發(fā)揮檔案信息資源作用的思考

朱麗霞

摘 要：檔案事業(yè)在不斷發(fā)展，現(xiàn)在有很多的信息資源都離不開檔案信息，檔案信息關(guān)系著國家的機(jī)密和個人的基本信息，但是現(xiàn)在有很多的檔案信息資源并不完善，出現(xiàn)了很多的問題，檔案信息的利用首先就要學(xué)會將檔案信息進(jìn)行整理歸檔，這樣檔案信息在利用的時候才可以事半功倍，讓人們對檔案行業(yè)的發(fā)展充滿信心，因此一定要重視檔案信息的作用，將檔案信息合理利用，為人們做出更多的貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：檔案信息；資源；利用

檔案信息在人們的生活中起到的作用是非常大的，檔案信息作為社會資源的一種，可以被人們廣泛的利用，檔案作為一種文化越來越受到人們的重視，現(xiàn)在有很多的檔案信息資源，檔案事業(yè)的發(fā)展對人們來說是非常重要的，檔案研究人員應(yīng)該對檔案資源進(jìn)行研究，讓檔案資源可以更好的為人們服務(wù)，將檔案信息與現(xiàn)代化建設(shè)結(jié)合起來，培養(yǎng)檔案人才，我檔案事業(yè)做出我們的努力。

1 發(fā)揮檔案信息的重要性

檔案信息的利用就是將檔案從靜態(tài)到動態(tài)的一個過程，檔案從性質(zhì)上來劃分可以劃分為兩種，一種就是動態(tài)的檔案信息，一種就是靜態(tài)的檔案信息，這兩種檔案信息之間的轉(zhuǎn)化就是檔案資源被利用的一個過程。檔案如果在檔案管理存放，那么檔案信息就是靜態(tài)的檔案信息，如果檔案是被人們拿出來利用，這時的檔案信息就是動態(tài)的檔案信息，檔案信息的利用就是轉(zhuǎn)化的一個過程，檔案的價值就是在轉(zhuǎn)化的過程中被利用的，這個利用的過程，可以發(fā)揮檔案資源的作用，讓檔案信息資源產(chǎn)生應(yīng)該有的價值，這才是檔案資源存在的目的。檔案資源的價值主要體現(xiàn)在三個方面：首先，檔案資源只有在被利用的時候才能夠體現(xiàn)它的價值，這種價值是潛在的，是看不見的，如果沒有人去挖掘，那么檔案信息就是沒有價值的，沒有被利用的檔案資源就不能夠被稱之為是信息資源，他只是一個不同的檔案，只有被利用才能夠稱得上是信息資源，這時的檔案是有價值的，但是在人們的主觀意識中極容易分辨不清檔案資源和信息資源的關(guān)系，混為一談，只有正確區(qū)分這兩者之間的關(guān)系，才能夠發(fā)揮檔案的作用。其次，檔案信息資源的存在是國家發(fā)展的根本要求，如果一個國家沒有檔案資源，那么這個國家就是一個沒有歷史的國家，一個國家的發(fā)展史是通過檔案記載的，最后，信息的公開化也要求國家應(yīng)該大力發(fā)展檔案事業(yè)，檔案應(yīng)該對廣大人民群眾開放，便于查閱相關(guān)的信息，取之于民，用之于民，這樣讓人們獲得信息的途徑更加變便捷，伴隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)科技的發(fā)展，人們獲得信息的途徑增加，資源也在不斷公開，在大趨勢的引導(dǎo)下，就要求了我國檔案資源必須要公開化，將現(xiàn)有的信息進(jìn)行整合，發(fā)揮檔案資源的優(yōu)勢，隨著信息化的腳步發(fā)展，讓信息化帶動檔案事業(yè)的發(fā)展。

2 開發(fā)檔案資源的意義

2.1 對檔案事業(yè)有著決定性的作用

檔案事業(yè)的發(fā)展就是檔案信息資源合理的開發(fā)和利用，現(xiàn)在的檔案信息已經(jīng)被人們利用，檔案工作的內(nèi)容也在不斷豐富，檔案工作就是在人們對檔案有需求的時候，人們?nèi)绾螌n案使用人員服務(wù)，檔案工作在檔案事業(yè)的發(fā)展中起到關(guān)鍵性的作用，檔案工作者要利用自身的知識為前來尋找信息的人服務(wù)，做出引導(dǎo)，因此，檔案工作者要對檔案信息有著詳細(xì)的了解，這樣前來尋找信息的人才能夠享受到檔案工作人員為他們做出的服務(wù)，檔案工作者還要對檔案利用者的需求做調(diào)研，了解檔案需求的種類，可以搜集相關(guān)的信息，更好的為人們服務(wù)。

2.2 是文化發(fā)展的需要

檔案已經(jīng)成為文化的一部分，國家對檔案文化是非常重視的，因為檔案文化記錄著我國的發(fā)展史，現(xiàn)在的檔案事業(yè)在我國文化事業(yè)的發(fā)展中起到關(guān)鍵性的作用，是文化發(fā)展到一定程度的產(chǎn)物，檔案館就是這種文化的聚集地，檔案信息資源的開發(fā)利用使文化資源得以傳承，讓文化事業(yè)得到更好的發(fā)展。

3 檔案信息資源存在的不足

3.1 館藏不豐富、結(jié)構(gòu)不合理

首先，由于歷史方而的因素，我國檔案館的工作對象偏重于機(jī)關(guān)單位，館藏檔案主要為文書檔案和少量的財務(wù)檔案、科技檔案、特色檔案、名人檔案、聲像檔案，而實物檔案寥寥無幾。這種館藏結(jié)構(gòu)無法充分全面地反映豐富的禮會發(fā)展過程。

3.2 標(biāo)準(zhǔn)體系尚未全而建立

檔案信息資源的開發(fā)必須在統(tǒng)一的技術(shù)體制和標(biāo)準(zhǔn)下進(jìn)行，這是實現(xiàn)檔案信息資源利用和共享的基礎(chǔ)。由于檔案信息資源開發(fā)利用缺乏相對統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，加上開發(fā)方法不統(tǒng)一，檔案信息資源開發(fā)利用存在著規(guī)范性和惟一性不強(qiáng)、各自為政等問題，沒有很好地依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)據(jù)源建設(shè)，使人與人之間、人與機(jī)器之間以及機(jī)器與機(jī)器之間、系統(tǒng)與系統(tǒng)之間不能夠無障礙、不失真地進(jìn)行溝通和交換信息，檔案信息資源在互連、互通、互操作方而存在明顯問題.直接影響其作用的發(fā)揮。

3.3 檔案工作者的素質(zhì)偏低

在檔案信息資源開發(fā)利用工作中，檔案工作者自身的素質(zhì)、文化素養(yǎng)、業(yè)務(wù)技能的高低直接影響檔案利用的效率。隨著辦公自動化的應(yīng)用和普及，使文件的起草、修改、打印、審批及發(fā)布更多地借助于互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)。文字的、聲音的、圖像的或數(shù)據(jù)的檔案信息的收集、整理、加工、存儲、轉(zhuǎn)換、傳播等都需要檔案工作者具有一定的網(wǎng)絡(luò)知識和技能以提高工作效率，從而使檔案信息資源在當(dāng)今社會發(fā)展中發(fā)揮更大的作用。

4 檔案信息資源開發(fā)利用的對策

4.1 加強(qiáng)檔案資源信息化建設(shè)

要想提高檔案信息開發(fā)利用的效率，就必須加強(qiáng)檔案資源信息化建設(shè)，對檔案信息的存儲、檢索采用現(xiàn)代化的管理手段。各單位要努力創(chuàng)造條件，實現(xiàn)檔案信息工作的現(xiàn)代化，以高新技術(shù)為支撐的服務(wù)手段，建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫體系，努力實現(xiàn)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的計算機(jī)管理，提高檔案信息資源利用率。

4.2 提高檔案人員隊伍的綜合素質(zhì)

加強(qiáng)教育，使廣人檔案工作者解放思想、更新觀念。開發(fā)檔案信息資源，首要的是從事這項工作的人必須形成現(xiàn)代管理意識，樹立一種為禮會服務(wù)、為經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)的思想要努力把握檔案工作的方向，積極探求開發(fā)檔案工作的新途徑。

4.3 做好檔案信息資源利用中的保密工作

檔案信息的公開并為人們利用是社會發(fā)展的需要，但深入開發(fā)利用檔案信息資源，加快檔案信息化建設(shè)的同時，也應(yīng)該做好檔案信息的保密工作。開放利用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審查，特別是涉及國家政治、軍事、科研、經(jīng)濟(jì)等檔案，更要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和管理，確保檔案信息的安全。

5 結(jié)論

檔案信息資源的開發(fā)和利用對整個社會的經(jīng)濟(jì)發(fā)展都有著重要的意義，尤其是對文化事業(yè)的發(fā)展，檔案也是一種文化，只有檔案文化發(fā)展的好，才能使文化更上一層樓。檔案信息資源要利用好就要對檔案信息本身進(jìn)行優(yōu)化，加強(qiáng)對檔案信息資源的整理，還要提高檔案工作者的素質(zhì)，為檔案需求者服務(wù)，建設(shè)一支強(qiáng)大的檔案隊伍，為國家的政治和經(jīng)濟(jì)做出更大的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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