高校行政辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與研究

鄭雅

（陜西職業(yè)技術(shù)學(xué)院 陜西 西安 710010）

高校行政辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與研究

鄭雅

（陜西職業(yè)技術(shù)學(xué)院 陜西 西安 710010）

對于當(dāng)前高校行政管理中，在行政辦公方面，繼續(xù)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代自動化辦公，對此優(yōu)化設(shè)計(jì)高校行政辦公的自動化系統(tǒng)，從系統(tǒng)需求分析、結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、功能設(shè)計(jì)等方面出發(fā)，設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)基于高校行政辦公管理的自動化系統(tǒng)。結(jié)果研究中證實(shí)，優(yōu)化設(shè)計(jì)當(dāng)前基于高校需求的行政辦公自動化系統(tǒng)，應(yīng)用該系統(tǒng)管理行政辦公工作，其相較傳統(tǒng)高校的行政辦公方式，可以提升高校行政辦公效率，提升40.0%，發(fā)揮積極設(shè)計(jì)應(yīng)用效益。結(jié)論表明，設(shè)計(jì)高校行政辦公自動化系統(tǒng)，具備使用可行性，能夠在實(shí)際中發(fā)揮應(yīng)用價(jià)值。

高校；系統(tǒng)設(shè)計(jì)；辦公自動化；行政辦公

針對高校行政辦公中，目前在行政辦公中多數(shù)高校還在采取手工方式進(jìn)行辦公管理[1]，缺乏自動化管理方式，對此，基于現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)，從而可以優(yōu)化設(shè)計(jì)出高校行政辦公的自動化系統(tǒng)，這樣就能夠提升當(dāng)前高校的行政辦公自動化管理水平，發(fā)揮積極影響。以下本篇對此做具體分析。

1 當(dāng)前高校行政辦公管理現(xiàn)狀

在當(dāng)前高校行政辦公中，一些高校還在應(yīng)用傳統(tǒng)的人工方式管理辦公信息，不僅信息冗余、信息缺失以及信息決策失誤等情況時(shí)有發(fā)生，也大大降低高校行政辦公管理工作的效率[2-6]。對此優(yōu)化設(shè)計(jì)辦公自動化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)行政辦公自動化，有效?促進(jìn)高校辦公制度、管理制度的改革，促進(jìn)高校行政辦公管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)[7]。開發(fā)用于自動化行政管理的高校辦公自動化系統(tǒng)，可以使高校行政辦公人員應(yīng)用現(xiàn)代化、自動化的技術(shù)裝備[8]，以及結(jié)合科學(xué)的管理手段，提高行政辦公管理工作的質(zhì)量和效率，發(fā)揮積極實(shí)現(xiàn)價(jià)值。

2 分析系統(tǒng)的設(shè)計(jì)需求

基于本次的高校行政辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計(jì)之中，可以基于該系統(tǒng)的功能模塊以及關(guān)鍵技術(shù)方面，優(yōu)化設(shè)計(jì)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，運(yùn)用和數(shù)字簽名、系統(tǒng)訪問權(quán)限控制等方法，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全[9-12]。在行政辦公自動化系統(tǒng)的客戶端設(shè)計(jì)之中，確?？梢圆捎肳eb瀏覽器作為系統(tǒng)的用戶交互平臺，這樣可以保證設(shè)計(jì)好的系統(tǒng)在用戶群體中具備通用，降低系統(tǒng)客戶端維護(hù)成本，也可以使設(shè)計(jì)的系統(tǒng)便于在今后進(jìn)行修改與擴(kuò)充，降低高校行政辦公管理系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計(jì)成本[13]。同時(shí)，對于本次設(shè)計(jì)的高校行政辦公自動化系統(tǒng)之中，也能夠面向系統(tǒng)功能的輔助決策，科學(xué)、合理的管理繁雜的行政辦公工作，確保高校行政中對于人員出入的檔案管理，文件資料管理，對每天的工作的進(jìn)展情況進(jìn)行的記錄。高校行政辦公自動化系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)信息的共享與協(xié)同工作，可使內(nèi)部人員對工作進(jìn)行詢問交流，保證工作的完整進(jìn)行，以確保推進(jìn)高校行政的無紙化辦公進(jìn)程，能夠減少了手工工作的錯(cuò)誤與遺漏，提高工作質(zhì)量和效率，充分利用高校行政管理人力資源，節(jié)約行政辦公費(fèi)用[14]，確保實(shí)際設(shè)計(jì)出的系統(tǒng)能夠滿足用戶的應(yīng)用需求。

3 設(shè)計(jì)高校行政辦公自動化系統(tǒng)

3.1 系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

對于本次設(shè)計(jì)的高校行政辦公自動化系統(tǒng)中，將會采用Browser/Server三層結(jié)構(gòu)，在系統(tǒng)的客戶端中，須經(jīng)過中間事務(wù)層才可與數(shù)據(jù)相連接，這樣可以保證系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的安全，提升運(yùn)用該系統(tǒng)處理行政辦公?事務(wù)的高效性。當(dāng)用戶開始工作時(shí)，則打開瀏覽器登錄系統(tǒng)，登陸后會根據(jù)用戶的權(quán)限的不同顯示不同的功能和內(nèi)容。系統(tǒng)結(jié)構(gòu)如圖1中所示。

圖1 設(shè)計(jì)的總體結(jié)構(gòu)

基于本次設(shè)計(jì)的高校行政辦公自動化系統(tǒng)中，能夠應(yīng)用B/S多層次結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)系統(tǒng)，確保系統(tǒng)中的所有應(yīng)用服務(wù)可以架構(gòu)在中間層中，避免服務(wù)與系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的直接交互，有利于系統(tǒng)在今后設(shè)計(jì)中根據(jù)用戶需求的變化，不斷擴(kuò)展和升級系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，保證行政辦公自動化系統(tǒng)能夠具有更高的適應(yīng)性。

3.2 系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

對于本次設(shè)計(jì)的高校行政辦公自動化系統(tǒng)中，為確保系統(tǒng)能夠滿足用戶使用需求，應(yīng)該完善系統(tǒng)功能，使系統(tǒng)符合用戶應(yīng)用特征。針對高校行政辦公各種不同的管理模式，考慮擴(kuò)展功能，本次系統(tǒng)功能如圖2所示。

圖2 功能結(jié)構(gòu)圖

公文管理的功能：在該系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)行政辦公自動化，可以將高校行政中各類文件的接收以及批辦等處理工作，實(shí)現(xiàn)自動化的管理，可以應(yīng)用系統(tǒng)管理公文的傳播、起草以及簽發(fā)存檔等環(huán)節(jié)，使高校行政公文管理工作更加簡便[15]。在該系統(tǒng)中，針對外來的公文文件，可以進(jìn)行登記、處理之后，將公文存檔，或是將公文轉(zhuǎn)發(fā)出去，提升系統(tǒng)應(yīng)用價(jià)值，發(fā)揮自動化行政辦公優(yōu)勢。

檔案管理的功能：在本次設(shè)計(jì)的高校行政辦公自動化系統(tǒng)中，可以將已處理完畢的行政辦公文件歸檔，可以將文件放入高校的行政案卷之中。同時(shí)，在系統(tǒng)中，也負(fù)責(zé)管理文件案卷的借閱工作，確保行政辦公中文檔資料的安全性，加快高校行政辦公中檔案的數(shù)字化、自動化管理水平，完整的做到高校檔案的歸正和接收同步，這有利于保證高校檔案的完整而不是缺頁的殘篇錯(cuò)節(jié)。

財(cái)務(wù)管理功能：在系統(tǒng)中，能夠?qū)π姓k公經(jīng)費(fèi)進(jìn)行管理，可以有效監(jiān)控收支預(yù)算，確保高校行政財(cái)務(wù)安全。

行政計(jì)劃安排的功能：在行政辦公中，可以將一些行政工作計(jì)劃編制、發(fā)送到行政科室中，考核行政辦公人員工作效率。

安全管理功能：可以通過用戶驗(yàn)證、簽名認(rèn)證以及權(quán)限設(shè)置等方式，保證登陸系統(tǒng)的用戶是權(quán)限內(nèi)的用戶，提升系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全，維護(hù)高校行政辦公自動化環(huán)境的安全性。

3.3 數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)

高校行政辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，數(shù)據(jù)庫采用了較大型數(shù)據(jù)庫SQL Server 2008，能夠運(yùn)用該數(shù)據(jù)庫，來優(yōu)化設(shè)計(jì)行政辦公自動化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)庫但愿，可以減少系統(tǒng)存儲數(shù)據(jù)過程中的網(wǎng)絡(luò)負(fù)擔(dān)。本次系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)中，主要表及其功能：

權(quán)限（權(quán)限ID號，權(quán)限名稱，鏈接地址）

權(quán)限角色（角色I(xiàn)D號，員工ID號）

角色（角色I(xiàn)D號，角色名稱）

角色員工（員工ID號，角色I(xiàn)D號）

部門（部門ID號，部門名稱，上級ID號，部門描述信息）

公告信息（公告ID號，公告主題，公告內(nèi)容，員工ID號）

員工（員工ID號，員工編號，員工密碼，員工名，員工性別，員工生日，加入日期，員工地址，員工email，員工電話，部門ID號）

個(gè)人文檔（文件ID號，文件名稱，文件內(nèi)容，文件保存路徑，是否共享，員工ID號）

個(gè)人文件（文件ID號，文件名稱，文件內(nèi)容，文件保存路徑，是否共享，員工ID號）

日程（日程ID號，日程主題，開始時(shí)間，結(jié)束時(shí)間，員工ID號）

一些數(shù)據(jù)庫表如下所示：

1）數(shù)據(jù)庫中的tb_text表，主要用于保存行政管理中的發(fā)文信息。見表1所示。

表1 系統(tǒng)的tb_text表

2）tb_user表（如表2）用來保存所有辦公人員的信息。

表2 tb_user（辦公人員管理表）

3.4 系統(tǒng)軟件代碼實(shí)現(xiàn)

4 系統(tǒng)設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)效益

實(shí)際高校行政辦公中，應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)，有力地保證了系統(tǒng)的安全，應(yīng)用結(jié)果表明該系統(tǒng)能夠提高高校的的辦公效率，提高高校行政辦公工作質(zhì)量和效率，實(shí)現(xiàn)對高校行政辦公管理現(xiàn)代化、決策科學(xué)化，發(fā)揮積極實(shí)現(xiàn)價(jià)值。對比辦公自動化與傳統(tǒng)辦公效益，具體如表3所示。

表3 系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)效益分析

同時(shí)，本次設(shè)計(jì)高校行政辦公自動化系統(tǒng)，相較于傳統(tǒng)的行政辦公方式，可以提升高校行政辦公效率，提升40.0%，發(fā)揮積極的設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)效益。

5 結(jié) 論

綜上所述，設(shè)計(jì)高校行政辦公自動化系統(tǒng)，能夠減輕辦公人員的工作量，可以使高校行政辦公人員從繁瑣的事務(wù)中解放出來，具備使用可行性，在實(shí)際中發(fā)揮應(yīng)用價(jià)值，可以在高校中推廣應(yīng)用該行政辦公自動化系統(tǒng)。

[1]曹俐.基于J2EE的普通高校辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].長沙：湖南大學(xué)，2012.

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The design and research of the administrative office automation system in colleges and universities

ZHENG Ya
（Shaanxi Vocational and Technical College，Xi'an 710010，China）

For administrative management in colleges and universities，in the administrative office，continue to realize the modern office automation，this optimization design for the office automation system，the starting from the system requirements analysis，structural design，functional design，design and Implementation Based on the University Administration Office of public management automation system.The study confirmed that the optimization design of the administrative office automation system based on the demand，the application of the system of administration office work，the administrative office of the traditional university compared to，can improve the efficiency of office administration in Colleges and universities，lifting 40.0% play positive should be designed with the benefit.The conclusion shows that the design of the administrative office automation system in Colleges and universities is feasible and can be used in practical application.

colleges and universities； system design； office automation； administrative office

TN99

：A

：1674－6236（2017）14-0039-04

2016-06-12稿件編號：201606087

鄭 雅（1986—），女，陜西咸陽人，碩士，助教。研究方向：行政管理，高校教育管理。