智慧城市建設(shè)中的數(shù)字化檔案管理

于鵬

[摘要]在智慧城市建設(shè)浪潮影響下，城市信息化建設(shè)也在逐步向范圍更廣的智慧新城轉(zhuǎn)變。數(shù)字化檔案管理是“智慧新城”建設(shè)中重要的基礎(chǔ)性資源，能為“智慧新城”建設(shè)提供可視化的設(shè)計(jì)、建設(shè)、展示、計(jì)算和管理平臺(tái)服務(wù)，使眾多的新城資源和管理對(duì)象能在統(tǒng)一的空間化環(huán)境中進(jìn)行同步規(guī)劃、管理、控制和優(yōu)化。

[關(guān)鍵詞]智慧城市；數(shù)字化；檔案管理 文章編號(hào)：2095-4085（2017）05-0146-02

1城建檔案數(shù)字化工程的基本概念

檔案數(shù)字化，就是把紙質(zhì)檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實(shí)物檔案等變成數(shù)字信息，以實(shí)現(xiàn)不同載體形式檔案的數(shù)字化管理和檔案信息資源的數(shù)字化共享。檔案數(shù)字化工程目前主要是紙質(zhì)檔案數(shù)字化，即將檔案文字、圖表、圖紙等變成數(shù)字信息，從而實(shí)現(xiàn)利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行存儲(chǔ)、檢索、分析的目的。在王村新城檔案數(shù)字化管理過(guò)程中，主要包括了以下三個(gè)方面內(nèi)容。

1.1檔案目錄的數(shù)字化

（1）檔案的目錄統(tǒng)一使用excel電子表并加入超鏈接，點(diǎn)擊超鏈接直接查找檔案合同掃描件，以便查閱合同具體內(nèi)容。

（2）卷內(nèi)目錄填寫(xiě)規(guī)范，序號(hào)：以一件自然件或一組文件為一順序號(hào)；文件編號(hào)：完整的代字代號(hào)；合同名稱：合同全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱；日期標(biāo)準(zhǔn)格式為：20010101，同一條目?jī)?nèi)時(shí)間取文件最后形成時(shí)間。

1.2實(shí)體檔案的圖文信息數(shù)字化

王村新城所有的合同檔案通過(guò)掃描、攝影、攝像等方式進(jìn)行數(shù)字化采集，從而實(shí)現(xiàn)圖文信息的計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)、調(diào)閱、分析。

1.3日常檔案管理業(yè)務(wù)的數(shù)字化

將檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)內(nèi)容，審核意見(jiàn)，審核結(jié)果，圖書(shū)資料的著錄，檔案變動(dòng)登記，檔案的始由、貯藏、借閱、變動(dòng)等檔案管理信息，通過(guò)計(jì)算機(jī)軟件管理的方式進(jìn)行數(shù)字化。

2實(shí)施過(guò)程是紙質(zhì)檔案數(shù)字化工程的核心（圖1）

（1）設(shè)立專用的檔案儲(chǔ)藏室，定做專業(yè)的圖紙檔案柜，方便圖紙、檔案存放和查閱。實(shí)施過(guò)程根據(jù)檔案儲(chǔ)藏室面積，有重點(diǎn)、有步驟的實(shí)施，對(duì)使用頻率高的或重點(diǎn)工程檔案先進(jìn)行數(shù)字化存檔。紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程一般為檔案整理→檔案掃描（文字、圖紙）→圖像處理→圖像存儲(chǔ)→目錄建庫(kù)→數(shù)據(jù)掛接→數(shù)據(jù)驗(yàn)收→數(shù)據(jù)備份。在整個(gè)流程中要注意幾個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)。

以作者所在項(xiàng)目為例，相關(guān)建設(shè)合同簽訂了123份，每份合同都根據(jù)紙質(zhì)版掃描生成PDF文件存檔。為防止出現(xiàn)混亂，對(duì)檔案原件帶來(lái)?yè)p壞、泄密等不良后果制定了周密完善的工作流程和與之配套的管理制度。因此，在數(shù)字化工程籌備階段就對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工程各步驟的具體細(xì)節(jié)多次進(jìn)行預(yù)演推敲；就各操作環(huán)節(jié)中容易出現(xiàn)問(wèn)題的節(jié)點(diǎn)建立了工作流程、管理制度、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；在實(shí)際工作中嚴(yán)格按工作流程規(guī)則操作，按技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收。認(rèn)真填寫(xiě)紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程各類登記表并及時(shí)整理、匯總、裝訂成冊(cè)，在數(shù)字化完成的同時(shí)建立起完整的記錄，從而確保整個(gè)檔案數(shù)字化工作計(jì)劃有序、操作流程清晰、責(zé)任分工明確、驗(yàn)收嚴(yán)格把關(guān)。

（2）掃描、編輯處理及存儲(chǔ)。數(shù)字化工程的實(shí)施重點(diǎn)是掃描與編輯處理，其較為復(fù)雜。首先，在掃描時(shí)嚴(yán)格按文件分類掃描，根據(jù)紙張情況選擇掃描方式、確定掃描分辨率及相應(yīng)參數(shù)，掃描過(guò)程中及時(shí)調(diào)整亮度、對(duì)比度，使掃描后的影像盡可能保持檔案原貌，使圖像清晰不失真，亮度適當(dāng)，同時(shí)生成jpg或pdf等相應(yīng)格式的影像文件。其次，圖像編輯處理是整個(gè)掃描過(guò)程中保證圖像質(zhì)量最關(guān)鍵的技術(shù)部分，因此要對(duì)影像文件進(jìn)行糾偏、去污、裁邊等編輯處理，同時(shí)去除影像文件背景，其可以有效節(jié)約存儲(chǔ)空間。處理完成后的影像文件要進(jìn)行存儲(chǔ)。

3數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)與安全是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的最終保障

當(dāng)今任何一種計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)技術(shù)都還不能實(shí)現(xiàn)100%的可靠性，在檔案數(shù)字化應(yīng)用中可能會(huì)遇到突發(fā)性的災(zāi)害，因人為過(guò)失、計(jì)算機(jī)故障、存儲(chǔ)介質(zhì)損壞等各種原因，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)都可能會(huì)遭到毀滅性的損失，因此對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)要采取多介質(zhì)、多地點(diǎn)的存儲(chǔ)與保管方式。在此基礎(chǔ)上還要建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)地備份。對(duì)備份數(shù)據(jù)同樣采用定期檢測(cè)，三重乃至多重備份等必要的方式，以確?；A(chǔ)數(shù)據(jù)的高度安全性。

4王村新城檔案數(shù)字化管理取得的成效

（1）提高了經(jīng)濟(jì)效益。過(guò)去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費(fèi)用為解決唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來(lái)極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。

（2）提高了辦公效率。數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。以規(guī)劃建設(shè)部為例，涉及決策階段、設(shè)計(jì)階段、施工階段的各項(xiàng)檔案都需要詳細(xì)準(zhǔn)確的檔案信息，然而檔案數(shù)字化管理可提供詳細(xì)、即時(shí)的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。由于信息的超時(shí)空流動(dòng)，數(shù)字化檔案事實(shí)上成為“無(wú)墻界檔案”，檔案庫(kù)也從文件實(shí)體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

（3）增強(qiáng)檔案原件保護(hù)。通過(guò)將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案，增強(qiáng)了對(duì)檔案原件的保護(hù)，使得檔案使用更加安全，保證了建設(shè)檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性及延續(xù)性，保留舊有原貌的詳細(xì)資料。另外，通過(guò)檔案的數(shù)字化處理，防止了部分建設(shè)檔案篡改的行為。