開(kāi)放檔案管理及其編研工作探析

鄒永生

【摘 要】 隨著時(shí)代的不斷發(fā)展及進(jìn)步，檔案資源的查詢借閱量明顯增多，檔案資源的服務(wù)對(duì)象和利用領(lǐng)域逐漸擴(kuò)大，刺激了檔案存在模式的快速轉(zhuǎn)變，即由封閉和半封閉型向開(kāi)放型轉(zhuǎn)變。然而，在開(kāi)放環(huán)節(jié)上，怎樣實(shí)現(xiàn)檔案的作用，體現(xiàn)檔案本身價(jià)值的同時(shí)，還保證提供檔案利用時(shí)不泄漏機(jī)密，是需要仔細(xì)考慮的問(wèn)題。作者發(fā)現(xiàn)，只要正確客觀分析檔案資源保密和開(kāi)放的辯證關(guān)系，合理解決保密和開(kāi)放之間的矛盾，就能切實(shí)實(shí)現(xiàn)檔案資源保密和開(kāi)放之間的完美組合。

【關(guān)鍵詞】 開(kāi)放檔案 管理 編研工作 探析

導(dǎo)言：所謂開(kāi)放檔案即是將能夠揭露的和己經(jīng)滿保密期限的檔案進(jìn)行解密，使檔案免除“緊鎖”，向社會(huì)開(kāi)放。運(yùn)用者只需管理通常的手續(xù)以后，就能夠運(yùn)用這個(gè)檔案了。從目前中國(guó)的具體情況來(lái)看，各級(jí)各類國(guó)家檔案館保管的檔案自從構(gòu)成之日起滿三十年的檔案，除未解密或許需要操控運(yùn)用的以外，均能夠面向社會(huì)進(jìn)行開(kāi)放。中國(guó)公民但凡持有合法的證實(shí)，通過(guò)檔案館的贊同并簽定有關(guān)的借閱手續(xù)以后，就能夠運(yùn)用開(kāi)放的檔案；外籍人員運(yùn)用中國(guó)開(kāi)放的檔案，有必要要有中國(guó)有關(guān)部門的介紹信或許是證實(shí)，并通過(guò)省級(jí)以上檔案工作管理部門贊同后方可運(yùn)用。檔案館應(yīng)當(dāng)活躍匯編檔案史料，系統(tǒng)地面向社會(huì)發(fā)布檔案信息。

1 對(duì)檔案資源開(kāi)放舉措的認(rèn)識(shí)

檔案資源開(kāi)放是檔案館經(jīng)封閉型和半封閉型轉(zhuǎn)變?yōu)殚_(kāi)放型的重要舉措之一。而且檔案資源開(kāi)放是時(shí)代進(jìn)步的必然要求，同時(shí)也構(gòu)成了檔案事業(yè)得以生存、發(fā)展的社會(huì)基礎(chǔ)?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》第十九條規(guī)定：我國(guó)檔案館內(nèi)保存的資料，開(kāi)放時(shí)間通常應(yīng)該從形成之日起滿30年。文化、科學(xué)、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等類別檔案資料面向社會(huì)的開(kāi)放期限可以不滿30年，牽涉到國(guó)家的安全、重大利益或者其它期滿不適合開(kāi)放于社會(huì)的檔案資料面向外界開(kāi)放期限的規(guī)定，可以超過(guò)30年。針對(duì)重要工作、活動(dòng)檔案，各地方根據(jù)實(shí)際情況制定重要工作檔案的管理制度。一般情況，重要工作檔案從放入國(guó)家檔案館之日起滿6個(gè)月甚至3個(gè)月就要面向外界開(kāi)放。

檔案資料開(kāi)放措施反映出社會(huì)的開(kāi)放化程度，揭開(kāi)檔案部門的神秘面紗，轉(zhuǎn)變成為人民群眾的權(quán)利和利益服務(wù)的部門。檔案資料開(kāi)放，不單單是在利用范圍方面的擴(kuò)大，同時(shí)是對(duì)人民群眾利用檔案權(quán)利的兌現(xiàn)和承認(rèn)，政治民主得到了充分體現(xiàn)。

2 對(duì)檔案資源保密的理解體會(huì)

保密從古至今和檔案工作一直是“喜結(jié)連理”“如影相隨”，是檔案的所有者及形成者對(duì)檔案館及其內(nèi)部員工的要求。在這個(gè)信息化的社會(huì)里，社會(huì)信息資料很大，很重要的一部分是檔案資料，許多的檔案資料牽涉到國(guó)家的利益甚至安全及個(gè)人隱私、社會(huì)狀態(tài)和技術(shù)經(jīng)濟(jì)秘密等領(lǐng)域的情況，保護(hù)信息安全和完整，是檔案工作存續(xù)及發(fā)展的基礎(chǔ)和前提，充分體現(xiàn)了檔案工作的政治性要求。

3 開(kāi)放檔案管理的要求和措施分析

開(kāi)放檔案管理是新時(shí)期一項(xiàng)嚴(yán)重又十分艱巨的歷史使命，它向檔案作業(yè)者提出了新的更高的要求。

第一，熟悉與研究檔案的具體內(nèi)容，編寫(xiě)參考資料。檔案的參考資料則是根據(jù)檔案管理的內(nèi)容進(jìn)行加工融合而形成的一種資料。有了參考資料，使用者就不需翻閱大量或大批的檔案文獻(xiàn)即可以滿足需求。

第二，編寫(xiě)現(xiàn)行機(jī)關(guān)的檔案文集和編撰檔案史料需要按照一定的作者、題目、時(shí)間和文種等相應(yīng)的特征進(jìn)行檔案管理選編成冊(cè)，這樣一來(lái)，就可以在一定的范圍內(nèi)使用或者公開(kāi)出版，比如說(shuō)重要的文件匯編或者各種專題檔案史料匯編等。

第三，有必要把開(kāi)放檔案和各項(xiàng)社會(huì)建造親近聯(lián)系起來(lái)，以開(kāi)放檔案為股動(dòng)和推進(jìn)檔案業(yè)務(wù)的健康開(kāi)展的動(dòng)力，從而為檔案管理創(chuàng)造出非常好的條件。

第四，有必要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的編研作業(yè)，搞好各種類型的檔案匯編，以及檔案的公布和出書(shū)案，以此作為開(kāi)放檔案的一個(gè)首要條件。

4 開(kāi)放檔案管理的編研作業(yè)內(nèi)容分析

開(kāi)放檔案管理的編研作業(yè)即是以檔案館和檔案室檔案為首要目標(biāo)，在研討檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，編寫(xiě)檔案參考材料，撰寫(xiě)檔案史料，參與前史研討和編史修志，撰寫(xiě)專門的檔案著作。編研作業(yè)以滿意社會(huì)各界運(yùn)用檔案的需求為意圖。編研檔案管理作業(yè)的具體內(nèi)容包含修改和研討，具體來(lái)講可分為以下三個(gè)方面：

榜首，了解與研討檔案的具體內(nèi)容，編寫(xiě)參考材料。檔案的參考材料則是依據(jù)檔案管理的內(nèi)容進(jìn)行加工交融而構(gòu)成的一種材料。有了參考材料，運(yùn)用者就不需翻閱很多或大批的檔案文獻(xiàn)即可以滿意需求。

第二，編寫(xiě)現(xiàn)行機(jī)關(guān)的檔案文集和撰寫(xiě)檔案史料需求依照必定的作者、題目、時(shí)間和文種等相應(yīng)的特征進(jìn)行檔案管理選編成冊(cè)，這樣一來(lái)，就可以在必定的規(guī)模內(nèi)運(yùn)用或許揭露出書(shū)，比如說(shuō)首要的文件匯編或許各種專題檔案史料匯編等。

第三，參與前史研討和編史修志，撰寫(xiě)專門的檔案著作。檔案管理作業(yè)者從事前史檔案研討，是中國(guó)檔案管理作業(yè)的前史傳統(tǒng)。古代的檔案管理作業(yè)者，通常也是前史學(xué)者，許多前史名著都是出于檔案管理作業(yè)者之手。如今檔案管理作業(yè)和史學(xué)作業(yè)雖然有嚴(yán)厲的分工，可是為了永久維護(hù)檔案史料基地的檔案館，依然需求必定的前史研討，通過(guò)研討成果，有效地表現(xiàn)對(duì)檔案的維護(hù)效果。這一項(xiàng)作業(yè)的內(nèi)容首要包含：1.研討檔案史料，考評(píng)史料；2.編寫(xiě)史料前史論著，參與或許承當(dāng)一部分編史修志等。

結(jié)束語(yǔ)

總而言之，開(kāi)放檔案管理的檔案館和檔案室編研作業(yè)，對(duì)全部檔案管理作業(yè)具有重大意義。在詳細(xì)檔案的管理作業(yè)中，編研作業(yè)是檔案館和檔案室自動(dòng)、系統(tǒng)、廣泛地供給運(yùn)用檔案的一種極端有用的方法。能夠肯定地說(shuō)，展開(kāi)檔案修改和研究作業(yè)，是檔案管理作業(yè)的整理和運(yùn)用的一種更高檔的方式，也是開(kāi)放歷史檔案的一項(xiàng)主要舉措。因而，展開(kāi)編研作業(yè)是進(jìn)步檔案館和檔案室作業(yè)水平的一個(gè)主要途徑。

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