實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化措施

葉巧玲

摘要：隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，對各行業(yè)的工作要求越來越高。在目前的檔案管理中，存在著很多的問題，主要以管理方式、管理人員素質(zhì)、管理制度等幾個方面的問題較為明顯。本文根據(jù)市場調(diào)查的數(shù)據(jù)分析，經(jīng)過探討研究，針對檔案管理中的歸檔、建檔等細(xì)節(jié)問題進(jìn)行規(guī)范化，以提高檔案管理的工作效率，增加檔案資料的利用率，應(yīng)用科學(xué)的手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。

關(guān)鍵詞：檔案管理；規(guī)范化；措施

檔案是記錄社會資料的重要手段，是對社會以及人員的資料統(tǒng)計(jì)。具有復(fù)雜性、統(tǒng)一性、綜合性。包含了社會人員豐富的信息資料，對用人單位提供資料，帶來了很多的便利。而在我國目前的社會發(fā)展中，檔案資料的管理有著諸多問題，對企業(yè)的查閱、研究等工作帶來困擾，而怎樣有效的解決這些問題，也成為了檔案管理工作者一個非常嚴(yán)重的問題。

1.檔案管理的現(xiàn)狀

在我國目前的檔案管理工作中，隨著社會的發(fā)展，出現(xiàn)了很多新的問題和矛盾，而造成這些問題的主要原因有管理人員的素質(zhì)、檔案管理的資料不完善、管理制度的松懈等方面。

1.1管理制度的不完善

在很多的企業(yè)當(dāng)中，檔案管理的工作主要由管理者一手操辦，而企業(yè)以及單位并沒有明確的相應(yīng)管理制度，這導(dǎo)致了管理人員的松懈，使檔案的管理工作形同虛設(shè)。在管理人員的流動過程中，對企業(yè)的檔案管理造成了很嚴(yán)重的阻礙。

1.2檔案資料的不合格

根據(jù)多年的調(diào)查數(shù)據(jù)分析，在我國目前的檔案管理工作中，存在著檔案資料的不合格，這主要有檔案資料的不規(guī)范、檔案質(zhì)量的不合格等問題。

在檔案資料的不規(guī)范問題中，主要有檔案紙張的不符合規(guī)格、皺褶、破損，以及人員在填寫的過程當(dāng)中，字跡潦草，模糊不清等問題

對于檔案質(zhì)量的不合格問題，主要表現(xiàn)在人員為了自身的利益，刻意偽造虛假的信息，導(dǎo)致了檔案資料的失真，給用人單位對人員檔案資料的真實(shí)性造成了很大的困擾。

1.3檔案管理的滯后性

人才是各大用人單位持續(xù)性發(fā)展的基礎(chǔ)，這就要求企業(yè)對于人員的選擇有著詳細(xì)的了解，也意味著檔案資料要具有真實(shí)性、及時性。而在我國目前的檔案管理中，由于管理方式的不當(dāng)，不能適應(yīng)社會的發(fā)展，造成了檔案管理的滯后性。

1.4管理人員的素質(zhì)問題

管理人員是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，直接決定了檔案管理的質(zhì)量問題。因?yàn)楹芏喙緵]有相應(yīng)的檔案管理制度，這造成了管理人員的松懈，對檔案管理工作的不夠重視，從而導(dǎo)致了很多問題的發(fā)生。

2. 實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的必要性

根據(jù)目前在檔案管理工作中的諸多問題，為了適應(yīng)新環(huán)境下的發(fā)展，企業(yè)對于檔案管理工作的規(guī)范化有著必要性。

對于目前各單位在檔案管理工作方面的零散、獨(dú)立，企業(yè)有必要要求檔案管理工作的規(guī)范化，對人員的檔案資料保證統(tǒng)一、共享、真實(shí)，為各大用人單位提供便利，為檔案管理工作提高效率，對社會的發(fā)展起到促進(jìn)作用。

3. 實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的內(nèi)容

檔案管理是根據(jù)文字、圖像等形式經(jīng)過一定的綜合整理，建檔，歸檔，進(jìn)行資料保存的管理工作。是根據(jù)多年的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)總結(jié)而成，是社會傳播資料的重要手段，是人們工作資料的記載。實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化有助于企業(yè)對人員的選擇，有助于社會的發(fā)展，有助于提高經(jīng)濟(jì)的效益。而實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的主要內(nèi)容有建檔的規(guī)范化、歸檔管理的規(guī)范化以及檔案信息的開發(fā)與利用規(guī)范化。

3.1建檔規(guī)范化

在檔案管理的建檔過程中，社會企業(yè)首先要保證人員檔案資料的真實(shí)性，檔案質(zhì)量的合格，再經(jīng)過統(tǒng)一的綜合，對文件檔案資料進(jìn)行分類的保存，實(shí)現(xiàn)檔案資料的建檔符合規(guī)范化。

3.2歸檔規(guī)范化

在建檔管理規(guī)范化的工作完成后，要同時保證歸檔管理的規(guī)范化。歸檔是經(jīng)過對檔案資料的整理，進(jìn)行審核，鑒定并歸檔。歸檔管理的規(guī)范化，可以實(shí)現(xiàn)檔案資料的真實(shí)性、可靠性。在歸檔的管理規(guī)程當(dāng)中，要對建檔工作資料進(jìn)行審查，要確保檔案資料的填寫符合規(guī)范化、檔案資料質(zhì)量的合格化、檔案資料的正確性。

3.3檔案信息開發(fā)與利用的規(guī)范化

檔案信息的開發(fā)與利用是檔案資料管理的最終目的，是對社會的發(fā)展做出貢獻(xiàn)，是為我國的經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。從而企業(yè)要加強(qiáng)對檔案信息的開發(fā)與利用規(guī)范化，制定相應(yīng)的檢索制度，保證檔案資料的質(zhì)量合格化，為用人單位提供便利，為視會提供信息資料。

檔案管理規(guī)范化的工作有利于檔案資料的準(zhǔn)確性，推進(jìn)社會的發(fā)展，有利于提高管理人員的素質(zhì)，有利于提高檔案管理工作的效率。

4.實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的措施

檔案管理的規(guī)范化實(shí)施有著必要性、持續(xù)性，而在當(dāng)前的社會發(fā)展下，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，就必須提高檔案管理人員的素質(zhì)、完善檔案管理的制度、保證檔案資料的合格。

4.1提高管理人員的素質(zhì)

管理人員是檔案管理工作的根本，企業(yè)必須提高管理人員的素質(zhì)，進(jìn)行相應(yīng)的指導(dǎo)，并培訓(xùn)，要以職業(yè)道德教育為基本，利用科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，為檔案管理工作的規(guī)范化進(jìn)一步改善。

4.2完善檔案管理制度

在企業(yè)內(nèi)部，要制定合理的檔案管理制度，要求責(zé)任落實(shí)到崗位，樹立起檔案管理人員的質(zhì)量意識，避免在管理過程中，建檔歸檔工作的不規(guī)范，為檔案資料的不合格造成問題。同時，完善的管理制度，有助于提高檔案資料的開發(fā)與利用，為用人單位提供便利。

4.3保證檔案資料合格

檔案資料信息的開發(fā)與利用是一系列檔案管理工作的目的。而信息共享與利用的前提是，必須要保證檔案資料的質(zhì)量合格。只有這樣，才能夠有效地提高檔案信息的利用率，才可以深度的開發(fā)檔案的資料。

5.結(jié)束語：

綜上所述，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化有著必要性，社會應(yīng)根據(jù)目前檔案管理工作中的問題，針對性的解決，要保證檔案資料的質(zhì)量合格化，要完善檔案管理工作的制度，要提高檔案管理工作人員的職業(yè)素質(zhì)，使檔案管理工作中的建檔規(guī)范化，歸檔規(guī)范化，這樣才可以有效的提高檔案資料的利用，才可以深入的對檔案資料進(jìn)行開發(fā)，為用人單位提高信息幫助，為我國社會經(jīng)濟(jì)的建設(shè)起到促進(jìn)作用。

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