淺談?dòng)?jì)生檔案管理存在的問題及對策

楊志興

摘要：計(jì)生檔案管理是計(jì)生部門一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作 ，也是國家檔案事業(yè)的組成部分，計(jì)劃生育檔案作為計(jì)劃生育的基礎(chǔ)材料在實(shí)際工作中發(fā)揮著重要作用。 能否科學(xué)地管好用好計(jì)生檔案 ，不僅直接影響人口計(jì)生部門職能作用的充分發(fā)揮和各項(xiàng)工作的順利開展，還密切關(guān)系著群眾的社會(huì)權(quán)益和切身利益。由于基礎(chǔ)條件、觀念、體制、經(jīng)費(fèi)等約束，人口和計(jì)劃生育工作中存在著很多問題，這就需要進(jìn)一步提升管理制度和管理手段，提高計(jì)劃生育檔案管理的綜合水平。筆者將對現(xiàn)階段計(jì)劃生育檔案管理中的問題進(jìn)行分析，并提出建設(shè)性意見。

關(guān)鍵詞：計(jì)生檔案管理；問題；對策

計(jì)劃生育是我國的基本國策，直接影響著我國經(jīng)濟(jì)水平的發(fā)展和生產(chǎn)力的提升，是實(shí)現(xiàn)小康社會(huì)和可持續(xù)發(fā)展的重要策略。計(jì)劃生育檔案管理是計(jì)劃生育工作的重要組成部分，科學(xué)地進(jìn)行計(jì)劃生育檔案管理，能夠有效地提升計(jì)劃生育工作的效率和質(zhì)量，構(gòu)造和諧社會(huì)。當(dāng)前，我國在全面推行計(jì)劃生育工作的同時(shí)，也在不斷提升檔案管理水平。但是，在獲得成績的背后也隱藏著一些問題，制約計(jì)劃生育工作的進(jìn)行和發(fā)展。

一、當(dāng)前基層人口計(jì)生檔案管理工作中存在的問題

1.存在認(rèn)識上的偏差。在實(shí)際工作中，有許多同志包括個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)干部認(rèn)為計(jì)生檔案無實(shí)際意義，檔案與計(jì)劃生育工作無直接關(guān)系，只要職工不發(fā)生計(jì)劃外生育就行了，檔案管不管無所謂，因此工作敷衍了事，致使檔案資料收集不全、歸檔不及時(shí)的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

2.內(nèi)容存在弄虛作假情況。由于實(shí)行計(jì)劃生育“一票否決”，少數(shù)單位在計(jì)生檔案中將單位內(nèi)部用臨時(shí)工的情況隱瞞不報(bào)，停薪留職和下崗人員生育、節(jié)育情況沒有管理，出現(xiàn)漏管漏檔、報(bào)喜不報(bào)憂的現(xiàn)象。

3.監(jiān)督檢查流于形式。檢查組“走馬觀花”式的檢查不能真正解決檔案存在的問題，檢查過后人員思想松弛，易造成檔案管理的停滯不前。

4.人員素質(zhì)偏低。大部分單位計(jì)生檔案管理人員多是由老、弱、病的女同志承擔(dān)，文化素質(zhì)不高、檔案專業(yè)知識缺乏、實(shí)際操作能力差等現(xiàn)象較為普遍，影響檔案管理水平的提高。

5.管理制度不健全，手段落后。對建立計(jì)生檔案沒有統(tǒng)一要求，處于放任自流狀態(tài)，不能按照檔案的立卷原則規(guī)范計(jì)劃生育材料的收集，歸檔全部用手工操作，管理水平亟待提高。

二、提升計(jì)劃生育檔案管理的措施

隨著我國計(jì)劃生育工作的陸續(xù)開展，并取得了較多成果，計(jì)劃生育檔案管理工作的重要性也越來越得到行業(yè)內(nèi)人士的認(rèn)同和重視。隨著新時(shí)期對計(jì)劃生育檔案管理要求的不斷增高，探索新的檔案管理手段和管理方式也成為當(dāng)前急需解決的問題。

1.檔案工作者的角色定位。在傳統(tǒng)檔案管理中，由于主要的管理方式是手動(dòng)管理，因此檔案管理人員相當(dāng)于保管人員，對計(jì)劃生育的檔案起到保護(hù)和整理的作用。但是隨著信息技術(shù)進(jìn)入到檔案管理工作中，檔案管理人員也進(jìn)行了重新的角色定位，以最快的速度提升個(gè)人知識水平，提升個(gè)人自身修養(yǎng)，努力適應(yīng)新的檔案管理工作對管理人員的挑戰(zhàn)。只有這樣，才能以更專業(yè)的管理方式、更貼近群眾的管理態(tài)度為社會(huì)提供高質(zhì)量的檔案信息與資料，體現(xiàn)計(jì)劃生育檔案管理工作的實(shí)用性與科學(xué)性。

2.加強(qiáng)對檔案管理的宣傳。計(jì)劃生育檔案管理能夠有效促進(jìn)計(jì)劃生育工作的進(jìn)行，是黨和國家事業(yè)發(fā)展的重要環(huán)節(jié)之一。作為計(jì)劃生育的檔案管理人員，應(yīng)采用多種媒介對檔案管理所涉及到的人員進(jìn)行檔案管理法律法規(guī)的宣傳和教育，提升各地干部、工作人員對檔案管理的認(rèn)識，不斷完善檔案管理工作人員的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)水平，普及工作人員對檔案管理的思想認(rèn)識，并將計(jì)劃生育檔案管理工作作為社會(huì)主義的發(fā)展規(guī)劃，促使當(dāng)?shù)卣畽C(jī)關(guān)提供更多的資金、物質(zhì)和人力支持，保障計(jì)劃生育檔案管理工作能夠順利進(jìn)行和推廣。

3.推進(jìn)檔案管理信息化的發(fā)展。隨著信息技術(shù)在各行各業(yè)中的應(yīng)用，檔案管理工作人員應(yīng)將信息技術(shù)引入當(dāng)前的計(jì)劃生育檔案管理中，給檔案管理模式和手段帶來新的變革。在檔案管理中，應(yīng)建立檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系，實(shí)施計(jì)劃生育檔案的分級管理，并組建熟悉計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的小組，確保檔案管理信息系統(tǒng)能夠按照正常的方式運(yùn)行，并對系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)。

4.重視檔案人員的在職培訓(xùn)。要積極組織檔案人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和技術(shù)學(xué)習(xí)班，提高檔案人員的知識結(jié)構(gòu)和整體水平，并注重增強(qiáng)檔案信息觀念和提高檔案信息服務(wù)的能力。在實(shí)施教育培訓(xùn)時(shí)，要采取多形式、多層次的辦學(xué)模式，突出針對性和用性，在培訓(xùn)內(nèi)容上做好需求調(diào)研，將培訓(xùn)內(nèi)容與實(shí)際工作相結(jié)合，針對不同崗位人員的工作職責(zé)和素質(zhì)要求，制定相應(yīng)的培訓(xùn)方案，加大計(jì)算機(jī)知識的比例，強(qiáng)化與圖書館學(xué)、情報(bào)學(xué)等相關(guān)學(xué)科的聯(lián)系，重視網(wǎng)絡(luò)知識的運(yùn)用，并適當(dāng)設(shè)立檔案專業(yè)的課時(shí)，傳授檔案的新知識、新技術(shù)、新技能，使檔案人員及時(shí)了解檔案界的研究動(dòng)念、檔案工作的發(fā)展趨勢及現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作中的運(yùn)用，進(jìn)一步拓展學(xué)習(xí)領(lǐng)域，更新知識結(jié)構(gòu)。

5.合理調(diào)配人才，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)。將不同專業(yè)、學(xué)歷、年齡、職稱的檔案人員進(jìn)行科學(xué)整合，充分發(fā)揮各類人才的整體優(yōu)勢，形成合理的人才結(jié)構(gòu)，并使不同層次的檔案人員互相配合、互相影響，利于整體效能的發(fā)揮。

三、結(jié)語

計(jì)劃生育是我國的重要國策，影響著我國生產(chǎn)力和國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。而檔案管理又是計(jì)劃生育工作中的基本環(huán)節(jié)，影響著計(jì)劃生育工作的效率和質(zhì)量。作為檔案管理人員，應(yīng)努力提升個(gè)人綜合素質(zhì)，提升檔案管理觀念，力爭在最短時(shí)間內(nèi)完善計(jì)劃生育檔案管理的信息化建設(shè)和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完善檔案管理的隊(duì)伍建設(shè)，用現(xiàn)代化管理思想和管理方式武裝自己的大腦，推動(dòng)我國計(jì)劃生育檔案管理的發(fā)展。

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