城建檔案館的功能淺述

李冰

檔案館事業(yè)是國家的一項重要文化事業(yè)，也是國家檔案事業(yè)的主體，城建檔案館事業(yè)是檔案館事業(yè)的重要組成部分，有著自己獨特的功能。隨著經(jīng)濟社會、城市建設(shè)各項事業(yè)的迅速發(fā)展，提升和加強城建檔案館建設(shè)成為社會的迫切需求，探討城建檔案的功能問題，是城建檔案館建設(shè)的應(yīng)有之義。

“功能，即效能，指事物在一定的環(huán)境和條件下發(fā)揮的有利作用。。城建檔案館的功能即指其在一定的環(huán)境和條件下發(fā)揮的有利作用，也可以說是城建檔案館在社會分工中所承擔(dān)的職責(zé)和任務(wù)。根據(jù)穩(wěn)定性程度，檔案館的功能又可分為基本功能和動態(tài)功能。通常，我們把檔案的收集、管理、提供利用稱為檔案館的基本功能，它受社會制度和一定歷史階段的影響較小，在不同國家、不同歷史時期，檔案館基本功能只有量的不同，而無大的質(zhì)的區(qū)別。檔案館的動態(tài)功能是其基本功能的延伸和在一定社會環(huán)境下的外在實現(xiàn)形式，具有明顯的時代特點，隨著社會制度和一定發(fā)展階段而變化、發(fā)展和調(diào)整。我國古代的檔案庫，‘都是皇家的御用機構(gòu)，所藏檔案為皇家官府所占有，主要為皇權(quán)政治服務(wù)，不面向社會，不為社會服務(wù)。到了故宮博物院文獻館時期才逐步開展了編輯出版檔案史料匯編、檔案史料目錄、圖籍、檔案論文集等方面的工作。中華人民共和國成立以后，檔案館的功能定位也是不斷變化的。改革開放前，我國檔案館的功能以保管檔案資源為主，嚴(yán)格控制利用。1979年全國五屆人大一次會議提出開放歷史檔案的提案。1988年1月1日起施行的《中華人民共和國檔案法》設(shè)專章規(guī)定檔案的利用和公開問題，一檔案信息利用進入了信息資源開發(fā)和共享的時代。2000年全國檔案館工作會議提出了檔案館是“兩個基地，一個中心”的功能定位。2004年全國檔案工作會議又提出了“四位一體”的新體制，明確提出把檔案館真正建成保管黨和國家重要檔案的基地、愛國主義教育基地、己公開現(xiàn)行文件集中向社會提供利用的中心和檔案信息服務(wù)中心。充分體現(xiàn)了“三個代表”重要思想和“以人為本”的科學(xué)發(fā)展觀，體現(xiàn)了我國各級國家綜合檔案館為黨和國家大局服務(wù)，為黨委和政府中心工作服務(wù)的強烈的政治責(zé)任感和時代特點。

作為國家檔案機構(gòu)體系重要組成部分的城建檔案館，無疑也是適應(yīng)“四位一體”新體制要求的。由此看來，現(xiàn)階段城建檔案館作為政府所屬的科學(xué)技術(shù)事業(yè)機構(gòu)，不僅具備檔案收集、管理、利用的基本功能，而且還具備承傳歷史文化、傳播知識信息、資政襄政、繁榮科研、發(fā)展經(jīng)濟、推進民主政治、社會教育和文化休閑等動態(tài)功能。根據(jù)社會發(fā)展趨勢和城建檔案館工作實際，筆者認(rèn)為，當(dāng)代城建檔案館主要應(yīng)具備行政管理功能和社會服務(wù)功能。

一、行政管理功能

城建檔案館是政府所屬的科技事業(yè)單位，按理不具有行政管理職能。但多年的城建檔案工作實踐證明，沒有行政管理職能，城建檔案工作的開展必然遇到重重困難。所以，在過去的20多年間，全國各大、中城市相繼依托城建檔案館成立了“城建檔案管理處”，實行“館處合一，一個機構(gòu)兩個牌子”的管理體制，履行市政府管理城建檔案工作專門機構(gòu)的職能。于是，城建檔案館便演變?yōu)榫哂幸欢ㄐ姓毮艿某墙萍际聵I(yè)單位。對此，盡管目前仍存大很多爭議，但實踐證明這是一種行之有效的做法。國務(wù)院、建設(shè)部高度重視城建檔案工作，先后頒布了《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》（國務(wù)院第279號令）、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定））（建設(shè)部第61號令）、《房屋建筑工程和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工驗收備案管理暫行辦法》（建設(shè)部第78號令），一方面加強了城建檔案立法工作，將城建檔案工作納入了建設(shè)工程預(yù)驗收制度，同時進一步強化了城建檔案館的行政管理職能。實際工作有需求，法規(guī)上有依據(jù)，城建檔案館應(yīng)該具備行政管理功能并努力發(fā)揮出最佳效果。

二、社會服務(wù)功能

筆者認(rèn)為，城建檔案館的社會服務(wù)功能是一個龐大的系統(tǒng)，它包括信息服務(wù)、技術(shù)服務(wù)、培訓(xùn)服務(wù)和教育服務(wù)四個方面內(nèi)容。

1、信息服務(wù)，包括信息集存、信息開發(fā)和信息傳輸三個緊密聯(lián)系的環(huán)節(jié)。城建檔案館通過一定的計劃和安排，將有關(guān)城建的各方面信息源收集并保存在館內(nèi)或數(shù)據(jù)庫內(nèi)，以備隨時調(diào)用。由于所藏城建檔案資料內(nèi)容的廣泛性、綜合性、專業(yè)性，形式的豐富多樣性，在保證實現(xiàn)自身功能的基礎(chǔ)上，可以使其信息集存具有專業(yè)圖書、情報館的功能，具有博物館的功能，具有文化館的功能，具有科技館的功能，這樣可以實現(xiàn)資源的整合共享。集存信息的目的是為了提供利用，所以城建檔案館應(yīng)通過編研等各種有效途徑，將館藏資源開發(fā)成各種信息產(chǎn)品，方便社會利用。信息開發(fā)出來了，必須傳輸出去，否則，就等于沒有開發(fā)，為此，城建檔案館應(yīng)建立各種有效信息通道，將館藏資源及智能化成果及時傳遞給各類用戶。

2、技術(shù)服務(wù)，指城建檔案館利用自身技術(shù)優(yōu)勢和人才優(yōu)勢開發(fā)對外技術(shù)咨詢服務(wù)和業(yè)務(wù)承攬服務(wù)，比如業(yè)務(wù)指導(dǎo)、聲像檔案攝制、檔案編研、軟件開發(fā)、系統(tǒng)維護等。

3、培訓(xùn)服務(wù)，分為對內(nèi)培訓(xùn)和對外培訓(xùn)，對員工培訓(xùn)和對用戶培訓(xùn)，收費培訓(xùn)和免費培訓(xùn)，通過培訓(xùn)可以達到提升城建檔案工作隊伍的整體素質(zhì)，增強用戶的檔案意識，提高檔案利用效率，實現(xiàn)檔案價值最大化。

4、教育服務(wù)，城建檔案積淀了厚重的城市歷史文化和豐富的科學(xué)技術(shù)信息，城建檔案館在利用城建檔案對公眾開展愛國主義教育、科學(xué)素養(yǎng)教育、人文素養(yǎng)教育、創(chuàng)新教育等方面大有作為。同時，隨著社會的發(fā)展和物質(zhì)的豐富，人們有了更多的休閑時間和更多精神上的需求，城建檔案檔案館在履行教育功能之外，還可滿足人們文化休閑需求。

總之，要實現(xiàn)城建檔案的價值，增強競爭力，改變自身的形象，必須抓住各類型用戶的需求心理，在保證實現(xiàn)基本功能的基礎(chǔ)上，使自身功能由單一向多元化轉(zhuǎn)化，只有如此，才能吸引全社會的廣泛注意，通過擴展自身多種服務(wù)功能，將城建檔案信息交流納入到整個國民經(jīng)濟聯(lián)合成的完整的體系的循環(huán)之中，使各部門、各行業(yè)、社會各界利用者之間通過信息交流，相互間實現(xiàn)良好的合作，從而使城建檔案事業(yè)與社會各行各業(yè)緊密聯(lián)系在一起。

參考文獻

[1]譚建南.新世紀(jì)我國城建檔案事業(yè)發(fā)展前景研究[J].城建檔案，2004（2）：8一13.

[2]張文龍.城建檔案法規(guī)建設(shè)淺談[J1.工程建設(shè)與檔案，2005（l）：75一76、79.