私有檔案管理問(wèn)題探討

袁漢波

摘要：自經(jīng)濟(jì)體制改革之后，我國(guó)經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展，其中非公有制經(jīng)濟(jì)也有了極大發(fā)展，私有檔案的數(shù)量也逐漸增加。但由于我國(guó)檔案管理起步較晚，私有檔案也長(zhǎng)期不被當(dāng)作主流研究的對(duì)象，因此對(duì)私有檔案的管理長(zhǎng)期處在松散狀態(tài)，其中存在著各方面的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：私有檔案；管理；優(yōu)化策略

私有檔案的數(shù)量正在不斷增多，但與之配套的管理工作還不健全，存在很多問(wèn)題，需要不同機(jī)構(gòu)協(xié)同努力解決。

一、私有檔案及其相關(guān)概念

參考國(guó)家相關(guān)法律，私有檔案主要是保存于個(gè)人、私有企業(yè)和非官方團(tuán)體的檔案，主要是從所有權(quán)的角度來(lái)界定，也就是所有權(quán)不屬于國(guó)家的檔案。

檔案屬于國(guó)家資源，私有檔案也是其中的一部分，國(guó)家有權(quán)管理私有檔案中對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的部分。由于私有檔案的特殊性和私密性，國(guó)家對(duì)私有檔案的管理方法有所不同。

私有檔案范圍較廣，與其他幾個(gè)相似概念有重疊處，容易混淆。

（一）私有檔案與私人檔案

這兩個(gè)術(shù)語(yǔ)間界限比較模糊，但具體來(lái)看，兩者還是有不同?！八接袡n案”的概念強(qiáng)調(diào)的是檔案的所有權(quán)，不一定是私人自己形成的檔案，只要檔案所有權(quán)不屬于國(guó)家，就都是私有檔案。其中包括購(gòu)買(mǎi)、贈(zèng)送、繼承等多種來(lái)源的檔案?！八饺藱n案”強(qiáng)調(diào)檔案的生成形式，個(gè)人或企業(yè)在私務(wù)活動(dòng)中生成的檔案就是私人檔案。因此，這兩個(gè)概念雖然包含內(nèi)容有重合之處，但兩個(gè)概念的劃分標(biāo)準(zhǔn)不同，不能等同對(duì)待。

（二）私有檔案與家庭檔案

家庭檔案屬于私有檔案，是指家庭成員在社會(huì)生活中形成的可貴個(gè)人的檔案。其聲稱(chēng)主體是家庭成員中的成員個(gè)人，生成背景主要是家庭活動(dòng)，因此符合“私有檔案”的定義，但私有除了家庭檔案還包括其他檔案。

二、私有檔案體系建設(shè)現(xiàn)狀

私有檔案作為國(guó)家資源之一，其管理和體系性建設(shè)是對(duì)國(guó)家檔案管理事業(yè)的有效補(bǔ)充。但我國(guó)檔案管理事業(yè)相比起西方國(guó)家起步較晚，僅僅有十幾年的建設(shè)時(shí)間，在管理體系的建設(shè)上難免有不足之處。加上私有檔案的管理長(zhǎng)期不被當(dāng)作檔案管理研究的主流對(duì)象，所以在私有檔案管理方面更加混雜、無(wú)序，存在諸多問(wèn)題：

（一）缺乏足夠的人力、財(cái)力和專(zhuān)業(yè)設(shè)備

與公共檔案不同，公共檔案的所有者和保存者是國(guó)家，國(guó)家有足夠的資源，能設(shè)立相關(guān)的檔案管理機(jī)構(gòu)，比如各地方的人才交流中心通常也是檔案保管點(diǎn)；可以分配轉(zhuǎn)職人員管理檔案，可以引進(jìn)計(jì)算機(jī)等設(shè)備提高檔案存儲(chǔ)和調(diào)取效率。

但私有檔案的保存主體是私人或者私營(yíng)企業(yè)。雖然有部分大型企業(yè)建立了專(zhuān)門(mén)的檔案保管機(jī)構(gòu)，有較先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，但這僅限于大型企業(yè)。對(duì)于小型企業(yè)、家庭、個(gè)人，難以配備這樣的檔案保管點(diǎn)。因此，使得檔案保管無(wú)序、安全性難以得到保障，檔案分類(lèi)不當(dāng)，再次納入或提取困難。

另外，還存在私人檔案館的現(xiàn)象。私人檔案館比起國(guó)家檔案館，在場(chǎng)地、安全保障等方面都存在巨大差距。首先，私人檔案館的建立基于收藏者的個(gè)人愛(ài)好，不同于國(guó)家相關(guān)檔案館的建立是基于國(guó)家硬性要求下的強(qiáng)制實(shí)行。因此，私人檔案館的管理優(yōu)劣程度更隨機(jī)，各保管點(diǎn)之間也無(wú)法統(tǒng)一；其次，私人檔案館對(duì)檔案管理的重視度更低，很少聘請(qǐng)專(zhuān)門(mén)人員進(jìn)行檔案管理，因此，業(yè)務(wù)水平較低下，管理的專(zhuān)業(yè)性和系統(tǒng)性都不足。除此之外，私人檔案館在管理設(shè)備方面也存在嚴(yán)重不足。由于不注重管理以及需要管理的檔案數(shù)量較少，在檔案存取的電子化方面有很大欠缺。數(shù)碼掃描儀等設(shè)備配備不全或沒(méi)有配備。對(duì)檔案的管理仍然停留在簡(jiǎn)單的材料整理和查找階段，缺乏有效且統(tǒng)一的管理體系。

（二）信息技術(shù)水平不高

國(guó)有檔案管理點(diǎn)在國(guó)家政策和資金的支持下已經(jīng)相繼開(kāi)展數(shù)字檔案館的建設(shè)，使檔案調(diào)取、寄存更便捷、安全。但私有檔案館缺乏足夠資金支持，或缺少專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，無(wú)力承擔(dān)數(shù)字化設(shè)備的高昂價(jià)格，檔案管理水平相對(duì)落后。在社會(huì)整體信息化的潮流中，私人分私有檔案的管理未能及時(shí)跟上時(shí)代潮流，不能及時(shí)并入信息化進(jìn)程，其管理建設(shè)需要加快步伐。

（三）法律機(jī)制不健全，缺少法律保障

前文提到我國(guó)在檔案管理方面起步晚，僅有十幾年時(shí)間，雖然已取得巨大進(jìn)步，但仍有很多不足。與檔案管理的相關(guān)法律中沒(méi)有規(guī)定私有檔案的確切定義，可知法律在私有檔案的規(guī)定上仍留有很大空白。私有檔案的明顯特征是私有型，因此也缺乏政府機(jī)關(guān)的強(qiáng)力保障。在實(shí)際操作中，如果利用不當(dāng)，就可能侵犯檔案所有人的個(gè)人隱私和其他私有權(quán)利。由于目前法律在對(duì)私有檔案保管的規(guī)范上還有很多未涉及的地方，在法律空白處，就可能存在各種不合理的行為，這需要靠檔案保管人的道德水準(zhǔn)和個(gè)人公德來(lái)保障管理方式的合理性。同時(shí)，社會(huì)對(duì)于私有檔案的可信度相對(duì)更低，這可能影響到投放檔案者的就業(yè)、升學(xué)等各方面。因此，應(yīng)該加強(qiáng)立法以保護(hù)有關(guān)私有檔案的合法權(quán)益。

三、私有檔案現(xiàn)存問(wèn)題及優(yōu)化策略

私有檔案管理不足，在人力、物力的投資以及保管現(xiàn)狀上有漏洞，總體呈現(xiàn)為管理混亂。針對(duì)這一問(wèn)題，筆者查閱相關(guān)法律，顯示國(guó)家有權(quán)對(duì)于保管條件惡劣或者被認(rèn)為保管不安全、可能導(dǎo)致嚴(yán)重?fù)p壞的保管單位進(jìn)行采取代為保管的措施，確保檔案的安全性。在必要時(shí)，還可采取收購(gòu)或征購(gòu)的方式。因此，檔案所有者如果發(fā)現(xiàn)保管單位沒(méi)有保管能力，或者條件惡劣甚至濫用檔案等等，可以尋找相關(guān)部門(mén)，求助于政府機(jī)構(gòu)。但是，《檔案法》對(duì)于“妥善保管”程度沒(méi)有進(jìn)行進(jìn)一步解釋?zhuān)虼伺袛鄻?biāo)準(zhǔn)不明，也就使維權(quán)進(jìn)行中有很多模糊地帶，給維權(quán)帶來(lái)很大困難。

因此，最終解決途徑應(yīng)該是使私有檔案管理法律化和制度化，對(duì)于檔案保管的安全程度應(yīng)該有法律保障，對(duì)于相關(guān)法律，還應(yīng)該設(shè)立相對(duì)應(yīng)的實(shí)施細(xì)則，才能確保法律能順利實(shí)施。制度化建設(shè)對(duì)于私有檔案的規(guī)范和安全保障有重要意義，在政府保障之外的私有檔案，只有建立起嚴(yán)整的管理制度體系，才能有相對(duì)硬性的約束，有管理底線(xiàn)。

四、結(jié)束語(yǔ)：

私有檔案雖然有其特殊性，但同樣是一個(gè)國(guó)家歷史記錄的重要資料，有豐富的歷史、文化價(jià)值，在當(dāng)下保管狀態(tài)混亂的情況下，需要國(guó)家及時(shí)細(xì)化法律，也需要保管單位的積極配合。

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