數(shù)據(jù)互換Excel有高招

平淡

在日常工作中我們經(jīng)常要對(duì)一些數(shù)據(jù)進(jìn)行互換操作，比如由于排序標(biāo)準(zhǔn)變化后，需要將列名稱(chēng)順序進(jìn)行互換等。對(duì)于這些數(shù)據(jù)的互換有什么快捷的方法？用Excel，分分鐘搞定。

加個(gè)符號(hào) 文本型互換為數(shù)據(jù)型

在日常的輸入中經(jīng)常會(huì)在單元格輸入很多文本數(shù)據(jù)，比如在輸入類(lèi)似059112345678的電話號(hào)碼時(shí)，由于默認(rèn)的數(shù)據(jù)類(lèi)型會(huì)自動(dòng)將區(qū)號(hào)前的“0”刪除。因此這類(lèi)數(shù)據(jù)需要使用“文本”類(lèi)型數(shù)據(jù)輸入，但是這樣輸入后會(huì)在左上角含有小三角符號(hào)并提示數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，且不美觀。如果要將這類(lèi)文本數(shù)據(jù)快速轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)型（使其左上角不再出現(xiàn)小三角符號(hào)），只要在源數(shù)據(jù)前加個(gè)運(yùn)算符號(hào)即可。

選中C2，在其中輸入公式“=+B2”，然后向下填充即可，這樣數(shù)據(jù)單元格左上角就不會(huì)再出現(xiàn)小三角符號(hào)了（圖1）。

恢復(fù)真身 公式和數(shù)據(jù)互換

大家知道Excel中很多單元格的數(shù)據(jù)都是通過(guò)公式自動(dòng)獲取的，這樣在進(jìn)行常規(guī)復(fù)制時(shí)，粘貼得到的實(shí)際上是公式，無(wú)法獲得原始數(shù)據(jù)。如上述例子，如果復(fù)制C2單元格粘貼到E2，實(shí)際內(nèi)容為“=+D2”。如果要實(shí)現(xiàn)公式和數(shù)據(jù)互換，在粘貼時(shí)就需要使用選擇性粘貼，同上例，復(fù)制B2后，在E2點(diǎn)擊“開(kāi)始→選擇性粘貼→值”即可（圖2）。

位置變換——兩列（行）快速互換

如上所述，一些數(shù)據(jù)由于排序標(biāo)準(zhǔn)變化后，需要將列名稱(chēng)順序進(jìn)行互換。比如公司聯(lián)系通訊錄，現(xiàn)在需要將職位（D列）和電話（B列）互換。對(duì)于這類(lèi)列數(shù)據(jù)的互換，先選中D列，然后將光標(biāo)移至D1的邊框位置，當(dāng)出現(xiàn)十字形形狀時(shí)，按住Shift鍵，將D列拖到B列，當(dāng)中間出現(xiàn)一道較粗的白色線的時(shí)候，松開(kāi)鼠標(biāo)即可。鄰近行的互換操作類(lèi)似（圖3）。

橫豎變換 行列數(shù)據(jù)互換

除了上述互換外，在工作中我們經(jīng)常還要對(duì)行、列數(shù)據(jù)進(jìn)行互換。比如原來(lái)公司庫(kù)存報(bào)表是按照行的方式輸入，由于后續(xù)的數(shù)據(jù)很多，水平滾動(dòng)瀏覽不便，現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)要求在新工作表中將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為按列的方式排列，即將原來(lái)的行、列數(shù)據(jù)互換（圖4）。

對(duì)于行列的轉(zhuǎn)換，可以全選數(shù)據(jù)，復(fù)制后使用“選擇性粘貼→轉(zhuǎn)置”即可完成轉(zhuǎn)換（圖5）。但是這種簡(jiǎn)單的轉(zhuǎn)換無(wú)法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的同步，如果原始數(shù)據(jù)變化了，又得重新轉(zhuǎn)置。利用Transpose函數(shù)可以將表格中的行列進(jìn)行同步轉(zhuǎn)置。

新建工作表2，選中A1→C12區(qū)域（即和原來(lái)12行3列A1：L3對(duì)應(yīng)的轉(zhuǎn)換區(qū)域），選中A1，在其中輸入公式“=TRANSPOSE（Sheet1！A1：L3）”，由于這是數(shù)組公式，完成公式的輸入后要在公式編輯欄按下Ctrl+Shift+Enter，這樣即可實(shí)現(xiàn)行列數(shù)據(jù)的互換。由于這里是使用Transpose函數(shù)引用原來(lái)的數(shù)據(jù)，因此原來(lái)的數(shù)據(jù)變動(dòng)后轉(zhuǎn)換的數(shù)據(jù)會(huì)同步進(jìn)行更改（圖6）。

一列變多列 單列數(shù)據(jù)互換為多行多列

平時(shí)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)我們一般都是將數(shù)據(jù)匯總在一張表格中，很多時(shí)候需要將特定的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為多行、列數(shù)據(jù)以方便查看。比如倉(cāng)庫(kù)盤(pán)點(diǎn)中，A列因?yàn)楫a(chǎn)品的數(shù)量很多，查看需要不斷滾動(dòng)數(shù)據(jù)行，但是總列數(shù)不多?，F(xiàn)在為了方便查看，需要將A：C列變?yōu)?行多列排列的數(shù)據(jù)（圖7）。

對(duì)于這類(lèi)數(shù)據(jù)的互換可以使用INDEX函數(shù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換。在F2輸入函數(shù)公式“=INDEX（$A$2：$A$31，ROW（A 1）+（COLUMN（A1）-1）*5）”，然后下拉填充5行、右拉填充公式，這樣原來(lái)的A列數(shù)據(jù)會(huì)變?yōu)?行6列排列（圖8）。

完成分列后還要繼續(xù)在每列之間插入兩個(gè)空白列（用于填充原來(lái)的B、C列數(shù)據(jù)）。選中G列，右擊選擇“插入”，插入一個(gè)空白列，然后按F4再次插入空白列。操作同上，依次完成空白列的插入。

插入空白列后將表頭數(shù)據(jù)粘貼，接下來(lái)再進(jìn)行數(shù)據(jù)引用即可。選中G2插入公式“=VLOOKUP（F2，$A$2：$B$ 31，2，F(xiàn)ALSE）”，這樣可以引用F2對(duì)應(yīng)的商品名稱(chēng)，向下填充公式即可。同上在H2輸入公式“=VLOOKUP（F2，$A$2：$C$31，3，F(xiàn)ALSE）”并填充即可。