為分散，耗時長效率低，易造成人力、物力資源的浪費。因此，醫(yī)院要運用現(xiàn)代信息技術(shù)，加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，提升檔案管理人員的專業(yè)水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)，促進檔案管理工作中人力資源管理的完善。醫(yī)院可以對各科室的檔案管理人員進行定期的培訓(xùn)，不僅進行線下培訓(xùn)，還應(yīng)通過網(wǎng)絡(luò)視頻、知識問卷填寫等方式進行線上培訓(xùn)，不斷提高各科室兼職或?qū)Ｂ殭n案管理人員的工作能力，夯實管理人員的知識儲備。同時，醫(yī)院也要引進專業(yè)的檔案管理技術(shù)人才，充分利用管理人才的專業(yè)素養(yǎng)和技術(shù)手段，確保檔案管理的集中化和高效化，也保障檔案管理和工作業(yè)務(wù)的完整性和規(guī)范性。

四、完善管理考核和監(jiān)督制度，強化工作人員服務(wù)意識

醫(yī)院的檔案管理工作不僅要重視制度的健全，同時也要重視監(jiān)督和考核制度的完善，讓管理工作人員明確自身職責(zé)，積極主動地提升自身的業(yè)務(wù)水平，養(yǎng)成良好的服務(wù)意識，以此推動檔案管理服務(wù)領(lǐng)域的拓展。首先，要完善檔案管理工作的監(jiān)督制度，可以組建專門的監(jiān)督小組，制定相關(guān)的工作標(biāo)準(zhǔn)，由科室主任、檔案管理領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)的管理人才等對基層的管理人員進行定期指導(dǎo)、監(jiān)督和管理，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，督促管理人員自我監(jiān)督、互相監(jiān)督，以良好端正的工作態(tài)度完成管理工作和業(yè)務(wù)。其次，要制定統(tǒng)一完善的檔案管理工作考核標(biāo)準(zhǔn)，將管理人員的工作能力、業(yè)務(wù)水平、管理態(tài)度、工作績效等納入考核內(nèi)容，制定科學(xué)合理的考核制度和標(biāo)準(zhǔn)，并完善薪酬管理制度，設(shè)立相關(guān)的獎懲制度，激發(fā)檔案管理工作人員的工作動力和斗志，讓檔案管理人員各司其職，勞有所得，將更多的精力和時間投入檔案管理水平的提升中，促進檔案管理各項制度的完善[3]。最后，要不斷強化檔案管理人員的服務(wù)意識和水平，使醫(yī)院檔案管理工作更好地為醫(yī)療工作、科研教學(xué)工作及基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、行政管理業(yè)務(wù)等提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，促進醫(yī)院檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，為醫(yī)院各項工作的順利開展提供檔案信息資料。

五、豐富檔案信息數(shù)據(jù)庫，促進紙質(zhì)檔案電子化發(fā)展

醫(yī)院的傳統(tǒng)檔案主要是紙質(zhì)檔案，這不符合檔案的電子化發(fā)展趨勢，不利于檔案的收集、分類、存儲、檢索和調(diào)用，因此，醫(yī)院檔案管理人員要改變傳統(tǒng)的管理理念和方法，不斷豐富檔案信息數(shù)據(jù)庫，促進紙質(zhì)檔案的電子化發(fā)展，保障檔案信息管理的高效高質(zhì)?；ヂ?lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，為紙質(zhì)檔案的電子化和信息化提供了便利條件，為醫(yī)院檔案資源的豐富和發(fā)展帶來了新機遇?；ヂ?lián)網(wǎng)時代，醫(yī)院要科學(xué)合理地管理紙質(zhì)檔案，有計劃分批次地將紙質(zhì)檔案錄入網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實現(xiàn)醫(yī)院檔案的電子化儲存和管理，為檔案的收集、儲存、檢索和使用提供便利的網(wǎng)絡(luò)平臺。可在交互性強的網(wǎng)絡(luò)平臺，與兄弟醫(yī)院進行交流和溝通，借鑒其它醫(yī)院檔案管理的優(yōu)益之處，結(jié)合自身的檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀和特點，做出調(diào)整和改進，促進檔案管理的優(yōu)化[4]。此外，在海量便利的網(wǎng)絡(luò)資源中，醫(yī)院檔案管理部門也要深入挖掘檔案資源中的可用數(shù)據(jù)和資源，不斷豐富檔案信息數(shù)據(jù)庫，不僅要構(gòu)建自身完善的檔案管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)，也要從網(wǎng)絡(luò)資源中汲取營養(yǎng)和養(yǎng)料，促進醫(yī)院醫(yī)療水平的提升，為醫(yī)院各部門提供多方面、多途徑、多層次的檔案信息資源服務(wù)，保障各部門工作順利開展，也切實促進醫(yī)院檔案管理工作理念和方法的改革與創(chuàng)新。

六、細化檔案管理分工，提高業(yè)務(wù)規(guī)范化和高效化

醫(yī)院檔案管理工作不僅要有統(tǒng)一管理的格局，還要細化檔案管理工作分工，明確檔案管理人員的工作任務(wù)和指標(biāo)，不斷提升檔案管理業(yè)務(wù)的規(guī)范化和高效化。醫(yī)院可細化檔案管理工作，根據(jù)各項工作的內(nèi)容、管理業(yè)務(wù)的難度和緊急性等，分配相關(guān)的專業(yè)人員進行檔案管理。例如，醫(yī)療信息檔案、科室資源檔案可由兼職的科室醫(yī)生或護士進行收集整理，人事資源檔案可由專業(yè)的人力資源管理人員進行管理，而醫(yī)院科研資料檔案和教學(xué)資源檔案等可由資歷較高的醫(yī)師或?qū)I(yè)的醫(yī)學(xué)生等進行管理，而這些檔案資料的管理需要在檔案管理室的指揮和幫助下進行，由此切實發(fā)揮各科室、各管理部門的專業(yè)素養(yǎng)和優(yōu)勢，切實提高檔案管理的連續(xù)性、規(guī)范性及時效性。最后，要將各部門收集整理的檔案資料統(tǒng)一交到檔案管理室，由檔案管理室工作人員進行二次分類、整理和排查，并利用互聯(lián)網(wǎng)信息設(shè)備，由專業(yè)的技術(shù)人員將重要、常用的檔案資料傳輸、存儲到網(wǎng)絡(luò)終端，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的電子化和網(wǎng)格化，并構(gòu)建安全便捷的檢索系統(tǒng)，方便各科室調(diào)用相關(guān)的醫(yī)療資料，切實保障醫(yī)療工作的開展，規(guī)范醫(yī)院的業(yè)務(wù)流程，提高醫(yī)院檔案管理水平，在不斷細化和完善的檔案管理工作分工中，為醫(yī)院檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化提供基礎(chǔ)保障[5]。

七、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化與高效化，對醫(yī)院的發(fā)展起著潛移默化又深遠持久的影響。作為一名醫(yī)院檔案管理工作者，只有充分利用互聯(lián)網(wǎng)時代的管理資源，才能有效提升檔案管理水平，革除傳統(tǒng)檔案管理中的弊端?；诖?，在醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新優(yōu)化過程中，要積極挖掘現(xiàn)代信息技術(shù)中的可用資源，以豐富醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高檔案資料的電子化和安全化。應(yīng)加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，細化檔案管理工作，不斷完善檔案管理軟硬件設(shè)施。更為重要的是，要不斷完善和創(chuàng)新檔案管理制度、監(jiān)督制度、考核制度，深入貫徹落實服務(wù)理念，積極拓寬服務(wù)領(lǐng)域，使檔案管理更好地為醫(yī)院的醫(yī)療工作、科研工作、基礎(chǔ)建設(shè)等提供資料信息服務(wù)，真正發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)時代醫(yī)院檔案管理工作改革的優(yōu)勢，促進醫(yī)院各項工作的長足發(fā)展。

參考文獻

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