如果公司SAP項目實施流程案例分析

夏飛飛

如果公司SAP項目實施流程案例分析

夏飛飛

（遼寧工程職業(yè)學(xué)院，遼寧鐵嶺112008）

如果公司是一家以經(jīng)營快速消費品而知名的企業(yè)。以SAP ECC的MM模塊為例，詳細論述了項目實施過程的五個階段：項目準備階段、未來藍圖階段、系統(tǒng)實現(xiàn)階段、系統(tǒng)上線階段和運行與支持。通過分析企業(yè)現(xiàn)狀、解決方案及實施后的成效，以便達到此次對如果公司實施ERP的研究目的。

如果公司；ERP；SAP項目；物料管理；實施過程

如果公司是一家以經(jīng)營快速消費品而知名的企業(yè)。如果公司SAP項目實施共分5個大的階段（如圖1所示），分別為前期準備、業(yè)務(wù)藍圖、系統(tǒng)實現(xiàn)、系統(tǒng)上線、運行支持。[1]

圖1 SAP項目實施五個階段

成功的項目在管理的過程中需要注意變革管理、進度管理、人員管理、質(zhì)量管理、溝通管理、項目知識管理和風(fēng)險管理等多方面，只有權(quán)衡好每一個關(guān)鍵點才能達到預(yù)期的效果。[2]

一、第一階段：項目前期準備

項目準備主要工作內(nèi)容包括項目管理、資源配置、人員的配備、環(huán)境的準備、確定項目的目標、實施范圍、實施總計劃、項目的組織架構(gòu)和系統(tǒng)總體設(shè)計架構(gòu)。[3]

關(guān)于SAP系統(tǒng)上采購管理組織架構(gòu)，包括公司代碼、采購組織、工廠、采購組。公司代碼表示一個獨立的會計實體，有自己的資產(chǎn)負債表和損益表。而如果公司是獨立的會計實體，因此我們?yōu)樗O(shè)定的公司代碼為2000；工廠是公司內(nèi)部的組織單元，一個公司下邊有多個工廠，一個工廠只能為一個公司服務(wù)，由于物資集團業(yè)務(wù)一部、二部還有辦公室的日常業(yè)務(wù)需要用到正常的工廠，即實物工廠2100。而業(yè)務(wù)三部需要一個服務(wù)工廠2200日常業(yè)務(wù)進行無價值管理，因此根據(jù)這種情況，我們?yōu)樗O(shè)置了兩個工廠。一個工廠和公司可以有多個采購組織，一個采購組織也可以為多個工廠和公司服務(wù)，而物資集團只需要一個采購組織，所以公司代碼下設(shè)置了一個采購組織，代碼為2000。2000的采購組織服務(wù)于前面提到的那兩個工廠2100和2200。采購組是采購組織的進一步細化。如果公司采購管理組織架構(gòu)如圖2所示。

圖2 如果公司采購管理組織架構(gòu)圖

根據(jù)實際業(yè)務(wù)的現(xiàn)狀，再結(jié)合系統(tǒng)，為如果公司設(shè)計未來采購業(yè)務(wù)流程（如圖3所示）。在上了ECC系統(tǒng)后，系統(tǒng)支持強大的報表分析及統(tǒng)計功能，可以通過系統(tǒng)標準報表及開發(fā)功能，滿足實際業(yè)務(wù)的報表匯總及分析需求，從而大大減少人工操作量，提高效率，降低錯誤率。

圖3 如果公司未來采購流程

對于物料管理模塊涉及的庫存管理中有庫存收貨業(yè)務(wù)和庫存發(fā)貨業(yè)務(wù)，對于轉(zhuǎn)儲業(yè)務(wù)有公司間的轉(zhuǎn)儲，工廠間的轉(zhuǎn)儲等。如果公司的庫存管理業(yè)務(wù)如圖4所示。

圖4 如果公司的庫存管理業(yè)務(wù)圖

二、第二階段：業(yè)務(wù)藍圖

業(yè)務(wù)藍圖設(shè)計階段主要包括現(xiàn)狀及需求調(diào)研與分析、業(yè)務(wù)藍圖的準備（在這個過程需要不斷的和客戶商討，以至于可以明確企業(yè)的業(yè)務(wù)流程及相關(guān)信息，制定出準確標準的業(yè)務(wù)藍圖，為系統(tǒng)的后續(xù)配置奠定基礎(chǔ)）、初步業(yè)務(wù)藍圖成型。[4]

通過了解如果公司當(dāng)前業(yè)務(wù)流程及需求，并對其合理性進行分析，為業(yè)務(wù)藍圖設(shè)計作好準備；然后在業(yè)務(wù)調(diào)研基礎(chǔ)上對用戶的某些特殊業(yè)務(wù)需求進行分析論證，提出初步解決方案，并與用戶討論和確定。對用戶的每種特殊業(yè)務(wù)需求，經(jīng)分析后提出可能的各種解決方案；然后分析各種方案的優(yōu)劣，并與用戶討論，尋求用戶可接受的最佳方案。最終的業(yè)務(wù)藍圖中詳細描述用戶的組織結(jié)構(gòu)設(shè)計及業(yè)務(wù)需求，并提出對應(yīng)的解決方案。最后與用戶方詳細論證并完善業(yè)務(wù)藍圖設(shè)計，在取得一致的基礎(chǔ)上由如果公司的項目經(jīng)理及各業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字確認。

本流程適用于物料主數(shù)據(jù)的新增業(yè)務(wù)。描述了由需求部門提出需求，業(yè)務(wù)部門與財務(wù)部門提供相關(guān)物料信息，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批通過，最后由信息部在系統(tǒng)中維護物料主數(shù)據(jù)的過程。如果公司物料主數(shù)據(jù)維護流程如圖5所示。

本流程適用于如果公司供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的新增流程，描述了業(yè)務(wù)部門提出需求，由信息部門進行維護的過程。如果公司供應(yīng)商主數(shù)據(jù)維護流程如圖6所示。

本流程適用于如果公司采購信息記錄維護業(yè)務(wù)。描述了業(yè)務(wù)部門業(yè)務(wù)人員提出申請，部門領(lǐng)導(dǎo)審批后業(yè)務(wù)部門數(shù)據(jù)維護員進行維護的過程。如果公司采購信息記錄維護流程如圖7所示。

三、第三階段：系統(tǒng)實現(xiàn)

系統(tǒng)實施階段要做的是系統(tǒng)需要基本的配置、單元的測試及對不完善的配置進行修改、項目文檔的管理、集成的測試；上線階段要準備最終用戶的培訓(xùn)，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準備，制定最后準備階段計劃、詳細的上線運行計劃、系統(tǒng)的切換計劃、運行及支持計劃和系統(tǒng)切換。[5]

如果公司項目實施中物料管理模塊在系統(tǒng)實現(xiàn)階段主要任務(wù)是確定功能模塊、后臺參數(shù)配置，進行集成測試、模擬測試、壓力測試和權(quán)限測試，還包括對最終用戶的培訓(xùn)等。此階段的一切工作都是為上線做充分的系統(tǒng)調(diào)試和人員定崗培訓(xùn)，以保證系統(tǒng)上線后正常運行，以下為關(guān)于部分的配置操作，MM配置清單如圖8所示。

MM模塊的用戶培訓(xùn)主要分兩部分進行，在系統(tǒng)實施期間，顧問要對關(guān)鍵用戶進行培訓(xùn)。主要培訓(xùn)業(yè)務(wù)流程操作和培訓(xùn)新舊流程變更，使其不止掌握系統(tǒng)操作，還要能夠理解流程設(shè)計原理，以具備日后正常業(yè)務(wù)的問題處理能力。關(guān)鍵用戶是在實施項目組撤離后的系統(tǒng)正常運行的主要支撐者，通過培訓(xùn)自動地就會建立起企業(yè)內(nèi)部的支持體系。[6]另一部分是最終用戶的培訓(xùn)，這部分內(nèi)容由關(guān)鍵用戶完成，顧問在旁輔助，最終用戶需要對開票業(yè)務(wù)操作熟練，對本崗位的工作內(nèi)容做到游刃有余。

圖5 如果公司物料主數(shù)據(jù)維護流程

圖6 如果公司供應(yīng)商主數(shù)據(jù)維護流程

圖7 如果公司采購信息記錄維護流程

圖8 MM配置清單

用戶培訓(xùn)是SAP項目一項重要的工作，培訓(xùn)期間，公司要對培訓(xùn)人員制定考核制度。他們的學(xué)習(xí)情況很大程度上決定了他們未來的崗位和業(yè)務(wù)運作是否順利。

系統(tǒng)實現(xiàn)階段，除了上述幾項工作，還需要開發(fā)人員在測試過程中不斷的完善系統(tǒng)，匯總開發(fā)需求，以達到上線系統(tǒng)更貼切的，更大程度的滿足業(yè)務(wù)需求。

四、第四階段：系統(tǒng)上線

上線階段主要工作是最終用戶的培訓(xùn)、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準備，制定最后準備階段計劃、詳細的上線運行計劃、系統(tǒng)的切換計劃、運行及支持計劃和系統(tǒng)切換。

系統(tǒng)上線后，業(yè)務(wù)全面優(yōu)化，采用SRM系統(tǒng)組件，實現(xiàn)與供應(yīng)商的有效的信息交互，對交貨信息做到事前監(jiān)控。可以實現(xiàn)供應(yīng)商在SRM系統(tǒng)中提供電子發(fā)票，系統(tǒng)自動生成電子發(fā)票信息，減小如果公司業(yè)務(wù)員手工在系統(tǒng)中做發(fā)票校驗的工作量，實現(xiàn)由現(xiàn)狀的業(yè)務(wù)操作到未來業(yè)務(wù)審核的角色轉(zhuǎn)變。系統(tǒng)控制采購入庫后才可以進行銷售出庫，避免出現(xiàn)預(yù)支庫存的風(fēng)險，銷售業(yè)務(wù)觸發(fā)采購業(yè)務(wù)，更適用于目前業(yè)務(wù)現(xiàn)狀。出、入庫操作均在系統(tǒng)中進行，便于實時監(jiān)控庫存的進、銷、存的信息。在整個銷售環(huán)節(jié)中，業(yè)務(wù)部門、倉庫、財務(wù)部門均在一個信息平臺中進行操作，實現(xiàn)了物流、信息流、資金流的三流合一，提高了各部門間的工作效率。此流程采用系統(tǒng)標準銷售流程，擴展性高，適用于企業(yè)未來的采購中心的職能。系統(tǒng)控制采購入庫后才可以進行銷售出庫，避免出現(xiàn)預(yù)支庫存的風(fēng)險。可以通過采購訂單憑證流的分析，可以對采購的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進行實時監(jiān)控，更好地做到事前預(yù)防、事中控制、事后分析。效果），為用戶解決操作上的問題，完成業(yè)務(wù)流程上遺漏的需求，確定業(yè)務(wù)流程的正確性，優(yōu)化系統(tǒng)的使用，項目回顧及總結(jié)，項目技術(shù)及文件的交接。[7]

該階段所面臨的風(fēng)險是某些特殊業(yè)務(wù)與SAP標準流程不一致，導(dǎo)致需要更改SAP標準流程或標準程序，需要二次開發(fā)，會帶來以下問題：誰來開發(fā)？能否滿足將來的業(yè)務(wù)更改或擴展？要開發(fā)多少？對資源和進程的影響如何？如何解決維護和升級的問題？這就涉及到項目組的管理和政策的制定，當(dāng)實際業(yè)務(wù)與系統(tǒng)發(fā)生沖突的時候，需要項目管理者有快速的問題解決能力和決策能力，需要推廣顧問準確無誤的發(fā)現(xiàn)問題和分析問題，給予業(yè)務(wù)人員合理的解釋，加強其對SAP軟件的理解和項目的認識。[8]

[1]吳嘉寧,周宇飛.信息系統(tǒng)項目進度管理探討:基于某港口公司生產(chǎn)管理系統(tǒng)項目實例[J].信息系統(tǒng)工程,2013(11): 115-117.

[2]劉展.A公司計費系統(tǒng)項目實施過程探討[J].計算機光盤軟件與應(yīng)用,2013(17):129-130.

[3]李金克,王風(fēng)華.H公司SAP項目實施中的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化方案設(shè)計[J].財務(wù)與會計,2013(8):34-36.

[4]張震.ERP系統(tǒng)上線后總體運維管理探討[J].電腦知識與技術(shù),2011(33):8329-8331.

[5]宮健.化工銷售企業(yè)客戶關(guān)系管理系統(tǒng)設(shè)計與實施[J].甘肅科技縱橫,2010(4):17-20.

[6]JerzyStaw icki,李志民.SAP實施項目案例研究[J].項目管理技術(shù),2008(9):73-76.

[7]張喆,黃沛,張良.中國企業(yè)ERP實施關(guān)鍵成功因素分析:多案例研究[J].管理世界,2005(12):137-143.

[8]仲秋雁,閔慶飛,吳力文.中國企業(yè)ERP實施關(guān)鍵成功因素的實證研究[J].中國軟科學(xué),2004(2):73-78.

[責(zé)任編輯，撫順職院：陳輝]

五、第五階段：運行支持

上線及上線支持要做最后用戶支持體系（需要與客戶方商討出一個最恰當(dāng)?shù)臅r間點進行上線，以至于在不耽誤客戶方進行正常的業(yè)務(wù)的同時我們的上線也能達到最優(yōu)的

An Analysis of Ruguo Company SAP Project Implementation Process Case

XIA Fei-fei
（Liaoning Engineering Vocational College,Tieling 112008,China）

Ruguo company is an enterprise famous for operating FMCG.Taking MM module of SAP ECC as an example, it illustrates the five stages of the project implementation process in detail:the project preparation stage,the blueprint stage,the implementation stage,the system on-line stage and operation and support.By analyzing the current situation of the enterprise, solution scheme and implementation,it achieves the goal of conducting the research on implementing ERP.

Ruguo company;ERP;SAP project;material management;implementation process

F064.1

A

1009—7600（2017）06—0105—05

2017-04-20

夏飛飛（1987—），女，遼寧沈陽人，助理講師。