冗余資源與航天科技檔案管理關(guān)系研究

劉 曼 孫京殿

（北京航天試驗(yàn)技術(shù)研究所 北京 100074）

冗余資源與航天科技檔案管理關(guān)系研究

劉 曼 孫京殿

（北京航天試驗(yàn)技術(shù)研究所 北京 100074）

通過對組織冗余、企業(yè)績效以及檔案資源三者之間的辯證關(guān)系進(jìn)行分析，并將冗余資源與檔案資源關(guān)系進(jìn)行了比較，闡述了科技檔案管理對檔案資源與冗余資源兩者之間的調(diào)節(jié)效應(yīng)，就科技檔案管理如何應(yīng)對冗余資源管理提出了建議，為航天重大研發(fā)項(xiàng)目冗余資源的整合與有效利用，避免組織浪費(fèi)提供借鑒和參考。

冗余資源 組織冗余 航天 檔案管理

合理開發(fā)和利用企業(yè)內(nèi)部的冗余資源不僅有助于提高企業(yè)的技術(shù)創(chuàng)新能力，而且也能提升企業(yè)的核心競爭力[1]80。隨著航天重大研發(fā)項(xiàng)目的投入與實(shí)施，其標(biāo)志性成果是建筑物的建造、儀器設(shè)備的啟用，進(jìn)而又一次地提高了航天科技技術(shù)能力。而科技技術(shù)能力提高的背后必然會(huì)產(chǎn)生組織冗余，這也是航天科技研發(fā)過程中不可避免的產(chǎn)物。既往的研究雖然有不少有關(guān)組織冗余與冗余資源的研究，但從檔案管理的角度進(jìn)行冗余資源研究的甚少。那么作為信息資源管理者，檔案部門如何對這些冗余資源更好地進(jìn)行管理，使其發(fā)揮的效用達(dá)到最大化，更好地服務(wù)于航天科研生產(chǎn)，是每一個(gè)航天科技檔案管理者應(yīng)該深入思考的問題。

一、問題的提出

要從檔案管理角度研究冗余資源，必須要了解什么是組織冗余。自March和Simon（1958）創(chuàng)造了“冗余”一詞后[1]81，學(xué)者們對組織冗余做了多個(gè)定義。對此，筆者在這里引用兩種基本觀點(diǎn)：一種觀點(diǎn)認(rèn)為，組織冗余是指某種超過企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營所必需的，能直接或間接被利用的有價(jià)值的資源[2]78；另一種觀點(diǎn)認(rèn)為，組織冗余是企業(yè)的一種現(xiàn)實(shí)的或潛在的資源緩沖器，它使得企業(yè)能夠?yàn)榱诉m應(yīng)內(nèi)部調(diào)整或外部變化而進(jìn)行成功的調(diào)整，以及為了適應(yīng)外部環(huán)境而進(jìn)行戰(zhàn)略變化[3]80。為了進(jìn)一步研究方便，學(xué)者們按照資源的獲得性將組織冗余進(jìn)行了類型的劃分界定。這些界定不僅能夠適用于有形資源，而且也適用于無形資源。如Singh（1986）根據(jù)冗余資源的存在狀態(tài)把冗余資源分為“已吸收的冗余”——部分已經(jīng)服務(wù)于經(jīng)濟(jì)運(yùn)作、難以再利用的冗余，“未吸收的冗余”——企業(yè)能夠快速調(diào)動(dòng)用來面對沒有預(yù)期的緊急事態(tài)的冗余資源。

從冗余資源定義來看，適量冗余資源的持有對企業(yè)績效具有促進(jìn)作用，但持有過量的冗余資源對企業(yè)績效也有負(fù)面影響。由于航天科技的特殊性，其在項(xiàng)目研發(fā)過程中必然會(huì)存在組織冗余，特別是重大項(xiàng)目之后的冗余技術(shù)（又稱儲(chǔ)備技術(shù)），這也是困擾航天科技檔案管理者的主要問題。這是因?yàn)椋紫群教熘卮箜?xiàng)目不同于一般的研究項(xiàng)目，它需要通過核心技術(shù)突破和資源集成，在一定時(shí)限內(nèi)完成重大戰(zhàn)略產(chǎn)品關(guān)鍵共性技術(shù)或重大工程，以實(shí)現(xiàn)重要的國家目標(biāo)；其次，航天重大研究項(xiàng)目作為一項(xiàng)高投入、高風(fēng)險(xiǎn)的技術(shù)行業(yè)，項(xiàng)目中大型設(shè)備、非標(biāo)設(shè)備占很大的比重，有的設(shè)備往往具有單一性和專用性，且又有其他不確定因素干擾，使其成為后備冗余。這些冗余資源也是本文研究的重點(diǎn)。

二、組織冗余、冗余資源與企業(yè)績效的關(guān)系

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代初見端倪的今天，一個(gè)企業(yè)的競爭力強(qiáng)弱在很大程度上取決于其績效的高低。由于組織冗余是組織在運(yùn)行過程中不可避免的產(chǎn)物，考慮到未吸收冗余與已吸收冗余，有必要對組織冗余、冗余資源與企業(yè)績效三者之間進(jìn)行研究，為整合與應(yīng)用冗余資源提供依據(jù)。

1.組織冗余與企業(yè)績效。鑒于組織冗余是以不同形式存在于企業(yè)內(nèi)部的，可以是有形的資源，也可以是無形的資源，所以冗余在企業(yè)運(yùn)作的各個(gè)環(huán)節(jié)都發(fā)揮著作用。然而，任何事物都有兩面性，組織冗余的存在也并不是對企業(yè)有百利而無一害的。隨著組織投資的不斷增加，無論是已吸收冗余還是未吸收冗余，均會(huì)給企業(yè)績效帶來一系列的影響。組織冗余與企業(yè)績效之間并不總是線性或非線性的關(guān)系，也可能是“U”形或倒“U”形的關(guān)系，他們構(gòu)建的組織冗余與企業(yè)績效之間的關(guān)系也是會(huì)呈階段性的，其處于不同的階段，二者之間的關(guān)系可能表現(xiàn)也不同。

2.冗余資源與企業(yè)績效。從理論上看，資源基礎(chǔ)觀認(rèn)為企業(yè)的價(jià)值創(chuàng)造過程與管理者的資源開發(fā)的獲取能力緊密相關(guān)。遺憾的是，冗余資源在企業(yè)績效付出的諸多努力在實(shí)踐中卻未能得以體現(xiàn)，而現(xiàn)有研究對冗余資源的測量標(biāo)準(zhǔn)均集中于財(cái)務(wù)指標(biāo)，而對無形的冗余資源關(guān)注較少，這主要是由于冗余資源的利用是在環(huán)境不確定的條件下進(jìn)行的。鑒于環(huán)境不確定概念比較抽象，現(xiàn)有研究均采用多維度測量方法，將其分為供應(yīng)不確定、需求不確定和技術(shù)不確定[4]41。研究證實(shí)，需求不確定和技術(shù)不確定的存在，可以促進(jìn)冗余資源的利用，獲得良好的績效。這表明在面對波動(dòng)較大的需求環(huán)境和技術(shù)環(huán)境時(shí)，積極采用冗余資源可以降低這些不確定性的影響，取得顯著的利用績效。

三、檔案管理對冗余資源的調(diào)節(jié)效應(yīng)

盡管冗余資源在技術(shù)和管理層面上，對其與企業(yè)績效的確認(rèn)與研究探索無休，但由于冗余資源作為“緩沖器”，在應(yīng)對環(huán)境不確定時(shí)的功能卻日益突出，同樣也體現(xiàn)出對利用的內(nèi)在建構(gòu)和外在建構(gòu)雙重特征。

1.冗余資源與檔案資源的比較?；谏衔目梢钥闯?，冗余資源與檔案資源同宗同源，那么它們兩者之間的關(guān)系又如何呢?從檔案資源的角度來看，檔案資源是科研活動(dòng)的完整記錄，它能夠反映每個(gè)技術(shù)領(lǐng)域中技術(shù)活動(dòng)的知識(shí)現(xiàn)狀，又能夠用來研究某個(gè)特定技術(shù)領(lǐng)域技術(shù)活動(dòng)的發(fā)展歷史。即在自身具有的獨(dú)特能力和資源基礎(chǔ)之上，注重對館藏知識(shí)進(jìn)行技術(shù)處理，盡可能地延長其在產(chǎn)業(yè)價(jià)值鏈上的業(yè)務(wù)活動(dòng)，而不太關(guān)注其價(jià)值鏈上的冗余資源的發(fā)現(xiàn)。這主要是由資源剛性與運(yùn)作剛性所決定的[5]88。而從冗余資源的角度看，冗余資源也具有分布性、嵌入性和累積性等特征，這些特征與檔案管理的館藏資源有著同樣的功能，都是為了實(shí)現(xiàn)未來目標(biāo)，成功地實(shí)現(xiàn)知識(shí)轉(zhuǎn)移或知識(shí)交流方案的潛能，只是其知識(shí)的緘默性較強(qiáng)。

由此可見，冗余資源的范圍比檔案資源的范圍更廣、量更小。在管理層面上，相對于檔案管理，冗余資源具有沒有預(yù)期和臨時(shí)性等特征，使冗余資源管理與檔案管理相比，其更強(qiáng)調(diào)資源的靈活運(yùn)用以及流程的重新配置。為了更加說明兩者之間關(guān)系，筆者將兩者進(jìn)行了比較（見表1）。

表1 冗余資源與檔案資源的比較

2.檔案管理的調(diào)節(jié)作用。冗余資源對企業(yè)績效的影響也取決于如何管理這些資源。作為主管科技檔案資源的檔案部門，其檔案管理也會(huì)影響到如何收集、分配與利用冗余資源。筆者認(rèn)為，科技檔案管理對冗余資源不僅存在互補(bǔ)關(guān)系，而且還存在著調(diào)節(jié)作用。這是因?yàn)?，在不確定性較高的項(xiàng)目當(dāng)中，由于前攝知識(shí)不足、需求經(jīng)常變化，很難預(yù)料需要什么樣的知識(shí)。而檔案管理作為信息資源的“供給側(cè)”，如果能及時(shí)給“需求”提供相關(guān)知識(shí)的補(bǔ)充，勢必會(huì)抑制對組織冗余的追求。

由于冗余資源的作用是應(yīng)對環(huán)境變化的沖擊，其也需要根據(jù)不同情況進(jìn)行內(nèi)部或外部調(diào)整。從檔案管理實(shí)踐來看，檔案管理有兩個(gè)核心目的，一是可以管理好存量資源，二是在管理好貯存資源的基礎(chǔ)上，擴(kuò)大資源存量，以管理為最終目的是以解決實(shí)際問題為導(dǎo)向，促進(jìn)檔案中所包含知識(shí)的形成、傳遞、共享、利用和創(chuàng)新，進(jìn)而提高檔案中所蘊(yùn)含的檔案價(jià)值效用。所以說，檔案管理不論是創(chuàng)新活動(dòng)，還是問題解決活動(dòng)，都可以對所需資源進(jìn)行有效調(diào)節(jié)。既然檔案管理對所需資源有調(diào)節(jié)作用，那么，為什么我們感受不到檔案管理對冗余資源的調(diào)節(jié)作用呢？這是因?yàn)椋瑢θ哂噘Y源的研究與控制總是始于企業(yè)內(nèi)部少數(shù)技術(shù)部門的專家或?qū)W者，這些專家或?qū)W者對管理或多或少地有自己的想法，而檔案管理部門雖然擁有更多的館藏資源，但是不能夠更加準(zhǔn)確和迅速地了解行業(yè)內(nèi)技術(shù)知識(shí)和市場需求的變化，以及初步了解技術(shù)和知識(shí)的變化趨勢與完全獲得和掌握新知識(shí)的核心是存在差異的。因此，檔案管理部門要想運(yùn)用好調(diào)節(jié)效應(yīng)，不僅要注重資源占有，而且還要注重利用。

四、檔案管理如何應(yīng)對冗余資源管理的建議

冗余是組織的一種可利用的潛在資源，它能夠被轉(zhuǎn)化和利用以面對沒有預(yù)期的緊急事態(tài)。事實(shí)證明，航天重大研發(fā)項(xiàng)目作為高新技術(shù)，不論是已吸收冗余資源還是未吸收冗余資源，在應(yīng)對市場不確定環(huán)境條件方面都是具有緩沖作用的，只是在不同的環(huán)境及情境下，在不同的時(shí)間窗口，不同類型資源的作用會(huì)存在差異?？梢姡哂噘Y源是一個(gè)內(nèi)生變量，要想利用并控制開發(fā)這個(gè)變量，必須對其進(jìn)行相應(yīng)整合。

由于航天重大研發(fā)項(xiàng)目多為復(fù)雜的產(chǎn)品系統(tǒng)，需要大型的設(shè)計(jì)隊(duì)伍，涉及多個(gè)承擔(dān)單位，承擔(dān)者要求高度專業(yè)化，相關(guān)技術(shù)需要協(xié)調(diào)發(fā)展（如技術(shù)突破與產(chǎn)業(yè)化問題），對資源的分配和整合方式提出了較高的要求。因此，一個(gè)完整的重大項(xiàng)目資源管理體系實(shí)際上既是“資源鏈”，也是“監(jiān)督鏈”，同時(shí)，也還是一個(gè)有機(jī)的整體[6]154。在這個(gè)整體框架內(nèi)，航天檔案管理部門應(yīng)做好以下工作。

1.系統(tǒng)管理。系統(tǒng)管理主要包括資源來源管理和各系統(tǒng)管理，其功能是對系統(tǒng)的整體結(jié)構(gòu)與行為進(jìn)行控制與調(diào)整，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部分之間以及子系統(tǒng)與整個(gè)系統(tǒng)之間權(quán)利與職責(zé)的關(guān)系，充分發(fā)揮每個(gè)環(huán)節(jié)的作用，使整體和各子系統(tǒng)趨于穩(wěn)定，確保資源的產(chǎn)生、提交，將檔案管理變?yōu)橐环N強(qiáng)制性和規(guī)范性行為。

檔案管理部門一方面應(yīng)加強(qiáng)從科技資源建設(shè)和子系統(tǒng)內(nèi)部接收運(yùn)行信息，綜合這些信息，分析系統(tǒng)發(fā)展趨勢，制定運(yùn)行的政策措施、項(xiàng)目管理規(guī)范，促進(jìn)各部分運(yùn)行機(jī)構(gòu)和機(jī)制的調(diào)整；而另一方面管理就是對各種資源來源的監(jiān)管，由于各類資源均來源于各個(gè)職能部門，流動(dòng)于多個(gè)工作環(huán)節(jié)，而每一個(gè)職能部門、每一個(gè)工作環(huán)節(jié)都會(huì)影響其資源的質(zhì)量，因此，系統(tǒng)管理可以充分發(fā)揮對各個(gè)職能部門、各個(gè)工作環(huán)節(jié)的約束、規(guī)范作用。

2.資源管理。資源管理主要包括資源的收集、加工與維護(hù)幾個(gè)環(huán)節(jié)，主要任務(wù)是對科技基礎(chǔ)條件資源進(jìn)行廣泛的采集、加工、分析、保存和維護(hù)。在自我運(yùn)行的基礎(chǔ)上，檔案管理部門除了根據(jù)任務(wù)需要，有序調(diào)整自己的業(yè)務(wù)流程以及適應(yīng)系統(tǒng)管理需要以外，還應(yīng)有針對性地采集，不僅要對顯性知識(shí)進(jìn)行收集，而且還應(yīng)對隱性知識(shí)進(jìn)行收集。這些無形資產(chǎn)都會(huì)給企業(yè)帶來一定的經(jīng)濟(jì)效益。同時(shí)，檔案管理部門應(yīng)對項(xiàng)目進(jìn)行全程跟蹤，并及時(shí)將自己的運(yùn)行情況、資源情況等通過各種信息渠道提供給各系統(tǒng)管理部門的專家或?qū)W者，加強(qiáng)雙方的交互，為其管理提高效率，進(jìn)而減少對組織冗余的依賴。

3.服務(wù)管理。服務(wù)管理主要包括需求分析、資源生產(chǎn)及服務(wù)、產(chǎn)品傳遞等幾個(gè)環(huán)節(jié)，其職能是通過服務(wù)流程把外部的需求轉(zhuǎn)化為各個(gè)工作階段，對外界輸出服務(wù)或產(chǎn)品。航天檔案管理者應(yīng)放寬眼界，不拘泥于某一設(shè)備或某一項(xiàng)目，而是應(yīng)該將館藏內(nèi)獲取的關(guān)鍵信息整體進(jìn)行分析，并對這些關(guān)鍵信息重新進(jìn)行整合研究，避免冗余資源囤積以及保存分散與集中、系統(tǒng)利用之間的矛盾。加強(qiáng)整合資源信息的通道，尋找轉(zhuǎn)化或落地的應(yīng)用平臺(tái)。通過平臺(tái)，將檔案信息傳播與科研人員傳播拉近，將檔案信息傳播能力與更具有影響力的績效拉近，將檔案整合或研究空間與更趨多元研究空間拉近。按照動(dòng)態(tài)性、可控性、可獲知性和可獲取性的原則，對資源進(jìn)行優(yōu)化組合和無縫聯(lián)結(jié)，從而實(shí)現(xiàn)檔案結(jié)合信息資源的合理組織、優(yōu)化配置和最大增值。這不僅是利用組織冗余最有效的途徑，也是緩解供需雙方矛盾，保存分散與集中系統(tǒng)利用之間矛盾，以及避免冗余資源囤積最有效的辦法。

服務(wù)業(yè)是未來中國經(jīng)濟(jì)增長和中國航天事業(yè)發(fā)展的穩(wěn)定器。航天檔案管理部門作為服務(wù)業(yè)的重要組成部分之一，航天科技檔案管理對提升航天產(chǎn)業(yè)技術(shù)水平發(fā)揮的效用也會(huì)越來越大。盡管當(dāng)前檔案管理工作已經(jīng)取得了一定的進(jìn)展，但相對于其各種資源的潛在價(jià)值而言還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。未來我們?nèi)孕璨扇∮嗅槍π缘拇龠M(jìn)措施，而合理開發(fā)冗余資源則不失為一條有效的新途徑。本研究的工作仍然是初步的，只是掀開了研究的一角，還有很多問題值得我們航天科技檔案管理者進(jìn)一步深入探討。

[1]鞏杰，李金生.高技術(shù)企業(yè)組織冗余開發(fā)模型研究[J].科技進(jìn)步與對策，2012（12）.

[2]陳曉紅，王思穎.組織冗余與公司績效關(guān)系研究：治理制度的調(diào)節(jié)作用[J].科研管理，2012（9）.

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[6]齊娜，趙偉，彭潔.科技資源建設(shè)與服務(wù)的經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)淺析[J].科研管理，2008（6）.

Research on the Relationship Between Redundant Resources and Aerospace Science&Technology Archives Management

Liu Man,Sun Jingdian
(Beijing Aerospace Experimental Technology Research Institute,Beijing 100074,China)

By analyzing the dialectical relationship between organizational slack,enterprise performance and archival resources,the paper compares the relationship between redundant resources and archival resources,expounds the adjustment effect of science&technology archives management on the relationship between the two,then puts forward some suggestions on how to deal with the redundant resources management of science and technology archives management,and provides reference to the integration and effective utilization of the redundant resources of the aerospace major R&D projects.

redundant resources;organizational slack;aerospace;archives management

劉曼，北京航天試驗(yàn)技術(shù)研究所綜合檔案室館員，研究方向?yàn)闄n案管理。

G271

A

2017-02-19